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【初心者でもわかる】テレワークを導入する8つのステップを解説

【初心者でもわかる】テレワークを導入する8つのステップを解説

感染症の流行や働き方改革への取り組みとして、テレワークの導入を考えている企業が増えてきています。

しかし、いざテレワークを導入しようにも、どのような手順で進めていけば良いのかわからず、なかなか踏み出せない方も多いのではないでしょうか。

たしかに、オフィスへの出勤が中心の勤務形態から、急にテレワークを導入しようとしても、すべきことがわからず戸惑ってしまうのも無理はありません。

そこで今回は、1988年の創業以来Web会議・テレビ会議を研究し続け、現在では、Web会議の国内市場で13年連続シェアNo.1を誇っているブイキューブが、テレワークを導入したいと考えている方に向けて、今一度テレワークを導入することの重要性や、テレワークを導入するためのステップ、簡単にテレワークを導入する方法を解説していきます。

今後テレワークを導入していきたいと考えている方の参考にしていただければ幸いです。

企業が今、テレワークを導入することの重要性

現在、働き方の選択肢の一つとしてテレワークを導入する企業が増えています。

総務省が2020年5月に公開した「令和元年通信利用動向調査(2019年)」によると、テレワークを導入している、導入する予定があると答えた企業は2019年時点で、全体の3割程まで増加しています。

企業が今、テレワークを導入することの重要性

出典:総務省|令和元年通信利用動向踏査

また、テレワークの導入は、世界的に蔓延した感染症への対策として、急速に進んだという背景もあります。

東京都が2020年5月に発表した「テレワークの導入に関する緊急調査」によると、都内企業でのテレワーク導入率は2020年4月時点で62.7%であり、3月時点での24.0%と比べるとおよそ2.6倍に大きく上昇していることがわかります。

企業が今、テレワークを導入することの重要性

出典:東京都|テレワークの導入に関する緊急調査

感染症対策とはいえ、これほどまでに多くの企業がテレワークを導入するのには、何か他のドライバーも考えられるはずです。

いったいなぜ、それほどまでにテレワークを推進していく流れが起こっているのでしょうか。

本章ではテレワークを導入することでどのようなことが起こるのか、今テレワークを導入することの重要性について解説をしていきます。

働きやすい職場環境が優秀な人材の確保に繋がる

テレワークによって働きやすい職場環境を作ることは、優秀な人材を確保することに繋がります。

テレワークは働く場所をオフィスだけに留めず、自宅やサテライトオフィスなど働く場所の選択肢を増やしたことで、従業員一人一人が自分の働きやすい環境を選んで仕事をすることを可能にしました。

そのため、

・出産や子育てなどで離職を余儀なくされてしまった方
・障害などにより、働く意欲はあるが通勤が困難な方
・被介護者の介護などで1日の決まった時間に介護や家事をする必要がある方

など、仕事をする能力が優れていても、家庭の事情で離職せざるを得ない方たちが働き続けられる環境をつくりだし、優秀な人材の流出を阻止します。

テレワークが、従業員それぞれに働きやすい環境を整える手助けをし、優秀な人材が離れていかない職場環境に貢献するのです。

緊急事態が起きても対応できるようになる

テレワークを導入していると、万が一の緊急時でも素早く対応することが可能です。

例えば、自然災害が発生したときや感染症の流行したときなどにも、出勤せず自宅で業務を行うのが可能であるため、継続して事業を行い、損害を最小限に抑えると共に、従業員の安全を守ることもできます。

そのためBCP対策(事業継続計画)といった観点からみてもテレワークの導入は非常に効果的です。

緊急時でも迅速かつ安全に対応するためにはいち早くテレワークを導入し、事前にテレワークに慣れておくことが非常に重要でしょう。

無駄を省いて業務を効率化する

テレワークを導入する際には、オフィスにこだわらない新たな働き方に対応するため、今までの業務を見直し、無駄な業務を省きながらテレワークに対応できる形に変えていきます。

例えば、オフィス以外でも仕事ができるよう、ネットワーク上で全てのやりとりを可能にするために資料や記録の電子化などを行い、紙でのやりとりを極力減らすといった具合です。

資料を電子化し、紙でのやり取りを減らすことで、わざわざ何枚もの紙を印刷して資料を用意するといった業務を省くことが可能になります。

テレワークを導入し、今までの仕事の取り組み方を見直すことで、より効率的に無駄なく業務を行うことが可能になるのです。

実際にテレワークを導入するための8ステップ

テレワークを導入する重要性は理解できたところで、テレワークを導入するには何からはじめたら良いのか、その方法を見ていきましょう。

テレワークを導入するまでのステップとしては大きく以下の8ステップに分けることができます。

実際にテレワークを導入するための8ステップ参考:総務省|情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書

ここではそれぞれのステップで何を行うのかを解説しながら、テレワークを導入するまでの流れを解説していきます。

1. なぜテレワークを導入するのか目的を明確にする

まずテレワークを導入するにあたって、何のためにテレワークを導入したいのか、テレワークを導入するための目的を明確にしておきます。

何のため、とは、つまり「テレワークを導入して解決したい課題と、その先に得たい成果」をはっきりさせるということです。

テレワーク導入の目的は一つであるとは限りません。

・働き方改革を行いワークライフバランスのとれた職場を実現したい
・優秀な人材を確保できるだけの、多様性が認められる職場を作り上げたい
・通勤費用やコピー用紙の費用などのコストを削減したい

など、目的は企業が抱えている課題によっても異なるでしょう。

何であれ、ここでテレワークを導入する目的をはっきりさせておかないと、いざテレワークを導入した後で、自分たちの得たかった成果が得られないことも大いに考えられます。

また、テレワークを導入する際には、社内稟議を通すことのできる、企業全体にとって良い結果をもたらす取り組みであることを証明する必要があります。その際に、テレワークを導入する目的や得たい成果を明確にしておかなければ、説得性はないでしょう。

以下はテレワークを導入するために実際の企業が、テレワークで得られる効果を経営指標をもちいて説明した例です。

テレワークを導入する前と比べると、一人平均の残業時間が内勤、外勤メンバーともに減少しているのにもかかわらず売上、粗利は増加し、生産性が向上することを示しています。

1. なぜテレワークを導入するのか目的を明確にする

出典:総務省│働き方改革のためのテレワーク導入モデルPDF

これだけテレワークを導入して出したい成果が明確であれば、社内稟議を通すことのできる説得力が出るのではないでしょうか。

このように社内稟議を通し、テレワークを導入して、現在抱えている課題をきちんと解決するためにも、テレワーク導入の目的はあらかじめ明確にしておきましょう。

2. テレワークを導入する予定の対象範囲を決定する

テレワークを導入する目的を明確にした後は、テレワークを導入する対象範囲を決定します。

導入範囲の検討対象としては、

・対象者
・対象業務
・実施頻度

が挙げられます。

いきなり大幅に改革をしていくのではなく、まずは社内の制度やルールの変更をしなくて済む、変更の小さい対象から試行・導入をしていくのがポイントです。

ここではそれぞれどのように検討していくのかを詳しく見ていきます。

STEP1:テレワーク対象者の選定

テレワークを導入する際には、どの部署のどの従業員に対してテレワークを導入するのかを検討する必要があります。

いきなり全部署、全従業員に導入するのではなく、徐々に対象者を増やしていきましょう。

テレワークは、事務職、サポート職、営業職、研究職等専門職など幅広い職種で実施することが可能であるため、職種単位ではなく、業務単位で対象者を選定していくのが良いでしょう。中には育児や介護などがあり、テレワークの恩恵を受けるのが適切である従業員もいるはずです。

そのため、対象者を選定する際には、テレワークのメリットを他の従業員よりも大きく受けることができる従業員を選ぶのもよいでしょう。

また、テレワークには仕事の進め方や報告・連絡等の、会社の規則やルールを理解し、きちんと実践している従業員を対象とすることも望まれます。対象者の選定の際には、明確な基準を設け、関係者の理解が得られるようにしておきましょう。

STEP2:テレワーク対象業務の選定

テレワークを実施することができる業務なのかそうでないのか、改めて業務全体を見直して、テレワーク対象業務の選定を行いましょう。

対象業務の選定基準としては、主に下記があります。

 

  • 電子化できるかどうか
  • テレワーク下でも現状の社内システムをうまく利用できるかどうか
  • 該当業務の関係者がどの範囲まで及ぶか(業務が実施者本人のみで完結するのか、上司の指示や管理がどの程度必要なのか、チームメンバーとどれほど共同の作業があるのか)
  • 一緒に業務をするメンバーとのコミュニケーションの頻度(自部署やチーム内で完結するのか、他部署・他部門間・社外関係者・顧客等とのコミュニケーションも必要とするのか)
  • 業務の手続きやフロー
    (どれほど手続きが必要なのか、システムはどうなっているのか)

 

つまり、自社で実際に検討する際には、上記の選定基準を参考に、

 

・電子化できる
・テレワーク下でも現状の社内システムを上手く利用できる
・業務が実施者本人のみで完結する
・コミュニケーション頻度がすくない
・手続きが単純

 

以上の基準を満たしていれば、最初からテレワークでも問題なく行える業務だと言えるでしょう。

テレワークの導入段階が進むことによって、実施できる業務は増えていくので、段階ごとに対象業務の選定を行うと良いでしょう。

STEP3:テレワーク実施頻度の選定

テレワークをどれほどの頻度で実施するのかも検討する必要があります。

導入目的や段階によって異なりますが、導入の初期段階では、従来と同様の働き方を維持しつつテレワークに慣れるため、週1日など実施頻度は少なめに始めることをおすすめします。

少ない頻度であれば、社内の制度やルールを大幅に変更する必要もないため、課題を感じることも少なくテレワークを導入することも可能です。

ある程度テレワークの導入が進んだ後は、従業員各自でテレワークを実施する頻度を選べるなど、段階に合わせて頻度を設定すると良いでしょう。

実施、施行後に評価や課題の解決を行いながら、実際の頻度は検討していきましょう。

3. テレワークを導入するにあたり自社の現状を整理する

テレワークを導入する前に、現在の状況と課題を洗い出す必要があります。

確認する項目としては、主に下記が挙げられます。

 

  • 就業規則
  • テレワーク実施対象者の労働時間制度
  • 人事評価制度
  • 勤務管理方法
  • テレワーク実施の申請、承認方法(社内で各従業員がテレワークを実施するにはどのような手続きを会社に対して行えばよいのか)
  • テレワーク実施時のセキュリティルール(情報・資料の持ち出し可否をどうするのか)
  • 現在のICT環境

 

それぞれの項目を確認すると、テレワークを導入する際に問題となりそうな点がいくつか見えてくるはずです。

4. テレワーク導入のスケジュールを策定する

テレワーク導入の目的、対象範囲、現状の確認が完了したら、テレワークを導入するための計画を策定します。

テレワークを導入するために必要となるのは、主に下記のポイントです。

  • テレワーク導入のプロジェクト計画書作成
  • 制度・ルールの確認
  • テレワーク環境構築
  • テレワーク実施者やその同僚や上司への研修やセミナーの開催
  • テレワークを実施
  • 継続計画の策定・報告

5. テレワークを実施するための環境を整備する

実際にテレワークを行っていくためには、テレワークを実施するためのルールや環境などを整備する必要があります。

ここでは、順番に整備すべき環境を解説していきます。

セキュリティ対策

テレワークでは業務に関わる重要な情報を会社のオフィス以外でも利用することになります。

そのため、テレワークを行う際には会社の重要な情報を守る為にセキュリティ対策をしっかりと行う必要があります。

テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説

セキュリティ対策に関しては関連記事「テレワークのセキュリティ対策に必要な7つの施策とツールを解説」の記事で詳しく解説していますので、合わせて参考にしてください。

テレワーク実施の際の社内ルールの整備

テレワークを実施するためには組織として統率のとれたルールを整備する必要があります。

整備しなければいけないルールには

 

・情報を扱う業務に対する情報セキュリティに関する方針や行動指針を定めた情報セキュリティポリシー

・テレワークでの労働時間の管理を行う労務管理の方法

 

などがあります。

テレワーク下でもトラブルなく業務が行えるように社内ルールを整備しましょう。

ICT環境の整備

テレワークでも通常のオフィスと同様に業務を行うためには、労務管理ツールやweb会議システムツールなどを活用して、円滑に仕事ができる環境を作る必要があります。

まずは、現状使用しているツールやシステム環境を確認しリモートワークに対応できるかどうかを判断し、新しく必要になるツールを検討します。

働き方改革を実現するために有用なITツールの種類と活用事例

テレワークを導入するために必要なICT環境については関連記事「働き方改革を実現するために有用なITツールの種類と活用事例」の記事で詳しく解説していますので併せて参考にしてください。

6. 研修や説明会を開催する

テレワークを実施する前には、対象者やその同僚、上司へ研修や説明会を行いスムーズにテレワークを導入する事前準備を行います。

 

  • テレワークの目的、なぜ導入するのか
  • テレワークはどのような体制の元で実施するのか
  • テレワークの際に使用するツールの使用方法

 

などのポイントにおいて、社内で共通認識を持てるようにしましょう。

テレワークを導入することへの理解を得たり、トラブルなくテレワークを行うためにも欠かすことのできないステップになります。

7. 実際にテレワークを試行・実施してみる

テレワークを実施する環境を整え、研修や説明会を終えたら、いよいよ実際にテレワークを実施してみます。

試行期間は3~6ヶ月に設定し、検証を行いましょう。

この後のステップで実際にテレワークを行ってみての評価を行うので、気になる点などは忘れずに覚えておく必要があります。

最初は思い通りにいかなことも多々あるでしょうが、慌てずに慣れていきましょう。

8. テレワーク導入後の評価や改善点を考える

最後にテレワークを実施してみたことを元に、テレワークの評価を行います。事前に明確にしておいたテレワークの導入目的に照らし合わせて評価、効果と課題を明らかにします。

 

  • 導入目的は満たすことができたか
  • 満たすことができなかった場合、何がいけなかったのか
  • 次はどうすれば導入の目的を満たすことができるのか

 

など、今後テレワークを本導入するとしたときに、効果的に成果をだすために必要なことを洗い出します。

調査方法には、テレワーク実施対象者へのアンケート調査、ヒアリング・グループインタビュー等が挙げられます。量的調査、質的調査の両方を行うのも重要です。

適正な評価をすることで、テレワークを導入するべきか否かの判断や、どのようにテレワークを普及させていくかの検討に役立てることができます。

テレワークを本導入することになったとしても、より効果的にテレワークを行っていくためにも評価や改善点を考えることは継続的に行っていきましょう。

テレワークの導入で成果をあげた企業事例

テレワークを導入することで、働き方を一新させ、成果を上げた企業はたくさんあります。

ここでは、実際にテレワークを導入することで成果を出した企業を紹介していきます。

1つ目に紹介するのはテレワークを導入したことで、優秀な人材を確保した事例。2つ目に紹介するのはテレワークを導入したことで、働きやすい環境を作り出した事例です。

どちらもこれからの時代にテレワークを導入する重要性がわかるポイントをまとめました。

実例を参考にしながら、テレワークを導入することで自社にはどの様な効果があるだろうかと検討をしてみてください。

株式会社SiM24:技術者を確保するためにテレワークを採用

株式会社SiM24:技術者を確保するためにテレワークを採用

出典:株式会社SiM24

電子部品・電子機器に熱や力が加わったときの影響等を解析するサービスを提供する株式会社SiM24。

解析業務に携わる優秀な技術者の確保に課題を感じていたところ、結婚や出産で離職してしまった女性の力を活用できないかと考え、テレワークを導入し、完全在宅で高度な解析シュミレーション業務が行える環境を整えました。

その結果、従業員のほとんどが在宅で業務を行い、仕事の隙間時間に子育て、子育ての隙間時間に仕事を行うなど、時間を効率的に活用することを可能にすることで、女性の優秀な技術者を確保することに成功しました。

優秀な技術者を確保し、業務を効率化するのにテレワークが非常に役立っているとのことです。

株式会社流研:テレワークの導入で従業員の満足度が向上

株式会社流研:テレワークの導入で従業員の満足度が向上

出典:株式会社流研

ソフトウェアの開発を行っている株式会社流研。

株式会社流研では従業員から保育施設の不足や通勤時間の問題などを指摘され、従業員の働きやすさに課題を感じていたとき、テレワークを導入しました。

テレワークを導入したところ、社内の働きやすさが改善され、「北海道働き方改革推進企業」や「札幌市ワークライフバランスplus取組企業」などに認定されるほど、働き方改革に取り組む企業として注目を浴びました

また働きやすい環境が整えられたことにより、従業員満足度も向上したとのことです。

テレワークを簡単に導入する方法

テレワークには優秀な人材の確保や従業員の会社に対する満足度の向上など、社内の様々な課題を解決する可能性を秘めています。

しかし、いざテレワークを導入しようにも、導入するまでにハードルを感じてしまう方も多いでしょう。特にテレワークを円滑に運用するにあたって必須になるICTツールの準備を行う段階では、「ツールの種類が多すぎて自社では決められない」と導入フローが止まってしまうことも有り得ます。

そのため、比較的簡単にテレワーク導入を完了させるためには、高品質なICTツールをあらかじめ知っておくことが必要不可欠です。

そこでここでは、誰でも簡単に導入できるWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」と、テレビ会議システム「V-CUBE Box」の紹介をしていきます。

V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティング

出典:V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは現在国内Web会議市場13年連続シェアNo.1(株式会社シード・プランニング調査)を誇っている、幅広い企業で導入、活用されているWeb会議システムです。

招待メールをクリックするだけで簡単にWeb会議を行うことができ、手軽でシンプルな操作で国内外どの拠点の相手にもテレビ会議システム並みの高品質な映像と音声で会議を行うことができます。

導入も簡単なうえ、手軽さと品質の高さを兼ね備えているため、高品質のWeb会議システムを簡単に利用したいと考えている方に最適です。

さらに詳しいV-CUBE ミーティングに関しての資料はこちらからご確認いただけます。

V-CUBE Box

V-CUBE Box

出典:V-CUBE Box

V-CUBE Boxとは低コストで導入できながら、PCやスマートフォンとも接続ができ、小規模から大規模まで様々な会議に対応しているテレビ会議端末です。

セットアップは非常に簡単で、オフィスにV-CUBE Boxが届いて開梱してから、10分程度でテレビ会議を開始できる状態になります。

テレビ会議も、「ログイン」「会議開始方法の選択」「会議室の選択」のわずか3ステップで開始することができます。

テレワークを導入する際に躓きやすい、セットアップと会議の開始が非常にシンプルな操作で行えるのが、V-CUBE Boxの特徴です。

V-CUBE Boxがテレワーク導入の大きな助けになってくれること間違いなしです。

さらに詳しいV-CUBE Boxの解説は関連記事「会議室設置型テレビ会議システム「V-CUBE Box」の設置・操作の“簡単さ”を検証する」で行っていますので併せて参考にしてください。

まとめ|テレワークを導入して新しい働き方に対応していく

テレワークを導入することで、従来の働き方が抱えていた様々な課題を解決し、より柔軟な働き方を可能にしました。

また従来の様な一つのオフィスに縛られるような働き方ではなく、場所にとらわれない新しい働き方が、従業員の満足度の向上にも繋がっています。

しかし、導入さえできれば幅広い働き方を可能にしてくれる一方で、導入のハードルを高く感じてしまうのも事実です。

ぜひ、今回の記事を参考にどの様な流れでテレワークを導入していけば良いのかを考え、テレワークの導入を検討してみてください。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

企業の課題解決に、まずはテレワーク導入の一手を

企業の課題解決に「やることはたくさんあるけど何から手をつければ良いかが分からない・・・」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。

そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことですが、テレワークの導入で、

  •  災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
  •  通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
  •  介護や育児の選択肢も増えるので、社員を持続的に雇用でき、優秀な働き手の採用・確保が可能になる
  •  プライベートが充実し、労働力意欲の向上、仕事への満足度が上がる

といったメリットがあります。

本当に自社でテレワークを導入すべきかどうかを判断するためにも、 「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」を読んでみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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