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テレワークで従業員の勤怠管理をするには?管理のポイント、おすすめツールなどを紹介

テレワークで従業員の勤怠管理をするには?管理のポイント、おすすめツールなどを紹介

労働生産性の向上や採用力強化といった面が強調されがちなテレワークですが、一方で、これまでの組織管理方法では対応し辛いという側面もあります。

新型コロナウイルス感染防止対策や働き方改革関連法によって、テレワークの需要が高まるにつれ、企業には従業員の勤務状況を遠隔で適切に管理する体制が求められています

そこで今回の記事では、テレワークで従業員の労務状況を管理することの難しさや課題を説明した上で、導入におけるポイントや課題解決のためのツールなどを紹介します

テレワーク導入の問題点は、従業員管理の難しさにある

テレワーク導入の問題点は、従業員管理の難しさにある

テレワークは新しい働き方として導入・検討する企業も増えている一方で、従業員の労務管理を行う難しさもあります。

エン・ジャパン株式会社が運営する人事向け総合情報サイト『人事のミカタ』のアンケート調査によると、従業員300名未満の中小企業でのテレワーク導入率は、2019年で14%でした。2年前の調査(2017年)と比較して6ポイント上昇しているとは言え、中小企業においてはまだ浸透しているとは言い難い状況です。

同調査では、テレワークの導入で難しかったこととして、「テレワーク社員の時間管理(68%)」、「テレワーク時の業務ルールの設定(59%)」と決まりや規則に関する事柄が上位を占めています。

では、実際にどのような従業員管理の難しさがあるのか見ていきましょう。

コミュニケーション不足に陥る

従業員の管理についてあげられる一つ目の例として、コミュニケーションが不足してしまうという課題があります。テレワークでは、コミュニケーションにおける物理上の距離の問題があります。

工事・医療の現場研修やマナー研修などの仕事内容によっては、同じ時間・、同じ場所で空間前提条件を共有している方が、従業員との意思の疎通が図りやすいながらてプロジェクトを進めたほうが効率的な場合もあるでしょう。

また新規事業立案などの特に会議などは、できるだけ膝を突き合わせて行なったほうが、議論も活発になるかもしれません。

しかし、テレワークはオフィス以外の環境で仕事をするため、実際に対面してコミュニケーションをとることはありません。対面でコミュニケーションが行えない場合、業務の指示がうまく伝わらない、進歩状況の確認に時間がかかるなどの問題点があります。

また総務省のテレワークの導入やその効果に関する調査では、「他の従業員から孤立している感じがする」と回答した割合は15.5%でした。企業側がコミュニケーションが取りにくいと課題を感じているのと同様に、テレワーカーももっとコミュニケーションをとりたいと感じています。

成果物や労働時間での評価が中心になる

テレワーク導入の一番の課題は「評価体制の難しさ」です。企業において従業員の働きを公平に評価する仕組みを整える必要があります。

営業職など、明確に成果が可視化される職種ならば、数字に応じて給与を査定することができます。しかし、バックオフィス系の職種では、目に見える成果が分かりづらいので「どれだけの時間働いたか」という指標で評価せざるを得ない場面もあります。

テレワークでは、従業員がオフィスに出社してタイムカードを押して記録が残るわけではないので、純粋に働いた時間を算出しづらいという特徴があります。そのため時間管理の体制が整わないままテレワークを導入すると、時間ではなく業務内容や仕事のクオリティなどの成果物で評価を行わなければなりません。

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企業担当者が勤怠管理でチェックすべきポイント

企業担当者が勤怠管理でチェックすべきポイント

テレワークでは、従業員の顔が見えないからこそ、企業担当者が注意すべきポイントがあります。

ここでは、テレワークにおける勤怠管理でチェックすべき2つのポイントをご紹介します。

1. 従業員の労働時間管理

労働時間管理は、労働者の健康確保を図るために、原則として従業員を雇う全ての企業に義務付けられています

2017年1月の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(厚生労働省)により、「管理監督者」と「みなし労働時間制の適用者」を含む、全ての労働者の労働時間の管理が義務付けられました。

つまり会社の規模に関わらず、1名でも従業員を雇っていれば、勤怠管理が必須になるので注意しましょう。

特に日本の会社法における「役員」は、取締役・会計参与・監査役のみを指し、「執行役員」も従業員として定められている点に注意しましょう。

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従業員の労働時間管理には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システム一覧を見る。

2. 従業員とのコミュニケーション

電話やチャットツールなどのコミュニケーション手段があるとは言え、上司や同僚が気軽に声をかけられないという状況は、意思の疎通にも影響を及ぼします。

そこでソリューションの一つとなるのが、「空間共有」です。

後述するしステージ株式会社の事例それぞれの拠点で空間を写しあっている

空間共有は、勤務時間中にZoomなどのWeb会議システムを利用して、常時画面を接続することにより、遠隔地の状況を視覚的に共有することを言います。

サテライトオフィスや部署単位でチャンネルを作成して共有すれば、誰がどこにいるかがまるでオフィスにいるかのように視覚化されるので、より気軽に声をかけることができるようになります。テレワークで起こりがちな「声をかけづらく、小さな疑問が蓄積してしまう」といったストレスも解消されるでしょう。

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空間共有の活用方法や実践ステップについては、ぜひ別記事「本当に働きやすいリモートワーク。そのキーワードは「空間共有」!?」を併せてご覧ください。

快適な空間共有に「V-CUBE ミーティング」

V-CUBEミーティング

出典:V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは、現在国内のWeb会議市場で13年連続シェアNo.1*を誇っている、幅広い業界で導入されているWeb会議システムです。

「ふとした雑談からアイデアやひらめきが生まれにくい……。」といった、テレワークならではの社員同士のコミュニケーション課題を、PCやタブレット端末の画面内に別の拠点の様子を映し出すことによって解決します。

日本航空、東京ガス、JR東日本グループなど、国内の大手企業でも採用されている信頼できる実績があり、はじめてWeb会議を導入する方でも安心してお使いいただけます。

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実際の活用事例は、「オフィスは『PC画面の中』!? Web会議の一歩先、広がる『空間共有』のいま」でご確認いただけます。ぜひ、自社でも取り組めるソリューション例としてご覧ください。

テレワークの勤怠管理ツールの選び方

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これまで述べてきたように、テレワークにおいては、管理者は遠隔で従業員の勤怠を管理・監督しなければいけません。そして、もちろんオフィスと異なる場所で働いているため、目で働いてる状況を確認することはできません。

そこで必須となるのが、クラウドの勤怠管理ツールの存在です。ツールをうまく活用できれば、従業員の長時間労働や、労働時間を把握を正確に行うことが可能です。本章では勤怠管理ツールの選び方を紹介します。

勤務時間の記録ができること

まず最低限必要な機能として、従業員の勤務時間(始業時刻・終業時刻・休憩)を正確に記録できる機能が必要です。 

テレワーク導入企業によってルールは異なりますが、フレックス勤務への対応や、業務の中断・中抜けによるカウントについても考慮する必要があります。

作業状況が記録できること

ツールには、遠隔で働いている従業員の作業状況が分かる機能があるものもあります。(作業中のPCをスクリーンショットで撮れるなど) 

また、営業職には、GPS機能を使っていつどこに立ち寄ったのかを把握できるツールもあります。

給与システムと連携していること

せっかくツールを導入しても、その記録が給与システムと連携していなければ、余計なコストが掛かってしまいます。なので、テレワークで使う勤怠管理システムを導入する際は、自社で使っている給与システムと連携可能なものを選ぶと良いでしょう。

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テレワークの勤怠管理おすすめツール3選

最後に、テレワークにおすすめの勤怠管理ツールを3つ紹介します。

ジョブカン勤怠管理|株式会社Donuts

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導入形態:クラウド
利用料金:初期費用0円、月額216円〜人
無料トライアル:あり
サポートエリア:サポート窓口あり

おすすめポイント

・豊富な打刻方法で自動集計。給与計算ソフトとの連携も容易
・業界、業種問わず利用可能
・出勤管理のみならず、シフト、休暇申請、工数管理も可能

勤怠システム「jinjer勤怠」|株式会社ネオキャリア

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導入形態:クラウド
利用料金:初期費用0円、月額300円〜人
無料トライアル:あり
サポートエリア:全国

おすすめポイント

・充実サポート
・業界最高水準の機能を実装
・勤怠管理データからエンゲージメントを人工知能(AI)が分析

「TeamSpirit」|株式会社チームスピリット

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導入形態:クラウド
利用料金:初期費用15万円、月額3万円(50ID 600円/ID)〜
無料トライアル:あり
サポートエリア:全国

おすすめポイント

・在宅勤務など多様なワークスタイルに対応
・Salesforce上で利用可能
・従業員の勤怠状況を見える化。長時間残業も素早く察知

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そのほか、テレワークにおける課題別に企業が知っておくべきツールについては、「テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール22選」で詳しく紹介しています。ぜひ、併せてご覧ください。

まとめ|テレワークの管理の難しさはツールで解消できる

テレワークは、企業にとって人材の確保・保持やコスト削減などさまざまなメリットがあります。従業員にとっても、働き方に幅がきく制度であり育児や介護と両立しながら仕事ができるというニーズにも応えることができます。

一方で、テレワークの導入には勤怠管理の難しさやコミュニケーションが不足するという課題もあり、仕事をするにあたってこれらの課題は解決しなければなりません。

チャットツールやWeb会議システム、勤怠管理システムなどのツールを用いることでコミュニケーション不足の解消や情報共有を促し、人事評価制度を整備しましょう。

テレワークの導入で時代に取り残されない働き方改革を

2019年4月から開始された働き方改革の影響を受け、多くの企業が様々な取り組みをはじめています。

しかしその一方で、「ワークライフバランスの拡充や健康経営など、実際にやるべきことが多すぎて何から手をつけて良いかが分からない...」そうお困りの企業担当者さまもいらっしゃることでしょう。

そこでまずはじめに取り組みたいのが、テレワークの導入です。

テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

テレワークを導入することにより、以下のような利点があります。

  • 介護や育児を理由に退職をせざるをおえなかった従業員など、多様な働き方を希望する社員を持続的に雇用できるため、優秀な働き手の採用・確保が可能
  • 感染症対策や自然災害などオフィスに出社が困難な状況でも、持続的に仕事ができる
  • 従業員満足度の向上や定着率、生産性の向上など、経営課題に大きなメリットがある

 

働き方改革をはじめよう、そうお考えの方はぜひテレワークの導入からはじめてみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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川本 凜
著者情報川本 凜

ブイキューブのマーケティング本部で広告運用を担当しています。