Web会議｜テレワークに役立つおすすめWeb会議システムを徹底比較

2020年、新型コロナウイルスが世界中で猛威を奮っています。政府から、不要不急の外出自粛要請が出されたことで、従業員の在宅勤務をはじめとするテレワークの導入を急ピッチに進める必要性が出てきた企業も少なくないのではないでしょうか。

テレワークを導入する際に問題になってくるのが、在宅勤務をしている従業員同士のコミュニケーションや、クライアントとの打ち合わせをどのように進めていくかという点です。

そこで遠隔にいてもスムーズにコミュニケーションが取れるWeb会議は、テレワークにおいては必須と言えます。

テレワークで従業員とのコミュニケーションに問題が発生している、業務効率が著しく低下している、という企業は早急にWeb会議の導入を検討すべきでしょう。

まだ自社にWeb会議を導入していないという企業は、そもそもWeb会議とは何かといった基礎知識や、正しいツールの選び方、そして導入すべきおすすめのWeb会議システムを紹介していますので、是非参考にしてみてください。

なお、現在は新型コロナウイルスでのWeb会議システムの需要拡大に伴い、多くのベンダーで初期費用がお得になるキャンペーンや、業種や業態によっては無償提供を実施しています。

Web会議とは？

Web会議とは、オンライン上で映像と音声を用いて、遠隔にいるクライアントや社内のメンバーとコミュニケーションを取る会議形態の一つです。

PCだけでなく、スマートフォンやタブレットから、時間や場所を問わずに気軽に参加できるので、従来の対面での会議に変わる「新しい会議方法」として注目を集めています。

Web会議に必要なソフトウェアのことを、「Web会議システム」と呼びます。アカウントを発行して、IDとパスワードを入力するだけで、利用を開始できる「クラウド型」が主流なので、簡単にそして素早く導入ができます。

また新型コロナウイルスの影響により、Web会議システムを「営業」や「セミナー」に活用する企業も増えています。従来の対面での営業やセミナーにかかっていた、移動交通費やセミナー会場費のレンタル費用、そして移動にかかる時間を節約することができるので、企業のコスト削減という面でもWeb会議システムは注目を集めています。

Web会議は、無料で使える？

結論から申し上げますと、最近は無料で使うことのできるWeb会議システムが、多くのベンダーから展開されています。メールアドレスなどを登録するだけで、今日からすぐにでも導入することができます。チャットや画面共有・ファイル送受信といった、会議に必要な機能も備わっていることがほとんどです。

しかし、無料のWeb会議システムは、利用人数や利用時間が制限されていたり、セキュリティも万全でない場合が多いので、企業での本格的な運用には適さない可能性があります。

社内での1対1でのミーティングや短時間で終わる会議であれば、無料のWeb会議システムでも十分ですが、社外のクライアントとの打ち合わせや、参加人数が4名を超えるようなミーティングでは、有料のWeb会議システムを利用するのがおすすめです。

テレビ会議よりも、手軽に利用できるのが魅力

Web会議とよく似た会議方法に、「テレビ会議」があります。テレビ会議も、映像と音声で遠隔にいる相手とコミュニケーションを取ることができます。しかし、「Web会議」と「テレビ会議」の両者には、利用場所や導入コストなどに違いがあります。

テレビ会議は、専用機材を用いることで、ネットワーク接続の安定性を高め、高品質な映像と音声のやり取りができます。しかしその一方で、専用機材の設置が必要なため、会議室など使用場所が限られてしまう、初期費用・月額料金など運用コストが高くなってしまう、といったデメリットがあります。

日常的な打ち合わせや社内の少人数ミーティングでは、PCやスマートフォン・タブレットで場所や時間に捉われず、気軽に使用できるWeb会議で十分です。映像や音声、接続の安定性を求める場合は、有料版の高機能なWeb会議を使うことでカバーできるでしょう。

ビジネスシーンにおすすめのWeb会議システム

Web会議システムには、無料版と有料版の2種類があります。無料版は、1対1でのWeb会議には対応できますが、参加人数や時間に制限があるので、チームや部署での本格的な導入には適しません。

テレワークで全社的にWeb会議システムの導入が必要な場合は、有料版のWeb会議システムを使用しましょう。

無料で手軽なWeb会議システム4選

有料版のWeb会議システムと比較すると、機能や使い勝手が劣りますが、まずはコストをかけずに導入したいという場合は、無料版のWeb会議システムがおすすめです。

代表的な無料Web会議システムの比較は、下記の通りです。

それでは、一つひとつ詳しく解説していきたいと思います。

Zoom｜URLをクリックするだけでWeb会議を開始できる

出典：Zoomミーティング - Zoom

世界的に知名度の高いWeb会議システム「Zoomミーティング」。最近では、自宅同士を繋ぐ飲み会、通称「Zoom飲み」が流行っていることでも知られています。

Zoomは、会議の主催者から送られてくるURLをクリックするだけで、会議への参加ができます。アカウントの取得が不要なので、気軽に導入できるのが魅力です。

アップグレードすることで有料版として利用できますが、無料版でも多くの機能が装備されています。同時に参加できる人数は最大で100名なので、様々なシーンでの活用が可能です。

しかし3名以上の複数人のグループ会議では、利用時間が最大40分に制限されていることに注意。ビジネス目的で利用するのであれば、有料版へのアップグレードが必要になってくるでしょう。

Skype｜全世界で約3億人が利用するビデオ通話ツール

出典：Skype | 無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール

Microsoft社の提供する、ビデオ通話ツール「Skype」。海外を中心に全世界で3億人の利用者がいると言われており、既に使ったことがある方も多いのではないでしょうか。「Skype」はプライベートでのやり取りを中心に設計されていますが、ビジネスでも使うことができます。

無料ツールでありながら、同時接続は最大で50名まで可能、画面共有機能も備えています。チームでのミーティングなどには、十分に使用できるスペックと言えるしょう。

ただし使用するためには、アプリのインストールをした上で、アカウントを登録する必要があります。また、会議に招待するためのURL共有機能などはなく、相手のアカウントIDを聞き出し、グループに追加する必要があります。

そのため、大人数でWeb会議を行う場合は、どうしても主催者の負担が大きくなってしまいますので、有料版のWeb会議システムの利用がおすすめです。

※詳しい価格や機能に関しては、公式ページをご確認ください。

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Skype

Whereby｜URLをクリックするだけで会議に参加可能

出典：Video Meetings, Video Conferencing and Screen Sharing | Whereby

メールアドレスを入力するだけで、簡単にミーティングルームのURLを発行できる「Whereby（ウェアバイ）」。2019年8月に「appear.in」というサービス名から現在の名称に変更されています。

参加者はURLをクリックするだけで、会議に参加することができるので、非常に使いやすいWeb会議システムと言えます。Freeプランであれば、最大で4名まで同時接続が可能。画面共有とチャット機能を備えています。

※詳しい価格や機能に関しては、公式ページをご確認ください。

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Whereby

Google ハングアウト｜Googleのサービスとの連携が充実

出典：Google Hangouts Meet: オンライン ビデオ会議 | G Suite

Googleが提供するビジネス用Web会議システム「Google ハングアウト」は、Googleアカウントを持っていれば、今すぐにでも利用を開始できます。

Googleの他サービスとの連携が充実しており、GoogleカレンダーやGmailから、直接会議を開始することが可能です。普段Googleのサービスを利用しているチームでのコミュニケーションにおすすめです。

※詳しい価格や機能に関しては、公式ページをご確認ください。

▼商品詳細を見る

Googleハングアウト

有料で高機能なWeb会議システム3選

ここからは、具体的に導入をおすすめするWeb会議システムをご紹介していきます。

まずは、機能性・セキュリティ対策に優れた有料のWeb会議です。料金や基本的な機能、そしてセキュリティといった点に注意しながら、導入するシステムを選定していきましょう。

zoom ミーティング

出典：Zoom ミーティング

Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。

通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。

Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。

▼ライセンス別の主な比較表

ブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。

投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。

また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。

V-CUBEコラボレーション｜現場で活躍！遠隔地との情報共有と業務サポートに貢献

出典：V-CUBEコラボレーション

「V-CUBEコラボレーション」は、Web会議システムの長所とテレビ会議システムの長所を兼ね備えたツールです。

専用機材を用いてグループとグループで接続する使い方がメインですが、専用機材を持たないユーザーも、タブレットやPCから参加が可能です。遠隔地同士の情報共有に留まらず、共同で作業を効率的に進めていくことをコンセプトに設計されています。

CADデータの読み込みや共有ができるため、建築や製造の現場での業務もサポート。双方向で図面に書き込むことができるので、管理者と現場のコミュニケーションを加速します。

スマートグラスと連携することで、現場の様子を映し出しながら、遠隔での指示出しが可能です。建築や製造業などで遠隔業務を進めたいという企業におすすめです。

また「V-CUBEコラボレーション」は、通常のテレビ会議システムとは異なり、専用のネットワーク回線を必要としません。既存のオフィス環境や社内イントラで動作するので、初期コストが安く、そして手軽に導入できます。

スマートフォンやタブレットといったモバイル端末でも、PC画面のリアルタイム共有、要点を明確化するフィンガーツールにも対応しているので、場所を問わず高度な双方向のコミュニケーションが可能です。

※詳しい価格や機能に関しては、公式ページをご確認ください。

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V-CUBEコラボレーション

Fresh Voice｜3クリックでWeb会議を開催できる手軽さが魅力

出典：オンラインWeb遠隔会議システムの製品情報｜WEB会議システムのエイネット

エイネット株式会社が提供する「Fresh Voice（フレッシュボイス）」は、最大200拠点での同時接続が可能なWeb会議システムです。（※フラット定額プラン利用時のみ）

国内での導入実績も豊富で、4,000社以上の企業で導入実績を誇ります。2003年にサービスをリリースして以来、乗っ取りやスキミングといった被害に合っていません。そのため、国土交通省や東京都といった官公庁でも導入されています。

わずか3クリックでWeb会議を開始できる手軽さや、会議の参加者の位置情報を把握する地図機能を備えているのが特徴です。

※詳しい価格や機能に関しては、公式ページをご確認ください。

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Fresh Voice

失敗しないWeb会議システムの選ぶ4つのチェックポイント

Web会議システム選びで迷った時は、「会議に参加できる人数」「接続形態」「セキュリティ対策」「サポート体制」の4つのポイントから自社に適したツールを選びましょう。

1. 会議に参加できる人数（同時接続人数）

まずは、会議に参加できる人数（同時接続人数）です。ツールによっては、同時接続拠点と表記されている場合もありますが、基本的には同じ意味と考えて良いでしょう。

少人数でのミーティングに利用するのであれば、あまり気にする必要はありませんが、部署やクライアントなど複数拠点からの打ち合わせや、フォーラムや研修といった大人数でのコミュニケーションに利用する可能性があるなら、余裕を持って多くの人数が参加できるツールやプランを選びましょう。

2. クラウド型・オンプレミス型

Web会議システムは、利用するサーバータイプにも大きく分けて2つの種類があります。

Web会議システムの多くは、ベンダーのサーバーにアクセスをして情報の通信を行う「クラウド型（ASP）」を採用しているものがほとんどです。社内でサーバーを用意する必要がないため、運用が簡単で、初期の導入コストも安いのが魅力です。

一方のオンプレミス型は、社内でサーバーを用意し、運用していくタイプです。クラウド型に比べて導入コストはかかる分、セキュリティが強固なので、Web会議で重要なやり取りを行う時におすすめです。幹部会議や社外秘の情報を扱う会議を行う場合は、オンプレミス型の導入を検討すると良いでしょう。

ブイキューブのWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」・テレビ会議システム「V-CUBE Box」は、それぞれクラウド型を基本としていますが、オンプレミス型への変更も可能です。

3. セキュリティ対策

第三者からの情報の盗み見を防ぐために、Web会議システムのセキュリティに関して、注意をしておく必要があります。ポイントとしては、以下の3つになります。

• 情報の暗号化がされているか
• 会議室にパスワードを設定できるか
• IPアドレス制限がされているか

Web会議・テレビ会議で13年連続国内シェアナンバー1を誇る「V-CUBE ミーティング」は、参加者のIPアドレスを制限することができます。そのため、特定の人以外の会議への参加を防ぎ、情報漏えいリスクを下げることが可能です。

4. サポート体制

接続が途切れてしまう、操作方法がわからないといったWeb会議の運用に関する悩みに対応してくれるカスタマーサポートの有無を確認しましょう。

意外と見過ごされがちですが、無料版のWeb会議システムはサポート体制が十分に整っていない場合があります。日本語でのサポートに対応しているか、365日24時間サポートに対応しているか、なども確認するようにしましょう。

Web会議は導入すべき！企業にもたらす6つのメリット

ここまで、おすすめのWeb会議システムや選び方について解説をしてきました。

しかし、まだWeb会議を自社に導入すべきか迷われている担当者の方もいらっしゃるかと思います。本章では、Web会議が企業にもたらすメリットについて、詳しく説明していきます。

メリット①：移動時間を短縮して、業務の効率化へ貢献

Web会議を導入すると、移動時間を大きく短縮することができます。クライアントや他店舗・他営業所との商談や打ち合わせのために移動が伴わず、自宅やオフィスなど都合の良い場所から会議に参加できるため、今まで移動に使っていた打ち合わせ前後の時間を、本来の業務にあてることができます。

多くの従業員がWeb会議を利用して、移動時間を短縮・削減することができれば、企業の生産性の大幅アップに寄与するでしょう。

メリット②：交通費や出張費を削減し、コストカットできる

移動時間を短縮できるのと同じく、移動にかかる交通費を削減できます。例えば、以前であれば、出張が必要であった地方での打ち合わせや営業でも、Web会議を導入すれば、場所を問わずに会議を実施できます。出張にかかる航空券代や鉄道料金、ホテル代を削減し、企業のコストカットへと繋がります。

メリット③：情報共有のスピードを迅速化

チーム単位で情報共有をしようと思っても、全員のスケジュール調整を行い、場所を抑えて、会議をするためには、時間がかかります。Web会議であれば、ちょっとした隙間時間に実施できるので、情報共有のスピードが格段に上がります。スピーディな意思決定を可能にし、企業の成長を加速することができます。

メリット④：紙で資料を用意する必要がなくなり、ペーパレス化に

従来の会議では、参加人数分の資料を紙で用意するのが、一般的でした。しかし、Web会議システムの多くは、画面共有機能やファイルの送受信機能を備えています。そのため、紙を印刷する必要がなく、企業のペーパーレス化を進めることができます。

メリット⑤：メンバーの表情やジェスチャーを読み取れる

テレワークの導入に伴い、Web会議を取り入れる企業は多いと思いますが、中にはチャットツールやメールだけで情報伝達をしているというケースもあります。しかし、テレワークの問題として、コミュニケーション不足によって従業員が孤独感を抱いてしまうことがあります。

Web会議を用いて、上司と部下もしくは同僚同士がお互いの顔を見てコミュニケーションを取ることで、従業員が在宅でも安心して業務に取り組むことができます。

メリット⑥：パンデミックや災害時の事業継続性

パンデミック（感染症の爆発的な流行）や地震や台風といった災害時に、公共交通機関がマヒしても、遠隔てコミュニケーションを取ることで事業を継続していくことができます。実際に新型コロナウイルスの拡大に伴い、オフィスでの業務をWeb会議を用いて在宅に切り替えることで、事業を継続している企業が多く見られます。

Web会議を円滑に行うためのカメラ・マイク

Web会議は、専用のカメラやマイクを用意しなくても、PCやスマートフォンに内蔵されているカメラ・マイクでやり取りができます。

しかし、内蔵カメラやマイクでは、どうしても映像の乱れや音声の遅延が発生してしまうケースがあります。1対1といった少人数の会議であれば、それほど気にすることはありませんが、大人数でWeb会議をする時は、円滑な会議進行の妨げになってしまいます。

そこで取り入れたいのが「専用カメラ」と「専用マイク」です。外付けでPCに設置することで、映像をより綺麗にそして音声をはっきりと伝えることができます。

1. 汎用型マイクスピーカー（個人/ブース/小〜中会議室用）

出典：V-CUBEデバイス

「汎用型マイクスピーカー」は、V-CUBEが提供するマイクとスピーカーが一体になったアイテムです。自動でノイズやエコーを取り除いてくれるので、クリアな音声のやり取りを可能にします。

USB接続だけでなく、BluetoothでPCやスマホ・タブレットと繋ぐことができるので、設置場所を選びません。本体重量が約320gの超軽量設計なので、持ち運びが楽々。デスクから会議室に持ち運ぶのも苦になりません。

2. 汎用型カメラ（個人/ブース/小〜中会議室用）

出典：V-CUBEデバイス

V-CUBEの提供する「汎用型カメラ」フルHD相当の「1080p/60fps」に対応。高画質で、些細な動きもしっかりと捉えるので、カメラ越しでも表情をしっかりと伝えることができます。

一般的なカメラの画角が「66〜75°」なのに対して、当製品は「120°」の広画角を映し出すことが可能。参加人数が5人を超えるような会議でも、画面から見切れることがありません。

参加者の顔を自動で認識する「オートフレーミング」機能も搭載しており、Web会議システムを用いて、会議室でミーティングを行う際には最適なアイテムと言えるでしょう。

まとめ｜自社のニーズに適したWeb会議システムを導入して、遠隔でのスムーズなコミュニケーションを実現しよう

本記事では、Web会議とはそもそも何か、そしておすすめのWeb会議システムをご紹介してきました。

Web会議は、新型コロナウイルスの感染拡大防止、企業のコストカット、業務の効率化といった様々な点から、これからスタンダードな会議方法になっていきます。

そのため、Web会議システムを導入して、いかに遠隔でコミュニケーションを取れる対策を構築していくかは企業に早急に求められている課題と言えるでしょう。

しかしながら、闇雲にWeb会議システムを導入するのではなく、自社に合ったツールをしっかりと見極めることが大切です。各ツールごとに、「価格」や「映像・音声の品質」、「セキュリティ」「基本機能」「サポート体制」などが異なります。

当然、無料のWeb会議システムを選ぶと、Web会議のクオリティや利用できるシーンに関してはある程度、妥協しないといけないでしょう。本当に必要なWeb会議システムは何か、自社の状況と照らし合わせて、最適なツール選びをしてください。

Web会議システムの導入を検討中の企業様へ

テレワークの普及に伴い、社内外を問わず多くの場面でWeb会議を実施する機会が増えました。市場には多くのWeb会議システムが提供されおり、どのツールが自社に合っているのかを選定するのに悩んでしまう、といったケースも珍しくありません。
本資料では、Web会議システムの選定ポイントや、無料・有料のWeb会議システムの特徴をまとめました。

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