オフィス環境を整えれば生産性は上がる!オフィスに必要な機能と改善のための具体例とは

オフィス環境を整えれば生産性は上がる!オフィスに必要な機能と改善のための具体例とは

新型コロナウイルス感染症の広がりによりテレワークを導入する企業が増え、オフィスの在り方を見直すところも増えているのではないでしょうか。テレワーク導入により出社人数が減ったためオフィスを縮小したい企業、逆にソーシャルディスタンスの確保のためにオフィスを拡張したい企業、それぞれさまざまな事情があるでしょう。

ただ、オフィスのスペース変更をはじめ、テレワークや感染症対策のためのオフィス作りをするのであれば、「生産性」について意識することが重要です。オフィス環境を社員が働きやすいかたちにできれば、社員のモチベーションアップにつながり、結果として生産性向上が期待できます。

働きやすいオフィスであれば、社員は転職や退職をとどまる傾向にあるため、優秀な人材の流出防止にもなるでしょう。

この記事では、オフィス環境の重要性や、オフィスに必要な機能、オフィス環境整備のための具体策について紹介します。オフィスについて課題を感じている企業、オフィスの移転や改築を予定している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オフィス環境が生産性を左右する

オフィス環境が生産性を左右する

経済学においては、生産性とは社員などの労働者がの作業量に対して、どのくらいの価値を生み出せるか、ということを指します。そのため、同じ作業量でもより大きな価値を作り出せれば、生産性が高いということになります。

生産性を高めるためには、優秀な人材の確保、企業組織の見直し、新しい製品やサービスの開発、海外市場への参入などが必要です。しかし、企業の生産性向上のためには、そのような事業に直接関係することだけではなく、オフィス環境など定数化できないような間接的な要素も関係します。

実際に、一般社団法人日本オフィス家具協会の調査によると、「オフィス環境の良し悪しは、仕事の成果をあげることに影響する」と答えた人の割合は64.8%、「オフィス環境の良し悪しは、仕事に対するモチベーションに影響する」は71.4%と、かなり多くの人がオフィス環境が仕事に影響すると回答しています。

また、同調査によると、社員が求めるオフィス像は「社員が健康的(身体的・精神的・社会的)に働けるオフィス」、「仕事をすることが、楽しく感じられるオフィス」、「社員同士が一体感を感じながら働けるオフィス」と回答する人が半数以上でした。

従業員満足度が生産性にかかわるということは米国の管理学者であるロバート・ポポックにより提唱されていて、日本でも2000年ごろから認知度が高まっています。オフィス環境により従業員満足度が向上すれば、おのずと生産性も高まるといえるでしょう。

※参考:公益財団法人日本生産性本部生産性研究センター「生産性が高まるには? -経済学がデータから明らかにした方法-」

一般社団法人日本経営心理士協会「ES (Employee satisfaction)」

オフィスに求められる5つの機能

オフィスは従業員満足度を高める機能のほか、新型コロナウイルス感染症が拡大しているときに対応できる機能が必要です。具体的には以下の5つのような機能があります。

  • タイプに合わせてコミュニケーションが取れる
  • 仕事に集中できる
  • リフレッシュできる
  • 長時間の仕事でも疲れにくいデスク・チェア
  • Web会議への最適化

それぞれどのようなことなのか解説します。

タイプに合わせてコミュニケーションが取れる

社内におけるコミュニケーションは非常に重要であり、適切なコミュニケーションがとれないと業務において障害が起こると考える人も多くいます(※)。社内のコミュニケーションの取り方は、形式的なものから私的なものまでさまざまなタイプがあり、それぞれ必要な環境は異なります。

コミュニケーションのタイプ

必要な環境

業務に関する会議

・予約せずに使用できるオープンスペース

・予約一覧がすぐに分かる機能

・ホワイトボードやスクリーン

企業秘密を取り扱うコミュニケーション

・防音性や遮音性に優れたブース

・鍵がつけられる

上司と部下の面談

・プライバシーに配慮した空間

・圧迫感はなく相談しやすい環境

気軽な雑談

・カフェや自販機などの飲食ができるスペースがある

・ゆったりとしたソファ等リラックスできる環境

Webミーティング

・雑音が入らない部屋

・ネットワーク環境が安定している

コミュニケーションのタイプに適したオフィス環境があると、ストレスなく業務を遂行できるほか、ほかの社員との信頼関係や協力関係も強化できます。コミュニケーションにより新しいアイディアが生まれることもあるため、企画系や製造系の部署はとくに積極的にオフィス環境を適正化するとよいでしょう。

(※)HR総研「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」

仕事に集中できる

執務室で外部の騒音がよく聞こえるところでは、集中力が落ちてしまいます。外の車通りが激しいオフィスや空港が近く飛行機の音がするようなオフィスでは、遮音や防音処理がおすすめです。

また、社員の集中力向上のためには、パーソナルスペースも重要な要因の1つです。パーソナルスペースとは、これ以上縮まると不快に感じる人と人の距離のことをいいます。一般的にオフィスにおけるパーソナルスペースは1.2mです。そのため、座席の間隔は1.2m以上開けたほうがよいでしょう。

座席の間隔を空けることは、ソーシャルディスタンスの確保にもなり、感染症対策としても有効です。

パーソナルスペースの重要性について紹介

パーソナルスペースの重要性について詳しく知りたい方は「パーソナルスペースが近い職場だとどうなる?オフィスにおけるパーソナルスペースの重要性について」をご覧下さい。

リフレッシュできる

長時間集中して業務につくためには、適度なリフレッシュが必要です。人間はどうしても長時間集中し続けられません。また、ずっと同じ姿勢で仕事をし続けると目や肩に疲労がたまり痛みが生じ、そこに気を取られてしまいます。

実際に、長時間ずっと同じ作業をするよりも、休憩や運動をはさんだほうが成果が上がるといった研究結果もでています。

こういった人間の性質を生かした時間術として、ポモドーロ・テクニックがあります。これは、25分間作業したら5分の休憩を1セットとし、これを4回繰り返したら15〜30分という長めの休憩をとるというものです。このように、適度にオンとオフを切り替えるようにすれば、長時間集中力を保てるようになります。

オフィスで社員がリフレッシュをするためには、リフレッシュスペースがあるとより効果的です。自分のデスクでは集中して作業を行い、リフレッシュスペースでは心身を休めるといったように、スペースを目的に合わせて使用できれば、気持ちも切り替えやすくなるためです。社員がストレッチをしても気にならないようなリフレッシュスペースがあるとよいでしょう。

長時間の仕事でも疲れにくいデスク・チェア

集中力を持続するためには、適切な姿勢で仕事をすることが必要です。座面が固い椅子では腰やお尻が痛くなりやすくなりますし、高さを調節できないと自分に合った高さにできず肩こりの原因にもなります。また、作業スペースが小さすぎるデスクも、不便で集中力が途切れる要因となります。書類や資料を置いても余裕があるデスクが必要です。

実際に利用する社員に対して、どのような機能を持つデスクやチェアがよいのかヒアリングし、自社に合ったものを導入しましょう。

Web会議への最適化

新型コロナウイルス感染症の影響により、2019年にはわずか10.3%ほどだったテレワーク導入企業が、2021年には32.2%まで増加しました。東京23区内に限定すれば、55.2%もの企業がテレワークを採用しています。社員全員だけではなく部分的にテレワークを行う企業もあり、自社内のミーティングだけではなく、他社との商談でもWeb会議は必要不可欠な存在となっているでしょう。

しかし、オフィスの自席でWeb会議を行うと、雑音が入りやすくなるという問題が発生します。また、1つの会議室で複数の端末でWeb会議を実施すると、スピーカーの音をマイクで拾うハウリングが発生する可能性も高くなります。そのため、Web会議をスムーズに進めるためにはWeb会議に適切なスペースの設置が必要です。

とくに、取引先や顧客とWeb会議をするときには、失礼のないように雑音や、通信トラブルがないように配慮しなければなりません。通信環境や音に問題があると、Web会議に時間がとられて企業の生産性にまで影響するため、予定通りにスムーズにWeb会議が行えるようなオフィス環境を整えましょう。

※参考:内閣府「第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」

具体的な改善方法

生産性が上がるようなオフィスの機能について説明しました。しかし、そのような機能性があるオフィスを作り上げるためには具体的にどのようにすればよいのでしょうか。ここでは、生産性を高めるオフィスを作るための具体的な方法について解説します。

ワークブースの導入

社員が集中して作業する場所を確保したいと考えても、オフィスの面積や部屋の数が足りないという悩みを持つ企業もあるでしょう。大掛かりなリフォームには費用がかかりますし、賃貸の場合は間取りが変わるほどの大掛かりな改修工事はできません。こういった場合におすすめなものがワークブースです。

ワークブースとは、オフィスなどに設置される仕事のための個室ブースです。仕事をするためのブースであるため、通信環境や防音性に優れており、集中して業務に望めます。オフィスにいながら自分だけのプライベート空間として業務に集中できます。

また、ワークブースはWeb会議のための場としてもおすすめです。Web会議は雑音が入らない静かな場所が好ましいのですが、Web会議を行う1人のために広い会議室を占領することは非効率的です。こういったときに場所をとらないワークブースがあると便利でしょう。

ワークブースは1人用の個室だけではなく、複数人入れるタイプもあります。そういったものであれば、会議や1対1の面談にも適しています。周りに会話内容を聞かれることなく、プライバシーに配慮したミーティングができるようになります。

ワークブースは家具と同じような扱いであるため、大掛かりな工事は必要なく、オフィスに運搬、設置するだけです。そのため、会議室を増設する、間取りを変更する改修工事をする、といったことは必要なく、リフォームするよりもはるかに低コストで導入できます。

ワークブースをオフィスに設置するのであれば、防音個室ブース設置台数シェアNo.1(日本マーケティングリサーチ機構調べ)のテレキューブがおすすめです。防音性だけではなく、防災機能もついているほか、サブスク利用もできます。ぜひこの機会にご検討ください。

カフェテリアの導入

リフレッシュのためのスペースを作成したいのであれば、オフィス内にカフェテリアを増設する方法もあります。業務の間にカフェタイムができるため、適度なリフレッシュとなるでしょう。カフェで休憩すれば心身ともにリラックスでき、集中力の持続につながります。

また、カフェテリアでは社員同士のフランクなコミュニケーションも生まれやすくなります。業務中はできないようなちょっとした悩みや心配事を話せる場にもなるため、悩み事があり業務に集中できないという社員の助けになるでしょう。結果として、集中して仕事をする社員が増えることが期待できます。

観葉植物など植物の設置

社員のストレスを低減し、オフィスに対する心理的評価を高めるためには観葉植物など、植物の設置が有効とされています。実際に室内緑化をしているオフィスの調査を行った論文では、室内緑化をすると心理的効果を得られるとしています。

ただし、オフィスに不適切なほどの量の植物や、緑色のインテリアは逆効果です。社員が気にならない程度の適切な量の植物にするようにしましょう。また、人工植物よりも本物の観葉植物のほうが心理的評価は高いそうです。人工植物は水やりや間引きなどの手間はかかりませんが、可能であれば実際の植物を置いてみることをおすすめします。

フリーアドレス・ABWの導入

生産性の高いオフィス環境を整えるためには、家具や間取り、室内の見た目だけではなく、座席の制度や働き方の制度も考え直してみてはどうでしょうか。その一環としてよく導入されるものが、フリーアドレスやABWです。

フリーアドレスとは、オフィス内に固定席を用意せず自由に座席を決められることです。その日の気分や作業内容に応じて座席を決められるため、リフレッシュ効果と効率のよい場所での業務に期待できます。

ABWは働く場所自体が自由である制度です。自宅やカフェでテレワークをしても、オフィスに出社してもよく、そのときの社員の状況や仕事内容に応じて働く場所を選択できます。社員の都合に合わせて働く場所を変えられるため、社員のストレスを軽減可能です。

ABWとは?

自由度の高い働き方が可能なABWについて詳しく知りたい方は「ABWとは?フリーアドレスより自由な働き方を解説」をご覧下さい。

生産性向上のためには、オフィスを物理的に変化させるだけではなく、制度面やオフィスの使い方を見直すことも重要です。自社にとって課題はどこにあるのか再確認し、ハード面だけではなくソフト面からの改良も行いましょう。

テレビ会議システムの導入

オフィスでWeb会議の場所をどうすればよいのか迷っているとき、オフィス内で複数人で同時にWeb会議したいときは、テレビ会議システムの導入がよいでしょう。

テレビ会議システムとは、会議室に専用の回線(既存のインターネット回線でも可能)や機器を常設し、会議室をまるごとテレビ会議のための場所にすることです。Web会議と違って1つの画面に複数人映せるため、それぞれ端末やアプリを用意する必要はありません。

会議に参加する人が会議室に入出し、テレビ会議システムを起動するだけで、スムーズに音質や画質に優れたテレビ会議を始められます。

ブイキューブでは、Zoom Roomsというテレビ会議を提供しています。おのおのがパソコンやスマートフォンから接続することなく、会議室に入室するだけで会議に参加可能です。ライセンスの発行も部屋単位で済むため、複数のライセンスを社員に割り当てる必要もありません。ぜひ一度ご検討ください。

まとめ

オフィス環境を整えることは企業の生産性向上につながります。社員が長時間業務しても集中力を持続できるためには、リフレッシュスペースやカフェテリアの設置がおすすめです。Web会議をストレスなく行うためには、防音性に優れたワークブースの設置もよいでしょう。

複数人が同時にWeb会議をしたいのであれば、Web会議システムよりテレビ会議システムのほうが適しています。テレビ会議システムは会議室をまるごとテレビ会議のための部屋にできるため、入室するだけで快適なテレビ会議ができます。

オフィスに必要な機能は企業によって異なるでしょう。自社の課題を洗い出し、必要に応じてオフィス環境を整えるようにしてください。

従業員の生産性を高める職場環境とは?

新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴い、2020年から多くの企業で在宅勤務を中心としたリモートワーク・テレワークの導入が進みました。そうした中、テレワークとオフィス出社を組み合わせたハイブリッドワークと呼ばれる働き方も広がっています。

ハイブリッドワークではオフィスに求められる役割や機能も変わり、従来のオフィスには無いような設備が求められます。

この資料では、このようなハイブリッドワーク時代のオフィス設計のポイントをまとめました。これからのオフィス環境整備にぜひお役立てください。hybrid-office-guide働きやすい職場環境についての資料はこちら

山本脩太郎
著者情報山本脩太郎

株式会社ベーシックに新卒入社。 インサイドセールスを経て、マーケティングメディアferretの編集部でインタビュー記事を中心とした企画・執筆などを担当。 同時期に数社のコンテンツマーケティング支援・インタビュー取材を経験。 2020年3月に株式会社ブイキューブに入社し、テレワークナビ編集長を務める。