Web面接を成功に導く12の注意点!導入プロセスと欠かせないツールを紹介

世界中で猛威をふるう感染症の影響もあり2022年現在、対面での採用活動が困難になっています。

このような状況下でも

・新型コロナウイルスの影響で従来の対面面接やセミナーは行えないが、より多様性に富んだ人材を集め、応募者数を増やしていきたい

・面接にかかる業務時間や人件費などのコストを抑えたい

・テレワークの導入により、オフィスに居なくても採用活動を継続できるようにしたい

という採用担当者さまも多いのではないでしょうか。そこで是非導入を検討したいのが、「Web面接」の導入です。

Web面接とは、パソコンやモバイル端末を使って、遠方にいる求職者とコミュニケーションを取る採用方法です。インターネット回線が繋がる場所であれば、いつでもどこでも面接をすることができます

そこで今回は、Web面接を正しく導入・運用するために、その概要からメリット、導入までのプロセスやWeb面接を成功させるための注意点、そして企業の導入成功事例を詳しく解説します。

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Web面接とは、「いつでも・どこでも」を可能にする新しい面接手法

Web面接とは、「いつでも・どこでも」を可能にする新しい面接手法

Web面接は、場所や時間の融通をきかせ、今までに獲得できなかった新たな面接の機会も創出する面接手法です。


企業側は面接日程の調整・会場準備が楽になったり、求職者側は面接会場への移動がなくなったりと、双方にとって大きなメリットが期待できます。

Web面接のメリット

企業

求職者

手間やコストを削減できる

・面接会場を準備する工数が減る

・交通費や宿泊費などのコストを削減できる

・担当者のスキマ時間を活用できる

・面接模様を録画し共有できる

採用対象を広げられる

・地方や海外を含む遠方にいる人材を採用できる

・介護・育児のためフルタイムで出社して働けない人材を採用できる 

スムーズな採用ができる

・応募者の緊張が緩和されるため、素顔が見えやすい

手間やコストを削減できる

・面接に行く費用や移動時間を削減できる

・より多くの企業を手軽に受けられる

時間や場所の融通が効きやすい

・都合の良い面接時間を調整しやすい

・自分の慣れた環境で面接を受けられる


現在は働き方改革の推進や人手不足の影響により、柔軟な働き方を実現し、より多くの人材を獲得することが目指されています。Web面接の「場所や時間に囚われない」というメリットを活かすことによって、地方、または海外の求職者にも間口を広げることができるでしょう。

また、2020年3月頃より感染症が就活シーズンを直撃したこともあり、従来の対面面接ではなく、企業には接触を必要としない新たな面接手段が求められています。このような昨今の状況から考えても、Web面接の重要性は一目瞭然であるといえます。

また、新型コロナウイルスの終息後も、一次・二次面接はWeb、最終面接は対面といったように「対面面接」と「Web面接」のどちらもうまく活用することで、幅広い人材を採用でき、柔軟性のある企業としてイメージアップも図れます。

Web会議システムを用いた採用方法

採用活動には段階に応じた面接の種類があり、Web面接を行う際は目的に合わせたプランを選択することが大切です。よくある採用活動は、以下のようなステップで行われます。

1.会社説明会

2.インターンシップ

3.集団面接(グループディスカッション)

4.社員面談

5.個人面接

ここでは、それぞれのステップに適したWeb会議のプランを紹介します。

1.会社説明会

会社説明会には多くの人が参加するため、ウェビナー型のWeb会議システムが適しています。ウェビナーは「ウェブ」と「セミナー」をかけ合わせた造語で、1対多形式のWeb会議システムです。

ツールによってはアンケート機能やチャット機能が利用できるため、質疑応答を実施したいときは双方向でコミュニケーションできる機能のあるWeb会議システムを選ぶ必要があります。録画機能のあるWeb会議システムを使うと、参加できなかった求職者に説明会の内容を共有することや、質疑応答の内容を社内で見返すことが可能です。

2.インターンシップ

オンラインインターンシップには、時間制限のないWeb会議システムを利用しましょう。求職者としっかりコミュニケーションを取りながら進めるインターンシップでは、時間制限があるWeb会議システムでは時間が足りなくなる可能性があります。

業務のくわしい説明などを分かりやすく行うためには、画面共有やホワイトボード機能を活用することがおすすめです。また、グループに分かれて作業するような内容のインターンシップでは、ブレイクアウトルームがあるWeb会議システムが便利でしょう。ブレイクアウトルームとは、会議中に少人数に分けたグループディスカッションができる機能のことです。

3.集団面接(グループディスカッション)

集団面接やグループディスカッションをオンラインで実施する場合、1画面に映る人数に注意してください。Web会議システムによって、1画面に映すことができる人数には制限があります。制限以上の参加者がいると全員が画面に映らず、一部の応募者が画面に映らない可能性があります。面接官も含めた人数が1画面に映る人数の上限を超えないよう、参加者の数を調整しましょう。

集団面接においても、インターンシップ同様制限時間のないWeb会議システムを選ぶことも大切です。制限時間があると順番が後の求職者ほど話を聞く時間が短くなる、十分なディスカッションができない、といったことが起こりえます。

4.社員面談

基本的に1対1で行う社員面談は、ウェビナーや大人数を想定したWeb会議システムでなくても問題ありません。1時間程度で面談を終了する想定なら、時間制限のあるWeb会議システムでも対応できるでしょう。必要に応じて画面録画をするために、録画機能がついているもののほうがおすすめです。

5.個人面接

個人面接は、大きく分けて通常の面接とプレゼンテーション形式の2種類があります。質問に対して受け答えをするだけの通常の面接なら、社員面談と同様一般的なWeb会議システムで十分です。

しかし、プレゼンテーション形式の面接の場合は、画面共有機能があったほうがよいでしょう。画面共有機能があれば、学生がレジュメをもとにプレゼンテーションができます。画面共有機能が使える場合は、応募者に対して事前に「画面共有機能の使用も可」という情報を伝えておくと親切です。

Web面接のニーズが高まっている4つの理由とは?

Web面接が活用されている3つの理由とは?
冒頭で述べたように、新たな人材獲得のプロセスにWeb面接を取り入れる企業が増えています。

今、Web面接のニーズが高まっている背景には、「高速かつ安定的なネット環境の充実」「働き方改革の推進」「企業の慢性的な人手不足」、そして昨今では「感染症の感染拡大」が挙げられます。

1. 高速かつ安定的なネット環境の充実

インターネットの通信速度は急速に向上しており、個人が手持ちのデバイスからWeb会議システムを利用した、より質の高いWeb面接の実現が可能となっています。

2019年頃からは5Gの商用化も大きく話題になっており、今後さらに高速化することが考えられるでしょう。

移動通信システムの進化

出典:総務省「第5世代移動通信システム(5G)の今と将来展望」(令和元年6月)

通信速度の向上は、Web面接においては会話のラグを押さえ、映像と音声の高品質化を促します。

つまり、インターネット回線のがさらに安定化・高速化すると、今まで以上に質の高い面接をWeb上で行うことが可能になるのです。

2.働き方改革の推進

2019年4月より働き方改革関連法が順次施行され、企業が働き方改革に取り組まざるを得なくなったのも、Web面接を活用されている理由の1つです。

近年は政府が「働き方改革」を推進し、一人ひとりの従業員が多様で柔軟な働き方を選択できるワークスタイルの実現を掲げてきました。出社という形態にしばられず、自宅や遠隔地から働くことができるテレワークも、その取り組みの一つです。

参考:働き方改革の実現 | 首相官邸ホームページ

このような多様で柔軟な働き方を望む人材を採用するのには、Web面接が有効です。

例えば、テレワーク人材の中にはオフィスに足を運ぶことが難しい遠方の人材や障がい者、子育て中の親など様々な事情を抱える人がいます。

しかし、そういった自社オフィスに足を運んで面接を行うハードルが高い人材に目を向けない採用方針では、本当に優秀な人材を見逃してしまう可能性もあります。

多様な働き方を望む優秀な人材を、一人でも多く採用する際に、Web面接は適切な手段といえるでしょう。

3. 企業の慢性的な人手不足

日本では、多くの企業が慢性的な人手不足を感じています。採用したくても優秀な人材を確保できず、結果的に企業の生産力が低下するという課題に直面しているのです

人材不足を測るための指標の1つに、「有効求人倍率」があります。

有効求人倍率とは「1」を中間値とし、これより大きくなるほど「求人数が多く、働き手が不足している」状態、反対に小さくなるほど「求職者が多く、企業にとってはよりどりみどり」な状況を表します。

そこで、次の表を見てみてください。


求人、求職及び求人倍率の推移
出典:厚生労働省「一般職業紹介状況(令和2年5月分)

有効求人倍率は平成20年代に右肩上がりに上昇し続け、令和に入ってからは1.6倍程度を維持していました。

令和2年の4月以降、「感染症により仕事がない、解雇を受けた」という報道がされています。しかし、有効求人倍率は1.2倍ほどあり「求人数が多く、働き手が不足している」状態なのです。

そこで、優秀な人材を確保し続けるためには、アプローチ対象となる求職者の母数を増やす必要があります。採用率が同じ10%でも、10人面接をして1人採用のところを100人面接ができれば、10人の採用が叶うからです。

Web面接は、求職者がわざわざオフィスまで出向く必要がないので、地方や海外といった遠隔地に住んでいる場合でも、面接に応募ができます。結果的に応募総数が増加し、より多くの求人者の獲得ができます。

このような理由で、企業はWeb面接という新たな採用の方法を取り入れています。

中小企業で深刻な人手不足!今すぐ取り組める施策3選と企業成功事例

人手不足にお悩みの企業担当者の方は、関連記事「中小企業で深刻な人手不足!今すぐ取り組める施策3選と企業成功事例」で詳しい施策を解説しているので、こちらもあわせてお読みください。

4.感染症蔓延防止への対策

PCやモバイルの画面越しで行うWeb面接は、対面での接触を必要としません。

感染症蔓延の影響を受けてテレワークを導入する企業も数多いですが、それと同時に求職者や就活生に向けて、Web面接を導入する企業も徐々に増加しています。

2020年4月に、全国の主要企業864社を対象に株式会社ディスコが調査した「【緊急企業調査】新型コロナウイルス感染拡大による採用活動への影響」をもとに、感染症が企業のオンライン採用活動にどれほどの影響を及ぼしたのか見てみましょう。

下記の表を見ると、Webセミナー(インターネット上で研修や講義を実施すること)の導入が最も多いのと同時に、Web面接も、新たに24.1%の企業が実施していることが分かります。

新型コロナウイルス感染拡大による採用活動への影響

出典:株式会社ディスコ「【緊急企業調査】新型コロナウイルス感染拡大による採用活動への影響

また、「もともと実施していた(あるいは実施予定だった)」という企業も含めると、Web面接は現在では35.9%の企業に導入されていることになります。Webセミナーに関しては「収束後も利用したい」という企業が57.3%でした。

またWeb面接は、就活生からも高い支持を得ていることが分かっています。株式会社サポーターズが学生594人を対象に2020年2月に調査した「新型コロナウイルス感染症(COVID-19)による就職活動への影響調査」によると、60%もの学生が「Web面接は、感染症対策に限らず良い施策だと思う」と回答しています。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)による就職活動への影響調査

出典:株式会社サポーターズ「新型コロナウイルス感染症(COVID-19)による就職活動への影響調査

以上のことから、Web面接は感染症対策としてはもちろん、感染症が収束した後も需要が拡大していくことが伺えるでしょう。

感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説

現在、国やさまざまな自治体で、感染症の影響を受けて経営が困難になっている企業に対して助成金や補助金制度が実施されています。関連記事「感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説」で詳しく解説しているので、コスト面にお困りの方はこちらもご覧ください。

企業がWeb面接を使用する際に注意すべき13のポイント

企業がWeb面接を使用する際に注意すべき8つのポイントWeb面接を成功させるには、対面ではないからこそ採用担当者が気をつけなければいけないポイントがあります。

Web面接は多くの企業担当者にとって未知のもの。そのため、以下で紹介する通信環境の整備や、今までの面接方法との違いを踏まえたマニュアル作りなど、導入にはある程度の下準備が必要です。

面接前

通信環境を整え、ラグや接続不良を防ぐ

Web面接において接続の安定性はとても重要です。安定性が低いと面接中の映像・音声の遅延を招く可能性が高くなります

映像や音声の乱れは相互のストレスになりますし、求職者の回答を上手く聴き取れなかったり相手に質問が正確に届かなかったりというコミュニケーションの阻害にも繋がるでしょう。

それらの理由が重なり求職者の応募意欲を下げてしまう原因にもなりかねません。面接は自社の良い印象を与える重要な機会でもあるため、注意する必要があります。

接続不良や遅延の可能性を少しでも抑えたいという方は有料版のWeb面接システムを利用することをおすすめします

機密情報が漏れない環境を整える

面接時に会社の書類や社外秘情報が漏れてしまう物が映りこんでしまうことは大変危険です。

周囲の人によって情報が映像に入り込むリスクも考えられるため、情報漏えいの観点から、自社の会議室で面接を行うことを推奨します。また、面接の内容を周囲に聞かれることを避けられる他、求職者の個人情報保護の面でも有効です。

自社の会議室が不足しているという場合には高い防音性があり、自社の情報漏えい・求職者の個人情報の問題を気にせずにWeb面接が行える「テレキューブ」の導入がおすすめです。大掛かりな設置工事が必要ないので、すぐに導入を開始できます。

デバイスを固定してカメラ位置・角度を合わせる

ノートパソコンやスマートフォン、タブレット端末でWeb面接に参加するときは、画面をできるだけ自分の目線の高さになるよう固定しましょう。

目線よりも低い位置にカメラを設置すると応募者の画面を見下ろしているように映り、相手に威圧感を与えてしまう可能性があります。面接担当者の印象はそのまま自社への印象にも繋がるので、悪い印象を与えてしまうのは避けたいところです。

デバイスの高さを固定した後は映像を確認して、背景や明るさを確認しましょう。顔が暗くと印象まで映る悪くなります。事前に自身の顔にしっかりと光が当たるかを確認すると良いでしょう。

使用するパソコンにカメラが搭載されていない場合は外付けのWebカメラの使用が必要です。また、今よりも良い画質に変えることで求職者により表情を明確に伝え面接を行いたい時にもおすすめします。

複数の面接官が1カ所に集まって行うWeb面接では、音声と映像に注意する

1カ所から複数人でWeb面接を行う場合には、大きく分けて2つの注意点があります。

1つ目は面接官の人数、配置に合わせて映像の角度大きさを調整することです。

2つ目は全員の音声をクリアに伝える工夫です。

1カ所から複数人でWeb面接を行う際、ハウリングを防ぐためにもメインのPCのみで音声を拾う場合が多いと思います。

しかし、その場合に位置によって音声がはっきり聞こえる人と途切れやすい人が出てくる可能性が高まり、面接のコミュニケーションにおいて大きな障壁になるでしょう。

こういった問題を解決するのが「マイクスピーカー」です。マイクスピーカーは複数人の声を識別し、音声を拾ってくれます。

メールで事前連絡をする

スムーズにWeb面接が始められるように、応募者にメールで事前連絡しておきましょう。事前に連絡しておくべき事項は、以下のとおりです。

  • 日時(開始時間・入室可能時間)
  • Web会議のURL
  • 面接官の役職や人数
  • 準備物
  • 服装・髪型(指定がある場合)
  • イヤホンの使用可否
  • バーチャル背景の使用可否
  • 場所(指定がある場合)
  • 返信の必要性

会議のURLを記載する際は、アプリのダウンロードやユーザー登録などが必要かどうかも記載しましょう。必要に応じてシステムのマニュアルを添付しておくと、より親切です。

また、イヤホンやバーチャル背景などの使用可否も明記しておくと、求職者が対応に迷わずに済みます。「カフェなど公共の場所は不可」「有線LAN接続推奨」など、場所や通信環境について指定がある場合は、詳細な指定内容を記載してください。

待機室の設定をする

求職者を順番に面接する場合、待機室を設定しておくと面接側、応募側両者にとって便利です。

もしURLが流出し面接とは関係のない人が入室しようとしても、待機室を設定しておけば面接官側が許可しなければ入室できません。また、待機中に接続テストができるため、応募者も万全の状態で面接に挑めます。

また、面接は時間通りに進むとは限らないため、待機室を設定して開始時間が前後した場合に備えておくとよいでしょう。

面接時

声に抑揚をつけてハッキリと話す

映像を通してのコミュニケーションは、お互いの会話のテンポや熱量を掴みにくくなります。映像や音声の遅延も起こりうるため、口早に返答すると相手と音声が被ってしまうこともあります。

Web面接では相手との会話のタイムラグがあることを想定して、ゆっくり間を置いてコミュニケーションを取ると良いでしょう。ヘッドセットを利用していない場合は、パソコンが音声をしっかりと拾えていない場合もあるため、声に抑揚をつけてはっきりと発声することが望ましいです。

また、「もし聞き取れなかった場合は、遠慮なく言ってください」と一言伝えておくだけでも、求職者側との円滑なコミュニケーションにつながります。

リアクションをオーバーに取る

対面での面接がない場合、Web面接での印象がイメージに大きく影響します。

画面越しに互いの顔が見えていたとしても、相手の話に対してまったくリアクションがないと、求職者にとっては自分の話が伝わっているのかわかりづらく、不安になることもあります。大きくうなづく、声を出して反応するなど、普段よりもリアクションをオーバーに取りましょう。

また、メモを取りながら面接を行う場合には、「メモを取りながら話を聞くので、タイピング、メモ音が聞こえると思いますがご了承ください」や「メモを取っているため、目線がずれますが」などと求職者に断りを入れておくと、なお良いでしょう。

雑音を拾わないように注意する

最近のデバイスは音声収集機能にも優れており、周囲の音や近くの人々の話し声、またキーボードを叩く音さえも拾ってしまいます

そのため、できるだけ周囲の雑音が起こりにくい場所で自身も必要以上の音を立てないように注意しましょう。例えば、応募者からヒアリングした内容を、必要以上にパソコンでメモすることは避けた方が良いかもしれません。

しかしながら、周囲の雑音が面接中に急に大きくなる場合や求職者の情報を後で見返すためにもメモを取りたい方も多いと思います。また、そういった状況で事前にヘッドセットを用意していない場合もあるでしょう。

そこでおすすめなのがノイズキャンセリングアプリケーション「Krisp」です。「Krisp」は自分のマイクに入り込んだノイズをワンクリックでミュートすることができる、完全無料のアプリとなっています。

同アプリはマイク、スピーカーどちらのノイズも遮断が可能です。つまり自分(自社)が発生させるノイズだけではなく、相手が原因でノイズがある場合にも音声をクリアにすることができます。

また、簡単にインストールが可能でヘッドセットが無くても周囲の音を遮断できるのは大きなメリットです。Web面接を行う際、どうしても周囲に雑音が発生してしまうシーンでも問題なく面接に集中できます。

▼サービス詳細

Krisp

求職者の連絡先をすぐに確認できるようにする

Web面接の途中で音声が途切れてしまった場合や、接続が切れてしまった場合に備え、スムーズに携帯電話などで連絡が取れる体制も整えておきましょう。

安定したインターネット環境であっても、機器のトラブルなどが起こる可能性はゼロにはできません。トラブルに備えてリカバリープランをあらかじめ用意するなどして、面接の再設定や再接続の指示ができるように準備することをおすすめします。

録画・録音する際は断りを入れる

Web面接の様子を録画・録音しておくことで、他の面接官が後で確認したりすることができます。ただし、その場合には事前に求職者へ録画・録音の断りを入れるようにしましょう。

許可なく録画・録音したことでトラブルにつながる可能性もあります。これは企業の信用問題に関わることもあるので十分に注意すべきです。

断りを入れる際にも、面接の直前や始まってすぐではなく、少なくとも面接の数日前にはメールなどで案内事項とともに伝えておくべきでしょう。

面接後

接続不良で上手く面接ができなかった場合は、求職者にアフターフォローを

とはいえ、予期せぬトラブルによって、Web面接がうまくできずに終わってしまう場合も時にはあるかもしれません。このような際には、必ず求職者へメールやメッセージを送るなどのアフターフォローを行いましょう。

例えば、もし求職者が優秀な人材であれば、再度Web面接への参加を要請するなどの対策が考えられます。そのためにメールの文面や調整日程などをあらかじめ考えておくと、スムーズに採用活動が進むでしょう。

Web面接のアンケートを取る

Web面接は近年急速に浸透しつつありますが、それだけにまだノウハウが各社に蓄積されておらず、試行錯誤しながら行っている企業も多くあります。

そのため、Web面接後にはアンケートを取ることを推奨します。株式会社学情が2021年8月、421人にウェブ上で行った調査では、回答者の約40%が「退出するタイミングがわからない(面接官より先に退出していいのか)」と回答したというアンケート結果もあります。まだ「正しい」あり方が確立されていないだけに、Web面接でのマナーについて疑問を抱いている人も少なくありません。

求職者に不安を抱かせないためにも、より良いコミュニケーションを図るためにも、どういった点が評価され、どこがわかりづらかったかを調査し、ブラッシュアップしましょう。それによってより良いWeb面接につなげられます。

まとめ|「Web面接」の導入は、人手不足の日本社会で適切な採用を続け、企業活動を成長・発展させていく

有効求人倍率が年々増加していき、人材を企業が取り合う状況下で、よりスピーディで、負担感が少なく面接ができるようにWeb面接システムを導入する企業・組織が増えています。

2020年の感染症蔓延によりWeb面接を利用して優秀な人材の獲得を目指す動きは更に強まることも予想できます。

いち早く優秀な人材を確保することが難しくなっているなか、企業と求職者どちらにも多くのメリットがある「Web面接システム」は、今後も普及し主流となっていくでしょう。

人事や面接担当者は、幅広いスキルを持った求職者とマッチングをし、日本や世界各地から優秀な人材を採用することが求められています。「Web面接」の導入は、人手不足の日本社会で適切な採用を続け、企業活動を成長・発展させていくためのツールです。採用活動の選択肢の1つとして考えることをおすすめします。

山田 陽一
著者情報山田 陽一

デザイン制作会社、広告代理店、フリーランスを経てブイキューブへ入社。社会の働き方の変化を実感し、ブイキューブの活動に共感。ブイキューブサービスを世の中に広く伝えるため、マーケティング プロモーション周りのディレクション・デザインを担当。

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