【幹事必読】成功する社内イベントを企画するための5つのステップとは？イベントのプロが解説

旅行や季節イベントなど、社内イベントといっても企画や開催方法はさまざま。近年はオンラインによる開催も珍しくありません。HISの調査によると、97.8％の企業が何かしらの社内行事を実施。モチベーションや帰属意識の向上に効果があったと回答しています。

しかし、社内イベント実施の際は、目的に合わせて企画を立て、開催当日にスムーズな運営ができるように事前準備が必要です。この記事では、社内イベントの実施を検討している人に向けて、企画例や開催方法、運営準備について解説しています。

また、社内イベントの企画・運営をご担当されている幹事様向けに、当社では無料ebook「成功する社内イベントのつくり方ガイド」をご提供しています。本ガイドでは、社内イベントを成功に導くための企画・運営のポイントをまとめて、より詳しく解説しています。ぜひダウンロードして、イベントの企画運営の一助としてください。

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社内イベントの目的を整理する

社内イベント実施の目的はいくつか考えられます。ここでは社内イベントの主な目的を5つ紹介します。

社内イベントの目的はしっかり定義すべき！その効果や成功のコツとは

社内イベントの目的の整理については「社内イベントの目的はしっかり定義すべき！その効果や成功のコツとは」の記事で詳しく解説しています。

コミュニケーションと相互理解の促進

1つにはコミュニケーションと相互理解の促進です。近年は、リモートワークやハイブリッドワークなど新しいワークスタイルが浸透し、オフィスに出勤しないあるいは出勤回数の減少によるコミュニケーション不足が課題となっています。

VOICHAT株式会社の調査によると、リモート・ハイブリッドワークの悩みとして「相談がしづらい」「対話のタイミングが少ない」などコミュニケーションに関する悩みが多く見られました。

社内イベントという普段とは異なる雰囲気のなかで、他部署の社員と接することはコミュニケーションを促進し、相互理解を深めるきっかけになります。

従業員のモチベーション向上

モチベーションの向上も社内イベントを実施する目的の1つです。例えば、総会や社内表彰などで「自分の成果が認められ評価・賞賛を受けた」「自分の仕事が他部署に役立ったエピソードが聞けた」といった経験があると仕事のやりがいを再確認できます。

社内イベントが刺激となり、目的意識に影響することでモチベーションの向上につながるでしょう。

チームの結束強化

仕事をするうえでチームとして協力し、業務を進める場面もあるでしょう。社内イベントは結束力強化にもつながります。ゲームやクイズ大会、運動会といった社内イベントは、方向性を統一することでおのずとチームで協力するような状況を作り出せます。

前述したコミュニケーションの促進とともに、チームワークの向上も期待できるため、新しいプロジェクトを開始する際などに有効です。

創造性とアイデアの促進

社内イベントによりさまざまな立場・部署の社員と交流し、自分とは異なる考えや体験に触れる機会が増えることで、創造性とアイデアの促進が期待できます。その結果、革新的なアイデアや解決策を思いつくかもしれません。

また、社員同士のスキルの把握・発見により、それぞれのスキルを活かした新たな商品・サービスが生まれる可能性もあります。

新たなスキルの獲得と学習の機会

スキル獲得と学習機会として、講師を招いたワークショップやセミナーの開催も効果的です。ベネッセの「社会人の学びに関する意識調査2024」によると、全体の58％が「リスキリング（学び直し）の必要性を感じる」と回答しました。

社内イベントを利用して学習機会を設ければ、負担なく参加できます。社員の状況に応じて、課題解決や社員のキャリア形成に必要なスキルが習得できるなどのカリキュラムを選ぶとよいでしょう。

ここまで社内イベントの目的整理のポイントについて解説してきました。社内イベントの企画運営について、より詳しく知りたい方向けに無料ebook「成功する社内イベントのつくり方ガイド」をご提供しています。

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イベントの企画を決める

社内イベントの開催形式には、3つの選択肢が挙げられます。

• 完全オンライン
• 完全リアル開催
• ハイブリッド開催

それぞれの特徴とイベントの目的を考慮して、適切な開催形式を選ぶことが重要です。ここからは、3つの開催形式のメリット・デメリットについて解説します。

完全オンライン

オンラインによる社内イベントとは、パソコンやスマートフォンから参加できるイベントのことです。以前は現地に集まって開催するリアルイベントが主流でしたが、コロナ禍をきっかけに普及するようになりました。

場所を選ばずに参加でき、拘束時間が短いというメリットがある一方で、集中力が途切れて離脱しやすく、コミュニケーションが希薄になりやすいといったデメリットが挙げられます。

メリット	・交通費・宿泊費・会場費等のコストを抑えられる ・どこからでも参加できるため参加率が高い ・比較的に拘束時間が短い
デメリット	・参加者同士のコミュニケーションが希薄になりやすい ・集中力が途切れて離脱しやすい ・配信に関するノウハウや設備が必要

完全リアル開催

完全リアル開催は、従来のように会場を用意して対面で行う開催形式です。参加者同士が直接対話でき、雑談などもしやすいためコミュニケーションの促進には最も効果的といえます。

ただし、会場の手配やスタッフの配置などにコストがかかり、場所や日程によっては参加できない社員が生じる可能性があります。

メリット	・参加者同士のコミュニケーションが生まれやすい ・会場の空気感を楽しめる
デメリット	・交通費・宿泊費・会場費等にコストがかかる ・業務・家庭の事情等で参加できない人が生じる

ハイブリッド開催

ハイブリッド開催は会場でイベントを行いながら、その様子を配信するオンラインとリアルを組み合わせた開催形式です。事情があり会場に行けない社員もオンラインで参加できるため、高い参加率が期待できます。

また、リアルよりも会場のキャパシティを抑えられることで、低コストな運営が可能です。アーカイブ動画を残せば、後日見返すこともできます。一方で会場の雰囲気が伝わりにくいとオンライン参加者は飽きやすくなるため、リアルとオンラインを連携させる工夫が必要といえます。

メリット	・会場のキャパシティを抑えられるため低コストが可能 ・アーカイブ動画を残せる
デメリット	・オンラインとリアルをつなぐ工夫が必要（単なる配信になると飽きやすい） ・配信に関するノウハウや設備が必要 ・会場・配信それぞれに人手が必要

ここまで社内イベントの開催方法について解説してきました。社内イベントの企画運営について、より詳しく知りたい方向けに無料ebook「成功する社内イベントのつくり方ガイド」をご提供しています。

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社内イベントの企画を決める

目的や開催形式に合わせて、社内イベントの内容を企画する必要があります。なるべく多くの社員が参加しやすく、全体で楽しめるような内容にしましょう。ここでは、2つの企画例を紹介します。

社内イベントの企画例

社内イベントでは、下記のような組み合わせが一般的です。

• プレゼン系
• 経営方針・事業方針発表
• 事業報告
• 表彰
• ゲーム・レクリエーション

プレゼン系は、テーマに沿ってプレゼンテーションを行い審査する内容で、プレゼンテーションスキルの向上やナレッジの共有、アイデア収集などが期待できます。経営方針・事業方針発表は、自社への理解を深めることが大きな目的です。

また、優秀な成績をおさめた社員を表彰することで、エンゲージメント（愛着心）やモチベーションの向上につながります。コミュニケーションの促進や結束力強化にはゲーム・レクリエーションを企画するのがよいでしょう。

ゲーム企画の具体例

社内イベントのなかでもゲーム企画は、一体感を高める効果があります。カジュアルな雰囲気を作り出し、心理的な垣根を取り払えるためコミュニケーション機会の創出にも最適です。例えば、次のような内容が挙げられます。

• クイズ
• 謎解き

自社に関する問題に答えるオリジナルクイズなら、身近な話題を取り上げることで参加意識を持たせやすく、自社への理解も深められるでしょう。

また、謎解きは暗号やパズルなどを制限時間内に解き明かし、ミッションクリアを目指すゲームです。チームで謎解きに取り組むことでコミュニケーションの活性化につながります。

運営準備をする

企画が決定したら運営の準備を行いましょう。開催形式や企画内容によって異なりますが、ここでは主な準備内容についてそれぞれ解説します。

登壇者・司会等への依頼

社内イベントにゲストや司会者を呼ぶ場合は、誰に依頼するかを決定します。スケジュールの都合もあるため、1ヶ月前など余裕をもって連絡し、予定を押さえてもらいましょう。

確定後は、イベントの趣旨や登壇時間などの詳細を伝えます。プレゼンテーション用機材の使用や配布資料の有無など準備物について、登壇者側への確認も忘れずに行ってください。

会場・ケータリング・配信の準備

企画内容に応じて会場や配信ツールの選定を行います。会場は社内ホールやレンタルスペース、ホテルなどありますが、希望日に借りられるとは限らないため複数の候補を挙げておくとよいでしょう。また、スライドを流す場合は、プロジェクターやスクリーンが利用できる会場を選ぶ必要があります。

配信ツールは、コミュニケーション機能や同時接続人数などを考慮して選定します。さらに、ケータリングやドリンク類などの準備も必要です。会場がホテルであればビュッフェ、フルコースも選択肢として考えられますが、参加人数や予算とマッチするものを選びましょう。

進行台本の用意

社内イベントの進行台本を作成します。タイムスケジュールとともに、プログラム内容を記載するのが一般的です。「誰が何をするのか」をできるだけ細分化することで、スムーズな進行が可能になります。

イベント当日の流れはもちろん、各運営担当者の当日の役割や会場見取り図もあると場所の把握や配置に役立ちます。

プレゼンテーションスライドの用意

イベントの演出としてスライドの準備も大切です。ただ文字や画像を流すだけでなく、アニメーションや画面効果を上手に活用すると、より楽しい雰囲気を演出できます。

会場のプロジェクターやスクリーンサイズに合わせて画面比率を設定するため、事前に確認しておきましょう。

リハーサル

社内イベント前には、必ずリハーサルを行いましょう。予定通りの内容で実現できるかどうかを確認し、うまくいかない部分は当日までに変更・解決します。タイムスケジュールだけでなく、BGMや照明のタイミングも要チェックです。

終了後アンケートの用意

参加者の意見や感想を収集するためにアンケートを用意します。イベント終了後にアンケートを実施することで、改善点や課題の発見につながります。

負担が大きいと回答率が下がるため、設問量や回答形式を工夫しましょう。インターネットを利用したアンケートなら気軽に回答できます。また、オンライン開催の場合は、配信ツールのアンケート機能を利用するのもおすすめです。

イベント後のアンケートの実施・振り返り

アンケートは、社内イベントの成果を計測する方法として有効な手段です。アンケートの結果を集計し、振り返りを行うことで効果の測定や課題の発見につながり、次のイベントに活用できます。

アンケートの実施は、記憶が鮮明なイベント直後が理想的です。設問項目は社内イベントの目的や調査目的に合わせてアレンジしましょう。また、自由に書き込める項目があると、さまざまな意見から企画立案のアイデアやヒントを得られるかもしれません。

ここまで社内イベントの運営・振り返りのポイントについて解説してきました。社内イベントの企画運営について、より詳しく知りたい方向けに無料ebook「成功する社内イベントのつくり方ガイド」をご提供しています。

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まとめ

社内イベントは多くの企業で開催されていますが、実施の目的を明確にすることが重要です。目的に合わせた企画内容を考えず、惰性的に開催していては目的が達成できないどころか、目的自体が不明瞭になることも考えられます。

開催方法も選択肢が増え、近年はインターネットを活用したオンラインイベントも難しくありません。それぞれメリット・デメリットはありますが、自社に合った目的・方法を選ぶとよいでしょう。もし、社内イベントの企画・開催が難しいと感じる場合は、イベント運営のプロに依頼するのも1つの方法です。

ブイキューブでは社内イベントに特化したイベントの運営サポートサービスをご提供しています。イベントのプロによるコンセプト・コンテンツ提案から演出、イベント効果の可視化など、イベント企画・運営に関わるすべての業務をワンストップで支援し、ご担当者の負担を軽減します。

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