テレビ会議システムとは？Web会議システムとの違いやおすすめツール、導入事例を徹底解説！

「テレビ会議システム」や「Web会議システム」は、遠隔地にいながら、カメラやマイクなどの機材を使用してコミュニケーションをとることができるツールです。テレビ会議システムとWeb会議システムは、混同されることが多いですが、実はまったくの別物です。

今回はそれぞれの違いを徹底比較、使い方も含めてご紹介します。ぜひ自分の企業や個人で使いやすいツールをみつけてください。

働き方の新常識「アフターコロナにおける企業のテレワーク」

働き方改革が推進される中で流行した新型コロナウイルスの影響で「テレワーク」が急増しています。

本書は、「正直、まだ導入を決めかねている...」という企業担当者さまのために、知っておくべきテレワークの「これから」をまとめました。

• ・アフターコロナのどのようなシーンでテレワークが有効なのか
• ・他企業はどれほどテレワークの導入に意欲を示しているのか
• ・既にテレワークを導入している企業はどのような成果が出ているのか

このようなポイントの他、2020年に入ってから感染症の影響でテレワークを導入した企業の最新事例など、今後の組織体制でつい真似したくなるようなヒントも紹介しています。 ぜひ、ご活用ください。

テレビ会議システムとは？

テレビ会議システムは、離れた場所にいる相手と、あたかも一つの部屋で会話しているような雰囲気で、会議や打ち合わせができるツールです。画面越しに相手の姿を見られるため、「ビデオ会議システム」とも呼ばれます。

よく似た機能を持つものに「Web会議システム」と呼ばれるものがあります。こちらも映像で遠隔コミュニケーションを取ることができますが、専用の機材は不要で、アプリケーションのインストールのみで使用することができます。

通常、テレビ会議システムは、役員会議や大人数のミーティングなど、人数や規模感の大きいシチュエーションで活用されます。Web会議システムよりも高画質・高音質で機能的になっており、通信も安定しているため会議に円滑に進めることができます。

テレビ会議システムとWeb会議システムの違い

テレビ会議システムは、役員レベルの社内打ち合わせ、オンライン研修、カンファレンス、空間共有など、比較的規模感の大きなやり取りに最適とされています。

Web会議のように会話のやり取りや資料共有、チャット機能が好まれるよりは、映像美や臨場感が重要視されるといった特徴があります。

特に、通信の安定性が高いので、クライアントとの重要な商談や打ち合わせには、Web会議システムではなく、絶対にテレビ会議システムを利用するという企業も多くなっています。

このように、テレビ会議システムとWeb会議システムは、それぞれ利用場面が異なります。

テレビ会議システムの方が、よりスケールの大きなシチュエーションで使われることを想定されています。一方でWeb会議システムは、1対1や少人数の打ち合わせなど、小規模なコミュニケーションで多用されます。

自社で遠隔コミュニケーションツールを検討する際は、テレビ会議システムとWeb会議システムを天秤にかけて取捨選択するのではなく、業務シチュエーションやニーズに応じて、双方を組み合わせて活用するのがベストと言えるでしょう。

テレビ会議システムを検討する際の6つのチェックポイント

自社に合うテレビ会議システムを選ぶためには、どのような基準で比較検討をすれば良いのか知っておくことが重要です。

ここでは、テレビ会議システムを選定する際に重要な6つのポイントを解説しています。

1. 接続型（「クラウド型」と「オンプレミス型」）

まずは、接続タイプを選びましょう。活用スタイルやネットワーク環境に合わせて、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、インターネット経由でベンダーが用意した社外サーバーにアクセスする会議システムです。自社でシステムや環境を構築する必要がないため、面倒な設定いらずで契約後すぐに利用を開始できます。必要な機能が全てテンプレートで揃っているため、運用自体の負担も重くならずに済みます。その分、月額のメンテナンス費用は発生します。

オンプレミス型は、自社のネットワーク内の専用サーバーにアクセスして会議を行う接続方法です。いわばシステム構築をアウトソースしていることと同じで、運用する上での利便性やセキュリティの観点から、機能やサービスを自社用にカスタマイズできるのが魅力です。インターネットを経由しないため、オンライン上の情報漏洩のリスクも最小限に抑えることができます。ただし、初期費用が高額といったデメリットもあります。

運用におけるそれぞれのメリットは、以下の通りです。

・クライアントソフトのインストール作業や面倒なネットワーク設定・メンテナンスが不要。 ・月額課金で、時間や回数を気にせずに必要に応じて利用できる。 ・ログインをすれば、常に最新の状態で利用できる。	・活用スタイルやイントラネット環境に応じたカスタマイズが可能。 ・費用は初期導入費用のみで、月額費用がかからない。 ※保守費用は別のことが多い ・運用しているセキュリティポリシーに合わせて導入することが可能。

2. 設置場所

テレビ会議を行うためには、画面やマイク、カメラ、スピーカーといった機材を設置する必要があります。あらかじめ、テレビ会議システムを導入するスペース（会議室やオープンスペース）を決めておきましょう。

キャスター式で移動可能なタイプなら、壁やパーテーションで仕切られていないオープンスペースでも使用できます。

3. 利用人数

想定利用人数（部署数）によって、導入機材の個数や、テレビ画面の大きさが左右されます。5人以上の会議が頻繁に行われる場合は、全員の発言を収集できるよう、マイクも導入すると良いでしょう。

4. 拠点数（国内外含む）

クラウド型のテレビ会議ツールの場合は、インターネット回線が安定していなければ、音声や映像が途中で途切れたり遅くなったりするリスクもあります。

海外との遠隔会議や多拠点で接続する場合は、できるだけ通信に強いサービスを選ぶようにしましょう。

5. 予算

予算の組み立ては、3年前後のスパンで行いましょう。年度毎に契約更新をしていては落ちつかないですし、2〜3年以上であれば、運用保証がついてくるベンダーが多いからです。

実際のテレビ会議システムの運用コストは、サービスによって様々です。利用するカメラ、マイクやリモコンといった機材と、ポート数（拠点数）によって振れ幅がありますが、3年間の想定運用コストは約40〜60万円が相場と考えられるでしょう。

6. セキュリティ対策

テレビ会議システムを選定する際には、機能や価格面だけでなく、セキュリティ対策がしっかりと施されているかも重要なポイントです。企業機密情報や個人情報の漏えいは、企業にとって極めて大きな損害となってしまいます。

具体的には、下記のような点を確認しましょう。

• テレビ会議システムでやり取りする通信データ（音声・画像・資料など）が暗号化されているか
• IDや二段階認証パスワードでユーザー確認を行えるか
• テレビ会議システムにパスワードを設定できるか
• 自動ログアウト機能はあるか
• 新しいデバイスでのログインが試みられた際にアラートを受け取れるか

ビジネス利用におすすめのテレビ会議システム

おすすめのテレビ会議システムをご紹介します。前章でご紹介したチェックポイントと合わせて、自社にとって不可欠あるいは重要な要素がないか照らし合わせてみてください。

テレビ会議システムとWeb会議システム両方の長所を実装「V-CUBE コラボレーション」

次にご紹介するのはV-CUBE社の「V-CUBE コラボレーション」です。テレビ会議システムとWeb会議システムの長所を兼ね備えたツールで、テレビ会議システムのように専用の機器の利用や、Web会議システムのように個人の機器の利用で会議に参加できます。

遠隔地点にいるグループ間に加えて、ほかの地点にいる個人もつなげることができることから、より幅広い状況で利用することが可能です。

▼想定人数

多拠点・大人数

▼主な特徴

• テレビ会議、電話、マルチデバイスに対応
• 高品質、高い接続性
• 書き込み、資料の共有

会議には欠かせないすばやい情報伝達ができる、即時に行える書き込みの共有機能、高画質、高音質の機能が備わっています。設計・開発時や緊急災害時、一般的な会議の際に便利なツールです。

参考：V-CUBEコラボレーションが選ばれる理由

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おすすめのWeb会議システムについて、「無料のWeb会議システム5選！コストをかけずに運用したい方におすすめのツールをご紹介」にて詳しく説明しています。ぜひ、参考にしてください。

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「21世紀型教育の実践！オンライン授業のメリットとおすすめツール4選」では、Web会議システムを使ったオンライン授業の事例を多数ご紹介しています。ぜひ、合わせてご覧ください。

まとめ｜テレビ会議システムとWeb会議システムを上手く使いこなそう

テレビ会議システムやWeb会議システムは、全社的なコミュニケーションを効率的に進めるために、今や企業や団体にとって必要不可欠なツールとなっています。

しかし、テレビ会議システムとWeb会議システムは、同じ遠隔コミュニケーションツールでありながら、活用場面やコストなどで大きく異なります。

テレビ会議システムは、国際会議や役員会議、大人数でのカンファレンスなど、Web会議システムよりも利用シチュエーションの規模が大きいことが特徴の一つでした。

機能面もWeb会議システムより優れていることが多く、そのため無料版での導入は不可能と言っても過言ではありません。

そこで、導入前にシステムの性能を正しく評価するために、体験セミナーへの参加もおすすめします。実際に機器に触れることで使い勝手を確かめ、導入後のギャップを減らすことができるからです。

自社に最適なシステム導入のため、ぜひご検討ください。