2020年の新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が加速しました。
その一方で、外出や出勤を制限されている中でも業務に必須な資料をオフィスへ出社して入手しないといけない場合や、稟議書のために出勤せざるを得ない場合が発生しています。
そこで注目を浴びているのが、書類のペーパーレス化です。資料をデータ化しオフィス外でも資料を共有できれば在宅勤務などの多様な働き方に対応できるでしょう。さらにペーパーレスは業務効率化だけではなく、紙の使用を減らすことで、省資源や省スペースなどコストを削減も可能になります。
本記事では、電子化・データ化を中心にペーパーレスのメリット・注意点を解説したうえで、法律面の問題や導入事例・便利ツールを網羅的に紹介します。
ペーパーレスとは、紙の利用を大幅に削減することです。
手段としては
など、様々です。
2020年より、テレワークの導入が加速し場所の制限を受けない働き方が浸透しつつあります。
しかし、一般財団法人日本CFO協会の2020年3月〜4月に行った「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」についての調査によると、テレワークを実施した企業は7%で、強く推奨されている企業を合わせても41%しか満たしていません。
| 項目 |
回答数（％） |
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紙の書類、紙の証憑証跡がほとんどない、又はデジタル化している |
77 |
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普段から自然災害になどによるテレワークの体制を想定したルール設定や試験的実施をしている |
66 |
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外部の関係者（銀行・監査法人・税理士・社労士・システム会社・コンサルティング会社等）がリモートでの対応が可能 |
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自部門、連携する部門にWeb会議のツールがあり、全員が使用できる状態にある |
52 |
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PCを家に持ち帰ることができる |
48 |
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会計システムを含む社内システムがクラウド化されている |
48 |
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社内の業務システムに外部からアクセスできる（VPNが整っている等安全である） |
48 |
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その他 |
5 |
テレワークを導入できない最大の要因として請求書や証憑などの紙の書類がデジタル化に対応できていないという回答が77％を占めています。
結果、テレワークを実施している期間でも、出社の必要が発生しています。このことから、日本はテレワークや新しい生活様式が推奨されながらも、紙媒体での保管や資料閲覧のためオフィスへ出社しなければいけない現状です。こうした課題解決のためには社内システムの導入など経理・財務業務のペーパーレスへの対応を進めることが重要になります。
紙を使わずに様々な資料や書類をデータとして共有・管理するペーパーレス化は、企業において多くのメリットがあります。ここではペーパーレス化に取り組むことでもたらすメリットを紹介します。
ペーパーレスに取り組むことの大きなメリットとして挙げられるのは、コピー用紙や印刷代のコストを削減できることです。加えて、紙代のコストを削減できるだけではなく、プリンター・シュレダーのメンテナンス代や電気代を節約できます。
他にも、契約書を電子化することによって、収入印紙を必要としないので大幅なコスト削減につながります。
紙の資料は、印刷にかかるコストではなく資料を保管するための場所やコストもかかります。
資料を保管するための場所の確保のほか、キャビネットやラック、ファイルなどの備品も必要となる場合があり、保管する資料の数が増えれば増えるほど、費用負担も大きくなります。
ペーパーレスを進めることで必要最低限のスペースで保管できます。
資料を紙媒体で管理している場合、過去の資料を探すのに時間を費やしてしまい、業務に遅れが生じ業務効率が低下してしまう可能性があります。
もし、資料がデータ化されていれば検索性が向上し素早く必要としている資料を見つけ出すことができ、効率よく業務を進めることができるでしょう。さらに、従業員はオフィスにいなくても簡単にサーバーにアクセスして、いつでも資料を共有・確認できるようになれば、テレワークにおいてもわざわざオフィスに出社せずに業務を進めることが可能となります。
紙媒体の書類を保管する場合は保管庫に入出の制限をかけて管理する必要があります。また、紙自体の劣化や破損で書類そのものを失ってしまい、復元が困難になる恐れもあります。
一方、データ化された資料などは劣化することがなく、端末が故障してしまっても、バックアップをしておけばデータを復元できます。また、アクセス管理も閲覧制限を簡単にかけられるため容易に情報管理が可能となります。
ペーパーレスは情報管理がしやすくなると同時に、BCP対策にもつながります。
火災や震災などの災害に巻き込まれ書類を失ってしまった場合でも、データとして残っているので復元が可能です。また、情報管理の面だけでなく、出社・外出に身の危険を伴うなか、資料閲覧や上司の承認をもらうために出社する必要がなくなります。データで管理していれば、自宅でも場所に制限されず閲覧・承認が可能となります。
会議資料やチラシなどは比較的ペーパーレス化を進めやすいでしょう。しかし、取引先との契約書や決算書、領収書などの重要書類はペーパーレス化に取り組むことはできるでしょうか？
結論は、ほぼすべての書類は電子化できるようになっています。
しかし、紙であってもデータであっても契約書や重要書類の保管の期間は法律で定められています。会社法に絡んだ書類なら10年、法人税法に絡んだ書類なら7年など長期間の保管が必要です。
書類をデータとして保存する方法は大きく二つの方法があります。
国税関係帳簿書類の電子保存は「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」の3種別でそれぞれ制定されいます。電子保存とスキャナ保存で保存できる書類は下記の通りになります。
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種別 |
文書 |
電子保存 |
スキャナ保存 |
帳簿 |
総勘定元帳 仕訳帳 現金出納帳 売掛金・買掛金元帳固定資産台帳 売上・仕入帳 等 |
〇 |
✖ |
決算関係書類 |
棚卸表 貸借対照表 損益計算書 その他決算に関して作成した書類 |
〇 |
✖ |
その他の証憑類 |
契約書や領収書 上記の写し 等 |
〇 |
〇 |
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見積書 請求書 注文書 契約の申込書 納品書 検収書 等 |
〇 |
〇 |
上記のように、どの書類も「電子保存」は認められているが、「スキャナ保存」ができるのは契約書・領収書・請求書などの証憑書類に限ります。さらにスキャナ保存には改ざんを防ぐために、タイムスタンプの付与が必要になります。
データ化して保存でできる書類は上記のようになりますが、データ化して保存するためにはまず、電子帳簿保存法という法律の適用を受ける必要があります。適用を受けるには、データ保存する3か月前に税務署長による承認が必要です。データ化する書類の承認を得るには下記の要件を満たすことが必要です。
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電子帳簿保存法の適用を受けるための要件 |
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真実性の確保 |
訂正・削除履歴の確保（帳簿） 施行規則第3条第1項第1号
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相互関連性の確保（帳簿） 施行規則第3条第1項第2号
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関係書類等の備付け 施行規則第3条第1項第3号
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可視性の確保 |
見読可能性の確保 施行規則第3条第1項第4号
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検索機能の確保 施行規則第3条第1項第5号
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ペーパーレスに取り組もうとしても一気に行うと、過密なスケジュールでの電子化の作業で書類の紛失といったトラブルを招いたり、ITリテラシーの格差によって逆に業務効率の低下につながる恐れがあり失敗しがちです。そのため、ペーパーレス化を進める場合には徐々に導入を進め、ペーパーレスの意識を浸透させることが必要です。そしてもう一つ重要になるのは、目的・運用方法を明確にすることです。したがって、何を・何のために・どうやってペーパーレスを進めるかを決める必要があります。
下記では、社内にペーパーレスを浸透させる手順の1例を紹介します。
経営会議や部門長会議など、幹部クラスの社員だけが集まる会議は、定期的に議論し会社の方針や重要な意思決定を行うため大量の資料が必要になります。幹部・経営陣が関わる業務からペーパーレス化に取り組むと、IT経営に前向きに取り組みやすくなり、他の業務のペーパーレス・IT化を進めやすくなり会社全体の意識改革を行うことができます。
従業員の身近なところから紙の必要性を無くしていく取り組みも必要です。ビジネスチャットツールを利用すれば書置きのメモや手紙をする必要がなくなり、さらに効率的に連絡をすることができます。また、会議では電子化された資料で共有するという仕組みが出来上がったとしても、紙に戻して確認したいという従業員がいればペーパーレスにはつながりません。したがって、従業員の身の回りのペーパーレス化を徹底させる必要があります。
請求書といった国税関係書類を、データで保管するためには、電子帳簿保存法の適応を受けなければいけません。書類をデータとして保存させるためには、保存したい書類を税務署長に3か月前に申請し承認を受ける必要があります。
詳しくは、国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請をご覧ください。
さらに、ペーパーレスに取り組むためにはツールを利用しながら行うことが効率よく進められます。下記からは、ツールと一緒にペーパーレスに取り組む手順を紹介します。
稟議書などの社内の決裁関連の業務を行う場合は電子決済システムを利用すると効率的に稟議・申請業務を行うことができます。
出典：ジョブカンワークフロー
特徴
特徴
出典：Collaboflow
特徴
請求書などの様々な帳票を管理するためには電子帳票システムを利用し管理すれば、安全に保管でき、オフィスのスペース確保に貢献できるでしょう。
出典：FiBridgeⅡ
特徴
出典：OCRデザイナー
特徴
会議などで利用される会議資料や参考資料を共有、ペーパーレスに取り組むにはペーパーレス会議システムの利用をお勧めします。
出典：moreNOTE
特徴
出典：Handbook
特徴
ペーパーレスを進めると、すべての資料や書類を電子化しなければいけないと勘違いすることがあります。実際はそうではありません。ペーパーレスは紙の利用・使用を大幅に減らすことです。すべてをデータ化するのではなく、不必要な資料は廃棄することも重要です。必要な資料と廃棄する資料を分けることが必要です。
ペーパーレスに移行するために、過去の膨大な資料をデータ化してしまう場合があります。
過去の資料をデータ化するには、かなりの作業時間が必要となり、他の業務に支障を受ける可能性があります。必要な資料と廃棄する資料で仕分けた後に、必要な資料の中で、電子化するものと電子化しないものに決めるとよいでしょう。
紙の書類をデータ化した場合、情報の管理が重要になります。
情報漏洩の８割は人が起こす管理ミスや操作ミスなどの人的ミスが原因と言われており、外部からの不正アクセスや攻撃は2割程度だと言われています。
社内の情報漏洩を防ぐために、セキュリティーポリシーや社員教育を見直し、社員一人一人の情報管理の意識を高める必要があります。
不正アクセスの場合は多くのユーザーに使用されやすいパスワードをリスト化してログインを試みるパスワードリスト攻撃やソフトウェアにあるセキュリティ上の欠陥であるセキュリティーホールからの攻撃がよくあるケースです。未然に防ぐには、パスワードを複雑化したり、ソフトウェアの更新は適宜行うことが重要です。
また、テレワークなどが急増し各々のネット環境で働くことが増えています。この場合では、同じWi-fiやLANを利用している他者から不正アクセスを受ける可能性があります。不正アクセスに対処するためにセキュリティ対策ソフトを利用するとよいでしょう。
参考：不正アクセスのしおり
加えて、非常時の災害などが起こった際、サーバーに被害が及べばデータはすべて失われる可能性があります。災害が発生しない場合でも、システム障害など突然のトラブルが発生してしまえばデータが失われるかもしれません。
ここで大切なのは、データのバックアップを行うことです。例えば、データベースを二重にしたり、遠隔地にサーバールームを設置し、データの同期を適宜行うことが重要になります。
電子契約はすべての企業で導入されているわけではなく、紙の契約でしか契約しない企業もあります。そのため、電子契約を行う場合は、まず取引先に電子契約について理解をしてもらった上で使用の同意を得ることが必要不可欠です。
それでも、理解を得られない場合は、契約コストが削減できる旨を伝えることや、電子契約と紙契約で差を付けることなど電子契約への理解を得やすくする必要があります。
参考：電子契約利用を取引先に理解してもらうには？対応策と共に解説
長野市では、会議のために大量の資料が必要とされ、手間と費用を要する課題がありました。
この課題に対し、一部の会議において、ICTを活用してペーパーレス会議を導入し、省力化とコスト削減に取り組みました。結果、平成21年度に、ペーパーレス会議を78回開催し、目標だった12万枚削減を超え、14万枚の紙の使用を削減でき、印刷費用は約300万円削減できました。さらに、会議の準備時間が会議あたり約2時間の準備を必要と必要としていましたが、ペーパーレス会議導入後は、1/6の平均20分以内に準備ができるようになり、省力化を実現できました。
アサヒグループホールディング株式会社では、週1度行われる役員会議で、各部門が作った資料を事務局がまとめ、会議資料を作成し配布していました。
省資源化や情報漏洩低減の観点と、会議活性化・事務局負担軽減を図るためペーパーレス化に取り組み、ペーパーレス役員会議システムを導入しました。会議システムの活用により、会議の活性化に加え、年間約4万枚の紙削減、事務局の準備負担を約50％の軽減が実現されました。
参考：
アサヒグループホールディングス、ＮＥＣのペーパーレス役員会議システムを導入
ユニリーバ・ジャパン株式会社は、新型コロナウイルス以前から「WAA（Work from anywhere and Anytime）」という働く場所や時間を自由に選べる新しい働き方を推進してきました。そうした中、新型コロナウイルスの影響で、働き方の多様化が予想されたため、100％電子契約化・電子サイン化へ移行を目指すことを決定しました。電子契約化・電子サイン化により、業務を効率が向上することや、保管スペースの削減や紛失リスクを回避することが可能であると見込んでいます。
参考：
ユニリーバ・ジャパンが100％ペーパーレスの実現へ、2021年3月までに電子契約化を推進
電子帳簿保存法により、原本の保管が必要だった書類が、データ化して保存できるようになっています。2020年10月の税制改正では、キャッシュレス決済の経費精算において紙の領収書が不要になりました。今後も、重要書類のペーパーレス化は進んでいくことでしょう。
短時間でペーパーレスを実現するのは非現実的です。社内にペーパーレスを導入するためには、長期的な視点を持ち、書類の管理方法から、資料の共有方法などペーパーレスに対応するための制度やルールを再整備し、対策ツールの力を駆使することが鍵となるでしょう。
ペーパーレスを導入するればコスト面だけなく、生産性の向上、オフィスの効率化さらにはテレワークでも大きな効果を発揮し様々な課題の改善につながるでしょう。