オンライン商談ツールはなぜ必要？ZoomやTeamsとの機能の違いや使い分け方法を徹底解説

#営業

2020.12.23

一口に営業活動と言っても、商談機会の創出を担うインサイドセールスや、実際の案件受注に繋げるフィールドセールス、契約継続や追加受注を獲得するルートセールスなど様々なシチュエーションがあります。

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、実際に訪問せずオンライン上で商談を行うWeb商談が広がる中、営業活動の中でもそれぞれのフェーズに合わせたツールを活用することが重要になってきています。本記事では、オンライン商談をより効果的・効率的に行うためのオンライン商談ツールの使い分けについて徹底解説します。

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オンライン商談ツールの種類

汎用Web会議ツール

ZoomやMicrosoftTeamsに代表されるような、同時双方向性のWeb会議ツール。同時に接続できる人数が多く、資料共有なども双方向に行うことができるため、大学の授業や大人数での会議などに適しています。

商談特化ツール

少人数でのオンライン商談に特化した機能をもつ。汎用Web会議ツールよりも開始までのプロセスが簡単であるため、商談前・後の幅広いシーンで使用しやすい設計になっています。汎用Web会議ツールがインターネット回線を使って音声や画像を共有するのに対し、商談特化ツールは電話と組み合わせて利用するため、通信トラブルにも強いという特徴があります。

商談特化ツールを導入する企業の特徴

2020年はテレワークの広がりを受け、Zoomなどの汎用Web会議ツールの認知度が高まり、導入を始めた企業が多く見られました。しかし、それらの汎用Web会議ツールだけでなく、商談に特化したWeb会議ツールを導入している企業にはどのような特徴があるのでしょうか？

【特徴①】Web会議ツールを打ち合わせに使っているが、招待などのセッティングが面倒なので商談特化ツールを検討したい。

【特徴②】Web会議ツールは導入済みだが、営業強化の視点で商談特化ツールを検討したい。

【特徴③】全国規模の営業なのにお客さまのところへ長期間行けておらず、現在電話営業だけの状態になっていて不便・不安。

このように、商談特化ツールを検討する企業は汎用Web会議ツールに加えて導入する傾向があることがわかります。なぜなら、汎用Web会議ツールを実際の営業活動に組み込むにはセッティングの問題や通信障害など、様々な課題が見られるからです。また電話のみの遠隔営業では顧客との関係性が薄れてしまうと心配している企業も多いようです。商談特化ツールでは、そのようなオンライン営業や電話営業におけるデメリットを解決する機能を備えているため、営業フェーズに合わせて商談特化ツールを導入する企業が増えています。

汎用Web会議ツールと商談特化ツールの比較

この章では、実際に汎用Web会議ツールと商談特化ツールでどのような機能の違いがあるのか、また営業活動における用途別の使い分けについて説明します。

機能比較

招待方法
汎用Web会議ツール	▲URLが長く、事前にメール等での共有が必要。
商談特化ツール	◎URLが短く、口頭での伝達が可能。電話中に招待できる。
～ポイント～汎用Web会議ツールでは主にURLをクリックしてオンライン上の会議室に入室します。PCやスマートフォンからのアクセスを前提としているので、事前にアプリのダウンロードやメールでのURLの共有が必要な場合が多く、セッティングに時間がかかります。その一方で、商談特化ツールでは口頭での招待を前提としているため、アプリのダウンロードやメールでのURLの共有も必要ありません。そのため、先方のメールアドレスを知らなくとも、PCが目の前にあれば、電話でのアポどり中に資料共有などを開始することが可能になります。

音声の共有
汎用Web会議ツール	〇インターネット回線を使用し、PC上で音声共有。
商談特化ツール	◎電話回線で音声の共有ができる。音声トラブルが少ない。
～ポイント～汎用Web会議ツールの場合、音声はインターネット回線を通じて共有されます。そのため、通信障害による音声トラブルが発生すれば商談が止まってしまう恐れがあります。一方で商談特化ツールでは、音声は電話回線を使用したまま、資料共有だけをオンライン上で行うので、音声が乱れにくくスムーズな商談に繋がりやすい特徴があります。

共有資料設定
汎用Web会議ツール	◎双方向での資料共有可能。商談開始後の使用を想定。
商談特化ツール	〇一方的に資料共有可能。商談前からも使用できるよう設定。
～ポイント～汎用Web会議ツールの場合、資料共有は双方向で行うことができます。つまり、会議に参加している人全員に資料の共有権が付与されています。しかし、商談特化ツールの場合は、資料はホスト側（営業側）が顧客に対して一方的に共有できる設定になっています。これはアポどりや問い合わせなど、商談前後でも素早く資料を共有できるように設定されているからです。

入室可能人数
汎用Web会議ツール	◎大人数での会議に適す。50~100人規模。
商談特化ツール	〇1対1や少人数での商談に適する。
～ポイント～汎用Web会議ツールは大人数での会議に適しているため、Zoomであれば一度に100人ほどが入室可能になります。しかし商談の場面、特にアポどりや初期の商談では少人数でのWeb会議が多いため、商談特化ツールでは1対1、もしくは3~4名での利用を想定した設定になっています。

このように商談特化ツールは汎用Web会議ツールに比べて、簡単な接続方法・無駄のないシンプルな設計に長けています。

用途比較

STEP1: インサイドセールス
汎用Web会議ツール	▲アプリのインストールなど双方に事前準備が必要。
商談特化ツール	◎事前準備不要・アクセス簡単。
～ポイント～インサイドセールスは商談の機会創出のためにとても重要なフェーズです。お客様とのファーストコンタクトやアポどりの際に、いかに先方に負担をかけずより詳しい説明を行えるかがキーポイントとなるこのフェーズで、商談特化ツールは強みを発揮します。

STEP2: フィールドセールス
汎用Web会議ツール	◎大人数での商談に強い。 ▲Web会議ツールの操作にサポートが必要な場合あり。
商談特化ツール	◎音声トラブルが起きにくい。 ▲少人数に特化しているため、大人数での商談には適さない。
～ポイント～実際の案件受注に繋がるフィールドセールスの段階では、商談の段階や、参加する人の人数によってオンライン商談ツールを使い分ける必要があります。プレゼンターが多数いる場合、または双方向で資料を共有したい場合には汎用Web会議ツールを、1対1や少人数での商談で、よりクリアな音声を維持したい場合は商談特化ツールを使うなど、それぞれの機能と用途によって適切なツールを選びましょう。

STEP3: フォロー・カスタマーセールス
汎用Web会議ツール	▲電話の続きですぐに切り替えしにくい。 ▲双方に事前準備が必要。
商談特化ツール	◎電話をしながら簡単に資料共有できる。 ◎遠方のお客様とも顔を見ながら情報共有ができる。
～ポイント～案件受注後のフォローの満足度は、契約継続や追加受注に繋がる重要なポイントとなります。お客様からの電話での問い合わせにも、資料と顔を見せながら説明できれば納得度や安心感はかなり変わってきます。商談成立だけでなく、商談後のアフターフォローにも簡単・シンプルにアクセスできる商談特化ツールの強みが活かされます。

オンライン商談のデメリットは商談特化型ツールで解決！

営業、特にフィールドセールスと言えば訪問営業が主流でした。しかし、新型コロナウイルスの影響でオンライン商談が広がり、移動時間が削減されるなどのメリットはありながらも、実際の商談ではまだまだ不安な部分が残っている企業も多いのではないでしょうか。この章では、オンライン商談のデメリットや不安を商談特化ツールでどう解決できるのかを紹介します！

オンライン商談の課題と解決策

電話対応時のヒアリング情報の欠如は、資料共有で解決！

電話営業でよくある課題はヒアリング情報の欠如です。営業にとってもお客様にとっても重要な情報は事前に聞き逃したくないと思いながらも、会話の流れで重要な部分を聞き逃してしまうなんてことも少なくありません。また、声だけのやり取りだと、自社商品の説明から商談のアポ取り、商談後のフローなど膨大な情報量を整理して伝えることが難しく、またお客様の理解度も下がってしまいます。

しかし、商談特化ツールを使えば電話中でも簡単に資料共有を開始することができます。画面上にヒアリングシートを共有することで営業は情報を漏れなく確認でき、お客様側も質問の流れが分かるのでスムーズに話が進みます。また、商談後のフローも資料を使って説明できるので、視覚的に情報を伝達することができ、お客様の理解度や納得度も上がります。

電話と併用・インストール不要でトラブルにも強い！

オンライン商談で最も不安なのが通信障害によるシステムトラブルではないでしょうか。商談中に画面がフリーズする、音声が途切れるなど商談が継続不可能になってしまった場合、重要な商談を取り逃がしてしまう可能性もあります。また先方がセキュリティーの問題でアプリをダウンロードできないといった場合、商談の機会そのものを設けることが難しくなります。

商談特化ツールの場合、音声は電話のまま、資料共有はインターネットを使うため通信障害の影響を受けにくい設定になっています。またブラウザに短いURLを入力して検索するだけで資料共有ができるため、事前にアプリインストールの手間もなく、セキュリティ問題もありません。

遠隔営業でも顔が見えて安心！

アポイントの調整時、また架電の際に音声だけで会話をしていると、お客様に営業の印象を残すことは難しくなります。アメリカの心理学者アルバート・メラビアンが提唱した“メラビアンの法則”によると、人の第一印象の55%は見た目で決まると言われています。つまり、アポ取りや初回商談の際に相手に顔を見せて視覚的に認知してもらうことが信頼感や安心感を与えるためにも重要になります。

商談特化ツールを使えば、電話対応の流れから簡単に画面共有ができるため、その都度資料とともに顔を見てお客様のお問い合わせに答えることができます。また電話で話が盛り上がった、先方が検討を急いでいるなど、商談のチャンスにもスピーディに対応できるだけでなく、顔を見せることによって安心感の獲得にも繋がります。

まとめ

本記事ではオンライン商談ツールの中でも特に汎用Web会議ツールと商談特化ツールの機能の違いや営業フェーズに合わせた使い分けについて解説してきました。コロナ渦で訪問しての営業が制限される中、遠隔でもいかにお客様のお問い合わせにスピーディーに対応できるか、また納得感と安心感を与えられるかが商談成功の鍵となっています。汎用Web会議ツールではオンライン商談に限界を感じている方、またコロナ渦でも営業の成績を維持・向上させたい方は是非オンライン商談特化ツールの導入を検討してみてください。

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