オンラインイベント会社の選び方とは！？【委託する際のチェックポイント】

#イベント

2023.10.31

オンラインイベントが流行している今、イベント会社へ委託を検討する企業様が増えてきております。
中でも一番の委託理由はやり方がわからない・・・というものです。
ここで一つ問題となっているのが、やり方が分からない故に、どのイベント会社が自社にあっているのかも分からない。
このような現象が多く起きています。

リアルな会場でのイベントであれば、自社での企画や運営経験のある幹事様はいらっしゃるでしょう。
しかし、オンラインイベントとなるとまだまだ初めて触れる方が多いのではないでしょうか。

この記事では、オンラインイベントに焦点を当てて、本当に委託をしたほうがいいのか？委託をするならばどのような基準でイベント会社を選べばいいのか？
このような部分を中心に詳しくご紹介していきます。

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オンラインイベントは委託したほうがいいのか

まず、イベントの企画から運営まで全てを委託するというトータルプロデュース前提でご説明いたします。
結論から申し上げますと、オンラインイベントをリアルタイム配信で行う場合「委託をするべき！」です。

それでは、なぜリアルタイム配信の場合に委託をするべきなのかについてご説明しましょう。
リアルタイム配信をする場合、使用される機材やネット環境がそれ以外の形式と全く異なってきます。
そしてそれはほぼ全てプロでないと扱いづらいものなのです。
幹事様も忘年会を企画してくれと言われたらすぐに返事ができると思いますが、リアルタイム配信のオンライン忘年会を企画してくれと言われたら少し言い淀んでしまうでしょう。

これまでオフライン・オンライン両方のイベントを運営してきたイベモンだからこそはっきりと言えるのは、オンラインイベントの方が圧倒的に企画・運営の難易度は高いです。

その為、初めにお伝えした通り、リアルタイム配信でのオンラインイベントを行う場合は、まずイベント会社に委託するというお考えで進められることをおススメいたします。

オンラインイベントのイベント会社の実態

こちらは先ほどご紹介した記事内にもある資料を参考にご紹介いたします。

イベント会社の実態は大きく分けて3つです。

①映像配信機材のみレンタル（運営委託なし）
②オンラインイベント運営代行（映像配信機材＋各種手配）
③オンラインイベント企画プロデュース＋運営代行（映像配信機材＋各種手配）

この中でも、③に属するイベント会社の中で委託を検討することをおススメいたします。
なぜならば、これ以外のイベント会社は機材の貸し出しのみや、運営のみなど
企画プロデュースの部分が欠けてしまっているからです。

オンラインイベントは難易度が高い為、企画についてもいつも通りとはいきません。
それでも変わらずご予算を使ってイベントを行う以上、しっかりとイベントの目的を達成し、効果を最大限だすことが幹事様に求められているといえます。

イベント会社の選び方

さあ！それではどのようにイベント会社を選んでいくのがよいのか。
それは以下の3つがポイントとなってきます。

①映像作り、配信ノウハウを専門的に持っているのか
②企画内容はイベントの目的に対して的確なものか
③予算はあうのか

①映像作り、配信ノウハウを専門的に持っているのか

オンラインイベントでは必要不可欠な技術の部分となります。
イベント会社はディレクションのみを行っているところも多い為、その時々に応じて集められた配信技術者のレベルが安定しないこともあります。
また連携がとれていないと当日もスムーズな進行にはならない為、ここは必ず見るべきポイントです。

②企画内容はイベントの目的に対して的確なものか

こちらも必要不可欠な要素です。オンラインイベントはその難易度の高さから、イベント自体の目的を達成することも難しくなっています。
それでも、オフラインの時とは違った良さがあるのがオンラインなので、そういった特徴を活かしつつ、イベントの目的にコミットできるような企画を作れそうか？ここも注目してみてください。

③予算はあうのか

当たり前ですが、予算が合わない場合、委託は難しいです。
しかし、あまりにも高い金額だったりする場合には、先ほど述べたようなディレクションを行ってオンライン配信関係の部分を都度再委託をしている可能性も高くなります。
その為、予算内なのか？というのも必要ですが、そういった見方もあるという事を参考までに覚えておいてください。