オフィスにあると便利な設備とは？働き方に合わせたオフィス環境づくりのポイントを紹介

オフィス環境は従業員の生産性に大きな影響を与えます。テレワークの普及やWeb会議の増加など、働き方の多様化が進む中、従業員が働きやすいようにオフィス環境を整え、便利な設備を揃えることはこれまで以上に重要となっています。

本記事では、オフィスがビジネスに与える影響について解説するとともに、実際に必要な便利な設備を紹介します。

オフィスがビジネスに与える影響

オフィス環境はビジネスに大きな影響を与えます。実際に、東急不動産株式会社の「起業家を対象とした、オフィス環境に関する調査」（2018年8月実施）によると、起業家の85.1%が「整ったオフィス環境はビジネスによい影響を与える」、79.0%が「オフィス環境はビジネスに影響を与えると考えている」と回答しています。

反対に、ビジネスが軌道に乗っていないと感じる人の62.3%が、「現状のオフィスに満足していない」と回答していることからも、ビジネスの成功とオフィス環境が与える影響は大きいのではないかと予測できるでしょう。

オフィス環境が整っていない職場では、従業員が業務に集中しにくくなります。結果として生産性が落ち、ビジネスにおいて悪影響を与えることは十分考えられます。

出典：【起業家を対象とした、オフィス環境に関する調査】85.1%が「整ったオフィス環境はビジネスによい影響を与える」と回答　成功者が重視するのは集中できるオフィス環境 

今のオフィスに必要な設備とは

新型コロナウイルス感染症が拡大したことにより、テレワークやリモートワークが当たり前となった現代、オフィスの在り方も変わってきました。商談や社内ミーティングは対面ではなくWeb会議システムを利用する企業も増え、ニューノーマル時代のオフィスの在り方が求められています。

株式会社ブイキューブが顧客に対して行った調査によると、「あなたにとって生産性の高いオフィスとは？」という質問に対し、最も多く回答を得たのは「集中して業務に取り組めるスペース」でした。次いで、「高速通信ネットワーク環境がある」、「人とコミュニケーションを取れるスペース」と続いています。

参照：コロナ下で働き方に変化、ハイブリッドワーク時代のオフィスに期待するのは 「生産性向上」、「従業員のエンゲージメント向上」が上位に | オンラインイベント・ウェビナー・Web会議ブイキューブ

現在のオフィスに求められているものとして、業務の用途に合わせて集中できるスペース、コミュニケーションが取りやすいスペースの両立が求められていることが分かります。

集中して業務に取り組めるスペース

どのようなスペースがあれば集中して業務に取り組めるのかは、業務内容によって異なります。例えば、コミュニケーションを取る場としてカフェテリアや雑談スペース、長時間に渡るミーティングのための会議室、1人での作業に没頭できる個室ブース、といったものです。このように役割に応じてブースが分けられたオフィスは集中して業務に取り組めます。

株式会社ビズヒッツの調査では、仕事に集中できない理由として、1位が「体調に問題がある」、2位「プライベートに気を取られている」といった従業員本人の問題に次いで、3位が「音が気になる」といったものでした。オフィス内が役割ごとに分けられておらず、集中すべき業務のときに音が気になるようだと、しっかりと業務に就くことは難しいのかもしれません。

出典：仕事に集中できない理由と対処法ランキング！集中するためのコツも解説【男女500人アンケート調査】

業務中にWeb会議を行う機会が増えた今、騒音問題はオフィス環境にとって大きな課題です。同じ空間でWeb会議をしている人がいると、どうしてもその音が気になりますし、Web会議をしている側も、社内の雑音が相手に聞こえてしまうという弊害があります。

実際に株式会社ブイキューブの調査では、半数の人が周囲のWeb会議の音がうるさいと感じています。よりオフィスの業務に合わせたブース作りが重要となるでしょう。

参照：【第1回緊急事態宣言から1年、テレワーク本格化の“その後”に関する調査結果】 出社揺り戻しの傾向が見られ、コロナで増えたWeb会議にオフィスの環境が追いついていない現状が明らかに | オンラインイベント・ウェビナー・Web会議ブイキューブ 

また、近年では、テレワーク、オフィスワークと分けるのではなく、ABWという働き方も注目されています。ABWとは、自宅やサテライトオフィスで働くことはもちろん、業務に合わせてオフィスの然るべき場所で働ける働き方です。

設備例

Web会議の音問題を解決するためには個室ブースがおすすめです。個室ブースがあると、集中して個人作業を行うときや、Web会議をするときに役立ちます。防音機能がついているものであれば、室内外の音が通らないため、音が気になることもありません。集中力が高まるほか、セキュリティの強化にも繋がります。

個室ブースの中には、複数人入れるサイズのものもあります。音が漏れないタイプであれば、個人的な話をするための1on1ミーティングの場所としても最適でしょう。そのほか、少人数向けの会議室としても使えます。

高速通信ネットワーク環境

Web会議を多く行う企業では、高速通信ネットワーク環境を整えることも重要です。ネットワーク環境が悪ければ、会議中に音が遅延する、映像が途切れる、さらには途中で会議が終了してしまう、といったことが起こり得ます。ストレスなく円滑なWeb会議を行うためには、ネットワーク環境も整えるようにしましょう。

例えばWeb会議システムのZoomでは、以下のようなネットワーク速度が必要だとされています。

【1対1のビデオ通話の場合】

【グループビデオ通話の場合】

グループビデオのときのギャラリービューでは、25人で2.0Mbps、49人で4.0Mbpsです。

クラウドサービスが普及し、Web会議だけではなくさまざまなソフトウェアでネットワーク環境は必須です。ネットワーク環境が整っていないと、業務が円滑に行えず生産性が落ちてしまうかもしれません。高速ネットワーク環境は、重要なオフィス整備の1つであると言えるでしょう。

設備例

回線は高品質な法人用回線を使用しましょう。サービスにもよりますが、法人回線であれば、手厚いサポートを受けられたり、固定IPアドレスを取得したりできます。固定IPアドレスとは、ネットワークを再接続してもIPアドレスが変更せず使用できるサービスです。

これにより、自社サーバーからWebサイトを公開することや、出先から会社のネットワークに接続できるようになります。固定IPアドレスがあると、会社のネットワークとVPN接続することも可能です。

VPN接続とは、仮想的に作られたトンネルの中でネットワークをつなげることで、外部に情報が漏れにくい構造をしています。リモートワークで社外から会社のネットワークに繋げたいときに必須と言えるものです。

法人回線では、このVPN接続とセキュリティ機能をパッケージしたプランを利用できるものもあります。リモートワークやWeb会議を行うのであれば、割高であっても法人契約のほうが便利でしょう。

ネットワーク回線を選ぶときには無線か有線か、という選択肢もあります。今は無線接続が一般的となっていますが、どうしても有線接続よりも接続は安定しにくい性質があります。しかし、有線接続は端末が線に繋げられるところにしか設置できず、会議室の移動のたびにケーブルを再接続しなければなりません。

そのため、有線、無線と両方とも使用できる環境にしておき、安定して高速ネットワークを使いたいときは有線、移動するときは無線、といった使い分けができるとよいでしょう。

人とコミュニケーションを取れるスペース

リモートワークが普及し、Web上で会議やミーティングを行うことが増えました。しかし、対面コミュニケーションも必要だと言われています。Job総研の「社内コミュニケーション調査」によると、今後は意識的に対面のコミュニケーションを多くしたい、多くしようと思う、と答えた人は半数以上にのぼりました。

依然としてWeb会議やリモートワークを続ける企業もあることから、対面、オンラインの両方で最適なコミュニケーションが取れるスペースが必要です。

出典：Job総研 「社内コミュニケーション調査」報告資料 | 株式会社ライボ 

設備例

対面コミュニケーション、オンラインコミュニケーションで必要な設備は以下のとおりです。

【対面コミュニケーション】

対面コミュニケーションは、周囲の音と会場の広さに気をつける必要があります。少人数で気軽に集まれるカフェテリア、機密情報や個人情報を話しても問題ない防音個室ブース、大人数が入ることができるホールなど、目的と使用人数によってスペースを用意しましょう。

【オンラインコミュニケーション】

オンラインコミュニケーションを適切に行うためには、音と映像のトラブルを防ぐことが重要です。参加人数が1人であれば、音を遮断できる個室ブースが最適でしょう。複数人でWeb会議に参加するときは、会議室にスクリーンやカメラを設置するテレビ会議システムが便利です。

テレビ会議システムのカメラやマイクは複数人に対応でき、それぞれがWeb会議システムに接続する必要はありません。

まとめ

オフィス環境を整えることは、ビジネスにおける生産性や売上向上のために重要です。オフィス環境を良くするためには、業務内容に合った設備を整えましょう。Web会議を多く使用するようになった今、防音効果のある個室ブース、高速インターネット回線は必須とも言えるのではないでしょうか。

対面コミュニケーションも重要視するのであれば、用途に応じてオープンスペース、カフェテリア、個室ブース、ホールなどがあるとよいでしょう。

オフィスの環境が向上すれば従業員は働きやすくなり、おのずと生産性向上が期待できます。自社の業務内容や従業員が求めるものが何かヒアリングし、業務にあった環境を整えましょう。