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2013年10月09日

利用シーン

こんな意外な使い方も ~「会議」だけにとどまらないWeb会議の活用シーン

専用機器やソフトウェアを必要とせず、インターネットに繋がったあらゆる環境で利用できるWeb会議。その利用シーンは社内外の会議だけでなく、様々な場面で活用されています。今回はその一例をご紹介しましょう。

遠隔地の希望者に対して採用面接を実施

離れた場所にいる人とインターネットを介してフェイストゥーフェイスのやりとりができるという利点を活かした活用として、企業の採用面接への導入が進んでいます。例えば、東京にある企業が地方の応募者と採用面接しようとする場合に、応募者を面接のために東京まで呼ぶことは、企業にとっても応募者にとっても大きな負担になります。Web会議で企業の採用担当者と応募者が面談を行えば、時間と移動の負担をお互い軽減させることができるのです。また、海外で社員を採用するために日本国内の本社が面接を行う場合にもWeb会議が活用されています。

サポート担当者が相談者のPCをリモート操作

カスタマーサポートでもWeb会議は活躍しています。顧客がどこにいてもすぐにWeb会議で映像を見ながら必要なサポートができるという機動力の高さもメリットですが、それ以上に便利なのが、パソコンの画面を共有できるという機能。これは、サポート担当者が相談者のパソコン画面を見ながら必要なアドバイスをしたり、サポート担当者の画面を相談者に見せて説明ができる機能で、必要に応じてサポート担当者が相談者のパソコンを遠隔操作することも可能です。これにより、電話やメールでは説明しづらい細かい操作の説明や設定の代行を行うことができ、相談者を手厚くサポートすることができます。

商談の現場をオフィスが後方支援

商談に臨む営業社員をオフィスから遠隔サポートできるのも、Web会議ならではの活用シーンです。

例えば、専門知識を必要とする製品やサービスの商談では、営業社員だけでなく専門知識をもったスタッフ(エンジニアなど)が同席することが望ましいのですが、専門スタッフを商談に同席させる場合にはスケジュール調整に手間取ることもあり、すぐに顧客を訪問できなければビジネスチャンスのロスにもつながりかねません。

そこで、専門スタッフはオフィスからWeb会議で商談に参加すれば面倒なスケジュール調整をしなくても充実した商談をすることが可能になります。また、パソコン画面を共有する機能を活用すれば、専門スタッフが自分の画面をWeb会議で共有しながら操作の説明や専門的な説明を行うことができます。

ちなみに、Web会議でオフィスのスタッフを商談に参加させて、営業社員が記録すべき商談議事録を代理してもらうといった活用法もあり、営業社員はより商談そのものに集中することが可能になります。

本部オフィスから全国の店舗に一斉に情報共有

小売チェーンや販売会社、飲食店チェーンなどの場合、本部やメーカーが販売スタッフに対して製品・サービスの説明や販売トレーニングを行うためにWeb会議を活用しています。

店舗・販売網が全国に広がっている場合、本部やメーカーがすべての販売担当者に必要なトレーニングやセミナーを行うためには、ひとつの場所に人を集めるための多くのコストと労力が掛かり、実施頻度も多くできません。より簡単に素早く全国のあらゆる場所を繋いで情報共有ができるWeb会議を活用することで、全国各地の店舗・販売会社に均一な情報共有を行い、店舗・販売会社は間違いのない顧客対応を行うことができるのです。

このように、Web会議は「会議」という目的だけでなく、生産性の向上、情報共有の円滑化、顧客満足度の向上などあらゆる目的で活用されています。あなたの周りでWeb会議のメリットが活用できる場面も、きっとあるはずです。

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