オンライン商談ツールとは
オンライン商談ツールとは、その名のとおり商談をオンラインで行うためのツールです。音声・映像をやりとりできるWeb会議システムに、字幕やオンライン名刺交換、自動議事録作成など商談や会議に特化した機能を備えているのが特徴です。
ただし、上記のような商談に特化した製品だけでなく、一般的なWeb会議システムやクラウド電話などもオンライン商談ツールとして活用されています。
オンライン商談ツールを利用するメリット
オンライン商談ツールを利用すると、「コスト削減」と「商談のデータ化」という大きく2つのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で詳しく見ていきましょう。
コスト削減
オンライン商談は商談先まで出向く必要がなく、移動にかかる交通費や時間を削減できるのが大きなメリットです。取引先や顧客が広範囲の地域にわたる企業は、商談や会議のためにかかる旅費・交通費の多さに悩まされているケースも多いでしょう。
オンライン商談ツールを使えば、オフィスや自宅にいながら全国の顧客と商談ができます。移動する必要がないため、「午前中に東京の顧客と商談をして、午後には大阪と福岡の取引先とそれぞれ会議をする」といった働き方も可能です。このように1日の商談件数を増やすことができ、営業活動の効率化が目指せるというメリットもあります。
商談のデータ化
多くのオンライン商談ツールには録画や録音の機能が備わっていて、商談のデータ化ができるのもメリットのひとつです。録画・録音データがあると、やりとりの内容をいつでも確認できます。これは単なる情報共有だけでなく、営業スキルの底上げや教育、営業プロセスの標準化にも役立ちます。
高い成果を上げている営業担当者の商談からは、学ぶべき点が多くあるでしょう。商談の録音・録画データは話し方・プレゼン内容・提示する資料などを確認できるため、そのまま教育コンテンツとしても活用できます。
オンライン商談ツールの種類
オンライン商談ツールとして、次のようなツールがよく利用されています。
- Web会議システム
- クラウド電話
- 画面共有システム
ここでは、それぞれのツールの特徴や活用方法について解説します。
Web会議システム
Web会議システムは、パソコンやスマートフォンを使って相手と音声・映像のやりとりができるツールです。画面共有や資料共有の機能があるツールなら、先方に営業資料などを提示しながら商談ができます。
Web会議システムは、相手の顔を見ながらの商談が可能です。表情など細かい反応を確認しながら商談ができるため、オンライン商談ツールのなかでも対面に近いやりとりができるツールと言えるでしょう。
クラウド電話
クラウド電話は、パソコンやスマートフォンからインターネット回線を使って電話ができるツールです。音声のみのやりとりとなるため、主にインサイドセールスでの架電や、既存顧客との連絡ツールとして利用します。
クラウド電話はクラウドサービスで、録音データや電話帳データをクラウドサーバー上に保存して社内で共有できるのが特徴です。一般的な電話機能に加えて、このような情報共有に便利な機能が用意されている点に魅力を感じる人も多いでしょう。
画面共有システム
画面共有システムは、インターネットを介して離れたところにある端末同士の画面を共有できるツールです。オンライン商談では、「電話で会話をしながら、画面共有システムで先方に営業資料を提示する」といった使い方をします。
顧客と電話でやりとりする際、言葉だけで詳細を説明するのが難しい場面もあるでしょう。そのようなとき、画面共有システムを活用すれば資料を提示して相手にわかりやすく説明ができます。
オンライン商談ツールの選定ポイント
オンライン商談に利用できる製品は数多くあるため、「どのツールが自社に合っているのかわからない」とお悩みの方も多いでしょう。ここでは、オンライン商談ツールの選定ポイントを4つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。
まずはどのタイプの製品が必要なのかを決める
先述のとおり、オンライン商談ツールにはWeb会議システム・クラウド電話・画面共有システムの大きく3種類があります。まずは、この3つのうちどのツールが必要なのかを決めましょう。
例えば、対面での商談を積極的にオンラインに移行していきたいと考えているなら、対面に近いやりとりができるWeb会議システムがおすすめです。
一方、顧客と電話でやりとりすることが多い企業は、クラウド電話や画面共有システムの導入から始めるという選択肢もあります。クラウド電話の録音機能や画面共有システムによる資料の提示など、一般的な電話よりも利便性が高まるため、顧客や営業担当者に喜んでもらえるでしょう。
顧客の使いやすさ
オンライン商談ツールの選定時には、顧客の使いやすさを意識しなければなりません。顧客が手間に感じるツールは、オンライン商談への移行に抵抗を示されたり、顧客満足度が低下してしまったりするおそれがあるため注意してください。
顧客の使いやすさを左右するポイントとして、次のようなものが挙げられます。
- 接続方式
- 専用アプリや会員登録などが必要かどうか
- マルチデバイス対応
オンライン商談ツールの接続方式には、URL接続とナンバー接続の大きく2種類があります。URL接続は、オンライン商談用のURLにアクセスして商談に参加する方式です。商談用のURLはこちらが発行し、事前にメールなどで顧客に伝えておきます。
ナンバー接続はオンライン商談用の専用番号を先方に伝え、商談に使用するWebサイトにその番号を入力してもらう方式です。専用番号さえ伝えられればオンライン商談ができるので、電話で初めて問い合わせをしてきた人など、メールアドレスがわからない相手とも商談を始めやすいのがメリットです。
主な商談相手を想定し、どちらの接続方式がより利便性が高いか検討してみてください。
オンライン商談ツールのなかには、事前に専用アプリのインストールや会員登録が必要なものがあります。これらの事前作業が必要なツールは顧客に手間をかけさせることになるため、会員登録が不要でブラウザから利用できるツールを選ぶのがおすすめです。
また、パソコン・タブレット・スマートフォンなどさまざまな端末の利用が想定される場合は、マルチデバイス対応のツールを選びましょう。
外部ツールとの連携
外部ツールとの連携に対応しているオンライン商談ツールもあります。「SFAやCRM、商談解析ツールなどをすでに活用している」「営業支援ツールの導入を検討している」といった場合は、外部ツールとの連携に対応したオンライン商談ツールの採用がおすすめです。
例えばSFAやCRMと連携できるツールなら、SFA・CRMの画面から直接Web会議や通話を始められます。また、商談解析ツールとの連携に対応したツールを選べば、商談内容の文字起こしや分析が可能です。
このように、外部ツールとの連携によって営業活動の効率化が期待できます。SFAなどを活用中、もしくは今後導入を予定している場合は、外部ツールとの連携機能も比較検討ポイントに加えましょう。
接続の安定性・音質画質
接続の安定性や音質画質は、オンライン商談ツールの選定において特に重視すべきポイントです。接続が不安定だと音声や映像が途切れる原因となり、スムーズにやりとりができません。音質や画質も会話や資料の提示に影響を与えるため、快適にオンライン商談が行えるツールを選ぶことが大切です。
無料ツールを選ぶ場合は、導入を決める前に社内で使用して音質や画質に問題がないか確認しましょう。有料ツールはサービスを提供する事業者に接続の安定性などについて問い合わせるほか、無料トライアル期間があるなら実際に使用して確認するのがおすすめです。
オンライン商談ツールの例
最後に、オンライン商談ツールとして活用されているツールを5つ紹介します。それぞれのツールの機能や特徴を紹介しているので、ツール選定時の参考にしてください。
Zoom Phone
Zoom Phoneは、Web会議システムで知られるZoomが提供するクラウド電話です。パソコンやスマートフォンから受発信できるマルチデバイス対応のツールで、接続の安定性が高く通話の音質に優れています。
通話内容の録音やログの取得などクラウド電話ならではの機能を備えていて、商談解析ツールなど外部ツールとの連携も可能です。定額通話プランが用意されているので、通話料金を抑えたい場合にも活用してみてください。
Zoomが提供するサービスのため、Zoom ミーティングと同じアプリケーション上で利用できるのも特徴です。そのため、すでにZoomを活用している場合はスムーズに使い始められるでしょう。
Zoom Phoneの機能や料金は下記の製品カタログで詳しくご紹介しています。
Zoom ミーティング
Zoom ミーティングは、日本を含め世界中で利用されているWeb会議システムです。画面共有や録画、チャットなど商談に役立つ機能が複数提供されていて、外部ツールとの連携にも対応しています。
無料でも利用可能ですが、ミーティング時間に制限があったり録画データをクラウドに保存できなかったりする点に注意してください。オンライン商談ツールとして本格的に活用するなら、有料版がおすすめです。有料板ならミーティング時間は実質無制限、録画・録音データはクラウドにも端末にも保存できます。
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。Googleアカウントがあれば誰でもWeb会議を開催でき、参加者100人まで、最長60分までのミーティングなら無料で利用できます。1対1の通話なら、無料版でも24時間まで時間制限はありません。
Google Meetの特徴として、アプリをインストールしなくてもブラウザから全機能を利用できる点も挙げられます。ほかのWeb会議ツールはブラウザからの利用には機能制限があるものが多い一方で、Google Meetなら多くの機能を手軽に利用できるのがメリットです。
bellface
bellfaceは、画面共有に特化したオンライン商談ツールです。電話で音声をやりとりしながら、画面共有機能で相手に資料を提示して商談を行います。電話は使い慣れている人が多いため、パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな人でも使いやすいのがメリットです。
録音録画やデジタル名刺、トークスクリプトの表示など、商談に役立つ機能を多く提供しています。高いセキュリティレベルを誇っていて、金融機関への導入実績も豊富なツールです。
Whereby
Wherebyは、ブラウザでWeb会議ができるツールです。顧客に専用アプリのインストールやログインなどの手間をかけさせることなく、会議用のURLをクリックするだけでWeb会議に参加してもらえます。一度発行したURLは繰り返し利用できるので、商談のたびに相手にURLを送り直す必要もありません。
無料版と有料版がありますが、無料版でも最大4名まで同時にWeb会議に参加できます。有料プランを契約すると同時に参加できる人数が増えるため、オンライン商談への参加拠点が多い場合は有料プランの利用を検討してみてください。
まとめ
オンライン商談を取り入れると、移動にかかるコスト・時間の削減や営業活動の効率化など、多くのメリットがあります。コロナ禍を経てオンラインでのやりとりに抵抗のない企業も増えているため、オンライン商談を取り入れてみてはいかがでしょうか。
オンライン商談に活用できるツールは、Web会議システム・クラウド電話・画面共有システムの大きく3種類があります。本記事で紹介したツールの選定ポイントを参考に、自社に合うツールを見つけてください。
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