創業の節目を盛大に祝う「周年記念イベント」。社内の一体感を醸成し、社外へ感謝を伝える絶好の機会ですが、担当者として任命された際、最初にぶつかる壁が「一体いつから準備を始めればいいのか？」という疑問ではないでしょうか。
「半年あれば十分だろう」と考えているなら、少し注意が必要です。結論から申し上げますと、周年記念イベントの準備を開始する理想的なタイミングは「開催の1年以上前」です。
「そんなに前から？」と驚かれるかもしれませんが、人気の会場確保や予算の申請、そして何より「記憶に残るコンテンツ」を作り上げるためには、1年という期間が決して長すぎることはありません。
本記事では、なぜ1年前からの準備が必要不可欠なのか、その理由を解説するとともに、時期ごとにやるべきタスクを時系列で具体的にご紹介します。イベント成功に向けたロードマップを、ここから描いていきましょう。
周年記念イベントは、通常の業務と並行して進める必要があり、担当者様の負担は想像以上に大きくなりがちです。 「何から手をつければいいかわからない」「今の時期からで間に合うか知りたい」という段階でも構いません。まずはイベントのプロに現状をご相談してみませんか？
周年記念イベントの準備期間は、イベントの規模や内容によって異なりますが、一般的には「1年以上前」にスタートするのが理想的です。
まずは、イベント開催までの大まかなマイルストーンを確認しておきましょう。
このように、逆算して考えると、コンセプトを固めて関係各所と調整を行うためには、やはり1年の期間が必要となります。余裕を持って進めることで、突発的なトラブルにも対応できる強固な計画が立てられます。
「半年あればなんとかなる」という考えは、周年イベントにおいてはリスクが高いと言わざるを得ません。なぜ1年以上前から動く必要があるのか、その具体的な理由は主に以下の3点です。
特に注意が必要なのが、「創業記念日当日」や「特定の日取り（大安など）」に開催したい場合です。 条件の良いホテルやイベントホールは競争率が高く、1年前の時点でも予約が埋まっていることは珍しくありません。希望の日時と場所を確実に押さえるためには、早期の動き出しが必須です。
イベント費用を会社から引き出すためには、社内の決算スケジュールを考慮しなければなりません。 多くの場合、次年度の予算にイベント費用を組み込む必要があります。そのためには、決算の時期が来る前に企画内容をある程度固め、概算予算を算出しておく必要があります 。
周年イベントの目玉となる「記念動画」や「社史」の制作は、想像以上に時間を要します。 過去の膨大な資料を整理したり、関係者へのインタビュー日程を調整・実施したりする作業には、多大な労力がかかります 。質の高いコンテンツを作るためには、制作期間を十分に確保することが成功への近道です。
「希望の日程で会場が取れない」「社史動画を作るリソースがない」といったトラブルは、周年イベントでよくある失敗です。 ブイキューブの「One イベント」なら、会場の手配から記念動画の制作、当日の運営までトータルでサポートが可能。「どれくらいの費用がかかるか知りたい」という方は、概算予算の算出にも役立つ簡易見積もりをご活用ください。
長丁場となる準備期間において、どの時期に何を実行すべきか、具体的なタスクを時系列で整理しました。プロジェクト進行のチェックリストとしてご活用ください。
■開催12〜10ヶ月前： まずは体制づくりと土台固めの時期です。
■開催9〜7ヶ月前： イベントの骨格を決める重要なフェーズです。
■開催6〜4ヶ月前： 具体的なコンテンツの中身を詰めていきます。
■開催3〜2ヶ月前： 参加者へのアプローチと、運営の細部を詰める作業です。
■開催1ヶ月前〜当日： いよいよ仕上げです。漏れがないよう入念にチェックします。
周年記念イベントは、準備期間が長くタスクも膨大です。通常業務と並行して社内メンバーだけで全てを完遂するのは、大きな負担となる場合もあります。
そんな時は、イベントのプロ（外注業者）に頼るのも賢い選択です。
ブイキューブのイベント支援サービス「One イベント」では、イベント開催の目的整理や企画立案といった上流工程から、会場手配、当日の運営までトータルでサポートいたします。
「何から手をつければいいかわからない」という段階でのご相談も大歓迎です。 まずは下記より、お気軽にお問い合わせください。
「外注は費用が高いのでは？」と懸念されている方も、まずは簡易見積もりでコスト感を把握してみませんか？