Zoomとは？機能やメリット・デメリットを他のWeb会議と比較して解説

リモートワークやハイブリッド勤務が定着しつつある今、チームやクライアントとのスムーズな情報共有を支える「Web会議システム」の重要性がますます高まっています。場所を問わず、高品質なコミュニケーションを実現できるツールとして、多くの企業が導入を進めています。

中でも、高いシェアと信頼性を誇るのが「Zoom」。シンプルな操作性と安定した通信環境により、社内会議から外部向けのプレゼン、セミナーまで幅広く活用されています。

本記事では、Zoomの基本機能からメリット・デメリット、そして他の主要なWeb会議ツールとの比較までをわかりやすく解説します。これから導入を検討している方や、すでに使っているけれど他ツールとの違いが気になる方にもおすすめの内容です。

Zoomはその使いやすさと高い安定性から、多くの企業で導入されているWeb会議ツールですが、導入プランや機能の違いを正しく理解して選ぶことが、業務効率化のカギとなります。特に有料プランでは、AIによる自動議事録機能や長時間の会議対応、大人数での利用など、無料版にはないビジネス向け機能が充実しています。

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Zoomとは？

出典：Zoomミーティング - Zoom

Zoom（ズーム）とは、アメリカ合衆国に本社をおく「Zoomビデオコミュニケーションズ」が提供する、PC・スマホ・タブレットから、複数人で映像と音声をやり取りできるWeb会議システムです。HDビデオと音声に対応しているので、高品質な映像と音声で、ストレスのない遠隔コミュニケーションを可能にしています。

全世界で利用されているWeb会議ツールで、その利用用途や規模はさまざまです。パンデミックの拡大により、特に注目されています。

従来、チームでミーティングを行うためには、会議室に集まる必要がありました。しかしZoomをはじめとするWeb会議でを利用すれば、インターネット環境を整えることで、場所や時間を問わずにミーティングを行うことができます。

1対1のコミュニケーションはもちろん可能ですし、最大で1,000人まで（オプションを追加した場合）一つのミーティングに参加できます。チーム内の簡単な打ち合わせから、大人数が参加する全社会議や社内研修まで、様々なシーンで活用できるツールと言えるでしょう。

ZoomをWeb会議に導入する3つのメリット

ZoomのようなWeb会議ツールは他にもありますが、競合を圧倒する魅力があります。会議への参加の手軽さと接続の安定性、そして背景画像が設定できることです。それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

1. URLをクリックするだけで簡単に参加できる

会議の主催者から送られてくる招待URLをクリックするだけで、簡単に会議に参加することができます。面倒なサインアップ（ログイン）の作業や、事前のID登録が不要なので、PC操作が苦手な方でも、迷うことなく会議に参加できます。

Web会議を開こうにも、メンバーが参加に手こずり、無駄な時間や労力がかかってしまったという声は多く聞かれます。Web会議システムを導入するにあたり、全社で操作方法に関する研修が必要になってしまったというケースもあります。

このような使いにくさを感じないのが、Zoomの魅力です。会議の主催者の負担を大きく減らすことができるのが、最大のメリットと言えるでしょう。

2. 接続が非常に安定しており、ストレスなく使える

Zoomは、独自の映像圧縮技術により、比較的少ない通信量で映像・音声を安定して通信できます。

オンラインの会議で、最もストレスが溜まるのが「音声が途切れて話が進まない」「途中で接続が切れて、再度入り直す必要がある」といった接続の安定性に欠くことです。特に大人数が参加するミーティングでは、接続が安定しないと、会議の円滑な進行は不可能です。

接続の安定性に関してZoomから具体的な数値は公表されていませんが、多くのユーザーから「Zoomを使ったWeb会議は、遅延や切断が起こりにくい」といった評価を受けています。

3. 背景画面を変えられるので、自宅を映さなくて済む

在宅でWeb会議をすると、どうしても部屋の様子が映ってしまいます。それを防ぐために、好みの画像を、ミーティング中の背景として設定することができます。

最近では在宅勤務の需要の高まりによって、ディズニーや任天堂など大手企業もZoom用の背景素材を提供しています。お気に入りの画像を背景に設定することで、プライバシーを守るだけでなく、遠隔であっても楽しみながら会議を行うことができるでしょう。

Zoomを導入する際に知っておきたい3つの注意点

Zoomは会議で便利に使えるツールですが、自社に導入するときには気を付けるべきポイントがあります。

1. 事前にメッセージを送ることができない

Zoomは、ミーティングを始める前にメッセージを送り合うことができません。そのため、「いつ会議を始めるか」「会議のアジェンダをどうするか」といったやり取りは、メールやチャットツールなど別のアプリケーションを使用する必要があります。

ミーティングの日程や内容を事前に取り決めた上で、ミーティング開始時間になったらZoomに集まるという流れで活用しましょう。

2. ビジネス利用には、有料プランが必要

無料プランでは、最大で40分までの時間制限があります。そのため、長時間に及ぶミーティングを行うためには、有料プランへのアップグレードが必要です。

また、無料プランはミーティングへの参加人数にも100人までという制限があります。社内研修や全社会議といった100人を超える集まりの場合は、無料プランでは対応しきれないでしょう。

快適なWeb会議に使いたいZoomの便利な機能

ZoomにはWeb会議をする際に便利な機能が多くあります。Zoomに搭載されている代表的な機能について、ご紹介していきます。

カレンダーとの連携

出典：Googleカレンダー

Googleカレンダー・Outlookカレンダー・iCal形式対応カレンダーといった各種カレンダーツールとの連携が可能です。そのため、主催者がミーティング毎に、参加者にURLをシェアする手間がかかりません。

画面共有

ツールバーにある「画面共有ボタン」をクリックするだけで、主催者のPC画面を参加者に共有することができます。PCのみならず、タブレットやスマホ端末への画面共有も可能です。

参加者が画面共有することもできますが、主催者は必要に応じて、参加者が画面共有をしないようにロックをかけることもできます。

資料を見ながら、ミーティングができるので、参加者の理解を促すことができます。また、事前に、紙をプリントアウトして配布する必要がないことや、アップロードして共有する必要がないので、ミーティング開催の手間を省くことができます。

録画・録音

ミーティング中に画面に表示されている「レコーディングボタン」をクリックするだけで、録画と録音を開始できます。録画と録音は、「クラウドレコーディング」と「ローカルレコーディング」の2種類で行うことができます。

※参考：Zoomの録画は簡単！ミーティングで活用しよう

なお、Zoomは主催者が許可をしないと、参加者が録画や録音ができない仕組みになっています。守秘義務を含むミーティングなど、外部に情報を漏えいさせたくない場合などは、録画や録音の許可を与えないという選択もできます。

チャット

ミーティング中に、「チャットボタン」をクリックするだけで、参加者全員とテキストメッセージのやり取りが開始されます。全体に見られたくない場合は、特定の相手との個別のチャットのやり取りも可能です。

なおミーティング中のチャットは、自動もしくは手動で保存ができます。ミーティングの内容をまとめておくことで、議事録として活用できるでしょう。

ホワイトボード

ホワイトボードを活用すると、マウスやタッチペンで図やグラフを描くことができます。音声では伝えきれない内容を、カバーすることが可能になります。作成した図表は、画像として保存することができ、後で見返すことが可能です。

Qumuとの連携

Zoomは動画配信プラットフォーム「Qumu」と連携することで、Zoomの録画記録を管理したり、トラフィック負荷を軽減しながらWeb会議をライブ配信することが可能です。

Zoomの無料版と有料版の違い

Zoomは、無料版でも多くの機能を使うことができます。しかし、本格的に企業に導入したいのであれば、有料版にアップグレードすることをおすすめします。

有料版では、主に以下の3つのプランがあります。

• プロ（小規模チームに最適）
• ビジネス（中小企業）
• 企業（大企業向け仕様）

それぞれでミーティングに参加できる人数や料金、機能が異なります。

料金とミーティング参加人数の違い

無料版でも、最大100人まで同時にミーティングに参加できるので、様々なシーンで活用することができます。

しかし、グループ会議は最大で40分までしか利用できないので注意が必要です。ミーティングを頻繁に行う場合は、有料プランの利用をおすすめします。

月額料金は、契約するホストごとにかかってきます。ホストとは主催者のことで、ミーティングを立ち上げたり、設定を管理する人物（アカウント）を指します。

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