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2019年4月より順次施行されている働き方改革関連法案。今日まで当たり前とされてきた働き方が見直され、新しいワークスタイルも注目され始めています。

 

その中でも、労働時間法制の見直しに伴い、オフィスに行かなくても仕事をすることができる「テレワーク」という労働形態に注目が集まっています。

 

労働生産性向上や採用力強化といった面が強調されがちなテレワークですが、一方で、これまでの組織管理方法では対応し辛いという側面もあります。特に、従業員の勤務状況を遠隔で管理するためには、オフィスでのそれと比較して考えなければならないポイントがいくつかあります。

 

そこで今回の記事では、テレワークで従業員の労務状況を管理する上で知っておきたいメリットや、導入におけるポイントなどを解説します。

働き方改革で推進される「テレワーク」

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まず、一般的なテレワークの言葉の定義について紹介します。

 

日本テレワーク協会によれば、テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことである、とされています。

 

テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(住宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス)の3つに分類されます。

在宅勤務

自宅にいながら、会社(オフィス)とはパソコンやスマートフォン、電話、FAXなどで連絡を取る働き方です。

モバイルワーク

顧客先や移動中に、パソコンやスマートフォンなどを使って働く働き方です。

施設利用型テレワーク(サテライトオフィス)

勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを活用した働き方のことです。都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置きます。レンタルオフィス施設を利用する場合もあります。

 

上記らのような働き方を必要としているのは、例えば、妊娠や育児・介護などの理由、身体障害、あるいはケガにより一定期間・恒常的に通勤が困難だとされる人たちです。また、企画職や営業職など内勤・外勤の職種にとってもテレワークは有効です。

テレワークが推進される背景

冒頭でも述べたように、テレワークという言葉が脚光を浴びたのは、働き方改革に関する法案が可決・施行されてからでしょう。

 

働き方改革の実行計画には9つの項目が挙げられており、「同一賃金同一労働」や「長時間労働の是正」などと併せて掲げられているのが、「柔軟な働き方」です。

 

柔軟な働き方の中には、「副業・兼業の推進」と並び、「雇用型テレワークのガイドライン刷新と支援導入」が設定されています。

 

また2019年4月より、労働時間法制が大きく見直され、従業員の勤怠管理について以下の3つが義務化されることとなりました。

 

・使用者(または労働時間管理を行う人)が、直接始業時刻・終業時刻を管理する

・タイムカードによる記録やPCなどの使用時間の記録など、客観的な記録とする

・労働時間の記録は3年間保存する

 

加えて近年はインターネットサービスの進化に伴い、テレワークが行いやすい環境が整ってきています。インターネット上(クラウド上)にアクセスすれば、いつでもどこでも仕事ができるようになりました。

 

こうした要因により、テレワークに対する注目度が上がってきました。

テレワークにおける勤怠管理の難しさ

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前述のとおり、テレワークは新しい働き方として導入・検討する企業も増えてきていますが、一方で、従業員の労務管理を行う難しさもあります。

 

エン・ジャパン株式会社が運営する人事向け総合情報サイト『人事のミカタ』のアンケート調査によると、従業員300名未満の中小企業でのテレワーク導入率は、2019年で14%でした。2年前の調査と比較して6ポイント上昇しているとは言え、中小企業においてはまだ浸透しているとは言い難い状況です。

 

また、テレワーク導入をためらう理由として、「テレワークに適した業務がない(48%)」、「企業規模が小さい(36%)」、「必要性を感じない(34%)」などが挙げられます。

 

なぜテレワーク導入が進まないのか。ここでは、その理由について解説します。

職場にいないため、管理が難しい

まず考えられる要因として考えられるのが、マネージャーが従業員を遠隔で管理しなければいけない点です。実際、先ほど紹介したアンケート結果でも28%の企業が、「勤怠管理・業績評価が難しいから」を理由に挙げています。

 

テレワーク中は部下の仕事の様子を目視することができないため、効率的に業務が行われていないのではないか、もしくは所定労働時間を大幅に超えて働いてしまっているのではないか、といった不安が管理者に付きまといます。特に後者については、働き方改革の「長時間労働の是正」の項目にも抵触するため、ナーバスになりがちです。

 

また、姿が見えていないと、「あの従業員はサボっているのではないか」と疑念が湧いてくることもあるでしょう。

 

テレワークという働き方を支える根底には、上司と部下の信頼関係がキモになりますが、このような懸念もテレワーク導入が進まない要因の一つであると考えられます。

コミュニケーションが取りづらい

テレワークでは、コミュニケーションにおける物理上の距離の問題もあります。職場に同僚がいないデメリットとして、「コミュニケーションが取りづらい」と思われています。すぐに聞きたいことがある、頼みたいことがあるがその場にいない、などです。

 

確かに同じ時間、同じ場所で前提条件を共有してプロジェクトを進めたほうが効率的な場合もあります。特に会議などはできるだけ膝を突き合わせて行なったほうが、議論も活発になるかもしれません。

 

ですが、上記条件でなければ全ての仕事ができない、ということは無いはず。実際には、丁寧な説明をしてお互いの認識齟齬を無くす努力をすれば、多くの業務は遠隔にいても成り立つものも多いです。

 

もちろん業種や職種にも左右されますが、テレワークを試験的に導入してみるのも、生産性向上のための一手かもしれません。

働いている時間で評価できない

企業において従業員の働きを公平に評価する仕組みは、必要不可欠です。営業職など、明確に成果が可視化される職種ならば、数字に応じて給与を査定することができます。ですが、バックオフィス系の職種では、目に見える成果が分かりづらいので、「どれだけの時間働いたか」という指標で評価せざるを得ない場面もあります。

 

そうなった場合、テレワークの導入に躊躇してしまう企業もいるでしょう。先ほどもお伝えした通り、テレワークでは、従業員がオフィスに出社してタイムカードを押して記録が残るわけではないので、純粋に働いた時間を算出しづらいという特徴があります。

 

そのためテレワークを導入するということは、時間ではなく、業務内容や仕事のクオリティで評価を行う必要があるということです。

 

この発想の転換ができるか否かが、テレワーク推進のカギとなるのではないでしょうか。

テレワーク導入のメリット

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そもそもなぜ、テレワークを導入するのでしょうか。まずは、ここから考える必要があります。

 

もちろん、働き方改革の存在は大きいでしょう。しかし、法律で決まっているからやる、というスタンスではなく、自社にとってどのようなメリットがあるのか実情に照らし合わせながら検討していくことも大切です。

 

厚生労働省の「テレワーク導入のための労務管理等Q&A集」によれば、テレワークを導入するメリット・目的として、以下の4つを挙げています。

1:労働生産性向上

テレワークは、生産性向上に役立ちます。オフィスの場合、急な会議や仕事の依頼、ちょっとした声かけなどで目の前の業務に100%集中できない、というシチュエーションが多々あります。

 

そのような状況を防ぐため、その人にとって最も集中できる環境に身を置くことで、労働生産性の向上が期待できます。

2:人材の確保・育成

妊娠や子育て、親の介護など様々なライフイベントに遭遇し通勤困難な従業員が、働きやすくなるようなテレワーク制度を導入することができれば、人材の確保に繋がるでしょう。

 

また、働く場所を自由に選べるようにすることで、従業員が日々の仕事をどのように取り組むべきかを、自律的に考えるようになる副次的効果も期待できます。

 

さらに本社オフィスから離れた場所で働けるということは、地方の優秀な人材にもアプローチできる可能性も秘めています。これは、親の介護で地元に帰らざるを得なくなった従業員などのフォローにも活用可能です。

3:事業継続性を確保

ご存知の通り、日本は災害大国です。地震などの災害により交通インフラが停止した場合、通常ならば、従業員は出勤することができません。

 

ですが、テレワークを導入していれば、そのような状況においても遠隔で仕事ができる上、従業員の安全を第一に確認・確保することができます。

4:コストダウン

テレワークが推進されることで、社内でペーパーレス化が進みます。これにより紙の印刷が必要なくなり、コスト削減が可能です。

 

また、サテライトオフィスも導入できれば、月々発生するオフィスコストを抑えられる可能性もあります。

テレワーク導入で押さえるべきポイント

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情報共有・コミュニケーションの仕組みを整備する

テレワーカーには、オフィスワーカーと協力しながら業務を遂行できる環境が必要です。そこで鍵となるのが、「情報共有」と「コミュニケーション」の仕組みです。いつでも、どこにいても、迅速に必要な情報にアクセスできる基盤と、オフィス勤務と変わらずにコミュニケーションを図れる手段を整備しましょう。

導入したツールを適切に、かつ最大限活用できるようにする

情報共有やコミュニケーションに必要なツールを単に導入するだけではなく、それらの活用を促進していくことも必要です。研修などを行わなくても、誰もが必要なときに直感的に使えるツールを選ぶことも大切です。

 

併せて、どのツールをどのような用途で使うのかといったルールを決めておくと良いでしょう。最近では、チャット機能を持つクラウドストレージや、ファイル共有機能を持つテレビ会議など、多機能化したビジネスツールが多くなっています。そのため、利用者が戸惑わず情報共有やコミュニケーションが図れるよう一定のルールが必要になります。

人事労務制度を整備する

新たな働き方に合わせて、社内の人事労務制度を整備しましょう。

 

並行して、オフィスワーカーとテレワーカーを平等に評価できる制度であるか確認しましょう。各人の目標を具体的な数値として明確にし、目標達成の状況や成果を評価できる仕組みが必要になります。

 

一方で、テレワーカーを適切に評価できるように管理者を教育しましょう。具体的な数値にもとづく目標の設定を手助けしつつ、自宅やシェアオフィスなどで勤務する部下を客観的に評価できるようにしていかなければなりません。

テレワークの勤怠管理にはクラウドツール活用が最適

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これまで述べてきたように、テレワークにおいては、管理者は遠隔で従業員の勤怠を管理・監督しなければいけません。そして、もちろんオフィスと異なる場所で働いているため、目で働いてる状況を確認することはできません。

 

そこで必須となるのが、クラウドの勤怠管理ツールの存在です。

 

ツールを活用できれば、従業員の長時間労働や、労働時間を把握を正確に行うことが可能です。

勤怠管理ツール導入のポイント

テレワークでクラウドの勤怠管理ツールを使う場合に、気をつけておきたいポイントを紹介します。

勤務時間の記録ができること

まず最低限必要な機能として、従業員の勤務時間(始業時刻・終業時刻・休憩)を正確に記録できる機能が必要です。

 

テレワーク導入企業によってルールは異なりますが、フレックス勤務への対応や、業務の中断・中抜けによるカウントについても考慮する必要があります。

作業状況が記録できること

ツールには、遠隔で働いている従業員の作業状況が分かる機能があるものもあります。(作業中のPCをスクリーンショットで撮れるなど)

 

また、営業職には、GPS機能を使っていつどこに立ち寄ったのかを把握できるツールもあります。

給与システムと連携していること

せっかくツールを導入しても、その記録が給与システムと連携していなければ、余計なコストが掛かってしまいます。なので、テレワークで使う勤怠管理システムを導入する際は、自社で使っている給与システムと連携可能なものを選ぶと良いでしょう。

テレワークの勤怠管理おすすめツール3選

最後に、テレワークにおすすめの勤怠管理ツールを3つ紹介します。

ジョブカン勤怠管理/株式会社Donuts

 

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導入形態:クラウド

利用料金:初期費用0円、月額216円〜人

無料トライアル:あり

サポートエリア:サポート窓口あり

おすすめポイント

・豊富な打刻方法で自動集計。給与計算ソフトとの連携も容易

・業界、業種問わず利用可能

・出勤管理のみならず、シフト、休暇申請、工数管理も可能

勤怠システム「jinjer勤怠」/株式会社ネオキャリア

 

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導入形態:クラウド

利用料金:初期費用0円、月額300円〜人

無料トライアル:あり

サポートエリア:全国

おすすめポイント

・充実サポート

・業界最高水準の機能を実装

・勤怠管理データからエンゲージメントを人工知能(AI)が分析

「TeamSpirit」/株式会社チームスピリット

 

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導入形態:クラウド

利用料金:初期費用15万円、月額3万円(50ID 600円/ID)〜

無料トライアル:あり

サポートエリア:全国

おすすめポイント

・在宅勤務など多様なワークスタイルに対応

・Salesforce上で利用可能

・従業員の勤怠状況を見える化。長時間残業も素早く察知

まとめ:テレワークにも労働基準法は適用される

テレワーク時においても労働基準法は適用されます。

 

テレワークを導入する企業は、労働条件の明示、労働時間の把握はもちろん従業員の業績評価見直し、在宅勤務・モバイルワーク時の通信費の費用負担なども就業規則を規定する必要があります。

 

「テレワーク時の労働時間をどうすればいいのか」と思う経営者の方もいらっしゃるでしょう。その時は、今回紹介したようなクラウド上で活用可能な勤怠管理ツールを導入して、円滑な働き方の管理を進めましょう。

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