COBOとは？業務端末の管理について企業が押さえておきたいポイント

COBOとは、「業務用端末を会社が支給し、その端末を業務以外で用いてはならない」とする端末管理方針のことです。近年は、個人所有の端末を業務に使用するBYODや、会社が支給する複数の端末から従業員が好きなものを選ぶCYODなど、業務用端末の管理方針の種類が増えています。管理方針によってメリット・デメリットが異なるため、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

今回は、COBOの概要やメリット・デメリット、COBOが適している企業、導入時のポイントを解説するので、ぜひ参考にしてください。

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COBOとは

COBOは「Corporate Owned, Business Only」の頭文字を取ったもので、「業務用の端末を企業から従業員に支給し、業務用端末の私的利用を禁止する」という管理方針のことです。

パソコンやスマートフォン、タブレットなど、業務で必要となる端末はすべて企業側で機種の選定を行い、従業員に支給します。支給された端末は業務でのみ使用し、プライベートの用途で使用してはいけません。

近年普及が進んでいるBYOD（個人所有端末の業務利用）とは逆の考え方です。

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COBOのメリット

COBOには、企業と従業員の双方にメリットがあります。それぞれどのようなメリットがあるのか、以下で詳しく見ていきましょう。

企業のメリット

COBOを採用すると、企業には以下のようなメリットがあります。

• セキュリティの強化
• システムの安定性や互換性の維持
• コスト管理のしやすさ

COBOの代表的なメリットは、セキュリティの強化です。企業側が求めるセキュリティ要件を満たした端末を採用でき、用途も業務利用に制限するため、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。

業務用端末の機種を統一することで、システムの安定性や互換性を保てるのもメリットです。BYODのようにさまざまな端末やOSが混在する状態では、業務システムの利用に支障がある端末が用いられるかもしれません。一方COBOなら、システムの利用に問題がないことを確認した端末のみを支給できます。

企業が端末を選定して提供するCOBOは、コスト管理がしやすい点もメリットのひとつです。IT予算を踏まえた端末選定が可能で、1台あたりのコストが決まるため、従業員数から導入費用を算出しやすくなります。

従業員のメリット

COBOの従業員側のメリットとしては、以下が挙げられます。

• 費用負担がない
• サポートが受けやすい

業務に必要な端末は会社から支給されるため、従業員個人の費用負担はありません。一方、BYODのように業務用の端末を従業員が用意する運用形態では、端末の購入費や通信費は従業員負担となる場合が多いです。業務のためにかかるコストが自己負担となるのは、納得できない人も多いでしょう。COBOなら、このような心配はありません。

また、COBOでは会社が端末管理を行うため、支給された端末の操作方法がわからないときや不具合が生じた際のサポートが受けやすいのもメリットです。

COBOのデメリット

COBOにはメリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、企業側・従業員側のそれぞれのデメリットについて解説します。

企業のデメリット

COBOの企業にとってのデメリットには、以下のようなものがあります。

• 初期費用の増加
• 端末管理に負担がかかる

企業が端末を購入して従業員に支給するため、どうしても多くの初期費用がかかります。従業員数が多い企業や、パソコンとスマートフォンなど1人の従業員に対して複数の端末を支給する場合は、多くの予算が必要です。

COBOでは業務用端末の管理を企業側が行うため、端末管理に負担がかかるというデメリットもあります。従業員に支給する前のキッティング作業やセキュリティ対策の実施、操作方法などの問い合わせ対応などが必要で、そのためのコストや人員を確保しなければなりません。

従業員のデメリット

従業員側のCOBOのデメリットとしては、以下が挙げられます。

• 端末の使用が制限される
• 支給された端末が使いづらい可能性がある

COBOでは、支給された端末を業務以外の用途に使用してはいけません。企業によってはセキュリティ対策のために特定のサイトへのアクセスやソフトのインストールなどを制限するケースもあり、従業員の利便性が下がる可能性があります。

人によっては支給される端末が使いづらいと感じるのも、COBOのデメリットのひとつです。開発や設計など業務内容によっては端末のスペックが足りない場合もあり、生産性の低下を招くおそれがあります。

COBOを導入したほうがよい企業とは

次のような企業は、COBOの導入が適しています。

• 高いセキュリティ要件を持つ企業
• 大規模な組織
• 現場での業務が多い業界
• IT管理の集中化を望む企業

以下で、COBOを導入したほうがよい企業の特徴を詳しく見ていきましょう。

高いセキュリティ要件を持つ企業

COBOはすべての端末に対して統一したセキュリティ対策を施せるので、高いセキュリティ要件を持つ企業におすすめです。例えば、金融業界や医療業界のように個人情報や機密情報を多く取り扱う企業は、COBOが適しているでしょう。

また、海外のデータ保護規定に準拠する必要があるなど、法規制の厳しい業界も高いセキュリティ要件を満たす必要があります。例えば、「EUに子会社や支店がある」「アメリカの患者に医療サービスを提供する」といった企業はGDPR（EUにおける個人データの法律）やHIPAA（米国における医療情報やプライバシー保護に関する法律）の対象となり、個人情報を厳しく管理しなければなりません。この場合も、セキュリティレベルを保てるCOBOの導入が適しています。

大規模な組織

大企業や多国籍企業など規模の大きい企業は、COBOの採用によってITインフラの一貫性や端末管理の効率化が目指せます。従業員ごとに異なる端末を使用する環境では、従業員数が多くなるほど端末やOSの種類が増え、すべての端末に業務システムを対応させるのは困難です。そのため、大規模な組織にはCOBOが向いています。

大量の端末を一括導入するとボリュームディスカウントが適用される場合もあり、組織の規模が大きくなるほど端末の統一化によるコスト効率の向上も目指せるでしょう。また、端末の機種やOSが統一されていれば、管理台数が多くても効率的に運用できます。

現場での業務が多い業界

建設業や工場、フィールドセールスなど、外出や現場での作業が多い業界にも、COBOが適しています。これらの業務では端末を持ち運ぶ機会が多く、耐久性や特定のアプリケーションへの対応が重視されます。そのため、求められる水準を満たす端末を企業側が選定し、従業員に支給したほうが効率的です。

現場での業務が多い業界でBYODを導入すると「個人用端末が業務アプリに対応していない」「耐水性能が低い端末を使用して故障してしまった」などトラブルの元になります。COBOを採用すれば、このような事態は防ぎやすいです。

IT管理の集中化を望む企業

端末のセットアップや保守、セキュリティ対策などIT管理を集中化して効率的に進めたい企業にも、COBOがおすすめです。端末やOSが統一されているとセキュリティ対策ソフトなども共通のものを導入できるので、画一的な管理が可能になります。

また、セキュリティパッチや更新プログラムなどの適用状況の把握や一括適用に対応した端末管理ツールを導入すれば、従業員に技術的な負担をかけさせることなく一定水準のセキュリティ対策が可能です。端末が統一されていると、このような一括管理もしやすくなります。

COBO導入時のポイント

COBOをスムーズに導入するために、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 利用ルールの明確化
• セキュリティ対策の強化
• 適切なデバイス選定と管理
• コスト管理と効果測定

上記4つのポイントについて、以下で解説します。

利用ルールの明確化

COBOの大きなメリットであるセキュリティレベルの向上を実現するには、利用ルールの明確化が不可欠です。「業務用端末をプライベート目的で使用しない」「許可されていないソフトをインストールしない」などセキュリティガイドラインを作成し、従業員に周知しましょう。

業務用端末を統一して一元管理しても、従業員がリスクの高い行動をすると当然ながらセキュリティレベルは下がってしまいます。COBOを導入するだけでセキュリティ対策が万全になるわけではないので、従業員教育も並行して進めてください。

セキュリティ対策の強化

COBOを導入するなら、セキュリティ対策の強化にも取り組みましょう。COBOは「業務端末を支給して業務外の利用を禁止する」という意味で、厳密には端末管理ツールなどを用いた一元管理までは含んでいません。しかし、多くの場合は管理ツールの導入も同時に行います。

端末管理ツールがなければOSアップデートやセキュリティパッチの適用などを従業員に任せることになり、セキュリティレベルの水準を一定に保てません。COBOの導入時には、端末に一律のセキュリティポリシーを適用できるMDMや、端末にインストールしたアプリを管理できるMAMなどの導入も検討してください。

適切なデバイス選定と管理

COBOでは、業務に支障が出ないよう適切なデバイス選定が求められます。例えば、「業務で必要なソフトを動かすためのスペックが足りない」「現場で使用するのに防水や防塵の性能が低い」といった事態に陥ると、業務効率の低下や従業員からの不満を招きます。業務内容の調査や従業員のヒアリングなどを行い、適した端末を選ぶことが大切です。

また、端末を導入して終わりではなく、その後の管理も適切に行わなければなりません。「誰がどの端末を使っているのか」「部署ごとの端末数は適切か」「退職者の端末は返却されたか」など、端末の利用状況を適切に把握するための仕組み作りが必要です。

コスト管理と効果測定

企業が端末を購入して支給するCOBOは、コスト管理が重要です。「予備の端末が多すぎる」「外出が少ない従業員にも業務用スマートフォンを支給している」など、必要以上のコストがかかっているケースも考えられます。COBO導入後は、端末の支給数やかかっているコストを定期的に見直しましょう。

また、「セキュリティレベルを向上させたい」「端末管理を楽にしたい」といった当初の導入目的を果たせているかどうかの効果測定も必要です。期待した効果が出ているか確認し、もし目的を果たせていないなら原因を特定して改善案を検討しなければなりません。

まとめ

COBOを導入すると、セキュリティの強化をはじめ多くのメリットがあります。特に、高いセキュリティ要件を満たす必要がある企業や従業員数が多い企業には、COBOが適しています。

COBOを導入する際には、セキュリティガイドラインの作成や端末管理ツールの導入も並行して進めましょう。これにより、セキュリティレベルの引き上げや端末管理にかかる工数の削減が目指せます。

本記事で紹介した「COBOの導入が適した企業」に当てはまる場合は、ぜひ導入を検討してみてください。

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