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近年は、都市部の企業でも遠隔での会議やミーティング、取引先との打ち合わせなどにWeb会議システムやテレビ会議システムが気軽に利用されるようになってきました。通信回線が高速化しストレスフリーにつながるようになったことや、無料、低価格で高機能なWeb・テレビ会議システムが登場していることが背景にあるようです。

 

遠隔会議が行えるようになると、さまざまなメリットがあります。2017年の労働政策研究・研修機構の調査によるとすでにテレビ会議(Web会議、音声会議含む)を導入している企業は48.6%であり、導入企業の多くが「移動時間の短縮・効率化」「交通費の減少」「業務の効率化・生産性向上」などにつながったと回答しています。

 

why-tele-work(参照元:「イノベーションへの対応状況調査」「イノベーションへの対応に向けた働き方のあり方等に関する調査」

 

働き方改革が推進されるなか、業務効率化の効果が目に見えるツールとしてWeb・テレビ会議システムが評価されていることがわかります。本記事では企業の遠隔会議におすすめのWeb・テレビ会議システムをご紹介します。

Web会議とテレビ会議システムの違いとは?

Web会議システム、テレビ会議システムといっても両者の違いがよくわからない方も多いと思います。実際、近年は両システムともかなり進化し似たような機能が多くなっています。また、サイトによって2つのシステムの定義が異なることもあり混同されがちです。

 

ここでは、Web会議システムとテレビ会議システムの一般的な特長をご紹介します。

 

Web会議システムとは

Web会議システムとは、Skypeに代表されるようにインターネット回線を通じて遠隔会議を行えるクラウド型のシステムのことを指します。パソコン、タブレット、スマートフォンなどの端末にWeb会議システムをインストールすると遠隔地にいる人と対面で会議が行えます。無料のWeb会議システムは1対1の面談のみ可能なものが多いのですが、有料版になると大人数でWeb会議を行うことができます。

 

社外からも会議に参加できるため、外出中の社員や在宅ワーカーとのミーティング、Web面接、取引先との打ち合わせなど幅広いシーンで活用されています。

 

Web会議システムは以前はテレビ会議システムよりも通信が安定していないことがデメリットとして指摘されていましたが、近年はブロードバンド環境が全国的に整ってきたためストレスを感じず使用できるようになっています。

 

テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、専用回線と専用機材を使って遠隔会議を行うシステムです。テレビ会議システムを行うためには事前に会議室などにカメラ、マイク、スピーカーなどの専用機材を設置する工事が必要であり、ここが手軽に始められるWeb会議システムと異なる点です。

 

一般にテレビ会議システムは専用機材を設置した会議室などで行いますが、小規模な会議であれば可動式モニタラックなどでシステム1式を移動させ場所を変えて会議を行うことも可能です。また、近年は少数ですがモバイル対応可能なテレビ会議システムも登場しています。

  

テレビ会議システムは映像がクリアで通信が安定しているところにメリットがあります。 

そのため、一般的な会議はもちろん国際拠点間の遠隔会議、遠隔で大人数に行う社員研修、遠隔からの医療など、企業や団体の重要な会議や用途に特に適していると言えるでしょう。

Web会議とテレビ会議システムのよくある利用方法

ここでは、Web会議システムとテレビ会議システムの一般的な活用事例をご紹介します。

 

社会福祉法人正勇会 - テレビ会議で拠点会議や研修を行い年間数百万円のコスト削減

特別養護老人ホームや保育園など国内に10カ所の拠点を持つ社会福祉法人正勇会では、理事長をはじめとする幹部職員が毎日のように各拠点の会議や研修に参加していたため人件費、交通費の増加や管理職が本来の仕事に時間が割けないことが課題となっていました。

 

そこでテレビ会議システムを全拠点に導入し、同じ内容の会議や研修はテレビ会議システムで全施設同時に行うようにしたところ、大幅に業務を効率化でき大きな成果を得られました。

テレビ会議システム導入効果:

  • 幹部職員の移動時間が不要になり、本来の業務に集中可能に
  • 年間で数百万円単位の交通費・人件費コストが削減

 

ママグロースハッカーズ - 在宅ワーカーの活用にWeb会議システムが貢献

デジタルハリウッドSTUDIO福岡、リクルートジョブズ、Kaizen Platformの3社が運営している子育てママを支援する「ママグロースハッカーズ」では、全員が在宅ワーカーのためWeb会議システムを導入してコミュニケーションに活用しています。 

 

メンバー全員が子育て中のママで時間に制約があるもののWeb会議システムを活用したミーティングや教えあいなどで在宅ワーカーの業務効率向上やスキル向上につながっています。

Web会議システム導入の成果:

  • デザインなどを画面共有しながら打ち合わせできるため業務効率がUP
  • 在宅ワーカー同士がわからないことを教えあいスタッフのスキルアップにつながる
  • 子どもの病気など急な予定変更の際もWeb会議録画機能を活用し情報共有化が万全に

 

株式会社宮崎銀行 - テレビ会議システムとWeb会議システムを使い分け社内研修を効率化

宮崎銀行では国内本支店73拠点、出張所23拠に対して毎月のように10カ所の会場で新商品に関する勉強会を開催していましたが、低コストのテレビ会議システムと高品質のWeb会議システムを同時に導入し遠隔による研修スタイルに切り替えました。大規模な拠点の研修にはテレビ会議システム、遠方の拠点の研修にはWeb会議システムと使い分けることで、大幅に業務効率が改善しています。

Web会議システム・テレビ会議システム導入の効果:

  • 会議参加者の交通費や宿泊費などのコストが大幅に削減
  • 研修担当者が研修の日程や開催時間の調整を格段にしやすくなり負担が軽減
  •  

JALエンジニアリング株式会社 - 国内海外の拠点間遠隔会議にテレビ会議システム、エリア間ミーティングにWeb会議システムを導入

日本航空の航空機整備を担当するJALエンジニアリングでは、毎朝、国内・海外15拠点がテレビ会議システムを活用して会議を行っています。国際間接続用の独自ネットワーク網による安定した通信環境で行うテレビ会議であるため、映像や音声が途切れることもなく、日々の重要案件についての会議もスムーズに行われています。

 

また、エリア間の遠隔会議用にWeb会議システムを導入したことにより、航空機に急なメンテナンスの必要が生じた際にセンターと現場の情報共有がスピーディになり、導入以前よりも速く確実に処置ができるようになりました。

テレビ会議システム導入の効果:

  • 海外との会議も映像や音声の途切れがなくストレスフリーに
  • 会議室の奥の参加者の顔まではっきり映る高品質な映像で臨場感ある会議が実施可能に

Web会議システム導入の効果:

  • 整備現場にある合計1000台以上のタブレット、スマートフォンから必要な映像を即共有可能に
  • 緊急メンテナンスの際はセンターのスタッフが映像を見ながらリアルタイムで現場に指示可能に

Web会議・テレビ会議システムの比較

テレビ会議システムとWeb会議システムにはそれぞれ長所があります。システム提供会社のプランによって機能や価格もさまざまですが、ここではWeb会議システムとテレビ会議システムを比較したときの大きな違いを解説します。

 

導入のしやすさ比較

Web会議システムとテレビ会議システムを比較すると、導入のしやすさという点ではWeb会議システムのほうが圧倒的に簡単です。パソコンなどにインストールするだけでスタートでき、テレビ会議システムのように専用機材の設置の必要もなく、価格も安価だからです。

 

Web会議システムの導入:

  • 導入前の工事不要。パソコンやタブレットなどにWeb会議システムをインストールするのみ
  • 初期費用も不要なシステムが多い(必要な場合も低コスト)
  • クラウドシステムが多いためランニングコストも低価格

 

※端末に内蔵カメラやマイクがない場合や、大人数が一つの端末の周りに集まって行う会議の場合はカメラやマイクの準備が必要です。

 

テレビ会議システムの導入:

  • 事前に各拠点の会議室などに専用機材を設置するなどの導入工事が必要
  • 専用機材の購入費用など初期のコストが高額
  • 機材の保守費用がかかるためランニングコストもWeb会議システムより高め

 

参加可能人数比較

テレビ会議システムは通信環境がWeb会議システムよりも安定しているため本来は大人数が参加する会議に特に適しています。しかし、テレビ会議システムは専用機材を置いてある会議室などで開くことが多いため、会議への参加人数は会議室の大きさによって左右されます。Web会議システムは少人数~千人単位の会議参加までさまざまなサービスがあります。

 

テレビ会議システムの参加人数:

  • 参加人数=テレビ会議システム専用機を置いてある会議室に収容できる人数

 

Web会議システムの参加人数:

  • 無料Web会議システムは1対1ミーティング対応のみの場合が多い
  • 有料版Web会議システムはプランにより少人数~3000人までと参加可能人数はさまざま
  •  

遠隔で行う会議も、1対1のミーティングから、1対大人数、大人数対大人数の会議などいろいろなパターンがあります。自社の会議の規模に合わせてWeb・テレビ会議システムを選ぶとよいでしょう。

 

セキュリティ面の比較             

セキリュティ面を比較すると、テレビ会議システムのほうがWeb会議システムより安全だと言えます。テレビ会議システムで使用される通信回線は事業者によって異なり、インターネット回線を使う場合もあれば、各キャリアのIP-VPN網などを使う場合がありますが、専用回線を使うためWeb会議システムよりさらにセキュリティが担保されています。

 

ただし、近年はWeb会議システムでも音声や映像なども含め通信が暗号化され、参加者にランダムにパスワードや暗証番号を発行するなどセキュアな環境で行える会議システムが増えつつあります。

 

重大な機密情報を扱う会議であればテレビ会議システムが適していると言えますが、一般的な業務について打ち合わせる会議の場合は、セキリュティが堅牢なWeb会議システムでも十分対応可能だと言えるでしょう。

Web・テレビ会議システム選択のポイントは?

企業が遠隔会議をスムーズに行うためには、セキリュティが堅牢で音声や映像がクリアで途切れず、サポートシステムがしっかりしたWeb・テレビ会議システムを選ぶことが基本です。遠隔会議に同時に参加する人数、初期投資額、ランニングコスト、現在使用中のシステムと連携可能かなども考慮し、自社の遠隔会議の目的にマッチするシステムを選ぶとよいでしょう。

 

  • 映像や音声がクリア
  • セキュリティが堅牢
  • サポートシステムが24時間365日対応
  • 自社の会議参加人数に対応可能
  • 導入済会議システムと接続がスムーズ

遠隔地とのやりとりにオススメなWeb・テレビ会議システム5選

海外や国内で人気の5種類のWeb会議システム、テレビ会議システムをご紹介します。

 

Zoom(ズーム)

 

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商品名:Zoom(Web会議システム)

提供元: Zoom Video Communications, Inc.

価格帯:無料版と有料版があります。

  • プロ(小規模チーム向け):$14.99/月/ホスト
  • ビジネス(中小企業向け):$19.99/月/ホスト
  • 企業(大企業向け):$19.99/月/ホスト

 

機能:同時接続可能拠点数100~1000/動画・音声録画機能/ホワイトボード/参加者グループ分け機能他
導入事例:Uber、Slack、トレンドマイクロなどの有名企業をはじめ世界75万社以上の導入実績あり

特長・利用シーン:さまざまなプランがあるため規模を問わず多くの企業において活用されています。

  • 無料版、小規模チーム用、中小企業向け、大企業向けのプランあり
  • プランにより100~1000人まで会議参加可能
  • 簡単なミーティング、多拠点同時開催の会議、1対多人数でのコミュニケーション可能
  • ゲスト以外はアカウント不要。招待メールをクリックするだけで参加可能
  • 世界屈指のコンサルタント会社Gartnerより2018 MagicQuadrant会議ソリューション部門レポートでLeader'sQuadrantの評価

 

Bluejeans

 

bluejeans

商品名:BlueJeans(Web会議システム)

提供元:Blue Jeans Network, Inc.

価格帯

  • ME(個人、スモールビジネス向け): A$16/98host/月
  • MY TEAM(中規模の企業やチーム向け): A$22.49 host/月
  • MY COMPANY(企業向けソリューション):オープン価格

※1A$=約75円(2019.7時点)

 

機能:同時接続可能拠点数100/会議予約機能/チャット機能/会議参加者への招待メールの送信機能/録画とストリーミング機能/画面機能共有/スケジューリング機能他

導入事例:Facebook、Linkedinなどの大手企業が多数導入

 

特長・利用シーン:Webブラウザや異なるデバイスからの接続も可能なため会議に参加する側にとって手軽です。社内だけでなくクライアントなど外部との打ち合わせにも使いやすいシステムです。

  • 1つのIDごとに仮想会議室最大100拠点・多拠点同時会議が可能
  • 他社テレビ会議専用機、Web会議クライアント、Skypeなどからの参加も可能
  • 仮想会議室はランダムに発行される会議IDとパスコードで構成されておりセキュアな環境
  • 米国大手レビューサイトTrustRadiuのWeb会議ソフトウェア部門で2018年は最高評価
     

Appear.in

 

appearin

商品名Appear.in (Web会議システム)

提供元:Appear.in team(20人以上のプロフェッショナルで構成されるチーム)

価格帯:無料版と有料版あり

  • Pro(フリーランス向け): $9.99/month
  • Business(企業向け) :$99.99/month
  •  

機能:同時接続可能拠点数4~12/画面共有機能/チャット機能/他サービスとの連携/ステッカー・スタンプ機能/部外者ロック機能他

導入事例:米国EC大手shopifyなどが導入。2018年の会議実績は1000万件以上

 

特長・利用シーン:ブラウザからWeb会議に参加できるため、ITリテラシーのない人や取引先などもWeb会議に気軽に招待可能です。最大参加人数が12名なため中小企業の社内会議や研修、取引先との打ち合わせなどに適しています。

  • 無料版は4人まで、有料版は12人までWeb会議に参加可能
  • 会議の担当者がメールで送ってきたURLをクリックしサインインするだでWeb会議参加可能
  • 2018年The Tabby Awardsにおいてベストビジネスアプリに選出

Go to meeting

 

gotomeeting

 

商品名:Go to meeting(Web会議システム)

提供元:LogMeIn, Inc.

価格帯

  • STARTER(10人まで参加可能): 14$/月
  • PRO(150人まで参加可能): 29$/月
  • PLUS(250人まで参加可能): 39$/月
  • ENTERPRISE(最大3000人まで参加可能):オープン価格
  •  

機能:同時接続可能拠点数10~3000/チャット機能/自動記録機能/描画ツール他

導入事例:約45000社に導入実績あり

 

特長・利用シーン:参加者が招待メールのURLをクリックすると、参加者の端末環境に合わせて自動的にアプリがインストールされ自動的にログインできます。会議参加が簡単なうえプランによっては最大3000名が接続できるため大企業の会議や研修などにも適しています。

  • 参加者は招待メールにあるURLをワンクリックするだけでWeb会議に参加
  • 時間制限なくミーティングが可能
  • プランによって100人から最大3000人までWeb会議に参加可能
  • 2017年 CODiE Awardsでソフトウェア&情報産業協会(SIIA)から2年連続で最優秀コラボレーションソリューションに選出

 

V-CUBE

 

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商品名:V-CUBE ミーティング(Web会議システム)

提供元:株式会社ブイキューブ

価格帯:オープン価格

機能:同時接続可能拠点数50/Office 365連携機能/マルチデバイス・ブラウザ対応/資料・画面共有機能他

導入事例:大手企業、大学、自治体、教育委員会ほか業種・規模を問わず多数実績あり

特長・利用シーン:手軽に始められるクラウド型Web会議システムでありながら映像・音声が高品質。小規模な会議から多拠点・多人数の会議まで可能なため、多くの企業や団体の会議、研修、Web面接などに活用されています。

 

  • 招待メールをワンクリックするだけでWeb会議参加可能
  • 50人が同時にWeb会議に参加可能
  •  7カ国語対応で海外拠点では海外専用ネットワーク環境を使用するため通信も安定
  • 国内Web会議市場12年連続シェアNo.1(株式会社シード・プランニング調査)

 

商品名:V-CUBE BOX(テレビ会議システム)

価格帯:オープン価格

機能:資料共有機能/100拠点と接続可能/情報漏洩対策機能/他社テレビ会議システムとの接続機能他

導入事例:5000社以上に導入実績あり

特長・利用シーン:テレビ会議システムでありながら、資料共有が可能であったりPCやスマートフォン・タブレットからも接続できたりするなどWeb会議システムのような長所もあわせもつテレビ会議システムです。

  • 会議室設置型であり、リモコンで簡単に操作
  • 通信が安定しているため、海外からの会議参加や多拠点会議も快適
  • モバイル端末・他社のテレビ会議システムと接続可能 

まとめ

Web・テレビ会議システムを活用すると、業務効率化やコスト削減につながることは言うまでもありません。

また、Web・テレビ会議システムは「会議」という名称はついているものの、すでに遠隔会議だけではなくWeb面接、オンライン研修、メンタルヘルス相談、現場への遠隔支援、取引先との商談や打ち合わせなど、いろいろなビジネスシーンで活用されています。

 

国内・海外の遠隔地にいても、自宅や外出先からでもいつでも会議やミーティングに参加できるシステムは、ビジネスのコミュニケーションスタイルそのものを大きく変えつつあります。

 

働き方改革が推進され今後はリモートワークがますます普及していきます。遠隔で会議が行えるWeb・テレビ会議システムは、新しい時代のコミュニケーションツールとしてタブレットやスマートフォンを介してより気軽に活用されていくでしょう。