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Web会議システムは、時間や場所を問わず遠隔でコミュニケーションが取れるツールです。特に、SkypeやGoogleハングアウトといった無料版は、コストをかけずに手軽に導入できることが魅力でしょう。

 

しかしビジネスシーンでの利用では、無料ツールがカバーしきれないポイントや、思わぬ注意点があるのをご存知でしょうか?

 

そこで今回の記事では、無料のWeb会議システムと有料ツールの違いや、自社に最適なWeb会議システムを選ぶポイントについてご紹介します。

 

 

Web会議システムとは?

Web会議システムとは、インターネットを使って音声と動画を共有し、リアルタイムでコミュニケーションを取れる仕組みのことです。

 

ネットに接続さえ出来れば、パソコン、モバイル、タブレットなどデバイスを問わずに使うことができます。

 

 

▼テレビ会議との違い

「Web会議」と混合される言葉として「テレビ会議」がありますが、両者の主な違いは接続様式と使用目的です。

テレビ会議は、電話のように、回線を繋いで連絡が取れるようになっています。比較的接続は安定しているでしょう。そのため役員会議やグローバルカンファレンスなど、規模の大きなシチュエーションで使われることが一般的です。

 

一方でWeb会議の通信状態は、インターネット環境に依存します。通信が不安定になるリスクもありますが、ネットのある環境ではどこからでも使用できるため、在宅ワーカーや営業職など、少人数ミーティングを想定した個人利用に向いています。

 

Web会議は、テレビ会議に比べると「画質・音質が悪い」というイメージを抱く方もいらっしゃるかもしれません。

実際にWeb会議ではサーバーを介してネット上でやり取りがなされるため、接続環境が悪いと音声や動画がクリアに送れないこともあります。

 

しかし、通信インフラやテクノロジーの発達によって、現在では音や映像が途切れにくく質の高いコミュニケーションが可能となっています。

 

結果、Web会議システムは遠隔会議のみならず、オンライン営業やWeb面接、経営層から社員へのメッセージ配信、テレワーク(リモートワーク)中のコミュニケーションなど、さまざまなビジネスシーンで活用されています。

 

コストをできるだけかけずに運用したい方におすすめしたい、無料で使えるWeb会議システム5選

汎用性の高いWeb会議システムですが、いざ自社で導入する際に考えなくてはならないのが、予算です。

 

有料版の場合は、一人当たり最低でも月に2,000円程度のコストがかかります。年間では2万4,000円前後です。仮に従業員全員にWeb会議システムをあてがうとなると、莫大な経費となってしまうでしょう。

 

そこで、コストをできるだけかけずに運用したい方は、まず無料版の導入を検討しましょう。

 

また一概に「無料版のWeb会議システム」と言っても、それぞれ特徴や注意すべきポイントが異なります。せっかく導入したのに使えなかったといったトラブルが発生しないよう、事前にしっかりと特徴を理解し、自社のニーズに最適なツールを選ぶようにしましょう。

 

ここでは、代表的なWeb会議システム5選をご紹介します。

 

1. Skype

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出典:Skype公式サイト

 

Skypeは、マイクロソフトが提供するインターネット通話サービスです。普段使っているPCやモバイルに、専用アプリケーションをダウンロードして使います。

 

ビデオ通話を行いながらメッセージを送れる「チャット機能」や、相手の画面に自分が現在操作している画面を表示させる「画面共有機能」も無料で利用できるのが嬉しいポイントです。

 

またグローバル展開をしているサービスであるため、世界中に利用者がいます。国境を超えた複数拠点でも、比較的安定した通話ができるでしょう。

 

なお相手がSkypeを使用していない場合は、「Skypeクレジット(有料)」を使うことで、世界中どこからでも格安料金で相手の固定電話や携帯電話への発信が可能になります。

 

▼想定人数

1:1〜最大50名

 

▼無料版の注意点

・会議の参加メンバーが専用アプリをダウンロードしている必要がある

・初期設定が面倒

・資料共有容量に制限がある(300MB)

 

2. Whereby

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出典:Whereby公式サイト

 

Wherebyは、ノルウェーの電話会社Telenorが提供している無料のWeb会議システムです。2019年、appear.inから名称を変更しました。

 

Wherebyの最大の特徴は、利用にあたっての登録が不要な点でしょう。

 

利用する際には、自由にルーム名を打ち込んで会議URLを発行し、連絡を取りたい相手に送信します。相手はそのURLをクリックすれば、特別な登録はせず、すぐ通話に参加することができるのです。

 

画面共有やチャット機能も備わっているので、会議の活性化にも最適です。

ただし、現在利用できるブラウザはGoogleChrome、Firefox、Opera、Vivaldiに限られます。InternetExplorerには対応していないので注意しましょう。

 

▼想定人数

1:1〜最大8人

 

▼無料版の注意点

・作成できる会議室(ルームURL)は1つまで

・会議毎にURLを生成する必要がある

・InternetExplorerには対応していない

 

3. zoom

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出典:zoom公式サイト

 

zoomは、米国を中心として利用されているビデオ通話ツールです。相手とメモを共有できる「ホワイトボード機能」や「画面共有機能」、さらに相手のキーボードやマウスのコントロールなど、無料版でも多くの機能を利用できます。

 

録画機能もついているので、会議の流れを見返しながら議事録を作成するのにも重宝するでしょう。ただし、zoomの無料版では、ホワイトボード機能のチャット履歴を残すことができません。URLや資料など通話中に共有したものは、通話終了と同時に削除されてしまうため、不便に感じる人もいるかもしれません。

 

また1回あたりのグループ通話時間は、40分までに限定されています。30分程度で収まる定例会議や確認連絡であれば、手軽に導入できるでしょう。

 

▼想定人数

1:1〜最大50名程度

 

▼無料版の注意点

・3人以上のグループ通話に時間上限がある(40分まで)

・チャット保存機能がない(通話終了時点でチャットのやり取り履歴が削除される)

 

4. Google ハングアウト

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出典:Googleハングアウト ログインページ

 

Google ハングアウトは、Googleが提供しているコミュニケーションツールです。

 

Googleアカウントさえあればすぐに使えるため、URL共有や専用IDの発行は不要です。Gmailは、既に幅広い年齢層が利用しているため、追加の手続きいらずで導入しやすいといった汎用性も大きなメリットでしょう。

搭載されているチャット機能では、豊富なステッカーを無料で使えるため、より親しみやすいコミュニケーションを取ることができます。

 

一方で、会議参加メンバーは全員、Googleアカウントを持っていることが条件になります。会議の際には、都度ログインが必要です。通話中のチャットも可能ですが、検索機能が備わっていないため、情報が蓄積されるとトラッキングすることが困難になります。

 

▼想定人数

1:1〜不明

 

▼無料版の注意点

・知名度が高くない

・Googleアカウントに都度ログインする必要がある

・チャット履歴の検索ができない

 

 

5. Chatwork Live

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出典:Chatwork公式サイト

 

Chatwork Liveは、チャットツールとして知られているChatworkに搭載されているビデオ通話機能です。

 

画面共有やチャット機能(キーワード検索可)の他、チャットツール上にドラッグ&ドロップするだけで、画像やWord、Excel、Powerpointといったコンテンツをアップロードできる機能(無料版は5GBまで)も備わっています。

 

利用の際は、ChatworkIDを設定する必要がありますが、グループに社外の人を招待することもできます。名刺に自分のChatworkIDを掲載するなどして、営業活動の活性化も図ることができるでしょう。

 

▼想定人数

無料版は1:1のみ

 

▼無料版の注意点

・グループチャット数は最大14まで

・ビデオ通話は1対1のみ

・ファイルの容量が1ユーザーあたり5GBまで

・広告が表示される

無料のWeb会議システムの注意点!有料版との決定的な違いとは

無料のWeb会議システムには、多様な機能が充実していることがわかりました。

一方で、それぞれ異なるサービス制限や注意点があることも否めません。無料版のツールを導入する際には、妥協点を見極める必要がありそうです。

 

そこで今一度考えていただきたいのが、ビジネスシーンで無料Web会議ツールを使うことに、本当に問題はないのかといった点です。

 

無料ツールはあくまでも個人での利用を想定して提供されているサービスであり、法人向けに有料で提供されているWeb会議システムとは様々な面で大きな違いがあります。

具体的にどのような違いがあるのか、下記にまとめてみました。

 

 

項目

無料版

有料版

セキュリティ対策

通信セキュリティ

専用サーバを介さず端末同士の直接通信(=弱い)

専用サーバを介しての通信(=強い)

情報の暗号化

なしの場合がある

あり

使いやすさ

利用人数

1:1のみに制限されることもある

複数人数・拠点が可能

接続の安定性

不安定になりやすい

比較的安定している

録画機能

基本的になし

基本的にあり

拡張性や他サービスとの連携

少ない

多い

カスタマーサポート

基本的になし

基本的にあり

 

上の表を見ると、ビジネスツールとして有料版のWeb会議システムの方が安心・安全であることは一目瞭然であると思います。

 

そもそもWeb会議にはインターネット回線を利用するため、特に機密性の高い情報を扱うビジネスシーンにおいて、セキュリティ対策がしっかりしたシステムであることは必須条件です。

 

有料のWeb会議システムは、データにSSL/ AESによる暗号化がなされている他、専用サーバを介したネットワークを使用することで、安全性の高い通信を実現しています。

 

使い勝手についても、無料版と有料版では差が見られます。無料ツールは1対1での利用を想定して提供されているため、大人数や複数拠点の接続には向かず、音や映像が途切れてしまうケースが散見されます。資料のアップデートやチャットを繰り返すと、保存容量を超えてしまうこともあるでしょう。

 

一方で有料版のWeb会議システムは、多拠点接続や大きめのクラウド容量、そして高品質な画質や音声など、法人向けの開発がされています。困ったことがあれば問い合わせられるサポート窓口もあるため、ビジネスの現場でも安心して使うことができるメリットがあります。

 

こういったことから、品質の安定性と信頼性が問われるビジネスシーンにおいては、有料のWeb会議システムが最適と言うことができるでしょう。

 

▼さらに詳しく知りたい場合は、関連記事をチェック!

どこが違う?「無料のWeb会議」vs「有料のWeb会議」を徹底比較

ビジネスシーンに最適なWeb会議システムは「V-CUBEミーティング」

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それでは最後に、数あるWeb会議システムの中でも、低価格で高品質なサービスを提供している「V-CUBEミーティング」をご紹介します。

 

V-CUBEミーティングなら、月々2,000円から本格的なWeb会議システムを導入することができます

本章では、5,000社を超える企業に選ばれるそんなサービスの魅力をチェックしてみましょう。

 

▼V-CUBEの嬉しい7つの特徴

1:安心・安全・高品質

2:マルチデバイス対応

3:資料やPC画面を共有

4:アンケート機能

5:Office 365 連携

6:多拠点・多人数で利用可能

7:外国語会議でリアルタイム翻訳

 

特徴1:安心・安全・高品質

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V-CUBEでは、世界最新の映像・音声技術「H.264/SVC映像コーデック」を採用しています。

 

▼H.264 SVC (Scalable Video Coding)とは

映像コーデックの1種で、少ないデータ量で動画を伝送するための動画圧縮規格です。テレビをはじめとする大型画面でも高画質・高音質を保証する指標の一つになります。

 

会議中には、帯域状況に合わせて最も高い品質の映像まで自動で引き上げ、時間単位でも最大のパフォーマンスを発揮します。

 

特徴2:マルチデバイス対応

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V-CUBEミーティングは、PC、iPhone、iPad、Android端末などのスマートフォンやタブレット、モバイル端末からWeb会議に参加できます。

 

中でも、スマートフォンやタブレットでWeb会議を実施することに徹底的にこだわり、モバイル端末を優先する設計思想(モバイルファースト)で開発されているのが特徴です。

 

モバイル端末向け無償アプリケーションをダウンロードすれば、小さな画面からの資料共有や書き込みができます。

 

特徴3:資料やPC画面を共有

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PCの画面を会議参加者に共有することができる機能を搭載しています。自社の公式サイトを見せながら商品説明をしたり、顧客の要望を聞き取りながら即時デザインに反映させたりといった効率的な使い方もできるでしょう。

 

V-CUBEミーティングの特徴としては、メールなどで受信したiOS内の資料をiOSアプリに保存し、会議中に他の参加者へ資料を表示して共有することができます。外出時にモバイルからも資料を共有することができるので便利でしょう。

 

特徴4:アンケート機能

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会議中にアンケートを実施することもできます。

会議中の決議などで多数決を取ることができるため、意思決定を後回しにすることなく、ワークフローを迅速化させることができるはずです。

 

特徴5:Office 365 連携

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Office 365 連携は、主にOffice 365を導入済みの企業へのメリットが期待できる特徴です。

 

V-CUBEミーティングとサービスを連携させ、予定管理の連携と、シングルサインオンが可能になります。

※Webセミナーのライブ配信などができる同社のクラウド型配信サービス「V-CUBEセミナー」にも搭載されている機能です。

 

・IDの二重管理を避けたい

・スケジュール管理を煩雑にしたくない

 

こうした悩みのある企業にはオススメの機能です。

 

▼機能詳細をチェックする

V-CUBEとOffice 365の連携機能について

 

特徴6:多拠点・多人数で利用可能

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V-CUBEミーティングでは、高画質・高品質を保ったまま、最大50人が同時にWeb会議に参加可能です。国内だけでなく、海外の多数の拠点から参加者が一同に介する大型のWeb会議も問題なく開催できるでしょう。

 

もし画面に収まりきらないほど多くの参加者がいる場合は、自動的に話者が大きな映像として表示される仕組みとなっています。各画面の下部には、それぞれの名前(ID名)も表示されます。誰が発言しているかわからない、顔と声が一致しないといった混乱を避けることができるのも評価できるポイントです。

 

特徴7:外国語会議でリアルタイム翻訳

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V-CUBEミーティングには、多様な言語の音声認識・翻訳技術が搭載されています。Web会議中の会話を音声認識し、さらにリアルタイムに翻訳して、参加者全員に会話内容と翻訳内容をテキスト表示します。

 

会話を聞き逃したときや、音声を聞くことができない状況にあるときでも、表示されるテキストで会話内容を把握できます。電話対応などで一時離席しても、離席中に話し合われた内容の音声テキストを読んで話題に追いつくことができるでしょう。

 

▼対応可能言語・その他詳細をチェックする

V-CUBE翻訳機能の詳細やメリットについて

まとめ|Web会議システムの無料トライアルも活用しよう

遠隔コミュニケーションを促すWeb会議システムは、個人利用を対象とした無料版が充実しており、誰でも手軽に導入できるようになりました。

 

しかしビジネスシーンにおいては、セキュリティやクオリティの観点から、必ずしも無料版が好ましいとは言い切れません。導入を決定する前に、一度自社のニーズに立ち返り、有料版を検討してみることをおすすめします。

 

5,000社を超える企業に選ばれる「V-CUBEミーティング」は、月々2,000円〜という低予算で導入できます。

 

他にも、テレワークをはじめとする遠隔コミュニケーションを効率化させる様々なサービスを多数提供していますので、ぜひ、ご要望などご相談いただけますと幸いです。

 

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空いたワークスペースを会議室として有効活用できる「テレキューブ」

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もしも今現在、自社で以下のような課題をお持ちであれば「テレキューブ」の導入を検討してみましょう。

  • 評価面談や1on1ミーティングなど、個人間の対話に適した場所が少ない
  • 誰にも話しかけられずに、業務に集中できるスペースが欲しい
  • 機密性が保たれたスペースで、周囲に聞かれずにWeb会議や電話がしたい

テレキューブは、オフィスの空きスペースを活用しあらゆる場所に設置ができるスマートワークブースです。Web会議が利用できるPCが設置されており、セキュリティが保たれた静かな環境で業務に集中できます。

また、大掛かりな設置工事の必要がなく最短1ヶ月〜から契約可能です。設置場所や利用シーンを問わず自社のオフィスに合わせた活用を検討しましょう。

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