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Web会議システムとは?今さら聞けない仕組みや注意点を徹底解説

Web会議システムとは?今さら聞けない仕組みや注意点を徹底解説

今や多くの企業が導入している「Web会議システム」。パソコンやタブレット・スマートフォン端末を使用して、映像で遠隔にいる相手とコミュニケーションを取ることができます。

しかし、一言でWeb会議システムと言っても、通信方法や接続型、運用タイプなどによって様々な違いがあります。

導入に失敗しないためには、Web会議システムの特徴をしっかりと理解した上で、自社のニーズに合ったサービスを選ぶ必要があります。

Web会議システムとは?今さら聞けない7つの基本

Web会議システムとは、パソコンやモバイル、タブレットなどの端末を使用して、インターネット上で音声や映像のやり取りを行うツールです。

端末に取り付けられたカメラやマイクの映像・音声を、インターネットを使ってサーバ上にのシステムに送り込むことで、遠隔地にいる相手に情報が共有され、リアルタイムさながらの通信ができる仕組みとなっています。

インターネットに接続できる環境があれば、時間や場所を問わず会議に参加できるため、商談や面接といった広い範囲のビジネスシーンで使用されるようになってきています。

Web会議システムが注目を浴びている背景とは?

近年、Web会議システムが注目を集めるようになった背景には、主に3つの理由あります。

1. 労働人口の減少対策が急務

大きな社会的背景としてまず無視できないのが、「労働人口の減少」です。労働人口(15〜64歳の就労希望者)の減少によって、どの企業でも優秀な人材の不足を嘆く状態が続いています。

一方で、在宅ワークなど新しい働き方の広がりによって、これまでの日本社会であれば会社を辞めるか休職するかの選択肢しかなかった、結婚や妊娠、育児や介護といったライフイベント迎えた人でも、働き続けることが可能となりました。

インターネット技術の後押しもあり、「仕事さえしてくれれば、従業員の働く場所は問わない」と考える経営者が増えてきたことで、Web会議システムの導入が進んだと考えられます。

2. 通勤に対するコストやデメリットの見直し

オフィスで働くことと、Web会議システムを使って働くことの違いは、移動が伴うか否かです。総務省が平成28年に発表した「社会生活基本調査ー生活時間に関するー」によると、日本人の平日の平均通勤時間は、往復で約119分(通学時間も含む)となっており、通勤に伴うストレスや体力の問題は無視できません。

Web会議を導入すれば、出社・退社の時間や、打ち合わせにかかる移動時間、またその分の交通費を削減することができます。今までは移動にあてていた時間で、業務を進めることができれば、企業としての生産性向上も期待できるでしょう。

3. 国全体でICT環境が整ってきた

インターネット(もしくはICT技術)の発展も、Web会議システムの普及に大きく関わっています。

テレビ会議システムやWeb会議システムなどのツールが一般利用されるようになったことで、従来よりも高性能なサービスを、低価格で利用できるようになってきました。実際に、SkypeやWherebyなどの無料Web会議システムが、ビジネスの現場で活用されていることも珍しくありません。

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テレビ会議との違いは?

テレビ会議とWeb会議は、どちらも遠隔コミュニケーションを行うためのテレワークツールです。しかし、規模感や利用場所、必要なデバイスなどが異なります。

Web会議|普段使用しているパソコンやスマートフォンで手軽に会議に参加できる

Web会議とは、テレビ会議と同様に、映像(ビデオ)と音声を送信することで遠方の相手とのコミュニケーションを可能にするツールです。Skype、Whereby、zoomなどの無料版と、V-CUBE ミーティングなどの有料版のサービスがあります。

その最大の特徴は、手持ちのパソコンやスマートフォンで、いつでもどこでも会話に参加することができること。1対1や、社内会議や採用面接といった少人数の打ち合わせには最適でしょう。

利用シーンとしては、下記のようなものが考えられます。

  • 移動中の打ち合わせ(社内確認)
  • 上司や部下との1 on 1
  • 採用面接
  • 取引先とのミーティング

一方で、ファイルサイズの大きな画像を共有できなかったり、複数拠点での通信には弱いといったデメリットもあります。

テレビ会議|会議室に据え置き型の専用機材を用いて高画質・高音質の会議を実現できる

テレビ会議は専用機器・専用回線を利用するため、より高画質でクリアな音声・映像をリアルタイムで配信することにより、遠く離れていてもまるで一つの同じ部屋にいるかのような臨場感を出すことができます。

一方で、利用場所が会議室など、専用機材(スピーカー、マイク、リモコンなど)の置いてある場所に限定されてしまうため、移動中に気軽に使うことはできません。

利用シーンとしては、以下のようなものが考えられます。

  • 会議
  • 社員研修
  • 表彰式・周年記念式などの社内イベント
  • 国際会議・フォーラムなどの社外イベント(海外拠点含む)
  • 現場(建設現場、病院、コンサート会場など)の状況共有

このように、Web会議とテレビ会議では、そもそも利用目的が異なることがわかります。

スマートフォンやモバイル端末からいつでも会議を行える手軽さが、テレビ会議システムにはない、Web会議システムの魅力と言うことができるでしょう。

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テレビ会議とWeb会議のより詳細な違いや活用事例については、「テレビ会議とは? Web会議との違いやよくある疑問を徹底解説」でお伝えしています。ぜひ合わせてご覧ください。

接続形態は?(オンプレミス型 vs クラウド型)

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Web会議システムは、パソコンもしくはモバイル端末やタブレットなど、インターネットに接続可能なデバイスから、情報を蓄積するサーバーへアクセスすることで、情報のやり取りを行なっています。

接続形態としては、サーバーを自社内と自社外のどちらに置いておくかによって、サービス提供元が管理するサーバーへアクセスする「クラウド型」と、自社のネットワーク内に設定したサーバーへアクセスする「オンプレミス型」の2種類に分かれます。

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「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いについて

無料版と有料版は何が違うの?

Web会議システムには、無料版と有料版があり、主にサポートの種類や使い勝手が異なります。

 

無料版

有料版

利用ニーズ

  • 多拠点の利用ではなく、1対1のコミュニケーションにだけ利用したい
  • とにかくお金をかけたくない
  • 遠隔会議の環境を導入していない相手とも会議を行いたい
  • サポートが充実しているサービスを選びたい
  • 使いやすさや安全性は確保しつつ、コストは抑えたい

想定利用人数

1 対 1〜少人数

〜十数名程度

コスト

安全性

サポート体制

時間制限あり、もしくは日本語対応NGの場合がある

24時間対応・日本語OKな場合がほとんど

多拠点の利用ではなく、1対1のコミュニケーションにだけ利用したいケースや、とにかくお金をかけたくない場合は、無料版のWeb会議システムが適しているでしょう。

対して、セキュリティ面で不安を抱えたくない人や、遠隔会議の環境を導入していない相手とも会議を行いたい人、またサポートが充実しているサービスを選びたいといった場合には、有料版のWeb会議システムをおすすめします。

導入予算はどのくらい?

無料版のWeb会議ツールであれば、導入予算はかかりません。無料である分、通信速度や参加人数に上限があったり、セキュリティレベルが低いといった欠点もあるので注意しましょう。

有料版の場合は、サービスにより導入費用が異なります。例えば5,000社以上の導入実績を誇るWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」なら、1人あたり月々2,000円から導入することができます。

ライセンスのタイプ「ポート制」と 「ID制」の違いは?

ライセンスとは、Web会議に接続する拠点数を指します。

例えば東京本社の会議室で、3人が一つのデバイスから会議に参加している場合は、1ライセンスの計算となります。

一般的なWeb会議システムでは、この同時接続する最大拠点数分の契約がタイプ毎に異なります。

ポート制

 
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ポート制は、同時接続数によるライセンス体系です。参加人数は関係なく、同じタイミングで繋ぐ端末数(パソコン、スマートフォン、タブレット、テレビ会議端末からの接続)でライセンス数が決まります。

ID制

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ID制は、個人IDによるライセンス体系です。会議主催者がIDを契約することにより、IDに紐づく個人のWeb会議室が付与され、会議主催者が招待URLを送ることによって利用が可能となります。

例えば、社員AがWeb会議に参加するためのURLを発行し、それを50人に配ったとしましょう。この場合のライセンスのカウントは「1」になります。会議に何人参加していようとも、会議のオーナー権限がある個人のみがライセンス対象となるからです。

少人数や小規模でのWeb会議システムの利用を検討している場合や、外出の多い営業職など、一部の社員のみで利用をするケースにおすすめです。

セキュリティ対策はどうなっているの?

Web会議システムには、ネットワークを通じて手軽に会議が行えるメリットがある一方で、セキュリティ対策がしっかりしていないと、ネットワーク上での情報漏えいやウイルス感染といった問題が生じるリスクと背中合わせでもあります。

そのためWeb会議システムは、カメラやマイクから取り込んだ音声・映像の会議データを暗号化させ、通信帯域を圧迫しないように圧縮した状態にして、送受信する仕組みが備わっています。

自社でWeb会議システムの導入を検討する際は、下記のポイントが備わっているか必ずチェックしましょう。

なお、基本的にはシステム側だけではなく、使用端末自体のセキュリティを担保することが運用の前提となります。社員それぞれが持ち歩くデバイスに、セキュリティソフトのダウンロードやウイルス対策を施すよう、社内で管理を徹底しましょう。

絶対に漏えいしてはならない機密事項を扱うのであれば、そもそもインターネットを介すWeb会議そのものの利用を諦めた方が懸命かもしれません。

Web会議システムの導入ステップ

それではWeb会議システムの仕組みがわかったところで、自社で導入するまでのSTEPについて確認していきましょう。

導入を検討される方は、ぜひ参考にしてみてください。

STEP1:自社ニーズを洗い出す

まずは、自社のニーズを整理しましょう。自社において本当にWeb会議システムが必要なのか、また必要だとすれば、無料版か有料版含めどういったサービスが必須となるのかを判断する基準となります。

何の職種が、どのシチュエーションで、何のデバイスから、何人体制で、どの頻度で使うのか、自社にとってのマストポイントを確認していきましょう。

例えば営業職であれば、下記のようなニーズが考えられます。

 ①移動が多いため会議場所を固定しない方が良い
 ②個人にIDを割振れた方が良い
 ③資料共有機能が必須

また外資系企業に在籍中である在宅勤務のデザイナーの場合は、ニーズが変わってきます。

 ①全画面共有機能が必須
 ②デザインの細かい部分を確認するため解像度が高い方が望ましい
 ③海外アウトソース先とのやり取りが多いのでグローバル対応が良い

このように、どの部署の誰がいつWeb会議システムを使うのかを確認し、必要だと思われる具体的な機能やサービスを特定しましょう。

STEP2:必要なツールを確認する

Web会議システム自体の契約以外に、必要なものがあるか確認しましょう。

大人数でのWeb会議が見込まれる場合は、全員分の声を滞りなく収集するためのマイクやスピーカーが別途必要となるかもしれません。

また、社外の公共スペースでのWeb会議が想定される場合は、PCの覗き見防止シートやイヤフォンなどの備品が求められることもあるでしょう。

STEP3:見積もりを取る

自社にとっての条件や必要なツールが明確になり、有料版が望ましいとの判断が下された場合は、ここで相見積もりをとっていきます。

既存の会議頻度・大きさや今後の事業計画から、利用人数(ID拠点数)と月あたりの総利用時間を想定して算出してもらいましょう。おおよそ3年以上のスパンで考えることをおすすめします。

また、初期費用が安くても運用費が高くなる可能性があるので注意しましょう。

STEP4:社内での告知・運用マニュアル作成

最後に、社内へWeb会議システム導入の告知をし、運用マニュアルを作成しましょう。

Web会議システムは、導入したら終わりではなく、その後の正しい運用が極めて重要となります。そのために、企業担当者が注意しておくべき点もあります。

注意点①:セキュリティ問題

Web会議システム導入によるセキュリティ対策は念入りに行いましょう。対策は、企業機密情報の漏えいやウイルス感染といった、ネット上の問題だけに留まりません。公共の場で会議に参加するときは、フリーWi-Fiの不安定性や、覗き見のリスクも考えておく必要があります。

可能であれば、社外からWeb会議に参加する必要のある社員には、持ち運べるWi-Fiルーターや、使用デバイスに装着できる覗き見防止シートの使用を徹底すると良いでしょう。

注意点②:評価方法

次に注意すべきが、社外でリモートワークする社員の評価です。

オフィスで作業をしていれば、アウトプットや社内コミュニケーションが比較的明確にわかっても、一旦社外に出てしまうと、その様子を全て把握するのは困難です。

そこで、勤怠管理システムなどを併用することで、社員の稼働タイミングや進捗を可視化しておく工夫も必要です。

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以上が、Web会議システム導入の基本的なステップとなりますが、正しい運用のためには、PDCAサイクルを回し続け、適宜調整を怠らないようにしましょう。

ビジネスシーンでのWeb会議システム活用シーン

それでは最後に、実際にテレビ会議システムが導入されているビジネスシーンをご紹介します。

一口に「テレビ会議システム」といっても、その導入目的や使い道は非常に多様であることがわかると思います。

ぜひ、自社の参考にしてみてください。

全国47都道府県に拠点拡大で採用も急ピッチに 採用から人材育成までWeb会議をフル活用|株式会社あしたのチーム様

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出典:あしたのチーム

人事評価のためのクラウドサービスを提供する人事コンサルティング企業、株式会社あしたのチームは、Web面接を活用した地方の人材採用に積極的に取り組んでいます。

同社のクラウドサービスは、人事を専任とした部門を持たない中小企業でのニーズが高く、そうした企業は地方に拠点を構えていることが多いという特徴がありました。そこで、よりきめ細かなサービス提供を行うため、2014年から急ピッチで拠点展開を始め、2018年には全47都道府県での開設を果たしました。

そこで同社に求められたのが、スピーディーな人材確保です。

従来のように対面での面接が継続されていたならば、1日の就業時間(8時間)内で実施できる面接数は限られてしまいます。しかしWeb会議システムの導入によって、多い時には、なんと1日12名もの応募者(各30分)との面接が行われたそうです。

時間やコストを可能な限り削減できるWeb面接システムだからこそ、数多くの採用面接を滞りなく進めることができた好例と言えるでしょう。

今では、社歴の浅い社員に対し、上長が遠隔で“営業同行”を行う目的でも使用されているそうです。

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“働き方改革をリードする企業”でWeb会議が浸透|株式会社ワーク・ライフバランス様

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出典:ワーク・ライフバランス株式会社

「仕事」(Work)と「家庭」(Life)の両立を体現するワークスタイルの実現のために、コンサルティングやセミナーなどを幅広く手掛けているワーク・ライフバランス社。

同社では、自らの業務を改革するために、遠隔コミュニケーションツールとしてWeb会議システムを導入しました。

例えば同社が企画・運営しているコンサルタント養成講座は、以前は東京の会場を手配し、コンサルタント2名が出向いて行っていました。会場費やコンサルタントの交通費、準備にかかる工数なども考慮しつつ、最小開催は5名といった小規模に止まっていましたが、当時から「地方でも開催してほしい」という声は多数あったと言います。

そこで、養成講座にWeb会議を導入。実地の本会場と地方会場を結ぶことで、同時に4会場での開催実績があり、同じ回に参加できる受講生は3倍に増加しました。また、養成講座のアドバンス編ではV-CUBE セミナーを用いた1対多数での講座も実施しています。

▼事例詳細
“働き方改革をリードする企業”でWeb会議が浸透 コンサルタント養成講座や育休女性向けセミナーなど活用の幅が拡大中|株式会社ワーク・ライフバランス様

3つのキャンパスをつないだ遠隔授業を毎週開催 教授会や判定会議でも活用し移動時間やコストを削減|日本経済大学 様

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出典:日本経済大学

日本経済大学は、福岡キャンパス・東京渋谷キャンパス・神戸三宮キャンパスと3つのキャンパスを有する私立大学です。

また上記3キャンパスのほか、運営母体となる都築学園グループに属する大学、専門学校、高校などの姉妹校を多数有するため、教育の充実のための遠隔授業を開催し、キャンパス・学生間のコミュニケーション活性化やインターラクティブな授業を実現しています。

以前は、東京を主拠点とする教職員の福岡・神戸でへの長距離の移動が負担となっていましたが、Web会議システムの導入がなされたことで、コスト削減だけでなく、教授不在による休講も大幅に減るといった効果も得られました。

▼事例詳細
3つのキャンパスをつないだ遠隔授業を毎週開催 教授会や判定会議でも活用し移動時間やコストを削減

まとめ|自社に合ったWeb会議システムで快適なワークライフを

Web会議システムの基本機能を確認しましたが、Web会議システムの製品・サービスによっては、ニーズに合わせて特徴的な機能を提供しています。

システム選定の際には、利用シーンに合わせて個別の機能の有無が重要な選定ポイントになるでしょう。

また運用の際には、しっかりとセキュリティ対策を行うことも重要です。

本記事が自社のWeb会議システム選びに、少しでもお役に立てましたら幸いです。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

企業の課題解決に、まずはテレワーク導入の一手を

企業の課題解決に「やることはたくさんあるけど何から手をつければ良いかが分からない・・・」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。

そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことですが、テレワークの導入で、

  •  災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
  •  通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
  •  介護や育児の選択肢も増えるので、社員を持続的に雇用でき、優秀な働き手の採用・確保が可能になる
  •  プライベートが充実し、労働力意欲の向上、仕事への満足度が上がる

といったメリットがあります。

本当に自社でテレワークを導入すべきかどうかを判断するためにも、 「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」を読んでみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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