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生産性の向上とは?企業が今すぐに取り組むべき5つのこと

生産性の向上とは?企業が今すぐに取り組むべき5つのこと

働き方改革が国をあげて推進されていることもあり、「生産性を向上させる」「業務を効率化する」「日本の労働生産性は先進国最低レベル」など、生産性という言葉がビジネスの現場で、強く意識されています。

しかし、実際に自社の生産性をどのように算出し、いかに向上させれば良いか、いまいちわからないという企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、改めて生産性向上の定義について考えた上で、職場の生産性を高めるために有効な施策とポイントについてご紹介していきます。

生産性とは?

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生産性とは、最小限の投資で最大限の成果を生み出すことを表す指標です。

言い換えると、生産活動に使った時間や労働力などに対して、どれだけの価値を生み出すことができたかで測ることができます。

生産性の種類

生産性には、評価する基準によって「資本生産性」「労働生産性」「全要素生産性」といった3つの種類があります。

労働生産性:労働の視点から捉えた生産性
資本生産性:資本の視点から捉えた生産性
全要素生産性:投入した生産要素すべてに対して産出がどれくらい生み出されたかを表す指標

職場の生産性向上を語る際、最も多く使われるのは「労働生産性」です。労働生産性とは、会社で社員1人あたりが生み出している成果を指標化したものです。

一般に生産性と語られるときは「労働生産性」を意味することが多いですので、本記事における「生産性」は「労働生産性」と同義とします。

こちらも細かく説明すると、労働生産性には金額を指標とする「付加価値労働生産性」と生産量を指標とする「物的生産性」の2種類に分かれます。

  • 付加価値労働生産性(一人当たりどれくらい粗利を生み出したか)
  • 物的生産性(一人当たりどれくらい生産量を生み出したか)

一般に労働生産性と言われるときは、一人あたりどれくらい粗利を生み出したかを表す「付加価値労働生産性」のことを指しますので、覚えておいてください。

生産性の測り方

生産性の種類が違えば、その測り方も様々です。

例えば日本生産性本部の労働生産性に関するデータは、付加価値労働生産性の計算式に基づいたものであり、「金額」で労働生産性が表現されています。

参考:2017年の日本の時間当たり労働生産性(就業1時間当たり付加価値)は=47.5ドル(約4,733円)

時間当たりの名目労働生産性

出典:日本生産性本部

なお、上記は日本の1時間あたりの労働生産性の推移のグラフですが、時間単位ではなく1人当たりの年間労働生産性でデータを取っている例も見られました。

生産性は物価の変動や技術の進歩など外的要因に左右されやすくもあるため、金額ではなく、物量を単位とする場合もあります(物的生産性)。このように、生産性は様々な指標で分析することができます。

▼「生産性」と「効率化」の違い

生産性と同じような意味合いで「業務効率化」という言葉もよく使われます。業務効率化とは、文字通り業務を効率化する作業であり、位置づけとしては生産性を高めるための手段です。

(例)

  • 業務フローを見直す
  • 無駄な会議を減らす
  • メール文章をテンプレート化し共有する
  • ビジネスチャットを導入し社内連絡を簡素化する
  • 優先順位の低い業務をアウトソーシング
  • ITツール、RPA、AIシステムなどの導入

個人の工夫でできることから業務フローや組織の在り方を見直す会社単位の大きな施策までいろいろな手段があります。仕事の無駄を省き効率化させれば、現状よりも低コストあるいは短時間で同じ売り上げを出すことができます。つまり、業務効率は、生産性向上に貢献する一要素な訳です。

企業に生産性向上が求められる理由は「人材不足」と「国際社会とのパフォーマンス競争」

どの企業も生産性を上げること、つまり売上を拡大しコストを抑え、投資金額を超える利益を出すことを目標にしていると思います。その利益により人材を雇用し、新しい事業分野への投資ができ、また社会貢献活動も拡充していけるからです。

そのため生産性向上は、企業の命題であり永遠に取り組むべきテーマと言えます。

加えて今後は、企業の生産性がますます問われる時代に突入すると考えられています。それには、以下2つの理由があります。

日本の労働市場における人材不足

生産性に重きが置かれるようになる要因の一つが、日本の深刻な労働人口(15〜64歳)の不足です。

ここでは、有効求人倍率を指標として実態を把握してみます。

有効求人倍率は、「1」を中間値とし、そこからの数値の振れ幅によって労働市場の需要と供給のバランスを表します。

倍率が「1」より大きくなるほど「求人数が多く、働き手が不足している(=人材不足)」状態を刺し、反対に小さくなるほど「求職者が多く、企業にとってはよりどりみどり(=就職氷河期)」な状況を表します。

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日本における有効求人倍率は、2010年から8年連続して増加の傾向にあり、2017年は「1.50倍」、翌年2018年には「1.60倍」となっていました。

これは中間値を大幅に上回っており、「求人数が求職者より多い」、つまり究極の人手不足状態であることが読み取れます。

企業にとって事業を回してくれるリソースが足りていないことを意味するので、深刻な問題と言えるでしょう。

これからの日本は少子化により労働力人口が急速に減少していきます。すでに中堅・中小企業は労働者確保が困難になるという課題に直面しており、人手不足による倒産も増えています。

したがって、限られる少ないリソース(インプット)で事業継続性を確保する(アウトプット)には、生産性向上が不可欠なわけです。

▼関連記事
中小企業で深刻な人手不足!今すぐ取り組める施策3選と企業成功事例

国際社会でのパフォーマンス競争

日本社会での指標以外に参照したいのが、国際社会における日本のパフォーマンスです。日本企業の生産性は、日本社会の発展、ひいては日本という国家の未来に影響を及ぼすからです。

公益財団法人日本生産性本部が公開した「労働生産性の国際比較 2019」では、OECDデータに基づく2018年の日本の時間当たり労働生産性(就業1時間当たり付加価値)は46.8ドルで、OECD加盟36カ国中21位であることがわかりました。

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出典:公益財団法人日本生産性本部|労働生産性の国際比較 2019

また主要先進7カ国でみると、データが取得可能な1970年以降、最下位の状況が続いています。

この数値にはGDPを国内の就業者数で割っているため、農業、漁業、自営業者も含まれています。あくまでマクロの数字であり、一般企業の生産性がすべて低いと言い切ることはできません。

しかし、生産性向上への取り組みと言う観点から言えば、労働生産性の高い諸外国は日本より先行して生産性向上の施策を打っていることは否めません。

▼例:アメリカ
アメリカでは2000年代以降、小売業などのサービス業でITシステムを積極的に導入し労働生産性を向上させたと言われています。

▼例:フランス
1998年に週35時間労働制を導入するとともにテレワーク、コワークの普及に力を入れています。働き方の多様化を推進し、在宅ワークやリモートワークができるように国内にコワーキングスペースを増やし、オフィスに通勤しなくても仕事が行える労働環境を整備しています。

このように、課題を抱えながらも生産性向上に取り組んできた軌跡が伺えます。

日本は周回遅れで対策が求められるようになったのが現状ですが、他国の成功と失敗を参考にできる立ち位置にあるとポジティブな見方もできるかもしれません。ただいずれにせよ、国際社会から遅れを取らないためには、生産性向上に向き合うことは避けられないでしょう。

生産性向上でよく誤解されること

ここまで、企業の労働生産性を上げることの重要性を理解できたと思います。これからの時代においては、日本だけでなく国際社会で生き残っていくためにも、企業パフォーマンスを高めることは極めて大切だということです。

一方で「生産性」という言葉には、いまだに誤解されやすい部分があります。そこで、生産性を高めることに対して多くの人が抱いている不安を払拭していきたいと思います。

現在の働き方改革が「働かせ改革」と揶揄されることもあるように、生産性向上への取り組みそのものが誤解されているきらいもありますが、ここで正しい理解を深めていきましょう。

生産性向上に対する不安①:かえって仕事が増えるのでは?

生産性を高める施策に対してよく聞く不安の一つが、「生産性を上げると、かえって労働者の仕事が増えるのでは?」といった意見です。これは、生産性がアウトプットのみを指すと認識していると起こってしまいがちな間違いです。

生産性向上とは、先述の通り「インプットに対するアウトプットの量」で測ることができました。本来は、重複している業務は統合し優先順位の低い業務はアウトソーシングするなどの業務効率化によって、一人あたりの利益率を上げることで達成されるものです。

そのために企業が検討すべきことが、IoTやAIといった第4次産業革命に関連する技術の導入です。 

例えば、経理や総務業務をクラウド化したり、一連の業務にRPAを導入したりすれば、従業員はより価値を生み出す仕事につくことができるようになります。今まで移動や準備にコストを取られていたミーティングも、Web会議システムテレビ会議システムを活用すれば、革命的な業務改善を期待できます。結果、業務量はむしろ減少するはずです。

もちろん、業務フローを見直さず、必要なITインフラの整備もせず、残業時間だけ減らすと単に現場に負荷がかかります。環境を変えずに一従業員が個人の工夫のみで業務を効率化し空き時間ができたところに追加の仕事をいれてしまうと、優秀な従業員に仕事が集中し疲弊してしまうリスクもあります。生産性向上への取組みは企業単位、部門単位で業務フローの見直しから着手する必要があるでしょう。

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Zoomの有料版を使うべきメリットとは?

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生産性向上に対する不安②:休みが取りにくくなるのでは?

次によくある不安が、「生産性を上げると休暇が取りにくくなるのでは?」といった疑問です。こちらも、「生産性の向上」と「生産量の向上」を誤解してしまった例になります。

実際に内閣府の「年次経済財政報告-技術革新と働き方改革がもたらす新たな成長-(2017年度)」では、労働時間が短いほど生産性が高くなることが報告されています。これは、OECD加盟国を比較して、労働時間の短縮が生産性向上に結び付いているデータを分析して出た結果のようです。

労働時間と生産性

出典:内閣府|平成29年度 年次経済財政報告 3 長時間労働是正と柔軟な働き方の導入による生産性向上

今後、働き方改革も多少の試行錯誤を繰り返しながら進んでいくと思いますが、現状、国なり企業が志向しているのは「週休3日」「労働時間削減」「副業解禁」など働く側の自由度を高める方針です。

そもそも8時間労働が先進国に定着したのも、米国のフォード自動車を中心とする企業がさまざまなデータを取り、9時間労働、10時間労働よりも8時間労働の生産性が高いという検証があって普及しています。過剰労働は短期的には生産性が上がっても、長期で見ると労働者が疲弊し、むしろ生産性が下がるのです。

時代は大きく変わりIT社会となった今は、さらに労働時間短縮の方向に向かうことはあっても、労働時間が増えることは考えにくいと言えるでしょう。これらのことから、企業の生産性を高めることは、企業にとっても社員にとってもメリットの大きい取り組みであることは明らかです。

コストの安い単純な業務をIT技術によってまかない、反対により創造的でイノベーションを生む仕事に注力できるような環境を構築しましょう。

生産性を向上させるための施策4選とそれぞれの成功事例

生産性を上げていくためには、業務を効率化し極力コストを削減し、従業員が付加価値を生む仕事に取り組んでいく必要があると説明しました。

ここからは、具体的な対策案について説明していきたいと思います。コストを削減するだけでは限度があるため、新しい事業を創出したり、新たな市場に進出することが重要です。

1. 業務のデジタル化を推進

生産性を向上させるためには、業務の効率化が不可欠です。近年はさまざまなITツールも登場しているため、業務をデジタル化していくことでコストが削減できます。

(例)

  • 印鑑→電子サインによる契約業務の電子化
  • 会議→Web会議システムを活用し移動交通費・会場費削減
  • クラウドシステムでデータ管理(Web給与明細、稟議書、経費精算等)
  • RPAの導入で事務業務を効率化(経理業務、採用業務等)
  • 営業マンの新規開拓→訪問ではなくオンライン商談システムを活用

複雑な事務作業を自動化し効率化を図るRPAやクラウドシステムといったツールを活用することで、書類作成や承認、書類の保存管理のコストを削減することができます。

ただし、単一部署だけのデジタル化はかえって社内の混乱を招く恐れがあります。全社的な業務プロセスを把握や見直しを行なった上で、業務のデジタル化を推進していきましょう。

2. ワークスタイルの自由度を高める社内制度を導入する

インターネットが整備されている日本では、PCやスマートフォン・タブレットといった端末とインターネット環境さえあれば、場所を問わずどこでも仕事をすることが可能です。近年は、法人用のコワーキングスペース、駅などに設置できるBOX型のワークスペースなど多様なサービスも登場しています。

フレックスタイム制、リモートワークを導入することでワークスタイルの自由度を高めることによって企業の固定経費となっている通勤交通費や移動コストを削減することができます。働く側の自由度も増すため、企業に対する従業員の満足度も向上するでしょう。

具体的には、以下の方法が考えられます。

①フレックスタイム制の導入

フレックスタイム制とは、「社員が1日の始業時間と終業時間を自分自身で決めて働く」という制度です。この制度を導入し活用していくことで、一人ひとりが持っている労働時間を効率的に使うことができるようになります。

例えば始業時刻を遅くすることによって、通勤ストレスからの解放や子供を学校へ送ることができ、社員のワークライフバランスの充実に繋がります。

加えて、終業時刻を自分で決めることができるので、仕事の押し付けや無駄な残業を減らすことができます。長時間労働の改善も見込め、社員が高いパフォーマンスを発揮することが期待できるでしょう。

【導入企業急増中】フレックスタイム制とは?押さえておきたい基礎知識と導入までの2STEPを解説!

フレックスタイム制については、関連記事「企業担当者必見!「福利厚生サービス」のおすすめ5選を解説」で詳しく解説しています。

②週休3日制導入

こちらはフレックスタイム制よりもさらに踏み込んだ施策です。限られた時間内で高いパフォーマンスをする必要があるため、メリハリのついた時間管理を行う能力も身に付くでしょう。休日が多いことによる従業員のモチベーションや職場への満足度も上がります。

ただ、週休2日の企業とビジネスを行う場合、休日の日数違いによるコミュニケ―ションの齟齬が発生してしまうことはあるかもしれません。踏み込んだ施策を行う分、慎重に導入を考えなければいけないものといえます

3. 生産性の上がるオフィス設計

最近はフリーアドレス制の企業も増えています。例えば、日本マイクロソフトではWi-Fiルーターやモバイル1式を持って、オフィスの好きな場所で仕事ができます。

業務連絡はクラウド上ですべて行えるようになっています。社員用のカフェ、レストランも充実しており、そこで打ち合わせも可能です。オフィス移転とともにワークスタイルを変革した結果生産性は下がるどころか26%向上したと公表しています。

4. テレワークの導入

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テレワークの導入は、生産性向上には不可欠の施策です。

テレワークは英語の「tele(離れた)」と「work(仕事)」を組み合わせた造語で、オフィス以外の場所で、いつでも・どこでも働けると柔軟なワークスタイルを指します。

テレワークを導入すれば、生産性の向上が見込めることはもちろんのこと、多様な人材の確保や持続可能な事業の創出にも繋がるため、注目度が高まっています。

例えばオフィス勤務の場合は、予定していない突然の打ち合わせが始まってしまったり、繁忙期などは電話対応に追われて自分の仕事に集中できなかった、など想定外の事態が起こりえます。

一方でテレワークが制度化されていれば、自宅やシェアオフィスなど、オフィスや同僚とは離れた場所でも仕事を継続できます。自分のペースで仕事ができるようになり、移動や外出準備にも時間を取られないことから、従業員のモチベーションの向上はもちろん生産性の向上も期待できることでしょう。

※テレワークの導入にあたり、「コミュニケーションの取りづらさ」が問題になるケースがあります。もしも、この記事を読んでいる方の中で、同じような課題を抱えている企業担当者様がいらっしゃいましたら、「課題別に選べる!コミュニケーションツールまとめ」をお読みください。

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企業の生産性向上に繋がった成功事例3選

それでは最後に、企業の生産性向上を実現した企業成功事例を、目的別にご紹介します。ぜひ、自社の参考としてみてください。

テレワークツールの導入|繁忙期には1日12回!Web面接の導入成功事例

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出典:株式会社あしたのチーム

人事評価のためのクラウドサービスを提供する人事コンサルティング企業、株式会社あしたのチームは、Web面接を活用した地方の人材採用に積極的に取り組んでいます。

同社クラウドサービスのニーズは、人事を専任とした部門を持たない中小企業が中心であり、そうした中小企業は地方に多い特徴がありました。そこで、よりきめ細かなサービス提供を行うため、2014年から急ピッチで拠点展開を始め、2018年には全47都道府県での開設を果たしました。

人事担当の部長による採用面接は、通信の安定性やスピードを重視し、V-CUBE ミーティングでのWeb面接を採用しています。

多い時には、なんと1日12名もの応募者(各30分)との面接が行われたそうです。

もし対面での面接が標準化されていたならば、1日の就業時間(8時間)内で同ペースの実施は、明らかに達成し得なかったでしょう。時間やコストを可能な限り削減できるWeb面接システムだからこそ、こうした頻度でも問題なく採用面接を進めることができたと言えます。

導入事例詳細は、「全国47都道府県に拠点拡大で採用も急ピッチに採用から人材育成までWeb会議をフル活用」をぜひ合わせてご覧ください。

生産性の上がるオフィス設計|リラックススペースを拡充したGoogle社のオフィス

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出典:Google採用ページ

Googleの個性豊かなオフィス、従業員の生産性が高まるように設計されていることで有名です。2021年度の公式採用ページに掲載されている上の写真では、女性社員が掘りごたつで作業している様子が紹介されています。仕事の合間のリラックスが、生産性向上につながることを示していると考えられます。

実際に同社オフィスには、ビリヤードや卓球ができるリラックススペースも設けられています。社内ルールや制度、またツールだけでなく、オフィス空間と生産性の関係に目を向けることも大切だと気づかされる例です。

郊外型サテライトオフィス|「どこでもオフィス」で柔軟な働き方や生産性の向上に貢献

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出典:味の素HP

大手食品企業である味の素は、2017年4月からサテライトオフィスを設置し、「どこでもオフィス」という名称での運用を開始しました。社内制度やルールとしては、週1回の出社以外は利用制限なし、申請は前日まで(災害時などは当日も可)で事後報告も不要、業務内容・場所も問わない、と設定しました。さらに育児や介護を理由に、業務時間を分割することも可能としました。

設置場所の基準には、従業員の自宅の近くであることを意識。その結果、2018年時点で、「どこでもオフィス」の総実施者数は2922名(全従業員の84%)にもなり、実施者の月平均実施回数は6.3回でした。

本来であれば、全て移動や準備に消費されてしまっていた時間を、「どこでもオフィス」制度によって労働時間に当てることができており、まさに生産性向上の好例と言えるでしょう。

「午前中は自宅で勤務し午後に英会話学校に通い、その後にサテライトオフィスで勤務する」人や、「朝夕は子どもと過ごし、早朝や午後、夜間に勤務する」といった柔軟な働き方を実現しています。

▼関連記事
味の素が取り組む「どこでもオフィス」の推進

まとめ|生産性向上で企業のパフォーマンス改善を!

労働生産性を上げるためには、企業内にあるムダな業務やまったく合理的でないプロセスなどを効率化していく必要があります。新規事業分野や研究開発に投資することも重要です。

一般に明文化されたルールであれ職場の慣行であれ、決まっていることを変えるときには抵抗があるものです。新規事業開発についても社内の賛同が得られやすい会社ばかりではありません。

しかし、「働き方改革」という一つの潮流を利用することで、古いインフラを見直したり、組織を変革したり、新規事業に進出することコンセンサスが得やすい面もあります。

この機会に従業員一人ひとりに「生産性」についての意識を強くもってもらい、業務プロセスを見直し、テクノロジーを上手に活用し生産性を向上させていきましょう。

テレワークの導入で変わる、企業の生産性向上

少子高齢化の影響下から労働力不足への対応が急務とされる昨今、一人あたりの生産性の向上が注目されています。

しかしその一方で「やることはたくさんあるけど何から手をつければ良いかが分からない......」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。

そこで導入を検討していきたいのが、テレワークです。テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークの導入で、

  • 通勤や移動にかかっていた時間を他の業務にあてられる、大幅なコスト削減につながる
  • いつでもどこでも時間や場所に囚われず働くことができるので、ワークライフバランスの充実につながる
  • プライベートと仕事のメリハリがつくことにより、労働力意欲が向上し仕事への満足度が上がる

といったメリットがあります。

まずは本当に自社でテレワークを導入すべきかどうかを判断するためにも、「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」を読んでみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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戸栗 頌平
著者情報戸栗 頌平

B2Bマーケティングを幅広く経験。外資系ソフトウェア企業の日本支社立ち上げを行い、創業期の全マーケティング活動を責任者として行う。現在フィリピンに在住、場所にとらわれない働き方を通じ、日本企業のマーケティング支援の戦略立案から実行までの支援を行なっている。Facebookは こちら。Twitterは こちら。LinkedInは こちら。ウェブサイトは こちら