イベントの準備において、最も「後悔」が生まれやすいステップをご存知でしょうか？ 実は最初のステップである「会場選び」なのです。
「思ったより狭かった」「ネットが繋がらず配信が止まった」……こうしたトラブルは、幹事様の負担を増やすだけでなく、イベントの成否そのものを揺るがしかねません。
逆に言えば、「プロが見ているチェックポイント」を押さえておけば、こうした失敗は未然に防ぐことが可能です。この記事では、多くの幹事様が見落としがちな「会場選びの落とし穴」と、それを回避するための具体的な確認項目をご紹介します。
また、この記事をご覧になっていただいた方へ向けて、プロが現場で使用している「会場決めチェックシート」や「会場タイプ別の選び方」を一冊にまとめたガイドブックをご用意しました 。ぜひ合わせてご覧ください。
まずは、よくある失敗事例を見てみましょう。これらはすべて、事前の確認不足から起こるトラブルです。
一つ目の落とし穴は、Webサイトの「良さそうな写真」だけを見て予約を決めてしまうことです 。 Web上の写真は、広角レンズを使って実際よりも広く、明るく撮影されていることがよくあります。そのため、いざ現地に行ってみると「写真と雰囲気が違う」「天井が低くて圧迫感がある」といったギャップに直面することが少なくありません 。
さらに深刻なのがスペースの問題です。写真は「何も置いていない状態」か「きれいに整列された状態」であることが大半ですが、実際のイベントでは機材や受付などが入り込みます 。それらを配置した結果、狭すぎて参加者の導線が確保できず、移動のたびに渋滞が起きてしまう……といった事態になりかねないのです 。
二つ目は、時間の見積もりの甘さです。イベント本番の時間だけで予約をしてしまい、搬入やリハーサルの時間が足りずに大慌てになるケースです 。
準備には、単なるセッティングだけでなく、機材の搬入や配線、入念なリハーサルが必要です。また撤収時にも、現状復帰のためのゴミ拾いやレイアウト戻しなど、意外と時間がかかる作業が発生します 。これらを計算に入れておかないと、準備不足のまま開場時間を迎えたり、撤収が間に合わずに高額な延長料金を請求されたりすることになります 。
三つ目は、設備面への過信です。「コンセントはあるから大丈夫」「Wi-Fi完備と書いてあるから安心」という思い込みが、当日のトラブルを招きます 。
たとえコンセントがあっても、1つの回路で使える電力には限りがあります。照明やPCなどを同時に使った瞬間に容量不足でブレーカーが落ち、イベントが中断するトラブルは実際に起きています 。また、通信環境についても注意が必要です。会場の共有Wi-Fiは不安定なことが多く、参加者が一斉に接続したり、高画質な配信を行ったりした途端に速度が低下し、映像がカクカクして止まってしまうという技術的な事故も頻発しています 。
では、プロは具体的にどこを確認しているのでしょうか？特に重要なポイントは以下の3つです。
まず重要なのは、カタログ上の収容人数ではなく、機材を入れた状態での「有効スペース」を確認することです 。 テーブルやイスだけでなく、演台やプロジェクター、撮影用カメラなどを置いたシミュレーションを行いましょう 。その状態で、人がスムーズに通れる通路幅が残っているか、避難経路やトイレへの動線が塞がれていないかを確認することで、当日の混乱を防ぐことができます 。
設備面では、まず「電源配置図」を確認します。会場のどこにコンセントがあり、それぞれの容量はどれくらいか把握しておくことが大切です 。 そしてインターネット環境については、専用回線の有無を確認するだけでなく、実効速度のテストも必須です 。可能であればイベント本番と同じ時間帯に現地でスピードテストを行い、アップロード・ダウンロード共に十分な速度が出ているかを数値で確認しておくと安心です 。
最後に見落としがちなのが、搬入出のルート確認です 。 エレベーターのサイズや搬入口の位置を事前にチェックしておかないと、大きな荷物が乗らずに階段で運ぶ羽目になることもあります 。また、他の利用者とのバッティングでエレベーターがすぐに来ないことも想定し、ギリギリではなく余裕を持ったスケジュールで会場を押さえることが、成功への第一歩となります 。
プロが現場で使用している「会場決めチェックシート」や「会場タイプ別の選び方」を一冊にまとめたガイドブックをご用意しました 。ぜひ合わせてご覧ください。
近年増えているハイブリッドイベントでは、さらに高度なチェックが必要です 。 会場の反響音によるハウリングや、照明の映り込みなどは、現地の肉眼では気になりませんが、オンライン視聴者にとっては大きなストレスになります 。
配信専用スタジオを選ぶか、あるいは通常の会議室であっても「配信機材への配慮」があるかを確認することが、ハイブリッド開催の成功の分かれ道となります 。
ここまで、プロが重視する主なチェックポイントをご紹介しました 。 しかし、いざ実際に会場を探すとなると、「電源容量の目安は？」「具体的にどこを見ればいいの？」と迷ってしまうことも多いはずです。
そこで、今回ご紹介した「失敗事例とその回避策」に加え、プロが現場で使用している「会場決めチェックシート」や「会場タイプ別の選び方」を一冊にまとめたガイドブックをご用意しました 。
「もう会場選びで失敗したくない」「プロの視点で抜け漏れなく準備したい」という方は、ぜひお手元にダウンロードしてご活用ください 。