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テレワーク導入を成功させるためのポイントとは

テレワーク導入を成功させるためのポイントとは

2017724日、「テレワーク・デイ」が実施されました。テレワーク・デイは、2020年東京オリンピック・パラリンピック競技大会に備えて、総務省や厚生労働省ほか、行政機関が、東京都・経済界と連携し、展開している働き方改革の国民運動です。2017年~2020年までの毎年724日に、参加企業や団体などがテレワークを一斉実施します。

テレワークとは、情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない働き方です。

社会全体として、テレワーク導入への機運が高まっていることは明らかです。しかし、「働く側ではなく、会社にはどのようなメリットがあるのか?」「実際に導入する場合には、どのようなポイントを押さえれば良いのか?」といった疑問を持っている方も多いことでしょう。

そこで、このコラムでは経営目線からのテレワーク導入のメリットや導入時のポイントを解説していきます。

まずは、経営目線からテレワーク導入のメリットをおさらいしよう!

通勤からの解放や育児・介護との両立の実現など、働く側のメリットが取り上げられることの多いテレワークの導入ですが、経営目線からはどのようなメリットがあるのでしょうか?

生産性の向上

「ちょっとこの件で質問してもいい?」

オフィス勤務の場合、このようなきっかけで予定していない打ち合わせが始まり、予定していた作業が進まないという状況を誰しも経験したことがあるはず… また、電話の取り次ぎに追われて、本来の業務が一向に進まないということもよくある光景です。

一方で、テレワークを導入すれば、自宅やシェアオフィスなど同僚とは距離をおいた環境で本来の業務に集中できるようになります。その結果、生産性向上を期待できます。

総務省の調査によると、テレワークを導入している企業は、未導入の企業と比較すると1社当たり1.6倍も労働生産性が高いそうです。

※総務省「平成28 年通信利用動向調査」
http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01tsushin02_02000112.html

・コスト削減

希望する社員に在宅勤務を認めたり、営業部門で直行直帰型のモバイルワークを導入したりすることで、毎月の交通費支出を削減できます。さらに、在宅勤務型テレワークを前提として採用する人材が増えれば、人員増にともなってオフィススペースを拡張する必要がなくなり、オフィスの移転や賃貸にともなう固定費支出の削減につながります。

・多様な人材の確保

テレワークを導入すれば、育児や介護を理由に離職を考えている人が、在宅勤務を認められることで仕事を続ける可能性が出てきます。あるいは、これまで雇用できなかった遠隔地に暮らす優秀な人材を雇用できるようになるでしょう。

最近では、理想的な働き方として、在宅勤務やモバイルワークを希望する人も増えています。このような時流のなかで、テレワークの導入は人材採用におけるアピールポイントになります。

・事業継続性の向上

災害は、いつ発生するかわかりません。災害が発生すれば、事業継続が困難となる可能性もあります。事業がストップすることは、いうまでもなく経営上の大きな打撃となります。

また、災害ではなくとも、事故やトラブルによって公共交通機関が混乱し、出社が遅れたり、出社できなかったりする社員が出ることは日常茶飯事です。そういった場合でも、テレワークが可能な状況であれば経営への打撃を最小限にとどめることができます。

テレワーク導入のメリット

このように、経営目線からもテレワーク導入には多くのメリットがあります。
では、実際にテレワークを導入する際には、どのような点がポイントとなるのでしょうか?

テレワーク導入で押さえるべきポイントとは?

・情報共有・コミュニケーションの仕組みを整備する

テレワーカーには、オフィスワーカーと協力しながら業務を遂行できる環境が必要です。そこで鍵となるのが、「情報共有」と「コミュニケーション」の仕組みです。いつでも、どこにいても、迅速に必要な情報にアクセスできる基盤と、オフィス勤務と変わらずにコミュニケーションを図れる手段を整備しましょう。

幸いにも、今日ではクラウドストレージやテレビ会議システム、ビジネスチャットツールなどを活用することで、テレワークに必要な情報共有とコミュニケーションの仕組みは容易に整えられます。

・導入したツールを適切に、かつ最大限活用できるようにする

情報共有やコミュニケーションに必要なツールを単に導入するだけではなく、それらの活用を促進していくことも必要です。研修などを行わなくても、誰もが必要なときに直感的に使えるツールを選ぶことも大切です。

あわせて、どのツールをどのような用途で使うのかといったルールを決めておくと良いでしょう。最近では、チャット機能を持つクラウドストレージや、ファイル共有機能を持つテレビ会議など、多機能化したビジネスツールが多くなっています。そのため、利用者が戸惑わず情報共有やコミュニケーションが図れるよう一定のルールが必要になります。

・人事労務制度を整備する

新たな働き方に合わせて、社内の人事労務制度を整備しましょう。

合わせて、オフィスワーカーとテレワーカーを平等に評価できる制度であるか確認しましょう。各人の目標を具体的な数値として明確にし、目標達成の状況や成果を評価できる仕組みが必要になります。

一方で、テレワーカーを適切に評価できるように管理者を教育しましょう。具体的な数値にもとづく目標の設定を手助けしつつ、自宅やシェアオフィスなどで勤務する部下を客観的に評価できるようにしていかなければなりません。

テレワーク導入で押さえるべきポイント

ブイキューブは、テレワーク・デイに150名が参加!

ブイキューブは、2017年のテレワーク・デイに150名がテレワークしました。

テレワーク・デイへ参加した所感を、管理本部人事グループ グループマネージャーの今村は、次のように述べています。

「会社の発足から自然にテレワークに親しんできた当社でも、規模の拡大につれ、一部テレワークから遠ざかっている社員がいたのも事実です。今回のイベントを通して、それらの社員がテレワークを経験し、『いままでテレワークが難しいと思いこんでいた業務でも工夫すればできそうだ』ということが改めて実感できた良い機会となりました。」

また、個人の都合で常時テレワークをしているメンバーもいます。

営業本部インサイドセールスグループの及川も、かつてテレワーカーとして勤務していたメンバーのひとりです。きっかけは、2012年に夫が広島県へ転勤したこと。

「夫とともに広島に行きたい。けれど、できることなら今の仕事も続けていきたい」

そんな葛藤の中で、及川は在宅勤務での勤務継続を会社に相談… その結果、在宅勤務が認められ、夫とともに広島へと転居した2012年から2016年にかけて在宅で勤務を継続することができました。

営業本部カスタマーサクセスグループの前澤も、及川と同様に夫が静岡県に転勤したことをきっかけに2010年から在宅勤務を開始しました。その後、夫が今度は山梨県に転勤したことで、現在は同県の自宅で在宅勤務しています。そんな前澤は、サポートセンターのスーパーバイザーを務めています。社内だけではなく顧客との密なコミュニケーションが求められる職種ですが、オフィス勤務時と変わらず業務を遂行しています。

このように、テレワークの導入は、離職を検討する状況で仕事を継続する選択肢ができるという大きな効果を発揮しています。

また、女性の雇用という面でも効果が出ています。そのことを示す顕著な事例のひとつが、『ママグロースハッカーズ』様です。

すべての仕事を在宅で! ママグロースハッカーズ様事例

ママグロースハッカーズ様は、デジタルハリウッドSTUDIO福岡・リクルートジョブズ・Kaizen Platform3社が福岡市応援のもと協働して行った、子育てママを企業やサービスの成長を仕掛けるグロースハッカーへ育成するプロジェクトから誕生したクリエイティブ&マーケティングユニットです。

ママたちが、子育て・家庭・介護と両立しながら“在宅”で働くことを前提としている先進的な取り組みであり、実際に、チーム内の会議、本部スタッフへの個別の問い合わせはV-CUBE ミーティングで実施することで、在宅勤務を実現しています。

また、忙しいママたちが働きやすいような配慮もされています。子どもの急病や学校行事への参加などの事情で会議に参加できなかったママのために、V-CUBE ミーティングの録画機能を使って情報共有に務めています。


マグロースハッカーズ様

まとめ

今回ご紹介したように、経営目線からもテレワーク導入には多くのメリットがあります。また、今日ではICTの発達によってテレワークに必要な環境も容易に整えられるようになりました。

これを機会に、テレワーク導入の検討・決定する立場にある皆様に、「仕事は会社でするもの」という固定概念を振り払っていただいたうえで、多様な働き方の可能性についてご検討いただければと思います。

関連サイト

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ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

テレワークの導入で時代に取り残されない働き方改革を

2019年4月から開始された働き方改革の影響を受け、多くの企業が様々な取り組みをはじめています。

しかしその一方で、「ワークライフバランスの拡充や健康経営など、実際にやるべきことが多すぎて何から手をつけて良いかが分からない...」そうお困りの企業担当者さまもいらっしゃることでしょう。

そこでまずはじめに取り組みたいのが、テレワークの導入です。

テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

テレワークを導入することにより、以下のような利点があります。

  • 介護や育児を理由に退職をせざるをおえなかった従業員など、多様な働き方を希望する社員を持続的に雇用できるため、優秀な働き手の採用・確保が可能
  • 感染症対策や自然災害などオフィスに出社が困難な状況でも、持続的に仕事ができる
  • 従業員満足度の向上や定着率、生産性の向上など、経営課題に大きなメリットがある

 

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