Web会議での情報共有「PC画面共有」のメリットとは？

ビジュアルコミュニケーションという言葉をご存知でしょうか？電話やメールなど言葉だけで伝えるコミュニケーションではなく、体の動きやジェスチャー、相手との間も含めて自分の思いを伝えるコミュニケーションのことで、非言語コミュニケーションとも呼ばれています。Web会議サービスでは、音声以外に「人の表情」などを通じてコミュニケーションできますが、それ以外に「PC画面」が共有できる点も魅力です。そこで今回は、ビジュアルコミュニケーションを実現する機能の一つ、Web会議を行う上での「PC画面」のメリットについて見ていきましょう。

Web会議の正しい運用に「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」

Web会議の導入を検討している、あるいはすでに導入している企業でも、正しい運用がされていないと効果を得ることはできません。

本来、テレワークの導入には、以下のようなメリットがあります。

• ・災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
• ・通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
• ・地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」では、Web会議を正しく活用するためのテレワークの導入ステップや、企業の成功事例についてご紹介しています。資料は無料です。ぜひご活用ください。

対話の65％はビジュアルコミュニケーション

「二者間の対話の中で言葉だけで伝えられるメッセージは全体の35%に過ぎない。残り65％はそれ以外、つまりビジュアルコミュニケーション」と述べているのは、非言語コミュニケーション研究のパイオニアであるアメリカ、ペンシルバニア大学のレイ・L・パードウィステル。

時間とともに過ぎ去る音声だけでのコミュニケーションには限界があり、ビジュアルコミュニケーションの活用が、メッセージを伝えるためにも重要ということを裏付けているのではないでしょうか。そのためにも、きれいな映像で、相手の表情や身振り手振りなどでニュアンスを読み取ることができるということが挙げられます。

また、会議では、単に人の動きだけではなく、「同じ資料を同じタイミングで閲覧・編集できる」ということも重要です。メールやオンラインストレージでファイルを共有することはできますが、「10ページ目のこの部分を見てほしい」と言う時に、正しく見てもらえるようなコミュニケーションが必要です。最新のWeb会議サービスではどのように対応しているのでしょうか。

ビジュアルコミュニケーションという点からも、資料共有は重要

ここでは、最新のWeb会議サービスの一例として、「V-CUBE ミーティング」を例に紹介します。まず、「V-CUBE ミーティング」の基本的画面を見てみましょう。参加者が表示されていて、そのうち、話者を優先的に表示していることがわかります。

今回、Web会議の参加者に下記の資料の内容を確認してほしい…という場合に、どのようにして共有するのかを見てみましょう。

▼ファイル名「請求書201x年xx月.pdf」

まず、ファイル名「請求書201x年xx月.pdf」のファイルが開いた状態になっていることを確認します。 

その後、Web会議画面の下部にある［PC画面共有］のボタンをクリック。すると、今、PC画面上に開いているウィンドウの一覧が表示されます。

この中から、「請求書201x年xx月.pdf」を選んだ後に、［共有を開始する］をクリックします。 すると、簡単にWeb会議の画面で共有することができました。

これまでは、ファイルを選ぶためにダイアログボックスが表示され、フォルダの階層をさかのぼったりしながら、共有したいファイルを探さなければなりませんでした。Web会議中にアップロードするファイルがなかなか見つからずに焦ってしまう…ということもありがちでした。

それが、この「V-CUBE ミーティング」の場合には、共有したいファイルを開けば自動的に［PC画面共有］から選ぶことができますので、より簡単な操作でファイル共有ができるようになったというわけです。

「PC画面を共有」できることのメリット

このPC画面共有のメリットをいくつかご紹介しましょう。 

まず、操作が容易であること。資料の一部分を拡大したい時には、手元のPC画面上ファイルを拡大すれば、共有画面も拡大されます。

次に、リアルタイムでファイルの更新が共有できること。この例ではPDFですが、例えばWordやExcelファイルでも共有可能ですので、Web会議で意見を聞きながら、その場でファイルを更新することもできるというわけです。

3つ目は、特定の形式のファイルに依存せずに、参加者が閲覧できる点。どんなファイル形式でも、自分のPCで表示されていれば、Web会議サービス上で閲覧できます。また、大容量ファイルでWeb会議へのアップロードに時間がかかってしまう、というような不便はありません。

4つ目は、Webアプリケーションが共有しやすい点。昨今、多くの企業がWebブラウザで起動するアプリケーションを利用しています。このように「ファイル」がないような資料でも、PC画面共有ならば、他の参加者と共有しやすいことが挙げられます。

いかがでしたか？
「なぜファイル共有ではなく、PC画面共有なのだろう？」と思った方も中にはいるかもしれませんが、上記のようなメリットがあるからなのです。

ぜひ、このような新しい情報共有の形を活用し、貴社の業務コミュニケーションを充実させてはいかがでしょうか。