社内の日程調整やスケジュール共有がスムーズにできず、ミスが増えたり手間取ったりしていませんか？ホワイトボードなどのオフライン上でスケジュールを調整・共有するのは非効率です。また、リモートワーク下であればオンラインで完結できるにこしたことはありません。
社内のスケジュール共有の非効率を解消してくれるのが、グループウェアやスケジュール管理ツールと呼ばれるITツール。情報共有やコミュニケーションを円滑にしてくれます。なかには無料で利用できるツールもあります。ただ、使い方が分かりづらいツールを導入してしまい、情報システム部門に問い合わせが集中して生産性が落ちてしまっては意味がありません。
今回は社内のスケジュール共有を効率化してくれるグループウェアやスケジュール管理ツールがどんなツールなのかを解説し、ツール活用のメリット、無料ツールの注意点、ツール運用のポイント、おすすめのツールなどを紹介します。
社内のスケジュール共有を効率化できるツールとは
社内のスケジュール共有には、ITツールを活用すると効率化できます。よく活用されているのは、グループウェア、スケジュール管理ツールです。
グループウェアとは、複数人のチームでの業務を効率化してくれるツールです。グループウェアにはメールやスケジュール管理、ワークフロー、ファイル共有などの機能があり、活用すれば社内の情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。
グループウェアにはスケジュール管理ツールと同様に、スケジュール管理機能がついており、スケジュール登録・変更・削除、社員の招待・共有、スケジュールごとでのチャットなどが可能です。これまでホワイトボードに予定を記入して共有していたのなら、非常に便利になるはずです。
グループウェアやスケジュール管理ツールを活用すれば、社員同士のスケジュール調整も簡単にできるようになります。各々のカレンダーを見ながら、スケジュール調整したい社員を選択すれば、空いている時間をひと目で把握できます。
またツールによっては、スケジュール登録しようとして選択した日時が他のスケジュールと重複していることをお知らせしてくれたり、空き時間を抜き出して表示してくれたりする機能もあります。
他には、予定の数分前に通知でリマインドしてくれる機能や、スケジュール登録時に会議室や設備の予約ができる機能もあるので、うまく組み合わせればスケジュール共有がかなり効率化されます。
ツール活用のメリット、無料ツールの注意点
社内のスケジュール共有や日程調整にグループウェアやスケジュール管理ツールを活用すると、どんなメリットがあるのでしょうか？また、無料で利用できるツールがある中でどんなことに注意すればよいのでしょうか？
グループウェア・スケジュール管理ツールの活用メリット
オンライン上でスケジュールを共有するメリットには、以下のようなものがあります。
他の社員との連携が簡単にできるようになる
他の社員がどんなタスクを進めているのか、というスケジュールを把握することで社員同士で連携しやすくなります。各々のスケジュールがいつでも見れる状態にあるので、予定を合わせるためのやり取りが発生することなく会議を設定できたり、マネジメントの観点から相手の業務量を把握できたりします。
スケジュールの追加・変更・削除が簡単になる
ツールでスケジュール管理すると、自分だけでなく相手のスケジュールに新たな書き込みをしたり、中止になった予定を削除したりと、編集しやすくなります。急にスケジュールが変更になった場合でも、ツール上で登録し直して、メール通知を送ることもできるので、わざわざ変更になった旨を連絡する必要はありません。
日程調整などのミスを減らすことができる
スケジュールがオンライン上で常に管理されている状態なので、複数社員との日程調整でもダブルブッキングなどのミスを減らすことができます。特にプロジェクトごとのスケジュール管理であれば、タスクの期日を全員で共有できたり、達成状況を簡単に把握できたりすることで、タスク管理のミスも減らすことに繋がります。
無料ツール活用の注意点
さまざまなメリットがありますが、中には無料で使えるツールもあります。コストや手軽さを考えると、無料ツールのほうが導入しやすいかもしれませんが。しかし有料ツールには、高度なセキュリティがついていたり、サポート対応や機能が豊富だったりと、無料ツールにはないメリットもあります。
社内での利用シーンやニーズに合った使い方ができるように検討してみましょう。
ツールの利用をうまく社内に浸透させるポイント
ITツールを活用して社内のスケジュール共有を効率化しようと導入したものの、うまく社員が使いこなせず、結局手書きでの共有に戻ってしまうようであれば意味がありません。うまく社内に浸透させるには、どうすればよいのでしょうか？
１．導入の目的・メリットを社員に共有
なぜグループウェアやスケジュール管理ツールを導入するのか、導入するとどんな良いことがあるのかを、社員に共有しましょう。
これまでの慣習を変える動きになるので、抵抗を感じる社員が多くいると想定し、丁寧に伝えていくことが大切です。ツールを使えば、仕事がどのように変化するのか、どんなメリットがあるのかを感じてもらえるように、部署ごとにメリットや効果をわけて伝えてみてください。
２．1つの部署で試験導入する
スモールスタートとして、旗振り役になってくれそうな部署から試験導入することもおすすめです。全社に一斉に導入してしまうと、疑問や質問、使い方のお悩み相談が殺到してしまう可能性もあります。また、機能の設定変更などが生じたときに、全体に何度も周知する必要が出てきてしまいます。
スケジュール共有や管理を重視している場合は、よく日程調整を行う営業部から導入してみてはいかがでしょうか。まずは小さく始めてみて、使い勝手や社員の反応を見てみましょう。
３．マニュアルやQ&Aを作成する
導入にあたって一番大事なのが、マニュアルやQ&Aを作成して共有することです。新しいツールの導入は抵抗を感じる社員も多いので、いかにスムーズに使いこなせるようになるかがポイントになります。
使用方法やセキュリティ上の決まりを盛り込んだ資料とともに、グループウェアの使い方や操作手順を動画にまとめて共有することもおすすめです。「Qumu」などの動画作成・配信サービスを活用すれば、誰でも簡単にスライド連動コンテンツや画面キャプチャー動画を、直観的に作成することができます。
また、社員が活用し始めて出てきた不満や疑問点は、丁寧に拾い上げて対応していきましょう。これまでの質問をまとめてQ&A集を作ることで、同じ質問に何度も答える手間が省けますし、社員にとってもすぐに疑問が解消されるのでよりツールの使用が浸透しやすくなります。
スケジュール共有・調整におすすめのツール5選
ここでは、スケジュールの共有・調整機能が便利に使えるグループウェア、スケジュール管理ツールを5つ、ご紹介します。
サイボウズOffice
「サイボウズOffice」は、中小企業に特化して機能開発されているグループウェア。情報共有やコミュニケーションにぴったりな基本機能をワンパッケージで提供されています。
30日間無料トライアルや導入検討中の企業向けのセミナーも実施されています。
「サイボウズOffice」のポイント
- 中小企業に合わせた使い勝手の良い機能
- モバイルとクラウドでの利用に対応
- 月額500円/人〜 安価に導入できる
J-MOTTOグループウェア
「J-MOTTOグループウェア」は、スケジュールや情報共有の機能が簡単に使えるグループウェアです。10名以上1,000未満の企業におすすめです。
月額150円/人から利用でき、スポート体制も充実しているので、初めての導入に向いている製品です。
「J-MOTTOグループウェア」のポイント
- 社内の情報共有を推進したい企業におすすめ
- スケジュール管理表が分かりやすい
- 月額150円/人〜 格安で導入できる
desknet's NEO
「desknet's NEO」のポイント
- 多機能＋低コストで利用できる
- 業務アプリをAppSuiteでカスタムで作成可能
- 月額400円/人〜 安価に導入できる
Googleカレンダー
「Googleカレンダー」のポイント
- カレンダーの共有や公開範囲の限定もできる
- Googleアカウントさえあれば誰でも利用可能
- 月額680円/人〜 安価に導入できる
ジョルテクラウド
「ジョルテクラウド」は、紙の手帳のような使いやすさ使いやすさを兼ね備えたカレンダーアプリです。カレンダー機能はもちろん、写真を貼れる日記やToDoリストなども作成できます。グループ内のスケジュール共有やイベント情報の公開機能もあり、社内のスケジュール共有に活用できます。
「ジョルテクラウド」のポイント
- 紙の手帳のような使いやすさを持っている
- スマホやPCなどマルチデバイス対応
- 基本機能のみ無料、プレミアムは月額300円/人〜
まとめ｜ツール活用でスケジュール共有を効率化
社内メンバーとのスケジュール共有や日程調整には、グループウェアやスケジュール管理ツールがうまく活用できることがイメージできましたか？
グループウェアはスケジュール共有に特化したツールではないので、その他の機能もうまく使いこなすことで、コミュニケーションがよりスムーズになり、さらに業務効率化が可能になります。
新たなツールを導入する際には、そのツールが運用に乗るように、ツールの使い方を社内共有する必要があります。こうしたツールの使い方のレクチャーには、「Qumu」などの社内動画がおすすめです。動画作成ツールを活用すれば簡単に動画を作成でき、社員は具体的な操作手順を見ながら使いこなすことができるようになります。
今解決したい課題を明らかにした上で、スケジュール調整ツールやグループウェアで解決できるのであれば、自社の状況に合ったツールを導入検討してみてください。
