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企業の成長と掛かるコスト(経費)は表裏一体の関係です。全ての企業は、どこにどれだけ限られた資源を配分するかを考えなければいけません。時には利益を確保するために、「コスト削減」を意識的に行わなければならない時があります。

 

ですが、コスト削減が適切な方法で行われないと効果が出ないばかりか、社員のモチベーションや生産性の低下に繋がるケースも少なくありません。

 

そこで今回の記事では、コスト削減における目的や考え方、具体的な取り組み事例などを交えて解説します。

コスト削減とは

コスト削減に取り組むことで、自社の利益を増やすことが可能です。ここでは、コスト削減における意味と目的について解説します。

コスト削減の意味・目的

そもそも企業におけるコストとは、営利活動をする上で必要な費用(経費)のことです。家賃や人件費、水道光熱費、通信費などの、可視化できるコストもあれば、時間やコミュニケーションなどの見えないコストも存在します。

 

大雑把に言えば、営業活動の利益は、売上マイナス経費によって算出されます。つまり、経費部分(コスト)を抑えることができれば、利益を増やすことが可能です。これをコスト削減と呼びます。

 

コスト削減の意味とは、利益を確保するために不必要な経費を削る、ということになります。ここで気を付けなければいけないのは、必要以上にコストを削るのではなく、適切なコスト削減が必要という点です。

 

当然ながらコスト削減の目的は、コストを削ること自体ではありません。繰り返しになりますが、最終的な利益を増やすことです。そのため、売上げを上げるための必要コストは削ってはならず、適切なコスト削減が必要なのです。

コスト削減の効果

適切なコスト削減を行うことで、以下のような効果を期待することができます。

 

  • ・コスト削減の取り組みにより、日常業務が効率化される。
  • ・従業員の労働生産性が向上する。
  • ・企業価値が向上する。
  • ・中長期的には従業員にとってもリターンを見込めるので、モチベーションアップに繋がる。
  •  

一般的に言えば、コスト削減と聞いて、良い印象を持つサラリーマンはいないでしょう。しかし、無駄な業務や余計なコストをチェックし直すことで、現場の業務はより効率化し、生産性の向上が期待できます。

 

そのために必要なことは、先ほど述べたコスト削減の目的を明確にすることです。そうでなければ、いたずらに規制ばかりになり、モチベーション低下に繋がります。また、後述するコスト削減の取り組み方も参考にしていただければ、より効果的にプロジェクトを進めることができるでしょう。

コストの種類

コスト削減の方法について紹介する前に、企業活動において発生するコストの種類について知っておきましょう。

人件費

人件費は、企業のなかでも大きな割合を占めるコストでしょう。毎月支払う基本給のほかに残業代や通勤手当などもコストに含まれます。

 

残業代を削減する取り組みを行なっても効果的ですが、近年ではICTツールが発達してきて、遠隔でも仕事ができる環境が整っています。初期コストは必要ですが、テレワークやサテライトオフィスなどを導入できればオフィスに出社する必要がなくなり、通勤手当の削減に繋がります。

 

またクラウド型ICTツールを導入することで、これまで手動で行っていた業務を自動化でき、人件費削減になります。


採用コスト

人件費の次に大きなコストになりうるのが、採用に係るコストです。新卒採用においてはインターンシップや企業説明会の開催、求人媒体への広告掲載費などが必要になってきます。

 

マイナビが行った調査によれば、入社予定者1人あたりに掛かる採用コストは約54万円。それが10人以上ともなれば、毎年500万円以上のコストが見込まれます。


オフィスコスト

オフィスコストとは、家賃やOA機器のリース費用、コピー代、事務用品代など、オフィスで必要になるコストのことです。毎月発生する賃料などのオフィスコストは、一度削減できれば、中長期的にその効果を実感することができます。

 

具体的には、テレワークの導入により、より安いオフィスに移転することも考えられるようになるでしょう。また、オフィスに出社する従業員が減れば、電気代やコピー代なども大幅に削減可能です。

 

テレワークを行ったことにより、オフィスの電力消費量が1人あたり43%も削減できたというデータもあります。

IT機器関連コスト

パソコンやタブレットなどの進化は近年目覚ましく、1年単位で買い換える必要も時にはあります。とはいえ、性能に合わせて都度購入していてはコストはかさむばかり。

 

そのような時には、自社で購入するのではなく、月額で利用契約を結ぶ「リース・レンタル」なども検討してみましょう。

 

リースであれば新規で購入するコストを抑えながら、最新機器を利用することができるようになります。

コスト削減のためのアイデア集

コスト削減の方法は、企業の事情やステータスによっても様々です。ここでは、コスト削減のためのアイデアをいくつか紹介します。使えるものがあれば、御社でもぜひ活用してみてください。

従業員にとって働きやすい環境をつくり、定着率を高める

新卒を1人採用する場合、50万円程度の採用コストが掛かると先ほど紹介しました。

 

しかし、入社後に「思っていた職場環境と違かった」ということで、すぐに辞めてしまう人も近年では増えています。もしそうなってしまえば、掛けたコストは水の泡となり、また新たな採用コストが必要になってきてしまいます。

 

このような事態を避けるためにも、従業員にとって満足な職場環境をつくり、定着率を高めるような文化をつくっていかなければいけません。

 

そのためには、本人がやりがいを持って仕事に取り組める仕組みづくりや、適正な評価基準、お互いのビジョンについて話し合う1on1を設定するなどの努力が必要です。

 

これらは新卒採用だけの問題ではなく、従業員全体のモチベーションやパフォーマンス向上にも繋がる話です。

作業環境のコスト見直し

働く人は1日の3分の1をオフィスで過ごすと言われています。そのため、そこで従業員が集中して作業ができるか否かが、生産性の高さを決めている一因にもなっていると言えます。

 

特にエンジニアなど高い集中力を要する仕事はその傾向が強いです。オフィスの照明やスタンディングデスクの導入など、削るばかりのコスト削減ではなく、コストを見直すという視点も重要でしょう。

通勤コストを無くし、従業員のストレスを軽減する

通勤によるストレスは多大です。心理的な負担だけでなく、体力、移動時間面から見ても、通勤のメリットは一つもありません。企業側にとっても、毎月交通費を負担しなければならず、非常にコストがかさむ部分でもあります、

 

朝のラッシュ時など通勤地獄によって従業員の体力が失われれば、オフィスに着いた頃には疲労困憊、出社後の生産性を著しく下げる可能性があります。

 

その対策として、先ほども述べたようなテレワークを導入するのも良いですし、Web会議システムなどを活用して、自宅から移動しなくても働ける環境整備を行うのもコスト削減の一環でしょう。

仕組み化やマニュアル化の徹底

仕組み化やマニュアル化が徹底されていないことで、都度余計なコミュニケーションや調整によって、多大な時間コストが掛かっている可能性があります。

 

例えば、多店舗展開を行う企業であれば、どの店でも均一レベルのサービスを求められます。そのような中で、現場主義中心になってしまうと、商品価値にバラつきが出てしまうので、顧客の満足度を下げてしまう恐れもあります。

 

そうなると、それをリカバリーするためのコストが掛かってきます。なので結果的にはじめから教育マニュアルを作ったほうが効率的というわけです。

 

ClipLine」などのツールを活用することで、そうしたコミュニケーションコストを極力下げることができるようになります。

コスト削減の手順

コスト削減は、局所的な改善では意味がありません。企業は利益を継続して出していかなければならないということは、コスト削減も恒常的に発生する取り組みということです。コスト削減が習慣化するためには、計画、実行、改善のプロセスを何度も繰り返し、効率化していく必要があります。

 

ここではコスト削減の手順について紹介します。

手順①:現状の課題(コスト)把握と、削減プランの作成

冒頭でも述べたとおり、コスト削減への取り組みにおいて重要なのは、目的の設定です。何のためにコスト削減をするのか、という問いに答えられなければ、効果を出すのは難しいでしょう。

 

そのためにはまず、現状の課題を把握する必要があります。必要なコストと、そうでないコストを仕分け、優先順位を決めましょう。取り組む順番を決めたら、具体的な行動プランまで落とし込めるとより効率的に進めることができます。

手順②:プランの実施・共有

コスト削減プランを作成したら、実行に移していきます。ここで注意しなければいけないポイントは、コスト削減に関係する人全てに情報を事前に共有しておくということです。

 

これまで普通に購入できていた備品や、経費がいきなり使えなくなり、上から削減だと言われれば従業員のモチベーションが下がってしまうのも無理はありません。

 

「なぜコスト削減を行うのか」といったことについて、従業員の理解と納得が必要不可欠になってくるので、マネージメント層の方はそれらの努力を怠らないようにしましょう。

手順③:実施した結果を分析・検証

施策をやったままではいけません。取り組みを行なった結果、どこのコストを削減することができたのかを、定量・定性的に評価・分析する必要があります。検証は1ヶ月、3ヶ月、半年後などある程度期間を決めて定期的に行えば、行動の前後の結果が比較しやすいでしょう。

 

また成果を見える化することで、「なぜいまこれをやっているか」の説明もできるので、従業員のモチベーションを維持する効果もあります。

手順④:改善を行う

コスト削減施策への評価・分析を行なった後は、その結果をもとに改善を行います。バックオフィスのメンバーだけでなく、取り組みは全従業員で協力して行う必要があります。企業にかかるコストは局所的なものではなく、すべての従業員の一つひとつの行動と密接に関連しているからです。

 

また改善案は少人数チームで考える方法もありますが、従業員からコスト削減アイデアを募集するのも良いでしょう。

コスト削減の好事例3選

ここまでコスト削減の種類や取り組みのポイントについて紹介してきました。最後にコスト削減に成功した事例について、厚生労働省が発表する「働きやすく生産性の高い企業・職場表彰」の平成28年29年版のなかからピックアップして紹介します。

コスト削減に成功した事例3選

最後にコスト削減に成功した事例について、厚生労働省が発表する「働きやすく生産性の高い企業・職場表彰」の平成28年度版平成29年度版のなかから、ピックアップして紹介していきます。


ヤマサハウス株式会社|移動コスト削減のために全社員へスマホを支給

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(画像出典:ヤマサハウス株式会社

 

住宅設計・施工などを行う鹿児島県の「ヤマサハウス株式会社」では、移動コスト削減のために全社員にスマートフォンを支給。

 

鹿児島という土地はとくに面積が広く、これまでは顧客先への訪問にともなう移動コスト(時間)が高くなっていたそうですが、スマートフォンを活用したWeb会議を積極的に活用することで、打ち合わせ等の効率化を図っているといいます。

 

また社内決済に関しては紙ではなく電子申請システムを導入することで、回覧の手間を省き、時間コストの削減に注力しています。

 

その結果、悩みを抱える営業へのサポート強化などもあり、一般に離職率が高いと言われる住宅営業職において、過去5年間の離職率がゼロという数字につながったそうです。


株式会社かんきょう:移動コスト削減のためにテレビ会議システムを導入

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(画像出典:株式会社かんきょう

 

介護福祉用具のレンタル・販売を行う「株式会社かんきょう」では、秋田という雪国かつ広い地域での活動において移動コストが大きくなることから、テレビ会議システムを導入することで、コスト削減に取り組んでいます。

 

事業の拡大とともに拠点数が増加した同社ですが、各拠点の従業員が一箇所に集まるというのは、東北地方という広い面積、ならびに冬は大雪といった事情があるため、難しい状況にありました。そこで移動コストをかけずに、全拠点の従業員同士がコミュニケーションを行えるように、テレビ会議システムを導入するに至ったといいます。

 

また各自のパソコンから会議に参加することで、電話対応などデスクワークの多い営業事務職は、会議室に移動するといった手間がなくなり、結果的に通常業務を中断することがなくなったそうです。

 

ほかにも「良くする・良くなる提案書」という、各社員自らが気づきを提案する制度を実施しました。これにより一人ひとりのコストへの関心が高まり、結果的にローコスト経営につながった同社。ここまでの取り組みが、利益確保に大きく貢献したといいます。


株式会社Waris:テレワークを導入してオフィスコストを削減

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(画像出典:株式会社Waris

 

プロフェッショナル女性(文系総合職・経験10年以上)と企業とのマッチングサービスを提供する「株式会社Waris」では、業務のほとんどをテレワーク化。コアタイム2時間・フレックスタイムは5時~22時までのハイパーフレックスタイムを導入するなど、出社の必要をなくすることでオフィスコストを削減しています。

 

一方でテレワーク化により、コミュニケーションの希薄化などが表面化。そこで、社内のコミュニケーションを円滑にするための制度も導入しました。具体的にはカフェ代を支給し、上司との個別面談を頻繁に実施。またランチ代を支給し、月に1度ランダムにメンバーを組み合わせて行う「ランダムランチ」などを実施しています。

 

このようにオフィスにお金をかけるのではなく、希薄になりがちなコミュニケーションをより円滑にすることにお金をかけることで、テレワークのデメリットを取り除いているそうです。

まとめ|コスト削減はまず見える化から

ここまでコスト削減の方法や事例を紹介してきました。以上を踏まえてコスト削減を実施するためには、まずコストを把握することから始めましょう。コストは従業員・部門ごとで、それぞれ把握する必要があります。把握・見える化することによって、従業員のコストに対する意識が芽生えるといった効果も期待できるでしょう。

 

コストの見える化を行い、「本当に必要?」と思える部分こそ削減の検討余地があります。普段当たり前に利用しているものでも、本当に必要かどうか改めて疑ってみることで、以外な無駄が発見できるはず。その上で、実際にコスト削減を実施していきましょう。

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