ビジネスチャットツールとは、業務内容の伝達やタスク管理、ファイルの共有を手軽にできるICTツールです。迅速なコミュニケーションを可能にするので、従来のメールでのやり取りから、ビジネスチャットツールでのやり取りへと移行する企業が増えています。
最近では音声通話やビデオ通話にも対応したツールも展開されており、会議時間の短縮といった業務の効率化の観点からも注目を浴びています。
本記事では、多くの企業に導入されている代表的なビジネスチャットツールをご紹介。利用する時の注意点も解説しているので、これからツールの導入を検討している企業のご担当者様はぜひ参考にしてください。
企業にビジネスチャットツールの導入が加速する理由
ビジネスチャットツールを、業務に活用する企業が増えています。政府が推進する働き方改革の影響でオフィスにいなくても、円滑にコミュニケーションを取れる仕組み作りを整えようという機運が高まっています。
また労働人口の減少というマクロ的な問題に対して、チームや個人間でのコミュニケーションコストを抑えることによって、業務の生産性を高めようという流れが加速しているのも、ビジネスチャットツールの導入が進む要因と言えるでしょう。
従来は、企業ではメールでの業務連絡が主な手段でした。しかし、メールでのやり取りはメールアドレスの入力やビジネスメールに置けるマナーを守る必要があり、1通メールを送るのにも、手間や時間を要していました。
ビジネスチャットツールであれば、相手に伝えたい要件を端的にメッセージすることができます。今までのメールアドレスの入力やビジネスメールの作法といった業務の遂行とは直接的に関係のない事柄に時間を使う必要が無くなり、本来従事すべき業務に多くの時間をさくことができます。
ビジネスチャットツールを導入する4つのメリット
2019年7月に伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が、従業員200人以上で売上規模100億円以上の大手規模を対象に「ビジネスチャットツールの利用状況調査」を実施しました。
出典：大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査
調査結果によると、「スピーディなコミュニケーション（42%）」「複数人の情報共有（34%）」に多くの企業がビジネスチャットツールのメリットを実感しています。
この章では、ビジネスチャットツールを導入することで、得られるメリットに関して、具体的に解説していきます。
メリット①：スピーディなコミュニケーションを可能にする
ビジネスチャットツールの最大のメリットは、業務連絡や情報共有といったコミュニケーションを素早く行えることです。メールのように相手先のアドレスを入力する必要もなければ、件名の入力も不要です。
相手に伝えるべきことを端的にまとめるだけでOKなので、コミュニケーションに手間や時間がかかりません。PCのみならず、スマートフォンやタブレットのアプリからも利用が可能なので、コミュニケーションを取る時間や場所を選びません。
メリット②：複数人での情報共有が容易になる
従来のメールを使った連絡では、チームでの情報共有に課題を抱えていました。複数人にやり取りする場合は、TOやCCといった機能を使い分ける必要があり、情報を伝えるべきメンバーが抜け漏れてしまうケースもありました。
ビジネスチャットツールでは、最初にメンバーをグループやチャンネルに招待するだけで、簡単にメンバー全員との情報共有が行えます。タスク管理機能を備えているツールであれば、業務内容と期限を設定するだけで、仕事の依頼が完了します。
メリット③：社内のコミュニケーションが活性化する
ビジネスチャットツールを導入した企業から、意外と多く聞かれるメリットが、社内コミュニケーションの活性化です。ビジネスチャットツールでは、テキストに加えて、絵文字やスタンプを使ったフランクなコミュニケーションができます。
メールを送信するまでではない、ちょっとした業務の疑問もビジネスチャットあれば聞きやすいというメリットがあり、適切な業務進行に貢献します。手軽にやり取りできるビジネスチャットであるからこそ、やり取りの回数が増えて、社内コミュニケーションが活発化するといった背景があります。
メリット④：会議時間を短縮できる
複数人での情報共有が容易になったことから、長時間の会議を行う必要がなくなりました。業務に置けるホウレンソウ（報告・連絡・相談）が全てビジネスチャットツールで完結するので、会議に置いて基本的な情報共有の時間を取る必要がありません。
実際にビジネスチャットツールを導入することによって、月の会議時間を1/3に減らすことができた例もあります。
人気のビジネスチャットツールを徹底比較
ここからは、多くの日本企業で導入されている人気のビジネスチャットツールをみていきましょう。どれも導入実績が多数あり、安心して利用できるツールですが、ツールごとに若干特徴が異なります。それぞれのツールでおすすめのポイントを記載していますので、それを参考に自社に適したビジネスチャットを選びましょう。
slack
150ヶ国以上の企業で導入され、1日のアクティブユーザーが1,000万人を超える大人気チャットツール「slack（スラック）」。
チャンネルと呼ばれるグループを作成し、チームやプロジェクトごとにコミュニケーションを取ることができます。メッセージをはじめ、PDFや画像・動画などさまざまなファイルを共有可能。進捗状況の確認などにも適したツールと言えるでしょう。
またGoogleカレンダーやGitHub、Dropboxなど、多数の外部ツールとの連携ができます。情報共有をスムーズに行うことで、業務効率化へと貢献します。
チャットワーク
国内を中心に24万社以上の導入実績をもつ、国産ビジネスチャットツール「Chatwork（チャットワーク）」。純国産ツールということもあり、シンプルでわかりやすい設計になっているため、誰でも簡単に利用を開始することができます。
タスク管理機能が搭載されており、業務の抜け漏れを防ぐことができる他、音声通話やビデオ通話も可能なので、テレワーク実施時でも円滑にコミュニケーションを図ることができます。
ラインワークス
全世界でのユーザーが1億人を突破した、プライベートでのコミュニケーションツール「LINE」がビジネス利用を目的として開発したチャットツールが「LINE WORKS（ラインワークス）」です。
LINEでおなじみのスタンプをそのまま利用することが可能。普段使い慣れているLINEと同じ使い勝手なので、操作に困ることがありません。セキュリティも強化されており、法人での利用でも安心して導入できます。固いコミュニケーションにならず気軽にやり取りしたいというケースでおすすめです。
Microsoft Teams
Microsoftが提供する「Office365」に含まれるチャットツールが「Microsoft Teams」です。GIF・ステッカー・絵文字なので、メッセージを伝えることができ、形式ばったコミュニケーションではなく、チームの雰囲気をよくするコミュニケーションが実現できます。
ボタン一つでビデオ通話の開始が可能。最大で1,000人の同時通話ができるので、全社会議など大規模な会議にも活用することができます。「Office365」を既に自社で利用しているという企業は、こちらのツールであればスムーズな運用が可能です。
ビジネスチャットツールの注意点
社内コミュニケーションを円滑に、そしてスピーディにできるビジネスチャットツールですが、決してメリットだけでなく注意しなければならない点があります。
一つは、チャットする時間や頻度を気をつけなければいけません。手軽に連絡が取れる反面、どうしてもやり取り自体の回数が増えてしまい、社員が疲弊してしまうケースがあります。また、既読機能のあるチャットツールであれば、メッセージがきたら勤務時間外でも返さないとという焦りを生み出してしまうこともあります。
このようなことを防ぐために、社内でしっかりとルールを取り決める必要があるでしょう。例えば、勤務時間外のチャット連絡はできるだけ控える、チャット回数を増やさないために要点をまとめるといったことがあげられます。
二つ目の注意点は、セキュリティの問題です。本記事で紹介したビジネスチャットツールは、不正アクセスの防止やアクセス制限など一定のセキュリティ対策がなされています。しかしながら、公共の場でチャットツールを利用すると、社内の重要な情報を覗き見されるといったケースも考えられます。
周囲に人がいないのを確認する、覗き見防止フィルターを活用するなど、自社のセキュリティーポリシーと照らし合わせながら、運用を行いましょう。
まとめ｜ビジネスチャットツールは、円滑なコミュニケーションや業務の効率化に大きく貢献する
本記事では、ビジネスチャットツールを導入するメリットや代表的なツールをご紹介してきました。
社内のコミュニケーションをいかに的確に、そして効率的に行うかは、企業の生産性に関わる大きな要素です。ビジネスチャットツールは、コミュニケーションを手軽にそして便利にすることによって、業務の効率化を図ることができるツールです。
「メールでのやり取りに限界を感じている」「業務の伝達がうまくいっていない」といった課題を抱える企業は、ビジネスチャットツールをうまく活用することで、解決へと繋げましょう。
