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5分でわかる「テレワーク」とは?導入検討する方に事例を元に解説

5分でわかる「テレワーク」とは?導入検討する方に事例を元に解説

働き方改革に伴い、多くの企業が導入をはじめているテレワーク。テレワークは、インターネットなどのパソコンやダブレットといったデバイスを活用して、自宅やサテライトオフィス、移動中などオフィスや一定の場所にとらわれず、さまざまなから離れた場所で仕事をすることです。

場所を選ばないさまざまな場所での柔軟な働き方を実現させるため、社員が育児・介護に専念しても休職・退職しなくて済むほか、地方や海外にいる優秀な人材の獲得につながったり、地震や感染症の蔓延といった予測不可の災害時でも事業を継続できるといったメリットもあります。

このようにテレワークは、しっかりと計画を立て戦略的な導入をすることで、企業のコスト軽減や人材不足の改善、災害や感染症などの予測不可のリスク対応にもに繋がります。

しかしテレワークの導入方法にはいくつか事前に知っておかなければならない注意点やポイントがあります。決してオフィス外勤務を許可するだけで成り立つものではありません。

今回は、はじめてテレワークを導入する企業担当者のための「0から学べるテレワークステップガイド」をご紹介します。

テレワークとは、「Tele = 離れた」と「Work = 働く」を合わせた造語で、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のこと

そもそもテレワークとは、「Tele = 離れた」と「Work = 働く」を合わせた造語で、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。テレワークには大きく分けて「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」と3つの種類があります。

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在宅勤務

自宅にいつつ、オフィスにいるメンバーとインターネット上で連絡を取り合う働き方のこと。

モバイルワーク

パソコンや携帯端末を使って、移動中やクライアント先など、自社オフィス以外の場所で仕事をする働き方のこと。

サテライトオフィス勤務

勤務先以外に設けられたオフィススペースで、パソコンなどを使って仕事をする働き方のこと。常に社内メンバーが常駐している「オフィス」とは異なり、一時的な利用を目的としています。例えば、社内LANがつながるスポットオフィスや、レンタルオフィスなどが例に挙げられます。

また、以下のような社員が多い企業には、テレワークの導入がおすすめと言えます。

  • 妊娠・育児・介護などで、恒常的または一時的に通勤が困難な人
  • 身体障害、あるいはケガなどにより、恒常的または一時的に通勤が困難な人
  • 地方・海外在住者
  • 企画・総務・経理などの管理部門、研究・開発部門の人
  • 出張や移動の多い方(営業やSEなど)
ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:テレワークの基本知識を学べる
テレワークとは?取り組みの背景と目的を分かりやすく解説

抑えておきたい、テレワークのメリット・デメリット

テレワーク導入のメリット

社員がこれまで移動にかけていた時間や打ち合わせ場所の確保に費やしていた労力など、テレワークを導入することで、得られる効果は計り知れません。

例えば、出社・退社の移動や準備時間を作業にあてられることにより、生産性向上や移動コストの削減につながります。さらに、社員同士がいつでもどこでも連絡を取りやすいため社内コミュニケーションが活性化されるなど、自社のパフォーマンス改善にも極めて有効と言えます。地震や感染症の蔓延といった予測不可の災害時でも、インターネットさえ繋がっていればやり取りができるため、事業中断のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

また、テレワークを推進している「働きやすい会社」としての社会的認知度が上がれば、より多くの求職者へのアピールにもつながります。結果的に人材不足の改善や、働き方改革の推進といった社会課題の解決にも貢献します。

一方で、テレワークをしている社員は、業務管理や社内評価が難しいというデメリットがあるのも事実です。優秀な社員に自社で気持ちよく働いてもらうためにも、テレワーク導入のポイントや注意点は、必ず事前に確認しておきましょう

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:テレワーク導入に失敗しないために知っておくべきメリットとデメリット
「テレワークのデメリットとは?成功企業から学ぶ、導入事例とポイント」

深刻な人材不足、中小企業こそテレワークの導入をおすすめする理由

多くの企業がテレワークを導入している一方で、「テレワークに適した業務がない」「企業規模が小さいためにメリットを受けられないのではない」といった誤った認識から、テレワークの導入を敬遠する中小企業は少なくありません。

しかし、深刻な人材不足が続く中小企業だからこそ、限られた人的リソースの中で業務のムダをなくし効率化を図るなど「パフォーマンスの最大化」が求められます。

総務省が実施した「平成29年通信利用動向調査」では、従業員規模が2,000人を超える大手の企業では、38.7%と約3社に1社以上が既にテレワークを導入していることがわかりました。

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出典:総務省「平成29年通信利用動向調査」

一方、従業員規模が100〜299人の中小企業では、テレワークの活用が約10社に1社(10.1%)のみに留まっており、テレワーク導入に対するハードルの高さを伺えます。

確かにテレワークの導入には、初期コストやルールの策定など導入準備段階で生じるプロセスが多く、その工数や労力を考えればなかなか踏み切りにくいかもしれません。

しかしテレワークは、一度制度化してしまえば、実に多種多様なビジネスシーンで活用できます。業界・業種、また企業の大きさを問わず、パソコンやモバイルといったデバイスで作業を進められるため、中小企業こそ積極的な導入すべき手段と言えるでしょう。

また昨今では、国や地方自治体も中小企業のテレワーク導入を推奨しています。助成金や補助金制度を支援するなど、以前にも増して中小企業のテレワークの導入は障壁が低くなってきたと言えます。

中小企業におけるテレワーク活用の詳しい方法と事例については、下記の記事をご確認ください。十分な人材雇用や固定コストの削減にテレワークを検討してみましょう。

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:中小企業がテレワークを導入すべき理由
「中小企業こそテレワークを導入すべき3つの理由とは?導入の現状や成功事例を解説」

地方創生にもつながる「ふるさとテレワーク」

遠隔で業務を行えるというテレワークの特性は、地方の活性化にも役立てることができます。

日本では、総務省により、都市部に拠点を置く企業が地方にオフィスを作る「ふるさとテレワーク」という施策が行われています。都市部から地方へと人や仕事の流れを作ることによって、地方創生の実現を目指したものです。

また、各ふるさとの「まち」にフォーカスし、その土地の個性や特徴を活かしながら、その自治体で暮らす人々にICTを利用したテレワークに参加してもらう「まちごとテレワーク」といった試みもされています。

地方に拠点を構えていて就職先が限られてしまっている方に、まちを上げてテレワークで仕事を行える環境を提供することは、企業規模を問わず「労働力不足」を解消する上でも有効な手段と言えるでしょう。

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:ふるさとテレワークとは?テレワークで実現する地方活性化の好事例
「5分で分かる!4つの大成功事例から学ぶまちごとテレワークを解説!」

テレワークの導入で、育児と仕事を両立できる

テレワークは、子育て中の社員にとってメリットの大きい施策と言えます。

これまで子育てが理由で休職・退職を余儀なくされていた社員が、継続して仕事に関わり続けてくれることで、企業としても人的損失を防ぐことにつながります。

PCやスマホ・タブレットを使った在宅での勤務が可能なれば、仕事を早く切り上げることもなく、子どもを迎えにいくギリギリまで仕事をすることができたり、子どもの様子を近くで確認しながら業務に向かうことができます。子育て世代の社員にとって、育児ストレスの軽減につながり精神的なゆとりが出てくることでしょう。

実際に子育て中の社員にテレワークを活用してもらった成功事例や、子育てとテレワークを両立させる際に注意しなければならないポイントについては、下記の記事で詳しくまとめています。

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:育児中の社員が多い企業に検討していただきたいテレワーク活用例
「育児中の社員にテレワークを導入するメリットやデメリットと成功事例」

テレワーク導入するための8つのステップ

近年、低コストで高機能なICTツールが増えてきたことにより、テレワークの導入におけるハードルは低くなってきています。前章からお伝えしている通り、日本が直面している超少子高齢化や人材不足などの課題を鑑みても、テレワークの導入は早急に検討すべき施策と言えるでしょう。

しかし、テレワークを導入する際の目的を明確にすることや実際に実行に至るまでの正しいプロセスを踏まないと、社内から不満が出たり業績が悪化するといったマイナス面が露呈してしまいます。

そこで企業のテレワーク担当者には、適切な導入のステップを踏んで、テレワークを成功に導くことが求められます。実際の主なステップは、下記のようになります。

  • STEP 1:テレワーク導入目的の明確化
  • STEP 2:テレワーク対象範囲の決定
  • STEP 3:現状の社内制度の把握
  • STEP 4:導入計画書・セキュリティガイドラインの策定
  • STEP 5:実施環境の整備
  • STEP 6:説明会の開催
  • STEP 7:テレワーク(トライアル)の開始
  • STEP 8:テレワークの評価と改善

自社のニーズや体制によって若干の変動が生じる可能性もあります。しかし、テレワークは導入前にしっかりと計画を立てること、そして、導入後にPDCAサイクルを回し続けることが何よりも重要と言えます。各ステップの詳しい手順は、下記の記事でご紹介しています。

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:テレワーク導入におけるパーフェクトガイド
「ゼロから学べる、テレワーク導入のパーフェクトガイド【最新版】」

自社の課題から考えたい、テレワークを実施する際のITツールの選び方

テレワークを実施する際、ITツールの活用が欠かせません。

ITツールとは、勤怠管理システムやWeb会議などその名の通りITを使ったツールのことで、遠隔にいる社員とのコミュニケーションや勤怠管理をサポートし、業務の効率化に繋げることができます。

一方で、自社に合ったツールを選べなければ、かえって円滑なコミュニケーションを妨げたり、業務の工数を上げることになる恐れもあります。決して「とりあえず無料版を使おう」「なんとなく有名だから」といった後先を考えないような判断をしてはならず、ツール選びこそ慎重に行う必要があるのです。

そこで、まずは自社課題が何なのかを洗い出し、それを解決してくれるソリューションを選ぶ必要があります。

課題 解決ツール
社内コミュニケーションの活性化 ・Web会議システム
・チャットツール
・グループウェア
情報セキュリティの強化 ・システム方式(リモートアクセスツール)
・ペーパーレス化ツール
遠隔での労務管理・勤怠管理 ・勤怠管理ツール

下記の関連記事では、たくさんあるツールの中からどれを選べばいいのかわからない方のために、テレワーク導入を検討している企業様向けにおすすめのツールを、目的別にまとめてご紹介しています。ぜひ、導入前のご参考としてください。

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:目的別に紹介!テレワークを成功させるためのお役立ちツール一覧
「テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール21選」

テレワークを導入する際に覚えておきたい注意点

時間や場所にとらわれない働き方を実現できるテレワークですが、オフィス外での労働には、情報漏えいや端末のウイルス感染といったリスクが伴います。

情報のやり取りに社外のネットワークを利用したり、カフェやコワーキングスペースといった従業員以外の第三者が立ち入ることのできる場所で作業を行う場合があるからです。

そこで自社で安全にテレワークを運用するには、セキュリティ対策の全社的なベースラインを決める必要があります。

テレワークの正しいセキュリティ対策を理解するために、考えられるリスクや対策方法、セキュリティ確保におすすめのテレワークツールは事前に確認しておきましょう。

ここまでで理解しておきたいポイント

関連記事:安全なテレワーク運用のために欠かせないセキュリティの注意点とポイント
「テレワークのセキュリティを高める3つの方法とガイドラインの作成方法」

まとめ|テレワークの正しい導入で企業パフォーマンス向上へ

少子高齢化による労働人口の不足や国際競争力の低下といった問題を抱える日本において、自社が優秀な人材を確保し続け生き残っていくためにも、テレワークの導入は早急に検討すべき施策と言えます。

初期の人的・金銭的な導入コストはかかりますが、中長期的に見れば、無駄なコストの削減や生産性の向上につながります。大手企業はもちろんですが、テレワークをこれから検討しようと考えている中小企業においても、様々な恩恵をもたらしてくれることでしょう。

またテレワークは、地域の活性化やワークライフバランスの実現による子育てしやすい環境作りなど、企業だけでなく社会貢献にもつながります。

テレワークの導入に失敗しないためにも、メリットやデメリット、導入ステップを今一度確認した上で、進めていきましょう。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

企業の課題解決に、まずはテレワーク導入の一手を

企業の課題解決に「やることはたくさんあるけど何から手をつければ良いかが分からない・・・」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。

そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことですが、テレワークの導入で、

  •  災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
  •  通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
  •  介護や育児の選択肢も増えるので、社員を持続的に雇用でき、優秀な働き手の採用・確保が可能になる
  •  プライベートが充実し、労働力意欲の向上、仕事への満足度が上がる

といったメリットがあります。

本当に自社でテレワークを導入すべきかどうかを判断するためにも、 「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」を読んでみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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