オンラインイベントはツール選びが肝心!最適なツールの選び方を紹介

オンラインイベントはツール選びが肝心!最適なツールの選び方を紹介

新型コロナウイルスの感染拡大を背景に、さまざまなイベントがオンラインで開催されています。

その際必要になるのが、Zoomなどをはじめとした各種のオンラインイベントツールです。しかしこうしたツールは多種多様で、機能にも細かな差があり、どれを選べばよいのか悩む人も少なくないのではないでしょうか。

ここでは、オンラインイベントツールの種類や選び方をイベントの形式ごとに紹介し、その選び方を解説します。

オンラインイベントの種類とサービス

オンラインイベントは、その開催の形式によって3種類に大別できます。

  • Web会議型
  • ウェビナー型
  • テーブル型

Web会議型

Web会議の様子

Web会議型は、その名の通りWeb会議システムを用いて、全員が話者となって参加する形式です。参加者全員が相互にコミュニケーションを取る場合に利用されます。

たとえば、主催者がイベント参加者からそれぞれの意見を聞き取る必要がある場合などには、有効な開催形式です。

一方で、誰もが発話できる状態だとイベント全体の収集がつかなくなることもあり、参加人数は最大でも2〜30人前後と考えたほうがよいでしょう。

こうしたWeb会議型でイベントを開催する場合には、以下のサービスが有効です(各機能などについては後述します)

サービス例

ウェビナー型

ウェビナーの様子

「ウェビナー」とは「ウェブ」と「セミナー」をかけ合わせた造語で、オンラインセミナーとほぼ同義です。

この形式では、1〜3人程度を話者として設定し、そのほかの参加者は基本的に聴講するのみとなります。

リアルな会場で一般的に開かれているセミナーと同様、講師が受講者に向かって何かを語ったり説明したりする形式なので、双方向のコミュニケーションはあまり想定されていません。

ただし、ツールによっては講師の側からアンケートを出してイベント参加者に回答してもらったり、参加者がチャットツールで質問を送ったりすることが可能なものもあります。

ウェビナー型でイベントを開催する場合には、以下のようなサービスが提供されています。

サービス例

テーブル型

テーブル型のイメージ

テーブル型は、上記のWeb会議型とウェビナー型のメリットをあわせた形の一つです。

基本的に話者と聴講者に分かれますが、バーチャルの小さな「テーブル」(小部屋とも呼ばれます)が用意されており、聴講者同士が数人で会話できます。

たとえば、学術会議で全体講演を大ホールで聴いた後、小部屋に移動して小規模なセッションに参加するようなイメージです。

個別にコミュニケーションは取れるけれども大規模に参加者を募りにくいWeb会議型と、大講義を行える一方で双方向のやり取りがしにくいウェビナー型をうまくミックスした形といえます。

合同説明会や各種の展示会といった、複数のブースが設けられているようなイベントをオンライン化する場合にも、このテーブル型が最適でしょう。全体へのオリエンテーションを行った後に、テーブル(小部屋)ごとで話を進めるといったことをオンライン環境で実現できるためです。

テーブル型でイベントを開催する場合には、以下のサービスが有効です。

サービス例

オンラインイベントツールの選び方

オンラインイベントツールを選ぶための最初のステップは、開催しようとするイベントが上記の3種類のいずれに該当するかを考えることです。

それぞれのツールには得意とする形式があるため、異なる使い方をすると「登壇者の話をじっくり聞きたかったのに、他の参加者が途中で話に参加したりして集中できなかった」「講師とコミュニケーションがとりたかったのにやり取りできなかった」といったように、参加者の満足度や話の理解度を下げてしまう恐れもあります。

そのため、まずはイベントの形式を固めましょう。

そのうえでツールの特徴を見てみます。ここでは以下の三つの基準によって、その選び方を考えてみます。

  1. イベントの要件
  2. 参加者の利用しやすさ
  3. 開催者の利用しやすさ

イベントの要件

イベントの「要件」とは、つまりイベントの形式です。先述の通り、登壇者は何人か、参加者とのコミュニケーションは必要か、といった点をまず確認します。

そのうえで、「最大接続可能数」を検討しましょう。

たとえばWeb会議型でサービス例として挙げた「Zoomミーティング」は、無料ライセンス版では最大100人まで、有料版の「Enterprise」プランでは最大500人までとなっています。

また、ウェビナー型のサービス例として挙げた「V-CUBE セミナー」は、最大2,000人(1部屋あたりの最大入室人数)を相手に最大5人の講師が話すことができます。

イベント要件の一つとして、どの程度の参加者を見込んでいるのかという規模感も、ツールを選ぶ際には確認しておくべきです。

参加者の利用しやすさ

有用なイベントツールでも参加者にとって使いにくいものだと参加率や満足度の向上につながりません。

参加者の利用しやすさとして重要になるのは以下の点です。

  • ログイン方法
  • 対応デバイス
  • 専用アプリの要不要

ログイン方法

オンラインイベントに参加するためにアカウントとパスワードの作成などが必要だと、ログイン方法としては少し煩雑になります。

招待URLを発行し、そのリンクをクリック/タップすればすぐに参加できるような形だと、スムーズな参加を促せます。

対応デバイス

PCからの参加のみ可能、あるいはスマホからのみ可能、といったように対応するデバイスが限られているツールだと、必然的に参加できない参加者が増えてしまいます。

この点もツール選択時に確認しておきたい事項です。

たとえば、ウェビナー型でサービス例として挙げた「Zoomビデオウェビナー」は、デスクトップPCやノートPC、Androidデバイス、iOSデバイスなど、ほとんどすべてのデバイスに対応しています。

専用アプリの要不要

スマートフォンに対応していても、アプリのインストールの要不要は確認しておきましょう。

アプリインストール不要のツールは、Google ChromeやSafariといったブラウザからそのまま参加することができます(一部の機能が制限されることもあります)。

たとえば、Web会議型でサービス例として挙げた「Google Meet」は、専用アプリがAndroidとiOSで用意されていますが、アプリをインストールしなくてもブラウザから参加することができます(Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safariに対応)

アプリは頻繁に使う場合にはインストールが推奨されますが、普段使い慣れていない人や、セキュリティの関係上アプリをインストールすることができない人も考慮に入れると、インストール不要で動作するツールのほうがベターだと言えるでしょう。

開催者の利用しやすさ

参加者のほかにも、開催者(イベントの主催者)側の使いやすさも重要な選定ポイントです。

たとえば以下のような機能が付帯していると内容面の充実にもつながります。

  • イベントページ作成
  • オンライン決済
  • チャット
  • アンケート
  • 録画

イベントページ作成

オンラインイベントツールを導入し、開催にむけて準備を進める際にネックになるのが、イベント概要を示した「イベントページ」や「申し込みフォーム」の作成です。

こうしたページは独自に作成することも可能ですが、こうした機能が搭載されているイベントツールであれば、簡単に登録情報を管理できたり、視聴用URLを自動で発行できたりとイベント開催に関する業務を簡略化できます。特に開催頻度が高い場合には役立つ機能です。

ウェビナー型でサービス例として挙げた「Zoomビデオウェビナー」は必要な項目を入力してウェビナーをスケジュールすると「登録・視聴URL」が発行され、参加を希望する人が名前やメールアドレスなどの登録情報を入力するための「登録ページ」が自動で作成されます。

この登録ページはカスタマイズすることも可能で、メインビジュアルや企業ロゴの画像を設定できるほか、登壇者のプロフィール情報なども掲載することができます。

オンライン決済

有料のオンラインイベントの場合、参加者から料金を徴収する必要がありますが、現金で回収することは難しく、視聴者にとっても開催者にとっても不便であるため、オンライン決済システムが必要となります。

オンライン決済システムを組み込んだイベントツールはそれほど多くはありませんが、たとえば、ウェビナー型でサービス例として挙げた「Zoomビデオウェビナー」は、「Paypal」と連携し、ウェビナーの申込みと支払いをすべて同じシステム上で完結させることが可能です。

ツールと連携していなくても、外部のオンライン決済システムを利用することは可能ですが、その場合には外部システム上での支払情報とウェビナー参加者のアカウントを突き合わせていく必要があります。

そのため、オンライン決済システムと連携したツールの利用をおすすめします。

チャット

話者と聴講者とのコミュニケーション手段がまったくないと、内容が完全な一方通行となってしまいます。チャット機能を有していると質問や疑問点をテキストで受け付けられるようになり、双方向性が生まれます。

「Zoomミーティング/ビデオウェビナー」のほか「V-CUBE ミーティング/セミナー」「Google Meet」「EventIn」「Remo」のいずれにも、チャット機能があります。

アンケート

アンケート機能があると、話者から聴講者全体に対して問いかけを行うことができます。これも双方向性を生む機能の一つで、セミナーなどの内容もより聴衆にパーソナライズされたものにできるでしょう。

アンケート機能も前掲のすべてのツールが有しています。

録画

オンラインイベントの内容をイベント終了後に公開したり、コンテンツとして編集・加工したりすることを検討している場合には録画機能の有無が重要になります。

一方で、有料イベントなどの場合には、参加者側が許可なく録画できないように設定しておく必要もあるでしょう。

ツールと一緒に検討しておきたい配信サポート

以上のようなツールを活用してさまざまなイベントをオンライン化することができますが、やはり大規模なオンラインイベントの開催はさまざまなハードルがあることも事実です。

開催経験が豊富で、配信に使う機器の操作にも十分慣れている、といった人でないとトラブル時の対応などは非常に難しいでしょう。

そうした点を踏まえ、イベント配信へのサポート体制を提供している会社もあります。ツール選定の要素の一つとして、サポート体制の有無もチェックしておくといいでしょう。

たとえば、「Eventin」のほか「V-CUBE ミーティング/セミナー」をリリースしているブイキューブでは、以下のようなサポート体制を提案しています。

  • 配信ディレクション
  • 専用スタジオ、機材
  • リアル会場とのハイブリッド開催

配信に使う高価な専用機材はもとより、収録スタジオも用意されているほか、専門のスタッフが配信のディレクションも担当します。

こうしたサポート体制をもとにして、イベントをリアル会場とオンラインで同時に開催することも可能です。

少人数でも聴衆がいるほうが登壇する話者や講師のモチベーションにつながりやすく、イベントの雰囲気作りにも非常に大きく影響します。

こうしたサポートを受けて配信するという選択肢もツール選定の要素に含めてみるといいかもしれません。

まとめ

オンラインイベントは、コロナ禍の影響もあって非常に増えている一方で、適切なツールを選んでおかなければ充実した内容を配信することができません。

適切なツール選びは、まずどのような形式のイベントを開催したいのかを明確化させたうえで、想定される参加者の数、双方向性の有無などを検討しておく必要があります。

また、大規模なオンラインイベント開催にノウハウがない場合でも、サポート体制をツールとセットで提供しているケースもあります。

ニーズに合った適切なツールを選び、効果的で充実したオンラインイベント開催へぜひつなげてください。

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ウェビナーやオンライン説明会など、オンラインイベントを開催する際に必要な情報をまとめた資料です。ぜひお役立てください。

内容の一部をご紹介

  • オンラインイベントを成功に導く事前準備ポイント
  • 配信ツールの選び方
  • プロが教える配信Tips

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ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。