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「多くの拠点とテレビ会議を行うために、接続拠点を拡張してほしい」
「会議室が空いていなくても、他の部屋でテレビ会議ができるように増設してほしい」
このような社内ニーズは認識しつつも、限られた予算内では如何ともしがたい、といったIT担当者の方の課題にお応えいたします。

テレビ会議システムを使える会議室や拠点を増やしたい、でもコストが……

株式会社シード・プランニング『2015 ビデオ会議/Web会議/音声会議/UC関連製品の最新市場動向』によると、映像や音声を使った遠隔コミュニケーションツールを導入している企業の約8割が、国内に3拠点以上の事務所や店舗を持っています。10拠点以上と答えた企業は4割以上になります。

 

ビデオ会議  Web会議 音声会議 導入企業の拠点数

 

本来であれば、関係者のいる拠点すべてにテレビ会議システムを設置して、円滑で迅速なコミュニケーションを取れる環境が望ましいでしょう。しかし現状は、接続拠点の数を絞って導入する企業がほとんどのようです。

 

なぜなら、テレビ会議システムの専用機器が高額なうえ、複数の拠点を結ぶ際に必要な装置(MCU)や、多拠点を利用するための「接続サービス」なる契約が必要な場合もあり、全拠点に設置するのは費用面において現実的でない、と判断されるためです。拠点数を限定した運用においても、テレビ会議システムを設置した拠点はいつでも自由に利用できる、とは限りません。テレビ会議システムは、専用端末を設置した部屋からのみ会議に入れますので、もし設置済みの会議室が埋まってしまったら、テレビ会議に参加できません。

 

映像や音声の品質が良く、接続性も安定しているテレビ会議システム。どんなに素晴らしいシステムでも、必要なときに、必要な人が使えないのであれば費用対効果が低く、本当の意味で"活用している" とは言えません。

コストを1/3に抑えつつ、多拠点でテレビ会議システムを利用できるようにするには?

拠点拡張時のコスト課題を解決するために有効な策がひとつあります。それは、「MCU装置や接続サービスを必要としないテレビ会議システムを選ぶ」ということです。クラウド上にMCUや接続サービスの機能を持たせることで、余計な費用をかけずに複数の拠点を結ぶことができます。

 

弊社ブイキューブのテレビ会議システム「V-CUBE Box」であれば、MCU装置や接続サービスなしで100拠点以上と結べます。通常、他社テレビ会議システムの場合、本体の機器以外にかかるMCUや接続サービスなどの費用がかかります。それらすべてを合算した額と「V-CUBE Box」で実現した費用を比べると、弊社製品を導入した方が3分の1の価格になるケースもあります。

 

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他社3社のテレビ会議システムと、拠点数(利用台数)が5台と10台の場合で3年間利用という条件で比較。V-CUBE Box」は、他社のテレビ会議システムより約3分の1の価格で利用できます。

 

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わかりやすいリモコンで社内ユーザーからの問い合わせを削減

IT担当の方は「業務の負荷を軽減したい」というお悩みが恒常的にあると思います。導入済みのITサービスやシステムの運用に加え、セキュリティ対策、コンプライアンス対応、複数が同時並行する開発・保守案件の遂行……など実施しなければならない業務は日に日に増えていくものの、人員は必ずしも増員されるわけではなく「手一杯」という状況から少しでも脱せられたら、とお考えなのではないでしょうか。

 

たとえば、テレビ会議システムを導入している企業の場合、 IT担当部門に利用者から寄せられる、代表的な問い合わせのひとつに 「操作方法がわからない」といったものがあります。たしかに、よくあるテレビ会議システムのリモコンといえば、手に収まらないほどの大きなサイズ、見慣れないマークボタン、矢印ボタンや数字ボタンがびっしり並んでおり、難解。使いこなすのに一苦労です。

 

とは言え、そのような問い合わせに一件一件に対応していては、時間と手間ばかりかかってしまい、山積した業務はいつまでたっても減りません。そのような問い合わせへ対応するために「テレビ会議システム」配置済みの会議室に、ラミネート加工した「マニュアル」を置いている企業も多いのではないでしょうか。

 

折角マニュアルを用意しても、目を通さずに問い合わせしてくるといった社内ユーザーが後を絶たない、といった課題はありませんか? ブイキューブが提供している次世代テレビ会議システム 「V-CUBE Box」のリモコンなら、手のひらサイズでボタン数を最小限に抑えていますので、初めて使う方でも直感的に操作いただけます。

 

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操作方法に関する問い合わせの数が減れば、IT担当の方の工数が減り、その分、別の業務に時間を当てられますし、操作が簡単で馴染みやすいテレビ会議システムは、社内の利用率も上がり、管理者/利用者双方にメリットがあります。

また万が一、ご利用中に不具合が起きてしまった場合でも、ブイキューブは24時間365日のカスタマーサポートを受け付けています。IT担当者の方やご利用者の方へできうる限りのご支援をする体制が整っています。

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タブレット端末からの接続やWeb会議との連携も実現

「V-CUBE Box」はH.323/SIPに対応した、テレビ会議専用端末はもちろん、パソコンやスマートフォン、タブレット端末ともつなげられます。

 

拠点拡張時、ネットワークやサーバーなど専用のインフラ設備を構築しなくても、ご利用中のテレビ会議システムから、社内のパソコンから、出先や出張先であればモバイル端末から会議に参加できます。映像や音声はもちろん、パソコンのデスクトップ画面も共有できますので、議論したい資料やデータを確認しながら会議を進められます。

V-CUBE Box 他社テレビ会議システムとの連携の詳細
テレビ会議に限定せず、Web会議からの参加も可能にすることで、参加できる利用者が増え、会議内容の幅も広がり開催回数も増加、迅速な意思決定やコミュニケーション活性化につながります。テレビ会議システムの増設をお考えの方は、今後、会社の規模が拡大して拠点数が増えても、費用と手間を削減しつつ、必要な拠点接続を実現できる、拡張性の高いシステムがおすすめです。

コスト課題を乗り越えて、社内ニーズに適った、利用者が使いやすい、管理者が管理しやすいを実現できます。

 

テレビ会議システムの 運用コストを下げるには?

V-CUBE Box 本当に簡単なのか検証しました