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「テレワークを導入したいけど、どのように従業員の管理を行えばいいのだろうか。」

そんな企業経営者や人事担当の方も多いのではないでしょうか。働き方改革の一環で中小企業も対応が迫られているテレワークの導入。オフィスにいない従業員を管理するには、どのようにすればいいのでしょうか。

働き方改革推進によりテレワーク導入の実態

そもそもテレワークとはどのような働き方を意味するのでしょうか。ここではテレワークの定義から、推進されている背景、企業におけるテレワークの実態などを見ていきましょう。

テレワークとはどのような働き方か

厚生労働省の資料によれば、テレワークとは「インターネットなどのICTを活用した場所にとらわれない柔軟な働き方で、勤務場所から離れて、自宅などで仕事をする働き方」と定義しています。具体的には在宅勤務、外出時のモバイルワーク、通常の勤務先ではないサテライトオフィスなどの勤務を想定しています。

 

在宅勤務であれば、小さな子どもの面倒や高齢の親の介護などをしながら自宅で業務が可能。企業によっては勤務時間帯をフレキシブルに変え、日によっては半日在宅・半日出社という働き方も可能になります。

 

テレワークの区分

 

(画像引用元:厚生労働省 テレワーク導入のための労務管理等Q&A集より引用)

 

また、モバイルワークであれば外出の移動中など隙間時間を活用して効率的に仕事を進めることができます。交通機関、喫茶店、出張先のホテルなどあらゆる場所でインターネットをつないでメールの返信や資料の作成が可能になるのです。

 

さらに、近年では通常社員が出社するオフィス以外にサテライトオフィスを設ける企業も増えています。従業員によっては出社の負担が軽減され、生産性がの向上が期待できます。

 

テレワークは場所や時間にとらわれない自由な働き方を実現し、企業経営者と従業員双方にメリットをもたらす可能性があるのです。従業員は働きやすい環境に身を置いて、より自律的に育児や介護と両立しながら仕事ができますし、経営者にとっては働きやすい環境を整えることで優秀な人材を獲得できるという利点があります。

テレワークが推進される背景

テレワークが脚光を浴びたのは、「働き方改革」の実行が挙げられるでしょう。政府の肝いりで進められている働き方改革ですが、中小企業でも2020年4月以降に対応が求められています。

 

働き方改革の実行計画では主に9つの項目が挙げられています。その中で「同一賃金同一労働」、「長時間労働の是正」などと併せて目玉として掲げられているのが「柔軟な働き方」の実現です。

 

柔軟な働き方の中にはメディアでも話題に挙がった「副業、兼業の推進」と並び「雇用型テレワークのガイドライン刷新と支援導入」が設定されています。これがテレワークが注目されるようになった最も大きな出来事の一つと言っても良いでしょう。

 

また近年はITの進化に伴い、テレワークしやすい環境が整いつつあります。モバイルPCが安価になり、「SaaS」と呼ばれる新たなソフトウェアの提供形態が誕生したことによりインターネットに繋げばいつでもどこでも業務用ソフトウェアが使用可能に。このようなテクノロジーの進化も見逃せない点です。

テレワーク推進の実態

それでは、テレワークは実施にどのくらい導入されているのでしょうか。

 

人材採用サービスを手がけるエン・ジャパン株式会社は従業員数300名未満の企業491社に対してテレワークに関するアンケートを実施しました。

 

その結果、テレワーク導入企業は全体のわずか14%にとどまっていることが明らかになりました。2年前より6ポイント上昇しているとはいえ、中小企業においてはまだまだ浸透しているとは言い難い数値です。

 

テレワークの実態調査_1

 

 (画像引用元:エン・ジャパン 中小企業の「テレワーク」実態調査より引用)

 

それでは、なぜ中小企業においてテレワークが導入されないのでしょうか。調査(複数回答可)によると、その理由のトップ3は「テレワークに適した業務がない(48%)」、「企業規模が小さい(36%)」、「必要性を感じない(34%)」などが挙げられます。

 

テレワークの実態調査_2

 (画像引用元:エン・ジャパン 中小企業の「テレワーク」実態調査より引用

 

中小企業にとってテレワークはハードルが高い。そんな実態が浮き彫りになってきます。

なぜテレワーク管理が進まないのか

テレワークの導入が叫ばれながら進まない、その理由については前章の最後で取り上げましたが、もう少し根本的な理由があるのではないでしょうか。特に、テレワークを導入しない理由として「企業規模」や「必要性」を挙げた企業は、その可能性が高いと考えられます。

 

そこで、この章ではテレワーク管理が進まない要因について、職場の現状を踏まえて考察していきます。

職場にいないため、その場で管理ができない

まず考えられるのが、マネージャーが従業員を自分の目の前で管理できないことです。実際、先ほど紹介したアンケート結果でも28%の企業が「勤怠管理・業績評価が難しいから」を理由に挙げています。

 

業務の様子を目の前で見れないため、効率的に仕事ができていないのではないか、もしくは所定労働時間を大幅に超えて働いてしまっているのではないかと不安がつきまといます。特に、後者については働き方改革の「長時間労働の是正」にも抵触するためナーバスになりやすいです。

 

また、あまりに姿が見えないと「あの従業員はサボっているのではないか」と疑念が湧いてくることもあるでしょう。根底には上司・部下の信頼関係の問題になりますが、このような懸念もテレワークが進まない要因の一つになっていると考えられます。

コミュニケーションが取りづらい

 

PC

 

(画像引用元:PAKUTASO

 

職場に同僚がいないデメリットとして「コミュニケーション」の問題があります。共に職場にいれば、すぐに話しかけてコミュニケーションが取れますが、テレワークだとこうはいきません。すぐに聞きたいことがある、頼みたいことがあるけどその場にいない。これは慣れないともどかしいものです。

 

確かに同じ時間、同じ場を共有して話をした方が効率的なこともあります。会議などはできるだけ顔を突き合わせてやった方が議論も進むでしょう。

 

一方で、同じ職場にいないと進められない仕事がどれだけあるでしょうか。業種にもよりますが、実はあまり多くないのが実態だったりもします。それならば、テレワークを導入して仕事の自由度を高めるのも一つと言えるかもしれません。

働いている時間で評価できない

企業にとって従業員の業績評価は必要不可欠です。営業など成果が明確になる職種であれば、売り上げなどに応じて給与を査定できます。しかし、主にバックオフィス系の業務になるとどうなるでしょうか。やはり「どれだけの時間働いたか」という指標で評価せざるを得ないのが実情かもしれません。

 

そうなるとテレワークの導入には躊躇してしまうケースもあるでしょう。先ほどもお伝えした通り、テレワークだと、従業員が会社に出社してタイムカードを押すわけではないため、働いた時間を正確に捉えづらくなってしまいます。働いている時間で従業員を評価する企業は、テレワークを導入したらどのように評価していいのか途方に暮れてしまうわけです。

 

テレワークを導入するということは、時間ではなく、業務の内容やクオリティで評価する必要があります。この発想の転換ができるかがテレワーク推進の鍵になるのではないでしょうか。

成功するテレワーク導入までの流れ

それでは、実際にテレワークを推進するにはどうすれば良いのでしょうか。テレワークは闇雲に進めようとしてはいけません。きちんと段階を踏んで導入すべきなのです。ここでは、テレワークを円滑に導入する3ステップをお伝えしましょう。

Step1 テレワーク導入の目的を明確化


テレワーク導入の目的

 

(画像引用元:厚生労働省 テレワーク導入のための労務管理等Q&A集より引用)

 

そもそも、なぜテレワークを導入したいのでしょうか。まずはここから考えるのがスタートです。もちろん働き方改革の存在は大きいですが、法律だからと考えるのではなく、自社にとってどのようなメリットがあるのか実情に照らし合わせながら検討しましょう。

 

厚生労働省の資料によれば、テレワークを導入するメリットとして働き方改革以外に4つの目的を挙げています。

 

1, 生産性向上

より作業に集中できる環境に身を置き、知的生産性の向上を実現するためにリモートワーク導入するのは手段の一つとして有効でしょう。職場だと急な会議や仕事の依頼で業務に集中できないことがあります。そのような状況を防ぐため、締め切り間近の作家のように社外に出て集中できる環境を用意するのは、生産性向上を目指す企業にとって有効な方法ではないでしょうか。

 

2, 人材の確保・育成

妊娠、子育て、親の介護など様々なライフイベントに遭遇する従業員が少しでも働きやすくなるようにテレワークを導入すれば、人材の確保にもつながるでしょう。また、働く場所を選べるようにすることで、従業員が日々の仕事をどう取り組むか自律的に考えるようになる副次的効果も期待できます。

 

3, 事業継続

もし業務が職場でしかできない場合、地震などの災害やインフルエンザの集団感染時に事業が行えなくなるリスクがあります。このような事態を避けられるよう、職場外でも業務ができるテレワークの導入がリスク回避につながる可能性もあるのです。

 

4, コストダウン

テレワークが推進されることで、ペーパーレス化が進みます。これにより紙の印刷が極力不要になり、コスト削減が期待できます。またフリーアドレスを導入することで、月々発生するオフィスコストを抑えられる可能性もあります。

Step2 社内で合意形成を取る

テレワーク導入の目的が定まったところで、次に求められるのがテレワーク導入に向けての「合意形成」です。就業規則などにも大きく関わってくるテレワークの推進は社内のコンセンサスをしっかり取らなければ機能しません。そのためにもトップから現場の社員までテレワークに対する認識を一致させる必要があります。

 

テレワークのような会社の働き方を根本から見直す改革は、トップダウンによる導入が望ましいです。現場のマネージャーなどから反発が起きた時、トップの断固たる決意があると推進しやすくなります。経営層と従業員の間で丁寧なコミュニケーションが求められるのはもちろんですが、最終的に会社を動かすのはトップの意志です。

 

仮に現場からテレワーク導入の要望が上がってきた場合も、最終的には経営層がそれをどう受け取るかにかかっています。昨今の働き方改革の流れを踏まえればテレワークの導入はある意味既定路線のように感じますが、現場から経営層にそれ以外の目的も丁寧に説明しGoサインをもらう。このステップはしっかり踏んでおきたいところです。

 

また、企業によっては労働組合との交渉も求められるでしょう。テレワークの導入には、労働組合がない企業は労働者を代表する社員との合意が必要ですが、労働組合がある場合は労働組合との合意が必須です。テレワークが従業員にとってどのようなメリットを生むのか、より丁寧な説明が求められます。

Step3 テレワークに関する基本方針・ルールを定める

テレワークを運用するための「ルール作り」も欠かせません。従業員が裁量を持って働けるようテレワークを導入するとはいえ、最低限のルールは設けるべきでしょう。

 

まず導入にあたっては「スモールスタート」で進めるのが望ましいです。特に初めてテレワークを導入する企業は、いきなり全社で進めようとすると大混乱に陥る可能性も否めません。そうならないためにも、部署や効果検証に協力してくれる従業員を募って開始しましょう。

 

テレワークではオフィスにいてFace to Faceで常にコミュニケーションが取れるわけではありません。そのため、ChatworkSlackなどチャットアプリを用いたコミュニケーションにも慣れる必要があります。

 

Web会議も有効な手段ですが、直接顔を合わせた方が効果的になる場合もあります。毎週行う週次の会議は極力オフィスに出社して参加するなどルールを設けるとテレワークの運用がスムーズになります。

 

テレワークに関する研修も事前に行う必要があるでしょう。特に社外で業務をする際に、PCの紛失や覗き見防止フィルターを使用して情報漏洩のリスクを防ぐようセキュリティ対策を周知徹底させる必要があります。またテレワークではまた仕事の進め方や報告・連絡などルール化して業務を円滑に回すためのルールも研修などで伝えたいところです。

テレワークにも労働基準法は適用される

テレワーク時においても労働基準法は適用されます。テレワークを導入する企業は、労働条件の明示、労働時間の把握はもちろん従業員の業績評価見直し、在宅勤務・モバイルワーク時の通信費の費用負担なども就業規則を規定する必要があります。

 

「テレワーク時の労働時間をどうすればいいのか」と思う経営者の方もいらっしゃるでしょう。ただ近年はスケジューラーや在席管理ソフトなどツールが充実しています。これらのツールを導入して労働管理を進めるのがベターでしょう。

まとめ

ここまでテレワークの定義から推進を阻む課題、そしてテレワーク導入までのフローをご紹介しました。特にテレワーク導入でキーポイントになるのが、テレワークの目的です。ただ働き方改革の一環だからというのは簡単ですが、社内でコンセンサスを取ることでテレワークがより効果的な働き方になり、管理も円滑に進むでしょう。テレワーク導入時の参考になれば幸いです。

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