少子高齢化・人手不足の社会において、利益を追求すべく「ナレッジマネジメントを活用した社員一人当たりの生産性向上」を掲げている企業も多いのではないでしょうか。その場合、ナレッジマネジメントを効果的に行えるツールを活用していくと、より効率的にナレッジを共有できるでしょう。
そこでこの記事では、時代の変化に負けず生き残るために必要なナレッジマネジメントツールを導入するメリットと、目的別に選ぶ5つのお役立ちナレッジマネジメントツールをご紹介します。
ナレッジマネジメントツールとは？導入して得られるメリット
そもそも「ナレッジマネジメント」とは、知識や経験を会社全体で共有し、そのノウハウを活かして生産性を向上させるために行うものです。成功事例をミーティングで共有するのも、企業がクライアント情報をデータベース化するのもナレッジマネジメントの一環です。
研修を行って口頭で伝えたり紙のマニュアルにしてまとめたりなど、ナレッジマネジメント自体を手動で行おうとすると手間がかかってしまう上、検索性や操作性が悪く、導入しても利用してもらえないというリスクがあります。
そのため、企業全体で独自に編み出してきたノウハウをナレッジマネジメントツールを使ってオートマチックにまとめ、誰でもアクセスしやすい状態にする必要があるのです。
また、ナレッジマネジメントを導入するには独断で判断をするのではなく、自社の課題に合わせた選び方をしなければいけません。社内の情報を守ってくれるセキュリティの高さや導入しやすさといった観点を交えながら選ぶようにしましょう。
ツールを選ぶ際に参考にしたい、ナレッジマネジメントの4種類とは？
ひとくちに「ナレッジマネジメント」といっても、ナレッジマネジメントには4種類の類型があり、自社の課題や目的によって選ぶべきタイプも違ってきます。
ここでは、4種類のナレッジマネジメントについて説明します。ツールを選ぶ際にも参考になるので、知っておくと有用です。
分析・戦略型ナレッジマネジメント
分析・戦略型ナレッジマネジメントは、「ゴールへ至るまでに最も合理的な分析・戦略の策定」に役立つナレッジマネジメントです。業務プロセスにおける無駄がないか・どう改善すればよい状態に導けるのかを精査するとともに、実際の成功事例からどの部分が成功のきっかけになったのかを洗い出すことで、次はどういった戦略を練るのが良いのかを考えることが可能になります。
業務改善型ナレッジマネジメント
顧客からの要望に対してどのように応えるとリピートにつながるのか、ということをデータベース化して、社内の誰とでも共有できるようにすることです。一定レベル以上の顧客対応については、責任者に相談するルールを定めて顧客満足度を高める、という効率的な業務改善も見込めます。
社員教育型ナレッジマネジメント
トップクラスの成績を誇るセールスマンやエンジニア、といった目覚ましい活躍をする一流社員たちの思考や行動を解析し、他の社員にも共有できる形に言語化してノウハウを活用できるようにすることです。
ただ、闇雲にトップ社員のノウハウをコピーするとなると情報量が膨大になってしまうため、あらかじめ切り取る部分を限定しておくことが必要になります。
全員がトップクラスの社員の思考や行動を知識として会得し活用できるようになれば、短期間で即戦力になる従業員が登場することも期待できることでしょう。
ヘルプデスク型（専門知型）ナレッジマネジメント
よくある質問や深い知識のものまで対応する「ユーザーサポート」や「ヘルプデスク」といった仕事の内容をデータベース化することで、知識の少ない新人でも難しい問い合わせに対応できる状態を作ることです。
豊富な専門知識を持った人材が少ない場合、その社員がいないと対応が出来なくなる問題も発生します。少子高齢化により人手不足が進み、優秀な人材を確保することはそのぶん難しくなるかもしれません。
そういった喫緊の状況も踏まえ、対応が難しい業務も一種の共有マニュアルを作ることで仕事を効率化し、さまざまな課題が解決できることが見込めるのではないでしょうか。
※参考記事：「ナレッジマネジメントとは？変化に柔軟な強い組織を作る方法」
目的別ナレッジマネジメントツール5選
では最後に目的別のナレッジマネジメントツールを5つ、前章で解説した4種類のナレッジマネジメントのそれぞれと照らし合わせながらご紹介します。自社に合致するのがどういった機能を持ったツールなのか、ぜひ検討してみてください。
ツール1：トップセールスのロープレを社内で共有「QUMU」
商品名：「QUMU」
価格：オープン価格
機能：
社内の研修やトレーニング、経営者からのメッセージ・共有事項をテキストではなく臨場感のある動画で配信が可能です。また、誰がどこまでどのデバイス・環境で視聴したのかなどのデータも取れるため、配信ごとの反応を確かめることもできます。さらにアダプティブ・ビットレートという技術で、動画視聴がどんな環境でもできるという機能を持っています。
他社と比べて優れた点：
- LMS（ラーニングマネジメントシステム）との連動が図れること
- 実際に行っている研修やトレーニングをそのまま動画で配信できること
- 動画コンテンツを作ることが非常に簡単になっており、初心者でも対応可能
- 認証サーバでユーザ認証も可能でセキュリティも安全
提供元：株式会社ブイキューブ
対象企業：中小～大企業まで
役に立つナレッジマネジメントタイプ：業務改善型、社員教育型
※QUMUの詳しい情報について知りたい方は、お問い合わせページから資料のダウンロードが行えます。
ツール2：クライアント情報の管理システム「Sales Force」
商品名：Sales Force
価格：
- Salesforce Essentials ユーザー数10名までのCRM 3,000円/月・ユーザー・年間契約（税別）
- Lightning Professional あらゆる規模の営業チームに対応 9,000円/月・ユーザー・年間契約（税別）
- Lightning Enterprise 細かいカスタマイズが可能なCRM 18,000円/月・ユーザー・年間契約（税別）
- Lightning Unlimited 最も多機能で無制限サポート付き 36,000円/月・ユーザー・年間契約（税別）
機能：
世界No.1のCRMプラットフォーム。営業支援からカスタマーサービス・アナリティクス・プロダクティビティなど12もの領域に活用できるプラットフォームを持っています。さまざまなCRMサービスがありますが、セキュリティ・AI活用・バックエンドシステムやモバイルデータ統合など一元化にも優れているため、情報の統合に困ることはありません。情報の一元化やセキュリティの高さ、AIの活用でリードタイムの圧縮、売上の拡大が可能です。
他社と比べて優れた点：
- 世界No.1の利用率を誇っているため、さまざまなノウハウが蓄積されていること
- 利用すると、商談成約率は29％増加・営業生産性36％増加・売上精度45％増加という実績を持っていること
- 外出先でも見込み顧客にワンクリックで電話でき、活動情報も自動記録
- AIでリードに優先順位をつけるため、商談成立確率を上げられること
- 営業プロセスを確立し、受注確度を上げられること
提供元：株式会社セールスフォース・ドットコム
対象企業：大手企業向け。中小企業向け商品も展開中。
役に立つナレッジマネジメントタイプ：業務改善型、ヘルプデスク型
ツール3：コールセンター業務の最適化なら「freshdesk」
商品名：freshdesk
価格：
- SPROUT 最初はトライアルで無料 エージェント数は無制限
- BLOSSOM 小規模チーム対象 15＄/月・エージェントごと、年次請求
- GARDEN 成長中のチーム対象 29＄/月・エージェントごと、年次請求
- ESTATE 大規模チーム対象 49＄/月・エージェントごと、年次請求
- FOREST 大企業向け 109＄/月・エージェントごと、年次請求
機能：
メール・通話・ソーシャル・チャット・ナレッジベースが一元化されているため、非常に操作性も高く見落とししにくいようになっているのが大きなメリット。レポートの分析マトリクスもクライアントが出したい軸を用意しているため、クリックするだけで簡単にお好みの軸でレポートが完成します。
他社と比べて優れた点：
- 返信定型文機能やアクティビティログ機能・繰り返しタスク自動化などかゆいところに手が届く
- 導入プロセスも非常にスムーズで切り替えにも大きなストレスがかからない
提供元：Freshworks Inc.
対象企業：中小企業～大手企業向け
役に立つナレッジマネジメントタイプ：業務改善型
ツール4：あらゆるデータを統合して分析したいなら「Domo」
商品名：Domo
価格：最初は無償トライアルからスタート
機能：
クラウドサービスのため、メンテナンスが不要でとても利便性が高く、専門外の分野でもデータを投入すれば簡単にレポート作成が可能です。従来であればデータをどういった切り口で出すかということを考えなくてはならないのが一般的ですが、その手間が省けるのは良いポイント。
資料作成の手間がなくなり、かなり効率よく仕事ができるようになること、高いセキュリティが安心材料となります。
他社と比べて優れた点：
- UI・UXがしっかり設計されており、直観的に操作ができることと、データをそのままプレゼンに使える点
- アカウントごとに情報が閲覧できるため、社内の他担当者がどのような点を気にしているかも確認できる点
提供元：Domo, Inc.
対象企業：大手企業向け
役に立つナレッジマネジメントタイプ：分析・戦略型
ツール5：コミュニケーションとアプリで究極のカスタマイズが叶う「kintone」
商品名：kintone
価格：30日間の無料お試しから始まります。
- スタンダード 1,500円/月・ユーザー・年間契約（税別）
-
アプリ数は～1,000個、スペース数は～500個まで
- ライトコース 780円/月・ユーザー・年間契約（税別）
-
アプリ数～200個、スペース数は～100個まで
その他オプションでセキュアアクセスが250円/月・ユーザー・年間契約（税別）
ディスク増設：10GB 1,000円/月・ユーザー・年間契約（税別）
機能：
業務をしていて不便に感じるポイントがあれば、すぐに業務アプリを簡単に作成できる点が大きく利便性を高めてくれます。開発するのに大幅な時間がかからず日々の仕事が便利になる点が魅力。
5ユーザー以上から、1ユーザー単位で契約が可能です。ディスク容量は5GB×ユーザー数となるため、各ユーザーに限度を伝えておくことが重要です。また、日中英語の3か国語に対応しているため、日本語ネイティブでなくても問題ありません。
他社と比べて優れた点：
- 紙の書類からメール、Excelファイルをすべてクラウドで管理できるため、管理がとても楽になる
- コミュニケーションツールがあるため、データについて会議のような意見交換が行なえる
- 仕事が見える化されるので、属人的なコミュニケーションになりにくい
- 操作性が高く、欲しいときに欲しいデータが手に入る
提供元：サイボウズ株式会社
対象企業：大手企業向け
役に立つナレッジマネジメントタイプ：業務改善型、社内教育型
まとめ｜ナレッジマネジメントはツールを活用することで自社の生産性を向上をはかる
厳しい環境におかれた日本企業は、今後の環境を見据えてナレッジマネジメントを行う重要性はおわかりいただけたのではないでしょうか。ナレッジマネジメントだけでなく、オンラインセミナーツールや動画配信、Web会議システムは働き方を変える一環として検討すべきタイミングといえます。
いずれも効果的にナレッジマネジメントや働く環境の改善に重要なツールや特徴をご紹介しました。なかなか手動で運営するのは難しい部分があるナレッジマネジメントですから、うまくツールを活用して自社の生産性アップに取り組んでみてください。
