2020年11月現在、新型コロナウイルスの影響で、従来通りの対面での商談ができず、オンラインでの商談導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
オンライン商談システム「bellFace（ベルフェイス）」がオンライン商談に関する実態調査をしたところ、回答者1,000名中48.5%の方が、「新型コロナウイルス感染症対策として、オンライン商談ツールの導入・実施」を始めたと回答しています。
※出典：「オンライン商談」に関する実態調査をベルフェイスが実施
ウィズコロナの時代に対応していくため、また働き方改革の一環として、オンライン商談、またオンライン商談を行うためのツール導入に注目が集まっています。
そこで、本記事では次の内容についてお伝えします。
- オンライン商談ツールを導入するメリット
- 自社に最適なオンライン商談ツールを選定するポイント
- 有料・無料のオンライン商談ツール紹介
- オンライン商談を成功させるコツ
オンライン商談ツールを選定して導入するまでの参考に、是非ご一読ください。
オンライン商談ツールを導入するメリット
はじめに、オンライン商談ツールを導入するメリットをお伝えします。
1．オンライン商談の効率化をサポート
まず、オンライン商談を導入すると、次のようなメリットがあります。
- 自宅や社内から商談ができるので移動時間が発生しない
- 移動時間が掛からない分、幅広い時間に対応しやすい
- 直接訪問が難しい国内の遠隔地や海外への商談が可能になる
これらのメリットによって、結果的に商談に対応できる時間が伸びるため、商談件数を増やすことが可能です。そして、オンライン商談の効率化をサポートするのが、オンライン商談ツールにあたります。
オンライン商談ツールを導入すれば、時間や場所を問わず、資料を提示しながら自社のサービスや製品について提案ができるようになります。
現在オンライン商談ツールを利用しているVR映像の撮影・制作などを行う株式会社東地開発様は、従来の対面での商談の場合、次のような課題を抱えていました。
- 営業スタッフが2名しかいないため全国に商談へ訪問する時間が確保できない
- 出張中の問い合わせに対応できない
そこで、オンライン商談ツールの「V-CUBEセールスプラス」を導入したところ、課題を解決し商談件数の増加に成功されています。
- オフィスや出張先など、全国どこからでも商談が対応できるようになった
- 営業スタッフ2名でも、営業・商談をカバーできるようになった
この事例のように、オンライン商談ツール導入することによって、営業活動の幅が広がり、商談件数を増やすことも可能です。また、交通費も発生しないためコスト削減にもつながります。
2．商談の進捗の共有・アドバイスが可能になる
オンライン商談ツールには、商談の様子を録画できる機能が搭載されている場合が多いです。録画データは次のように活用できます。
- チームで商談の進捗を共有する
- 上司から部下へ商談内容のアドバイスを行う
口頭や営業報告書での進捗の場合、商談内容を100%伝えるのは難しいでしょう。オンライン商談ツールの録画機能を活用すれば商談の様子を見てもらえるので、適切に進捗を共有可能です。
そのため、チーム内で情報を共有して互いにフォローできる体制を整えることにもつながります。また、万が一急なトラブルがあり別のスタッフが商談を引き継ぐことになっても、前回までの商談の様子を確認したうえで対応できるので安心です。
自社に最適なオンライン商談ツールを選定するための3ポイント
数あるオンライン商談ツールの中から、自社にあったツールを選定するためにチェックしたい3つのポイントを紹介します。自社にあったツールを選ぶことは、オンライン商談の定着率や制約に関わる重要なポイントです。
ポイントをひとつずつチェックしていきましょう。
1．機能
まず、オンライン商談ツールを比較検討する際は利用できる機能は必ず確認しましょう。搭載されていると便利な機能は、以下の通りです。
- 画面共有機能
- 資料共有機能
- 録画機能
- バーチャル背景
- 字幕機能
- オンライン名刺交換
口頭での説明に加え、より理解を深めてもらうために、資料を見たりデータで送ったりするための「画面共有機能」「資料共有機能」は搭載されていると便利です。
また、オンライン商談の質を上げるために録画機能やバーチャル背景の設定もあるかは合わせて確認しておきましょう。
そして、対面での商談同様に名刺交換ができる機能や、海外との取引が多い場合は、字幕機能が搭載されているとより安心です。
2．セキュリティ体制
商談の場面では、社外に漏れてはいけない機密事項も会話に多く上がる可能性が高いため、セキュリティ体制の確認もしておきましょう。以下のようなセキュリティが整っていると安心です。
- IPアドレス制限
- パスワード設定
- ページの暗号化
オンライン商談・Web会議のセキュリティ対策について、関連記事「Web会議のセキュリティ対策！確認すべき4つのポイントとおすすめツールを紹介」にて詳しく解説しています。ぜひ、合わせてご覧ください。
3．顧客にとっても使いやすい操作性
自社にとって使いやすい操作性であると同時に、顧客にとっても使いやすい操作性であることはとても重要です。オンライン商談が不慣れな顧客にも、簡単な操作性であればあるほど、オンライン商談を行うハードルが下がります。
ツールを選定する際は、次のような特徴があるか確認しましょう。
- URLを共有するだけですぐに商談が始められる
- アプリのダウンロードやアカウント登録が必須ではない
- 直感的に操作できるシンプルな画面デザイン
本格的に導入する際に、自分達が顧客側の立場に立って利用し、操作性の確認を行うことをおすすめします。
【有料】おすすめのオンライン商談ツール
ここからは、おすすめのオンライン商談ツールについて解説していきます。
オンライン商談ツールは、大きく分けて有料版と無料版の2種類があります。それぞれメリット・デメリットがあるので、特徴を理解したうえで導入するツールを決めていただければ幸いです。
まずは、有料のオンライン商談ツールのメリット・デメリットから見ていきましょう。
有料オンライン商談ツールのメリット・デメリット
まず、有料のオンライン商談ツールのメリット・デメリットについてです。それぞれの内容は、次の通りです。
メリット：機能が充実している、大人数での商談に対応しやすい
デメリット：初期費用、毎月の利用料が発生する
有料ツールは費用が発生する分、先ほど紹介した機能が一通り揃っているケースが多いです。
また、無料ツールでは「1回のミーティング参加者は4人まで」と人数制限が設けられている場合があります。多くの有料ツールなら、10人以上での商談にも対応しており、自社と顧客双方の担当者や責任者が参加する大人数の商談にも対応しやすくなっています。
Zoomミーティング
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費用 |
初期費用：なし プロプラン：1,800円（税別） ビジネスプラン：別途お見積り エンタープライズプラン：別途お見積 |
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機能 |
・画面共有機能 ・ウェビナー機能 ・録画機能 ・SlackやGoogleカレンダーなど外部サービスの連携 |
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特徴 |
・無料版からお試し利用できる ・100~500人規模のミーティングが可能 ・最大24時間連続での通話が可能 |
Zoomミーティングは、全世界75万以上の企業などで利用されているWeb会議サービスです。
無料版も提供されているので、お試し期間として無料版を利用した後に、有料版を導入することが可能です。Zoomミーティングは、1回あたりのデータ通信量が少ないため、通信が安定しており音声や画像が途切れることがほとんどありません。
また、Zoomミーティングの有料版では、オンライン商談の音声と映像を録画してクラウド上に保存できます。プランを問わずメールでのサポート体制が整っているので、はじめての導入でも安心して利用できます。
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoom有料版を導入する4つのメリットとは？各プランの特徴やオプション機能も解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひ、合わせてご一読ください。
③calling
出典：Calling
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費用 |
初期費用：20万円 月額（1ID）：1,500円 |
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機能 |
・画面共有機能 ・録画機能 ・資料共有機能 ・チャット機能 ・アンケート機能 ・ホワイトボード機能 |
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特徴 |
・URLを共有するだけですぐにオンライン商談が可能 ・最大参加人数30人 ・7日間のお試し利用が可能 |
Callingは、1対1から最大30名までのオンライン商談に対応しているツールです。商談ごとパスワードが設定でき、通信は暗号化されているのでセキュリティも万全。
スマートフォンやタブレットからも利用できるので、気軽に商談に参加してもらいやすいよう配慮されています。
また、1IDあたりの月額使用料が1,500円と低価格のため、継続的に利用しやすいサービスとなっています。
▶Calling
bellFace
出典：bellFace
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費用 |
初期費用・月額料金共に別途お見積り |
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機能 |
・画面共有機能 ・録画機能 ・デジタル名刺機能 ・ビューティーモード機能 ・トークスクリプト機能 |
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特徴 |
・対面での商談と同様の名刺交換がオンライン上で可能 ・より良い印象を与える明るさを調整して印象を変えられる ・はじめての商談でも安心のデジタルカンペ |
bellFaceは、オンライン商談の成果をあげるための機能が多数搭載されているのが特徴です。
例えば、商談前や商談の冒頭にオンライン上で名刺を送ることで、名前と肩書をしっかり認知していただいたうえで商談に望むことができます。また、ビューティーモード機能を活用すれば画面に映る明るさを調整できるので、少し暗い場所からでも明るい印象を与えられます。
そして、商談サポートをしてくれるデジタルカンペ「トークスクリプト」機能を活用すれば、はじめての商談をする新入社員も安心して商談に望めます。
【無料】おすすめのオンライン商談ツール
次に、無料のおすすめオンライン商談ツールについて紹介していきます。有料版との違いを理解して、どちらを導入するか検討していきましょう。
無料オンライン商談ツールのメリット・デメリット
まず、無料オンライン商談ツールのメリット・デメリットは次の通りです。
メリット：初期費用・月額料金が発生しない、お試し利用ができる
デメリット：時間制限や参加人数など、機能に制約がある場合が多い
無料のオンライン商談ツールは、費用が発生しない分、気軽に利用できるのがメリットです。これまでオンライン商談ツールを利用したことがない企業にとって、お試しで利用して導入するか検討できるのはポイントでしょう。
対して1回の商談に対して、時間制限や参加人数に制限があるツールもあるため、思い描いていた商談ができないとなるおそれもあります。
これらのツールのメリット・デメリットを踏まえ、おすすめの無料ツールを3つ紹介します。
①Whereby（appear.in）
出典：Whereby
Whereby（旧称：appear.in）は、ノルウェー初のオンライン商談ツールです。無料版では、最大4名まで同時に商談を行えます。パソコンのブラウザ、またはアプリから、URLを共有するだけですぐ会議を開始できるスムーズな操作性が魅力です。
Wherebyを利用して、4人以上で商談を行いたい場合は有料プランの導入もおすすめです。最大12名まで参加できるようになるプロプランは月額9.99ドル、最大50名まで参加できる14.99ドルで利用できます。
②GoogleMeet
GoogleMeetは、Googleが提供するオンライン商談・会議ツールです。
無料プランでも、最大100人までの商談が可能で、画面共有機能も利用できます。また、専用アプリのダウンロードなどは不要で、すべてがブラウザで完結するのがGoogleMeetの特徴です。
自社も取引先の企業にとっても手軽に利用しやすいのは、大きなメリットと言えるでしょう。
GoogleMeetについて、関連記事「Google Meetの特徴を徹底比較！気になる特徴や使い方を解説」にて詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
③Skype
Skypeは、無料で利用できる定番のオンライン商談・会議ツールです。グループ通話では、最大25人まで参加でき、画面共有機能やチャット機能など、オンライン商談に必要な基本的な機能がしっかりと搭載されています。
定番ツールであるため、オンライン商談に不慣れな企業でも、安心して使用しやすいのもメリットでしょう。
Skypeについて、関連記事「SkypeはWeb会議に導入すべき？新機能Meet Nowや注意点について解説」にて、詳しく解説しております。ぜひ、合わせてご覧ください。
オンライン商談を成功させるために気をつけるポイント
最後に、オンライン商談を成功させるために気をつけたい3つのポイントを紹介します。
オンライン商談を成功に導くには、商談開始前の事前準備が重要です。ひとつずつ確認していきましょう。
配信環境に注意
まず、自宅やカフェの社外からオンライン商談を行う場合は、騒音やカメラに映る周囲の背景に注意しましょう。自分の声がしっかり聴こえなかったり、家具や人など商談に無関係な物が映ったりしてしまうと、顧客が商談に集中できなくなってしまいます。
基本的にオンライン商談を行う場合は、静かで落ち着いた環境、またネット回線が良い環境を選びましょう。
もし、周りに無関係なものが映ってしまう場合は、別の背景に変更できる「バーチャル背景」を活用するのがおすすめです。
マイクとカメラの事前チェックを忘れずに
契約できるかを左右する商談の場では、出だしでつまずかないようにしたいものです。そのため、あらかじめマイクとカメラの事前チェック忘れずに行いましょう。
特にオンライン商談を行う場所によっては、自分が暗く映ってしまうことがあります。第一印象はとても重要なので、明るく映るよう調整を。また、より明瞭に音が聴こえるようにヘッドセットの導入もおすすめです。
関連記事にて、おすすめのマイクとヘッドセットについて紹介しています。
「おすすめのWeb会議用マイクスピーカー8選｜製品選びのポイントとは？」「Web会議の「ノイズ問題」解決におすすめのヘッドセット3選！抑えておきたい必要性と選び方」
ぜひ、合わせてご覧ください。
顧客へ利用方法をわかりやすく説明する
オンライン商談ツールの利用がはじめての顧客の場合、どんなに利用方法が簡単なツールでも焦ってしまうかもしれません。
そのため、以下のような対応を行うことをおすすめします。
- 事前にオンライン商談ツールの利用手順を連絡する
- アカウント登録が必要なツールの場合、登録手順をアナウンスする
事前の細やかな連絡が、商談の印象も左右します。オンライン商談を円滑に進めるためにも、丁寧なアナウンスを心掛けましょう。
まとめ｜オンライン商談ツールを活用しよう
以前より対面での商談が難しい今、オンライン商談は企業の営業活動に今後より必要不可欠なものになっていくことが予想されます。対面でなくても、自社のサービスや商品についてわかりやすく伝えるためにオンライン商談ツールの導入は必須です。
オンライン商談ツールを導入すれば、移動時間ゼロで遠隔地や海外ともすぐ商談ができるので効率よく商談件数を増やすことが可能です。また、録画機能を活用すればチームで商談の進捗を共有できるので、自社の商談の精度アップにもつながります。
オンライン商談ツールを導入する際は、搭載されている機能・セキュリティ体制・使いやすい操作性であるかを確認し、自社にあったツールを選定し、営業・商談活動の場を広げていきましょう。
