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働き方改革真っ只中の日本において、近年大きな注目を浴びているのが「テレワーク」です。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、ICT(情報通信技術)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

 

労働人口の減少に伴い、従業員一人ひとりの生産性がより求められる中で、テレワークはその解決策の一つとして期待されています。

 

しかし一方で、テレワークが「テレビ会議」だけを指しているなど、正しい理解がされていないケースもあります。

 

そこで本記事では、改めてテレワークという言葉の意味と、そのメリット・デメリットについて考えた後、実際の活用事例をご紹介します。

テレワークが注目されるようになった社会的背景

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2019年には厚生労働省が「テレワーク宣言企業」の公募を開始したこともあり、国内におけるテレワーク活用の動きにはますます拍車がかかっています。

 

国内テレワーク導入企業数と導入率

 

(参考:国内テレワーク市場 産業分野別予測、2018年~2022年|IDC Japan

 

IDC Japanの調査「国内テレワーク市場 産業分野別予測、2018年~2022年」(2018年)によると、2017年時点のテレワーク導入企業数は約4万社。中でも500人以上の大企業における導入率は23.6%と、浸透度は高いといえます。さらに2022年には、全体の導入数が2017年の7倍、29万社(9.7%)になると予測されています。

 

日本国内でテレワークが注目されるようになったのは、2000年代に入ってからのことと言われていますが、数多くの企業が導入するメリットはどこにあるのでしょうか?

 

主に人事・労務面で企業が抱える課題を探ると、次のような課題の対策としてテレワークが活用されていることがわかりました。

 

 

企業が抱えている課題

テレワークを活用し実現できること

通勤に対するコストやデメリットの見直し

従業員のストレス減少・安全確保、通勤手当やオフィス設備費にかかる費用の削減

子育て・介護で通勤できなくても働き続けたい社員が増加

家事・子育て・介護と仕事の両立

採用の強化

遠方在住者の採用数増加、既存社員の離職率が減少

 

それぞれについて詳しく見てみましょう。

①通勤に対するコストやデメリットの見直し

従来の勤務とテレワークの一番の違いは、通勤の有無です。

 

特に首都圏では通勤時の公共交通機関の混雑や、それに伴う心身両面での負担が課題です。東京都の小池知事(2019年現在)が東京圏内の満員電車ゼロを公約に掲げるなど、社会的な課題として認識されています。

 

この解決策として、出社日を減らす・なくすことで、従業員の体力的・精神的な負担を軽減し、仕事に取り組みやすい環境をつくることができます。テレワークの仕組みが整っていれば、毎日の通勤ラッシュ対策だけでなく、台風や大雨・大雪といった災害時にも従業員の安全性を確保できます。

 

また、総務省の「平成28年 社会生活基本調査」によると、2015年の日本国民の平均通勤時間は34分(男性43分、女性25分)でした。この時間を有効活用すれば、時短勤務や繰り上げ勤務をせずに働ける従業員もいるでしょう。さらに、通勤・出社を減らすことで交通費やオフィス設備費を削減することも可能です。

②子育て・介護で通勤できなくても働き続けたい社員が増加

働き方改革の一環として、家事・子育て・介護と仕事の両立を望む女性のためのワークライフバランスが注目されています。

オフィス出社が義務付けられている場合、「子どもが体調を崩し、保育園から呼び出された」「親の体調が急変し、病院に付き添わなければならない」といった予測不能な事態が起きると、同僚に迷惑をかけないようにと、やむなく退職を選ぶケースが少なくありません。

 

ところが、もし勤務先でテレワークが認められていれば、少なくとも働く場所は自由に選択できます。例えば、発熱した子どもを隣で寝かせて仕事をしたり、親がデイケアに行った合間で仕事をするなども可能です。必ずしもフルタイムでなくとも、経験を生かして働き続けてもらうことが企業にとってもプラスにはたらきます。

③採用の強化

テレワークを導入することで、遠方や海外に住んでいたり、車椅子使用者だったりなど、何らかの事情で通勤が困難な人材を確保することができます。求職者の視点でも、引越しや長距離通勤をしなくてもいい職場には応募しやすいでしょう。また、配偶者の転居などで通勤が難しくなった従業員に対しても、リモートワークによって働き続けられる機会を提供できます。

 

実際に、いわゆるIT系の企業を中心に、リモートワーク導入によって人材不足の課題を解決した事例があります。国内では、全社員にリモートワークを導入した株式会社キャスターや、この記事の最後に紹介している株式会社リーピーなどが代表的です。

 

詳しくは、「テレワークを導入している企業の活用事例3選」をご覧ください。

テレワークを導入することによって得られる副次的な効果

①従業員満足度の向上

 

テレワークのプラス効果の内容

 

(引用元:平成29年度 テレワーク人口実態調査 -調査結果の概要-|総務省_pdf

 

総務省の「テレワーク人口実態調査(2018年)」によると、テレワーク制度を導入する企業の従業員の7割が「全体的にプラス効果があった」と回答をしています。ここから、テレワークは従業員満足度を高める施策としても有効だと考えられます。

 

プラスの回答をした人の内訳を見ると、「自由に使える時間が増えた」 「通勤時間・移動時間が減った」「業務効率が上がった」がそれぞれ約45%と多い結果となりました。従来移動に費やしていた時間を業務に当てられることで、作業時間が増えて余裕を感じられることが最大のメリットと読み取れます。

 

詳しい企業事例は「テレワークを導入している企業の活用事例」にてご紹介しています。

 

②助成金を受け取れる

テレワークに取り組むことで、「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」や「ふるさとテレワーク推進事業」といった助成金を受け取ることができます。

 

【時間外労働等改善助成金(テレワークコース)】

「在宅勤務」もしくは「サテライトオフィス」のテレワークに取り組む中小企業に対して、その実費の一部が支払われる制度です。

 

支給条件は、時間外労働の制限や長時間労働の改善を図ると同時に、仕事と生活の調和の推進のためにテレワークを導入していること。また下記いずれかの施策を行なっていることです。

 

  • テレワーク用通信機器の導入・運用(※パソコン、タブレット、スマートフォンは対象外)
  • 保守サポートの導入
  • クラウドサービスの導入
  • 就業規則・労使協定等の作成・変更
  • 労務管理担当者や労働者に対する研修、周知・啓発
  • 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング
  •  

※引用元:時間外労働等改善助成金(テレワークコース)|厚生労働省

 

【ふるさとテレワーク推進事業】

 

ふるさとテレワークとは

(引用元:ふるさとテレワーク|総務省)

 

「ふるさとテレワーク」とは、地方のサテライトオフィス等において、テレワークで都市部の仕事を遂行する働き方のことです。都市部から地方への人や仕事の流れを生み出すことによる地方創生を目的の一つとしています。

 

平成28年度からは、地方自治体や民間企業等に対し、テレワーク環境を整備するための費用の一部を補助する事業が行われています。

テレワークを代表する3つの働き方とそれぞれの特徴

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場所や時間にとらわれない柔軟な働き方テレワークは、主に3つの働き方に分けられます。

 

  • 在宅勤務
  • 施設利用型勤務
  • モバイルワーク

在宅勤務|自宅をオフィスとみなして仕事をする

オフィスに出勤せず、自宅を就業場所とする働き方です。育児や介護、病気や怪我など、通勤や自宅を離れるのが難しい事情があっても仕事に取り組むことができます。

施設利用型勤務|勤務先以外をオフィスとみなして仕事をする

オフィス以外の場所(通常はオフィスと自宅の中間にある場所)に通勤する働き方です。

 

オフィス以外の場所には、会社が契約したコワーキングスペース、インキュベーション施設、サテライトオフィスなどがあります。中・長期間にわたり顧客先に常駐する場合も、これに当てはまります。こうした施設は、自宅あるいはカフェなどの公共スペースとは異なり、オフィスと同等の労働環境を確保することができます。

モバイルワーク|移動中や顧客先で仕事をする

モバイルワークは、移動中(交通機関の車内など)や顧客先での一時滞在、またカフェや野外といった公共スペースを就業場所とする働き方で、これもテレワークの一種です。

 

たとえば外出の多い営業職が、移動中に伝票の作成やメール対応を行うことなどがその例です。従来は仕事ができなかった時間・場所で業務できるようになることで、勤務時間の圧縮や生産性向上の効果が期待されます。

よく間違われる、リモートワークとの違いは?

「リモートワーク」も、「オフィス以外の場所で働く」といった意味では、「テレワーク」とほぼ同義です。リモートワークの言葉自体には、具体的にどんな働き方をするかの定義は含まれていません。

テレワークの最大の魅力は業界・業種問わず導入ができること

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では、テレワークは実際にどういった業務で取り入れることができるのでしょうか。

結論から言うと、業界・業種問わず、パソコンやモバイルといったデバイスで作業を進められるものは全てテレワーク導入の対象となります。

 

下記にその一例を挙げてみました。

 

  • プレゼン資料や見積もり書の作成
  • データ入力
  • 経理や会計などの事務
  • システム開発
  • デザイン
  • 原稿などの執筆
  • 打ち合わせ、メール連絡
  • 各種研修(eラーニング)

 

つまり、どの企業においても、実に多様な側面で導入を検討することができるのです。

 

お客様への直接的な接客(ショップ店員、美容師など)や、特定の場所に出勤する必要のある業務(教員、飲食店員、病院職員など)でさえ、稼働時間の一部にテレワークを導入することができるでしょう。

 

また、テレワークは個人の作業だけでなく、組織のコミュニケーション方法としても役立ちます。

その一例が、Web会議です。音声だけの通話でなく映像も加わることで、テレワークでは難しい、同僚と顔を見ながら話す時間補えます。Web会議はその利便性から、自宅勤務者とオフィス勤務者だけでなく、たとえば採用の一次面接や支社間のやりとり、取引先との商談などでも利用されています。

 

実際に、IT関連のニュースサイト「ITmedia ビジネスオンライン」の調査では、仕事でのWeb会議の使用経験が「ある」と回答した人が84%にのぼっています。

テレワーク導入における2つの課題と対策

導入によって様々な効果が期待できるテレワークですが、業務管理の問題点が挙がりやすいのも事実です。そこで次に、テレワーク導入にあたって考えられる課題と、その対応策について紹介します。

課題① 従業員の稼働時間が見えづらい

テレワーク経験者が感じるメリットとデメリット

(参考:テレワーク経験者が感じるメリットとデメリット|ザイマックス不動産総合研究所

 

ザイマックス不動産総合研究所が首都圏で働くテレワーク経験者3,094名を対象にした「テレワークの実態調査」では、「仕事のON/OFFの切り替えがしづらい」(37.9%)そして「長時間労働になる」(25.4%)といったデメリットが首位をしめる結果となりました。

 

テレワークの調査

 

労働時間や場所に柔軟性を持たせ、生産性を向上させるためのテレワーク制度が、長時間労働の原因となってしまったら本末転倒です。

 

こうしたことを未然に防ぐために、以下のような観点でテレワーク導入前に実施要領を設けると良いでしょう。

 

  • 導入の目的・対象者
  • 在宅勤務の場合の就業場所
  • 希望者の申請方法
  • テレワーク時のルール

 

より具体的に、テレワーク実施時のチェック項目を紹介します。自社で実施要領を作成する際の参考にしてみてください。

 

チェック項目

ポイント

適用範囲

最初は、外出の多い営業部門や、育児・介護中の従業員などに限定導入するのも良い。社内ヒアリングを欠かさず、導入効果が高い部門を見極めることが重要。

申請方法

テレワーク申請のタイミングや方法を決めておきましょう。SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールを使うと手軽に行えます。

連絡体制

現場作業の指示、会議の出欠席など、タスクごとに連絡先を整理しておき、双方のコミュニケーション上の不安を減らせるようにしましょう。

労働時間の明示

長時間労働を防ぐために、上司や人事担当者など複数人が労働時間を確認ができるプラットフォームを設けておきましょう。タイムシートや、PCログイン/ ログアウトの時間を管理する方法などがあります。

緊急時の連絡

自然災害や急な欠勤など、不測の事態の連絡先は予め決めておきましょう。

個別連絡でなくとも、社内一斉メールなど、全社員共通の連絡方法を周知する形も良いでしょう。

給与・その他の手当て

従業員の不安を払拭するためにも、給与体系の変化の有無についても周知しましょう。また、交通費の支給ルールもテレワーク者向けに決めておきましょう。

人事評価制度

テレワークの割合が多い従業員には、毎日出社している従業員に比べて業務が見えにくいため、評価方法を事前に共有しておきましょう。

健康管理

直接顔を合わせないテレワーク勤務者は、とくに心理的負担や体調の変化に気づにくくなります。オフィス勤務者と同じく健康診断の義務付けや、有給休暇取得を促す仕組みが対策になります。

 

課題② 社内環境にアクセスする際のセキュリティ管理

テレワークでは、オフィスの外で企業の情報に触れることになります。当然、オフィス内と比較すると、機密情報漏洩などのリスクは高まります。

 

そこで、テレワークをする従業員には、少なくとも下記のことを徹底してもらうなど対策をしましょう。

 

1.画面の視野角を制限するフィルターを使う

公共の場では、どの角度から誰に作業内容を見られるか検討がつきません。意図せぬ情報漏洩を防ぐために、使用するパソコンにはプライバシーフィルターを貼り付けておきましょう。紙に印刷した資料も同様に、覗き見や置き忘れに注意が必要です。

 

2.無料のWi-Fiは利用しない

カフェや駅構内などで提供されている無料のインターネットは、安全性が定かではありません。自前のモバイルルータを使用するか、スマートフォンのテザリングで回線を確保するよう、社内で共通認識を持っておくと良いでしょう。

 

3.社員個人のデバイスを使うならセキュリティソフトを

企業によっては、リモートワークで必要なノートパソコンやスマートフォンを、社員の私物でまかなうケースもあります(BYODといいます)。その際は、紛失時やハッキング時の対策として、予めセキュリティ管理ソフトを会社が用意し、インストールしておくと安心です。

 

詳細は「テレワークのセキュリティ対策はどうする? ガイドライン策定から物理的な対策まで」をご覧ください。

 

まとめ|正しいテレワークの活用でより働きやすい職場作りを

テレワークは業種・業態を問わず、あらゆる企業にとってますます重要になっていくのは間違いありません。

 

テレワークは、生産性の向上による企業競争力の強化はもとより、従業員一人ひとりのライフスタイルに応じた柔軟な働き方の実現や、地方や障がい者の雇用創出、災害時対策等への大きな可能性を秘めています。

 

より多様な人々が、自分の力を効率的に発揮できる社会をのために、ぜひあなたの会社でもテレワークに向けた取り組みを検討してみてください。

テレワークを導入している企業の活用事例3選

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最後に、実際にテレワークを導入することで経営課題を解決した好事例です。第一章でもご紹介した、以下①〜③の企業課題に沿って、それぞれの改題をどのように解決していったのか、具体的に解説していきます。

 

 

企業が抱えている課題

テレワークを活用し実現できること

通勤に対するコストやデメリットの見直し

従業員のストレス減少・安全確保、通勤手当やオフィス設備費にかかる費用の削減

子育て・介護で通勤できなくても働き続けたい社員が増加

家事・子育て・介護と仕事の両立

採用の強化

遠方在住者の採用数増加、既存社員の離職率が減少

 

ぜひ、自社で導入をする際の参考にしてみてください。

移動コストや電気料金などを大幅圧縮|向洋電機土木株式会社ー(神奈川県)

向洋電気土木株式会社

http://www.kouyo-dd.jp/

 

屋内外のあらゆる電気設備の設計・施工を得意とする向洋電機土木株式会社では、建設業界特有の人手不足と高齢化が課題とされており、その施策の一つとしてテレワークを導入しました。

 

結果、移動費・保険費・電気料金などのコストが大幅に圧縮され、その分をシステム整備の投資に回すことができるようになったそうです。

それだけでなく、働く場所の選択肢が増えることで生産性が上がるといった従業員へのメリットが感じ取れました。従来は移動に使っていた時間が空いたため、資格取得や自己啓発のための学習時間や、他業種との交流の機会にあてるといった時間の使い方をする人も増えました。

 

参考:地域企業に学ぶ 平成30年度 テレワーク実践事例集 テレワーク実践事例集|総務省

子育て・介護中のリモートワーカーを応援し直近2年で社員数2倍以上&離職率0%を記録|株式会社リーピー(岐阜県)

株式会社リーピー

https://leapy.jp/

 

株式会社リーピーは、岐阜県岐阜市にオフィスを構えるWeb製作会社です。

同社では採用力を上げるため、地方ならではの生活のメリットを打ち出す策の一つとして、テレワークを導入しました。

 

「一人一人の生活が一番大切である」という同社代表の理念は従業員にも浸透しており、育児休暇中や子育てと並行して事業に関わるスタッフが増えているといいます。

 

昨年3月まで10名だった社員は今年4月には22名になり、現在の社員の半数は移住者です。また、直近2年間 での離職率もゼロです。人材確保と社員の士気向上の結果、現在では毎月30件ほどの問い合わせも入るようになり、毎期増収増益となっています。

(同社コメントより、2018年時点)

 

参考:地域企業に学ぶ 平成30年度 テレワーク実践事例集 テレワーク実践事例集|総務省

テレワークで地方在住者の採用強化|株式会社リクルートオフィスサポート(東京都)

株式会社リクルートオフィスサポート

http://www.recruit-os.co.jp/

 

リクルートグループの特例子会社であるリクルートオフィスサポートは、2016年より地方在住の障がい者の「在宅雇用」をスタートさせました。それから3年間で、在宅で業務にあたる従業員は68人に拡大しています(2019年5月31日時点)。

 

Web会議の様子_1_リクルートオフィスサポート      Web会議の様子_2_リクルートオフィスサポート

 

特徴的な取り組みとしては、朝会と夕会でビデオ通話によるコミュニケーションをとっている他、在宅のメンバーには朝会終了後に、「とても良い」「良い」「普通」「悪い」「とても悪い」の五段階に分けたその日の体調をポータルサイトに記載してもらうようにしています。

 

その理由や状態も備考欄に記載できるようになっており、業務担当は必ずチームメンバーの状態を確認し、必要であれば業務量を調整するようにしています。

 

参考:障がい者のテレワーク雇用を促進するリクルートオフィスサポート。従業員のベストパフォーマンスを引き出すマネジメント術とは?

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