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2015年11月25日

利用シーン

チャットツールが変えるビジネスコミュニケーション

コミュニケーションツールとして今や多くの人々にSNSが普及しています。SNSはそもそもコンシューマ向けのものでしたが、その便利さからビジネスでのコミュニケーションにも活用の幅を広げています。今回はその中でも特に、ビジネスで利用が進んでいるチャットツールに注目しました。

若い世代を中心に、幅広い世代に浸透しつつあるチャットツール

昨今、スマートフォンの進化はめざましくビジネスの現場にもその普及が進んでいることはご存知の通りでしょう。その普及と足並みを揃えるように多くの人々が利用しているのがSNSツールです。その中でも、従来の携帯電話(フィーチャーフォン)と大きく差をつけて普及したのがチャットツール(インスタントメッセージ、メッセージングアプリと呼ぶこともある)です。総務省の調査によると、「チャット」の利用率は携帯電話の利用者が2.7%なのに対し、スマートフォンでは62.4%と大きく差をつけました(下グラフ参照)。

チャットツールは近年、世界中で普及が進んでいます。チャットツールでは、1対1〜多対多でのテキスト、画像、スタンプと呼ばれるイラストのメッセージなどを使った対話で手軽にコミュニケーションを行うことができます。その代表的な製品としては、すでに活用している方も多いかもしれませんが、LINE、WhatsApp、Viber、WeChatなどが挙げられます。

その年代別の利用率を見てみると、20代以下が約半数、30代が35.9%、40代が31.6%、50代が23.7%という状況です。この結果から言えることは、これからビジネスの中心になる若年層ほど、チャットツールを日常的に活用しているということ。こうした人々が慣れ親しんだツールがビジネスの現場にも普及が進むことは想像に難くありません。またさらに、業務上こうしたチャットツールを活用することが、人材難時代を迎えた今後、少ない労力で企業の業績を上げるツールとなる可能性もあります。

チャットツールがビジネスにもたらすメリットとは

さて、チャットツールの魅力といえば、メールと電話の中間のような立ち位置でコミュニケーションができること。ビジネスにおける従来のコミュニケーションは電話かメールが主流でしたが、電話は濃密な会話はできるというメリットがある反面、基本的に1対1での対話なので多人数での情報共有には一手間かかるというデメリットがあります。また、メールは考えをまとめて1つの文章でやり取りできる点や、その内容を同報すれば共有しやすい点、保存しやすい点などがメリットですが、即時的・双方向的なコミュニケーションには不向きというデメリットがあります。

これに対し、チャットツールは、テキスト情報で、即時性や双方向性に優れたコミュニケーションツールです。短い文章でテンポのよいやり取りが行えるのがメリットで、この特性はビジネス上のコミュニケーションにも適していると言えるでしょう。下記にチャットツールをビジネスで使うと、どのような効果が得られるのかをまとめました。

・営業部門での情報共有に
一文だけでも手軽に発言できて、それが失礼に当たらないのがチャットツールのよいところです。電話やメールで「わざわざ伝えるほどでも…」という内容でも、気軽に発言できます。例えば「今からA社に行ってきます。
程度の発言でもOKです。もしかすると「A社なら総務課長に面識があるので連絡を入れてみようか」というような役立つ情報が返ってくることや、ライトな対話の中から新たな気付きを得られることがあります。また、普段からチャットツールでコミュニケーションを取ることで、自然とチーム内の結束も高まることでしょう。

・プロジェクトチーム内のコミュニケーションに
部署間や拠点間をまたいだプロジェクトチームが発足した時のコミュニケーションにも有効です。電話では多人数で参加できませんし、メールだと煩雑でほかのメールに紛れたりもしがちです。チャットツールでグループを作ることは、テキスト限定ですが、常に会議スペースが用意されているようなものかもしれません。すばやい情報共有や、アイディア出しのようなシーンにも向いているでしょう。

・社内コミュニケーションの向上に
グループでのトークは、役職や年齢にとらわれない自由な空気をかもし出します。50代の管理職も、20代の新人も、1つのグループという場でやり取りでき、世代を超えたフラットなコミュニケーションが生まれます。誰もが同じ高さで遠慮なく会話できる、このような点もチャットツールならではのメリットです。

チャットツールをビジネスで使う上での「注意点」と「さらなる活用」

最後に、チャットツールをビジネスで使う上で、必ず知っておきたい注意点とさらなる活用法について触れておきましょう。過去の記事でも説明しましたが、「無償ツール」の利用には注意が必要です。昨今、無償のSNSツールやチャットツールのアカウント乗っ取り被害が続出しています。重大な情報漏えいを招かないためにも、無償ツールの利用は避けるべきでしょう。
※参考記事:企業に忍び寄るシャドーITのリスク

次に、ビジネス向けのチャットツールのさらなる活用法をご紹介します。チャットツールはあくまで多様なコミュニケーションツールの1つです。その目的は円滑なコミュニケーションですので、必要に応じてほかのコミュニケーションツールと連携できることが重要なのです。

例えば、「チャットで対話していたけれど、より詳細の打ち合わせをしたいのでWeb会議で対話したい」というグループの場合を見てみましょう。このグループでは、スマートフォン、タブレット、PCなどで、あるビジネス向けのチャットツールを利用しています。ちょっとした連絡や相談ごとにも向いていますし、ラリー形式でディスカッションも進みやすい点を評価しています。さらに、ユーザー権限の管理やログ管理など、セキュリティにも配慮されています。

とはいえ、チャットのコミュニケーションでは限界があることも。その時には、「もう少し内容をWeb会議でディスカッションしようか」と、同チャットツールと連携しているWeb会議サービスを簡単な操作で接続。シームレスに連携することで、チャットでの議論の“温度”を損なうことなく、Web会議をスタートすることができます。

このように、ツール同士がシームレスに連携していることで、よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。利便性とセキュリティ、双方の要件を満たすには、やはり企業としてビジネス向けの専用チャットツールを導入するのがベストな選択かもしれません。

※上記のビジネス向けチャットツールは「V-CUBE Gate」の場合を例に紹介しています。
 ビジネス向けチャットツール「V-CUBE Gate」については下記をご覧ください。
 >セキュリティ対策は万全ですか?企業が安心して導入できるチャットツール「V-CUBE Gate」
  http://jp.vcube.com/service/gate/

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