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2015年6月4日

利用シーン

ワークスタイル変革時代、「場所や時間にとらわれないコミュニケーション」が仕事を変える!

昨今、「テレワーク」や「在宅勤務」というキーワードが注目を集めています。企業が人材を有効に活用するため、また業務効率化などを目的に、場所や時間にしばられない働き方を推進するケースが増えてきています。しかしながら「テレワーク」や「在宅勤務」の推進において、遠隔地間でのコミュニケーションをいかに確保するかという点が課題となります。本社オフィスなどと在宅勤務者、営業担当者などモバイルワーカー、サテライトオフィスなど様々な場所で働く人々が、できるだけ対面と近い形で、コミュニケーションできる環境構築が必要となるでしょう。

新しいワークスタイルに潜む“落とし穴”

にわかにスポットが当てられた「テレワーク」や「在宅勤務」。その理由としては、少子高齢化時代を迎え生産者年齢人口が減少する中で優秀な人材の確保が不可欠なことや、市場競争がますます激しくなる中で効率的な働き方が求められていることなど、様々な要因が考えられます。日本テレワーク協会によると、「テレワーク(※)の効果の例」として、下記のようなものを挙げています。

※テレワーク:主にITを活用した場所や時間にとらわれない、多様で柔軟な働き方を指す。

<テレワークの効果の例>

●優秀な社員の確保

 育児期・介護期等の社員への働きやすい環境の実現による離職の防止(継続雇用)

●雇用創出と労働力創造

 退職した高齢者、通信が困難な障がい者、遠方居住者などの新規雇用の創出

●ワーク・ライフ・バランスの実現

 家族と過ごす時間、自己啓発などの時間の増加(仕事と生活の調和)

●生産性の向上

 顧客への迅速、的確な対応…営業職など渉外担当
 計画的、集中的な作業実施による業務効率の向上…研究・開発職、スタッフ職、営業職など

●事業継続性の担保(BCP)

 非常災害時やパンデミック時における事業継続

●環境負荷の軽減

 通勤減少、オフィスの省電力化によるCO2排出量の削減

●オフィスコスト削減

 オフィススペース、ペーパーコスト、通勤・交通費の削減

出典:一般財団法人 日本テレワーク協会

つまり、「テレワーク」や「在宅勤務」に取り組むことは、これからの社会の変化に対応しながら事業を継続していく上にも欠かせないことと言えます。

実際、下グラフを見ると国土交通省の「テレワーク人口実態調査」(2014年)によると、2011年以降、2013年はやや減少しているものの、テレワーク人口は増加傾向にあることがわかります。そしてワークスタイル変革が大きな話題となっている中、今後も減少傾向になることはないと考えられます。

出典:国土交通省「テレワーク人口実態調査」(2011年)

このように企業の“新たな働き方”は今後もますます普及が進むと考えられますが、総務省の『情報通信白書』(2014)では、テレワークの主な課題として下記の5つを挙げています。

(1)テレワークに適した業務がない
(2)セキュリティ・情報漏洩等への懸念
(3)導入メリットがわからない
(4)勤怠管理・業績評価
(5)コミュニケーション

この中で「(5)コミュニケーション」に着目すると、前出の『情報通信白書』では「メッセンジャーソフトやテレビ会議システム等でコミュニケーションに支障がない仕組みも普及しつつある」と、前向きに述べられています。しかし、そこには注意点もあります。

コミュニケーションツールへの正しい視点を持とう

ITが進歩し、ネットワーク環境が充実するとともに、コミュニケーションを円滑にするための様々なソフトウェアも提供されています。スマートフォンやタブレット端末など、スマートデバイスの普及もスムーズなコミュニケーションに一役買っていると言えます。

今や、プライベートでも多くの人々が無償のメッセージツールやコミュニケーションツールなどを活用しています。こうした流れがなし崩し的に、企業内利用につながってるケースも少なくありません。

安価なコミュニケーションツールは、気軽に利用できるというメリットがありますが、企業で利用するとなると、サポートが不足していたり、資料の共有ができない、セキュリティが担保されていないなどのリスクがはらんでいます。特に、コンシューマ向けの無料ツールには、企業が求める要件が欠けているといっても過言ではありません。多様なワークスタイルに対応するツールとしては、その使い勝手はもちろんですが、下記のようなリスク対策の視点も合わせ持つ必要があります。

・情報漏洩対策
安全なネットワークを利用しているのか、第三者にIDやパスワードを盗み取られたりしないか。また、業務上とプライベートの連絡先や内容が混在していないか。これは、業務効率化の妨げとなったり、誤送信によるトラブルの原因にもなりかねない。
・サポート体制
不明点や障害などが発生した際の問い合わせ窓口。
・業務への対応
多人数が参加した打ち合わせができるかどうか。資料の共有がワンストップで行える
・履歴の保存
「誰とどのような対話をしたのか」という通話履歴が残せるか。

今後も、企業で幅広く利用されることが予測されるコミュニケーションツールだけに、システム関連以外の部署でも、こうした内容に目を向ける必要があるといえます。ぜひ、こうしたコミュニケーションツールの最新動向を把握し、社内で活発に議論していくことで、安全な環境の構築を考えてみてはいかがでしょうか。

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