• コスト削減・リスク対策

紙を必要としない会社へ!ペーパーレスの解説から保管が必要な書類を電子化する方法を紹介

紙を必要としない会社へ!ペーパーレスの解説から保管が必要な書類を電子化する方法を紹介

2020年の新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が加速しました。

その一方で、外出や出勤を制限されている中でも業務に必須な資料をオフィスへ出社して入手しないといけない場合や、稟議書のために出勤せざるを得ない場合が発生しています。

そこで注目を浴びているのが、書類のペーパーレス化です。資料をデータ化しオフィス外でも資料を共有できれば在宅勤務などの多様な働き方に対応できるでしょう。さらにペーパーレスは業務効率化だけではなく、紙の使用を減らすことで、省資源や省スペースなどコストを削減も可能になります。

本記事では、電子化・データ化を中心にペーパーレスのメリット・注意点を解説したうえで、法律面の問題や導入事例・便利ツールを網羅的に紹介します。

ペーパーレスの現状

ペーパーレスとは、紙の利用を大幅に削減することです。

手段としては

  • 重要な書類・資料の電子化・データ化(ペーパーレス化)
  • 紙の必要性をなくす
  • 裏紙などの再利用をする

など、様々です。

2020年より、テレワークの導入が加速し場所の制限を受けない働き方が浸透しつつあります

新型コロナウイルスが流行した2020年2月から3月のテレワーク実施のグラフ

出典:一般財団法人日本CFO協会

しかし、一般財団法人日本CFO協会の2020年3月〜4月に行った「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響」についての調査によると、テレワークを実施した企業は7%で、強く推奨されている企業を合わせても41%しか満たしていません。

テレワーク必要な項目の中で未対応な項目のグラフ

項目

回答数(%)

紙の書類、紙の証憑証跡がほとんどない、又はデジタル化している

77

普段から自然災害になどによるテレワークの体制を想定したルール設定や試験的実施をしている

66

外部の関係者(銀行・監査法人・税理士・社労士・システム会社・コンサルティング会社等)がリモートでの対応が可能


59

自部門、連携する部門にWeb会議のツールがあり、全員が使用できる状態にある

52

PCを家に持ち帰ることができる

48

会計システムを含む社内システムがクラウド化されている

48

社内の業務システムに外部からアクセスできる(VPNが整っている等安全である)

48

その他 

5

参考:一般財団法人日本CFO協会

テレワークを導入できない最大の要因として請求書や証憑などの紙の書類がデジタル化に対応できていないという回答が77%を占めています。

テレワーク時の出社した割合のグラフ

出典:一般財団法人日本CFO協会

結果、テレワークを実施している期間でも、出社の必要が発生しています。このことから、日本はテレワークや新しい生活様式が推奨されながらも、紙媒体での保管や資料閲覧のためオフィスへ出社しなければいけない現状です。こうした課題解決のためには社内システムの導入など経理・財務業務のペーパーレスへの対応を進めることが重要になります。 

ペーパーレスのメリット

紙を使わずに様々な資料や書類をデータとして共有・管理するペーパーレス化は、企業において多くのメリットがあります。ここではペーパーレス化に取り組むことでもたらすメリットを紹介します。

1コスト削減につながる

ペーパーレスに取り組むことの大きなメリットとして挙げられるのは、コピー用紙や印刷代のコストを削減できることです。加えて、紙代のコストを削減できるだけではなく、プリンター・シュレダーのメンテナンス代や電気代を節約できます。

他にも、契約書を電子化することによって、収入印紙を必要としないので大幅なコスト削減につながります。

2スペース確保が可能

紙の資料は、印刷にかかるコストではなく資料を保管するための場所やコストもかかります。

資料を保管するための場所の確保のほか、キャビネットやラック、ファイルなどの備品も必要となる場合があり、保管する資料の数が増えれば増えるほど、費用負担も大きくなります。

ペーパーレスを進めることで必要最低限のスペースで保管できます。

3業務効率が向上

資料を紙媒体で管理している場合、過去の資料を探すのに時間を費やしてしまい、業務に遅れが生じ業務効率が低下してしまう可能性があります。

もし、資料がデータ化されていれば検索性が向上し素早く必要としている資料を見つけ出すことができ、効率よく業務を進めることができるでしょう。さらに、従業員はオフィスにいなくても簡単にサーバーにアクセスして、いつでも資料を共有・確認できるようになれば、テレワークにおいてもわざわざオフィスに出社せずに業務を進めることが可能となります。

4情報管理がしやすくなる

紙媒体の書類を保管する場合は保管庫に入出の制限をかけて管理する必要があります。また、紙自体の劣化や破損で書類そのものを失ってしまい、復元が困難になる恐れもあります。

一方、データ化された資料などは劣化することがなく、端末が故障してしまっても、バックアップをしておけばデータを復元できます。また、アクセス管理も閲覧制限を簡単にかけられるため容易に情報管理が可能となります。

5BCP対策にもつながる

ペーパーレスは情報管理がしやすくなると同時に、BCP対策にもつながります。

火災や震災などの災害に巻き込まれ書類を失ってしまった場合でも、データとして残っているので復元が可能です。また、情報管理の面だけでなく、出社・外出に身の危険を伴うなか、資料閲覧や上司の承認をもらうために出社する必要がなくなります。データで管理していれば、自宅でも場所に制限されず閲覧・承認が可能となります。

ほぼすべての書類は電子化できる!

会議資料やチラシなどは比較的ペーパーレス化を進めやすいでしょう。しかし、取引先との契約書や決算書、領収書などの重要書類はペーパーレス化に取り組むことはできるでしょうか?

結論は、ほぼすべての書類は電子化できるようになっています。

しかし、紙であってもデータであっても契約書や重要書類の保管の期間は法律で定められています。会社法に絡んだ書類なら10年、法人税法に絡んだ書類なら7年など長期間の保管が必要です。

書類をデータとして保存する方法は大きく二つの方法があります。

  • 作成の最初の記録段階から一貫してPCで作成した書類を保存する「電子データ保存」
  • 紙の書類をスキャナ(デジカメ・スマホ可)で読み取り電子化して保存する「スキャナ保存(紙をスキャンした上でのデータ保存)」

国税関係帳簿書類の電子保存は「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」の3種別でそれぞれ制定されいます。電子保存とスキャナ保存で保存できる書類は下記の通りになります。

種別

文書

電子保存

スキャナ保存



帳簿

総勘定元帳

仕訳帳

現金出納帳

売掛金・買掛金元帳固定資産台帳

売上・仕入帳 等









決算関係書類

棚卸表

貸借対照表

損益計算書

その他決算に関して作成した書類








その他の証憑類

契約書や領収書

上記の写し 等



見積書

請求書

注文書

契約の申込書

納品書

検収書 等





参考:電子帳簿保存法とは?~保存できる書類と手続き方法~

上記のように、どの書類も「電子保存」は認められているが、「スキャナ保存」ができるのは契約書・領収書・請求書などの証憑書類に限ります。さらにスキャナ保存には改ざんを防ぐために、タイムスタンプの付与が必要になります。

データ化して保存でできる書類は上記のようになりますが、データ化して保存するためにはまず、電子帳簿保存法という法律の適用を受ける必要があります。適用を受けるには、データ保存する3か月前に税務署長による承認が必要です。データ化する書類の承認を得るには下記の要件を満たすことが必要です。

電子帳簿保存法の適用を受けるための要件

真実性の確保

訂正・削除履歴の確保(帳簿) 施行規則第3条第1項第1号

  • 記録事項の訂正や削除をした場合、その事実・内容を確認できるようにすること
  • 国税関係書類の受領等からスキャナで読み取り可能となる前までの期間を経過した後に帳簿にかかる記録事項の入力を行った場合、その事実を確認できるようにすること

相互関連性の確保(帳簿)   施行規則第3条第1項第2号

  • 電子化した帳簿の記録と、その帳簿に関連のある他の帳簿の記録の関連性を確認できるようすること

関係書類等の備付け      施行規則第3条第1項第3号

  • 帳簿の記録の保存方法に併せて、システムの概要書・仕様書・操作説明書、事務処理マニュアルを備付すること

可視性の確保

見読可能性の確保       施行規則第3条第1項第4号

  • 帳簿の保存場所に、電子計算機、プログラム、プリンタおよび操作説明書を備え付けること
  • ディスプレイの画面および書面に、整然とした形式および明瞭な状態で、速やかに出力できるようにすること

検索機能の確保        施行規則第3条第1項第5号

  • 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目で検索ができるようにすること
  • 日付または金額の項目については、範囲を指定して条件検索ができるようにすること
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できるようにすること

参考:
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

ペーパーレスに取り組む手順

ペーパーレスに取り組もうとしても一気に行うと、過密なスケジュールでの電子化の作業で書類の紛失といったトラブルを招いたり、ITリテラシーの格差によって逆に業務効率の低下につながる恐れがあり失敗しがちです。そのため、ペーパーレス化を進める場合には徐々に導入を進め、ペーパーレスの意識を浸透させることが必要です。そしてもう一つ重要になるのは、目的・運用方法を明確にすることです。したがって、何を・何のために・どうやってペーパーレスを進めるかを決める必要があります。

下記では、社内にペーパーレスを浸透させる手順の1例を紹介します。

1会議からペーパーレス化に取り組む

経営会議や部門長会議など、幹部クラスの社員だけが集まる会議は、定期的に議論し会社の方針や重要な意思決定を行うため大量の資料が必要になります。幹部・経営陣が関わる業務からペーパーレス化に取り組むと、IT経営に前向きに取り組みやすくなり、他の業務のペーパーレス・IT化を進めやすくなり会社全体の意識改革を行うことができます。

2身の回りのものから社員一人一人が削減に努める。

従業員の身近なところから紙の必要性を無くしていく取り組みも必要です。ビジネスチャットツールを利用すれば書置きのメモや手紙をする必要がなくなり、さらに効率的に連絡をすることができます。また、会議では電子化された資料で共有するという仕組みが出来上がったとしても、紙に戻して確認したいという従業員がいればペーパーレスにはつながりません。したがって、従業員の身の回りのペーパーレス化を徹底させる必要があります。

3請求書や契約書の電子化に取り組む

請求書といった国税関係書類を、データで保管するためには、電子帳簿保存法の適応を受けなければいけません。書類をデータとして保存させるためには、保存したい書類を税務署長に3か月前に申請し承認を受ける必要があります。

詳しくは、国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請をご覧ください。

ペーパーレスの手助けとなるツールを紹介

さらに、ペーパーレスに取り組むためにはツールを利用しながら行うことが効率よく進められます。下記からは、ツールと一緒にペーパーレスに取り組む手順を紹介します。

電子決済システムの利用

稟議書などの社内の決裁関連の業務を行う場合は電子決済システムを利用すると効率的に稟議・申請業務を行うことができます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローのサイト画像

出典:ジョブカンワークフロー

特徴

  • 導入実績10,000社のある業界No.1の電子決済システム
  • 簡単な操作であらゆる申請書をクラウド管理が可能
  • スマホ対応
  • 契約の稟議申請から契約締結まで一気通貫して行うことができる

rakumo ワークフロー

rakumoワークフローのサイト画像

出典:rakumo ワークフロー

特徴 

  • G SuiteやSalesforceと連携
  • ワークフローであらゆる決裁のスピードアップが可能
  • 使いやすさで上場企業にも選ばれており、申請や承認を効率的に行うことが可能

Collaboflow

コラボフローのサイト画像

出典:Collaboflow

特徴

  • 導入か簡単で、今の運用を変えずにワークフローシステムを作成可能
  • APIや他サービスとの連携機能が充実
  • 属人化せず誰でも修正や変更が可能

電子帳票システム

請求書などの様々な帳票を管理するためには電子帳票システムを利用し管理すれば、安全に保管でき、オフィスのスペース確保に貢献できるでしょう。

FiBridgeⅡ

出典:FiBridgeⅡ

特徴

  • 電子帳票システム13年連続シェアNO.1のツール
  • 管理、安全面で、金融業のお客様に高い評価を獲得
  • 社内、グループ会社、取引先、海外拠点を含めたネットワークでの活用が可能

OCRデザイナー

出典:OCRデザイナー

特徴

  • 紙媒体をスキャンするだけで、編集可能な、テキストデータに(CSV)に変換可能
  • 過去のデータを打ち込む必要がなく、過去のデータもすべてデジタル化したい場合にお勧めするツール

ペーパーレス会議

会議などで利用される会議資料や参考資料を共有、ペーパーレスに取り組むにはペーパーレス会議システムの利用をお勧めします。

moreNOTE

出典:moreNOTE

特徴

  • moreNOTE簡単な操作で利用できるペーパーレスツール
  • セキュリティ機能も万全で、金融業界で高い評価を獲得
  • 対面でもオンラインでも会議を効率化し、議論を活性化
  • 紙にはできないアプローチでタブレットやPC環境から素早く資料にアクセスが可能

Handbook

出典:Handbook

特徴

  • Handbookは1,500件以上の導入実績をもつ、モバイル向けコンテンツ管理システム
  • 会議資料や営業資料、マニュアルや研修教材などの書類や嘉造・動画などクラウドで簡単に集中管理して、タブレットやスマホで活用可能

ペーパーレスの注意点と解決策

1すべてをペーパーレス化する必要はない

ペーパーレスを進めると、すべての資料や書類を電子化しなければいけないと勘違いすることがあります。実際はそうではありません。ペーパーレスは紙の利用・使用を大幅に減らすことです。すべてをデータ化するのではなく、不必要な資料は廃棄することも重要です。必要な資料と廃棄する資料を分けることが必要です。

2膨大な作業時間がかかる

ペーパーレスに移行するために、過去の膨大な資料をデータ化してしまう場合があります。

過去の資料をデータ化するには、かなりの作業時間が必要となり、他の業務に支障を受ける可能性があります。必要な資料と廃棄する資料で仕分けた後に、必要な資料の中で、電子化するものと電子化しないものに決めるとよいでしょう。

3情報管理を社内全体で再整備する必要がある

紙の書類をデータ化した場合、情報の管理が重要になります。

情報漏洩の8割は人が起こす管理ミスや操作ミスなどの人的ミスが原因と言われており、外部からの不正アクセスや攻撃は2割程度だと言われています。

参考:
情報漏洩、原因の約80%は内側にアリ

社内の情報漏洩を防ぐために、セキュリティーポリシーや社員教育を見直し、社員一人一人の情報管理の意識を高める必要があります。

不正アクセスの場合は多くのユーザーに使用されやすいパスワードをリスト化してログインを試みるパスワードリスト攻撃やソフトウェアにあるセキュリティ上の欠陥であるセキュリティーホールからの攻撃がよくあるケースです。未然に防ぐには、パスワードを複雑化したり、ソフトウェアの更新は適宜行うことが重要です。

また、テレワークなどが急増し各々のネット環境で働くことが増えています。この場合では、同じWi-fiやLANを利用している他者から不正アクセスを受ける可能性があります。不正アクセスに対処するためにセキュリティ対策ソフトを利用するとよいでしょう。

参考:不正アクセスのしおり

加えて、非常時の災害などが起こった際、サーバーに被害が及べばデータはすべて失われる可能性があります。災害が発生しない場合でも、システム障害など突然のトラブルが発生してしまえばデータが失われるかもしれません。

ここで大切なのは、データのバックアップを行うことです。例えば、データベースを二重にしたり、遠隔地にサーバールームを設置し、データの同期を適宜行うことが重要になります。

4取引先企業に左右される可能性がある

電子契約はすべての企業で導入されているわけではなく、紙の契約でしか契約しない企業もあります。そのため、電子契約を行う場合は、まず取引先に電子契約について理解をしてもらった上で使用の同意を得ることが必要不可欠です。

それでも、理解を得られない場合は、契約コストが削減できる旨を伝えることや、電子契約と紙契約で差を付けることなど電子契約への理解を得やすくする必要があります。

参考:電子契約利用を取引先に理解してもらうには?対応策と共に解説

ペーパーレスを行った事例

長野県長野市

長野市では、会議のために大量の資料が必要とされ、手間と費用を要する課題がありました。

この課題に対し、一部の会議において、ICTを活用してペーパーレス会議を導入し、省力化とコスト削減に取り組みました。結果、平成21年度に、ペーパーレス会議を78回開催し、目標だった12万枚削減を超え、14万枚の紙の使用を削減でき、印刷費用は約300万円削減できました。さらに、会議の準備時間が会議あたり約2時間の準備を必要と必要としていましたが、ペーパーレス会議導入後は、1/6の平均20分以内に準備ができるようになり、省力化を実現できました。

参考:
「10のワークプレイス改革の取組」

アサヒグループホールディングス株式会社

アサヒグループホールディング株式会社では、週1度行われる役員会議で、各部門が作った資料を事務局がまとめ、会議資料を作成し配布していました。

省資源化や情報漏洩低減の観点と、会議活性化・事務局負担軽減を図るためペーパーレス化に取り組み、ペーパーレス役員会議システムを導入しました。会議システムの活用により、会議の活性化に加え、年間約4万枚の紙削減、事務局の準備負担を約50%の軽減が実現されました。

参考:
アサヒグループホールディングス、NECのペーパーレス役員会議システムを導入

ユニリーバ・ジャパン株式会社

ユニリーバ・ジャパン株式会社は、新型コロナウイルス以前から「WAA(Work from anywhere and Anytime)」という働く場所や時間を自由に選べる新しい働き方を推進してきました。そうした中、新型コロナウイルスの影響で、働き方の多様化が予想されたため、100%電子契約化・電子サイン化へ移行を目指すことを決定しました。電子契約化・電子サイン化により、業務を効率が向上することや、保管スペースの削減や紛失リスクを回避することが可能であると見込んでいます。

参考:
ユニリーバ・ジャパンが100%ペーパーレスの実現へ、2021年3月までに電子契約化を推進

まとめ:社内制度の見直しから始めましょう!

電子帳簿保存法により、原本の保管が必要だった書類が、データ化して保存できるようになっています。2020年10月の税制改正では、キャッシュレス決済の経費精算において紙の領収書が不要になりました。今後も、重要書類のペーパーレス化は進んでいくことでしょう。

短時間でペーパーレスを実現するのは非現実的です。社内にペーパーレスを導入するためには、長期的な視点を持ち、書類の管理方法から、資料の共有方法などペーパーレスに対応するための制度やルールを再整備し、対策ツールの力を駆使することが鍵となるでしょう。

ペーパーレスを導入するればコスト面だけなく、生産性の向上、オフィスの効率化さらにはテレワークでも大きな効果を発揮し様々な課題の改善につながるでしょう。

「コスト削減、何からはじめよう...」そうお考えの企業担当者さまへ

オフィス費用や人件費、光熱費など、企業が日々営利活動をする中でかかってくる様々なコストを、テレワークの導入により削減できることをご存知でしたか。

テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことで、今多くの企業が導入を進めています。

コスト削減に課題を感じているならば、まずはテレワークの導入を検討すると良いでしょう。

導入をすることで以下のようなコスト削減を実現します。

  • 会議室のスペース確保などオフィスにかかるコストを削減できる
  • 感染症対策や自然災害などオフィスに出社が困難な状況でも、持続的に仕事ができる
  • 育児や介護などの理由で退職していた従業員が継続して働けるようになるなど、働き方の多様化を取り入れることで採用費の削減につながる

また、コスト削減以外にもテレワークの導入で業務の効率化や生産性の向上、ワークライフバランスの実現に寄与します。企業にとって多くのメリットがあるテレワーク。ぜひ導入の検討をしてみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

無料の資料ダウンロードはこちら

宮野丘基
著者情報宮野丘基

株式会社V-CUBE マーケティングコミュニケーショングループ