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無料で使えるテレビ会議システムはあるの?理解しておきたいWeb会議システムとの違い

無料で使えるテレビ会議システムはあるの?理解しておきたいWeb会議システムとの違い

テレビ会議システムは、専用の機材を揃えることによって、映像・音声を通して遠隔で相手と話すことができるコミュニケーションツールです。

よく似た機能を持つものに「Web会議システム」と呼ばれるものがあります。こちらも映像で遠隔コミュニケーションを取ることができますが、専用の機材は不要で、アプリケーションのインストールのみで使用することができます。

「無料のテレビ会議システムを探している」という声をよく耳にしますが、これは多くの場合、無料の「Web会議システム」の誤りです。無料のテレビ会議システムは「ない」と言っても過言ではありません。

では、無料で使えるWeb会議システムの方が良いのかと聞かれれば、そういう訳では有りません。

通常、テレビ会議システムは、役員会議や大人数のミーティングなど、人数や規模感の大きいシチュエーションで活用されます。Web会議システムよりも高画質・高音質で機能的になっており、通信も安定しているため会議に円滑に進めることができます。

そこで今回は、テレビ会議システムの特徴を、Web会議システムとの違いに焦点を当てながらお伝えした後、自社で導入する際のポイントや、実際の導入事例についてご紹介します。ぜひ、Web会議システムとテレビ会議システムを上手く使い分けるご参考としていただければ幸いです。

テレビ会議システムとは?

テレビ会議システムは、離れた場所にいる相手と、あたかも一つの部屋で会話しているような雰囲気で、会議や打ち合わせができるツールです。画面越しに相手の姿を見られるため、「ビデオ会議システム」とも呼ばれます。

テレビ会議システムの特徴

テレビ会議システムは、役員レベルの社内打ち合わせ、オンライン研修、カンファレンス、空間共有など、比較的規模感の大きなやり取りに最適とされています。

Web会議のように会話のやり取りや資料共有、チャット機能が好まれるよりは、映像美や臨場感が重要視されるといった特徴があります。

特に、通信の安定性が高いので、クライアントとの重要な商談や打ち合わせには、Web会議システムではなく、絶対にテレビ会議システムを利用するという企業も多くなっています。

 

テレビ会議システム

Web会議システム

導入形態

専用機材(リモコン、マイクなど)の購入

アプリケーションのインストール

利用デバイス

会議室もしくは移動式キャスターに設置された専用機材

PC、タブレット、スマートフォン

会議用途

グループ対グループによる接続(国際会議や遠隔授業)、空間共有など

個人による複数拠点の接続

会議への参加場所

機材が設置されている会議室

いつでも、どこでも、どんなデバイスからでも

初期費用

専用機材の購入などでかさみがち

アプリケーションをインストールするだけで導入できる

メリット

・画質、音質などの安定性が高い
・あらかじめ設定されている
・必要な周辺機器が準備されてい

テレビ会議に比べて初期費用を抑えられる(無料版も多くある)
・気軽に始められる
・モバイル対応

デメリット

Web会議に比べて初期費用がかさむ
・利用する場所が限られる
・サーバー管理や機材のメンテナンスが必要

・セットアップが必要
・品質が機材のスペックや通信回線に左右される

このように、テレビ会議システムとWeb会議システムは、それぞれ利用場面が異なります。

テレビ会議システムの方が、よりスケールの大きなシチュエーションで使われることを想定されているのが理解できると思います。その分、高画質・高音質が求められますし、有料でのサービス購入が前提となるわけです。

一方でWeb会議システムは、1対1や少人数の打ち合わせなど、小規模なコミュニケーションで多用されます。

自社で遠隔コミュニケーションツールを検討する際は、テレビ会議システムとWeb会議システムを天秤にかけて取捨選択するのではなく、業務シチュエーションやニーズに応じて、双方を組み合わせて活用するのがベストと言えるでしょう。

テレビ会議システムを検討する際の6つのチェックポイント

自社に合うテレビ会議システムを選ぶためには、どのような基準で比較検討をすれば良いのか知っておくことが重要です。

ここでは、テレビ会議システムを選定する際に重要な6つのポイントを解説しています。

1. 接続型(「クラウド型」と「オンプレミス型」)

まずは、接続タイプを選びましょう。活用スタイルやネットワーク環境に合わせて、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、インターネット経由でベンダーが用意した社外サーバーにアクセスする会議システムです。自社でシステムや環境を構築する必要がないため、面倒な設定いらずで契約後すぐに利用を開始できます。必要な機能が全てテンプレートで揃っているため、運用自体の負担も重くならずに済みます。その分、月額のメンテナンス費用は発生します。

オンプレミス型は、自社のネットワーク内の専用サーバーにアクセスして会議を行う接続方法です。いわばシステム構築をアウトソースしていることと同じで、運用する上での利便性やセキュリティの観点から、機能やサービスを自社用にカスタマイズできるのが魅力です。インターネットを経由しないため、オンライン上の情報漏洩のリスクも最小限に抑えることができます。ただし、初期費用が高額といったデメリットもあります。

運用におけるそれぞれのメリットは、以下の通りです。

とにかくカンタンに、月額制で気軽に使いたい。 自社ポリシーが厳しい・・・。カスタマイズもしたい。

・クライアントソフトのインストール作業や面倒なネットワーク設定・メンテナンスが不要。

・月額課金で、時間や回数を気にせずに必要に応じて利用できる。

・ログインをすれば、常に最新の状態で利用できる。

・活用スタイルやイントラネット環境に応じたカスタマイズが可能。

・費用は初期導入費用のみで、月額費用がかからない。
※保守費用は別のことが多い

・運用しているセキュリティポリシーに合わせて導入することが可能。

2. 設置場所

テレビ会議を行うためには、画面やマイク、カメラ、スピーカーといった機材を設置する必要があります。あらかじめ、テレビ会議システムを導入するスペース(会議室やオープンスペース)を決めておきましょう。

キャスター式で移動可能なタイプなら、壁やパーテーションで仕切られていないオープンスペースでも使用できます。

3. 利用人数

想定利用人数(部署数)によって、導入機材の個数や、テレビ画面の大きさが左右されます。5人以上の会議が頻繁に行われる場合は、全員の発言を収集できるよう、マイクも導入すると良いでしょう。

4. 拠点数(国内外含む)

クラウド型のテレビ会議ツールの場合は、インターネット回線が安定していなければ、音声や映像が途中で途切れたり遅くなったりするリスクもあります。

海外との遠隔会議や多拠点で接続する場合は、できるだけ通信に強いサービスを選ぶようにしましょう。

5. 予算

予算の組み立ては、3年前後のスパンで行いましょう。年度毎に契約更新をしていては落ちつかないですし、2〜3年以上であれば、運用保証がついてくるベンダーが多いからです。

実際のテレビ会議システムの運用コストは、サービスによって様々です。利用するカメラ、マイクやリモコンといった機材と、ポート数(拠点数)によって振れ幅がありますが、3年間の想定運用コストは約40〜60万円が相場と考えられるでしょう。

6. セキュリティ対策

テレビ会議システムを選定する際には、機能や価格面だけでなく、セキュリティ対策がしっかりと施されているかも重要なポイントです。企業機密情報や個人情報の漏えいは、企業にとって極めて大きな損害となってしまいます。

具体的には、下記のような点を確認しましょう。

  • テレビ会議システムでやり取りする通信データ(音声・画像・資料など)が暗号化されているか
  • IDや二段階認証パスワードでユーザー確認を行えるか
  • テレビ会議システムにパスワードを設定できるか
  • 自動ログアウト機能はあるか
  • 新しいデバイスでのログインが試みられた際にアラートを受け取れるか

ビジネス利用におすすめのテレビ会議システム「V-CUBE Box」

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それでは、テレビ会議システムの一例として、V-CUBE社の「V-CUBE Box」をご紹介します。

前章でご紹介したチェックポイントと合わせて、自社にとって不可欠あるいは重要な要素がないか照らし合わせてみてください。

おすすめポイント① 専用機材で簡単に接続できる

テレビ会議システムを導入する際は、誰でも操作できるかどうかが重要です。せっかく導入をしても、操作や設定が複雑で使いこなせなければ意味がないからです。

ITに抵抗のある社員が多い場合、結果的に利用頻度が上がらず、正しい運用に至らない可能性もあります。

デモンストレーションや無料トライアルで実際に製品を見て、画面構成がシンプルでわかりやすいかどうかや、設定や機能の操作が簡単かどうかを確認することをおすすめします。

おすすめポイント② 5,000社以上の導入実績あり

これまでにV-CUBE社の各種サービスを導入していただいた企業・団体は5,000社以上に及びます。業種や企業規模を問わず、幅広いビジネスの現場で導入されているのは安心できるポイントでしょう。

おすすめポイント③ MCU不要で100拠点以上の多拠点接続が可能

テレビ会議システムは、機種によっては「4拠点以上不可」など接続制限が設けられている場合があります。

複数拠点で同時接続を試みる際は、多地点接続装置(MCU)が必要となるかどうか、またいくつまでの多拠点接続に対応できるかどうかを確認しておきましょう。

V-CUBE Boxであれば、MCU不要で国内外100拠点以上との接続が可能です。

おすすめポイント④ 他社のテレビ会議システムとも接続が可能

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既存のテレビ会議システムがある場合は、全リセットでなく、部分的な入れ替えでシステム拡張することができます。

導入済みの資産を活用できるため、コスト削減にも繋がるでしょう。

例えば他社のテレビ会議システムをV-CUBE Boxと連携させて、映像と音声による相互通信も可能となります。

目的別に紹介!テレビ会議システムの企業活用事例3選

最後に、テレビ会議システム「V-CUBE Box」を導入して業務改善に成功した企業事例を3つご紹介します。

テレビ会議の利用目的や規模感は、各団体のニーズによって様々です。

それぞれ、どのような課題を解決する糸口となったのか、ぜひ自社のご参考にしていただければ幸いです。

株式会社アインホールディングス|20拠点の多地点接続をV-CUBE Boxで実現

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■社名
株式会社アインホールディングス

■事業内容
調剤薬局・ドラッグストアの経営、ジェネリック医薬品の卸売販売、化粧品の販売など、各事業を中心とした企業グループの企画・管理・運営。

■事例詳細
株式会社アインホールディングスは、店舗数が急拡大する一方で、既存テレビ会議システムのMCU(多地点接続装置)を最大10拠点までしか接続できない課題を抱えていました。

本支店だけで20拠点を構える同社では、すべての拠点が主導となって会議を開催することができること、また他拠点で導入したとしても安価で運用できることが条件でした。

そこで、クラウド上にMCUを持つ「V-CUBE Box」を導入。

結果、100拠点以上の同時接続も可能となり、会議の頻度が上がり、コミュニケーションが円滑化したそうです。

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日本航空株式会社|国内外拠点間のコミュニケーション品質が大幅に向上

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■社名
日本航空株式会社

■事業内容
定期航空運送事業及び不定期航空運送事業、航空機使用事業 ほか

■事例詳細
「安全運航」と「乗客の利便性の追及」をミッションとし、日々数多くの航空機のマネジメントにあたる同社では、テレビ会議を空間共有の手段として活用しています。

従来の遠隔会議は、テレビ会議システムが設置された会議室でのみ開催が可能であり、メンテナンスの現場や滑走路といった整備現場からの通信は不可能でした。また、打ち合わせの際は毎回会議室を確保しなければならず、情報共有手段がは電話やFAX、メール添付の写真などに限られ、リアルタイムでの映像共有が難しかったと言います。

そこで、タブレット端末やスマートフォンなど使用端末を選ばない「V-CUBE Box」を導入。整備現場に配備していデバイスを有効活用し、思い立ったら即座にリアルタイムで音声や映像を共有できるようになったことで、確実性も増しスピーディーな対応が可能になりました。

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大画面のモニタ上に必要事項を書き込むこともできます。

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郡上市教育委員会|全校児童数1桁の“極小規模校”同士を遠隔教育で接続

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■地域名
岐阜県郡上市

※郡上市は、岐阜県のほぼ中央に位置し、2004年3月1日に郡上郡7町村(八幡町・大和町・白鳥町・高鷲村・美並村・ 明宝村・和良村)が合併し19番目の市として誕生しました。

市内22校の小学校のうち3校が、全校児童数が10名に満たない極小規模校である岐阜県郡上市。

■事例詳細
小規模校同士を遠隔教育(オンライン授業)で接続することを目的として、学校と教育委員会にそれぞれ「V-CUBE Box」を導入しました。

緊急の改善項目は、生徒不足と、学校同士の物理的距離です。対話型の授業を行いたくても、少数であるが故にディスカッションができず、多様な見方・考え方に触れることが困難であった他、教職員の会議や研修にも往復で2時間以上の移動を要していました。

そこで、テレビ会議システムを導入。

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50Km以上離れた学校同士で道徳の遠隔教育

「テレビの向こうに同級生がおる!」

生徒たちは大はしゃぎで、授業中の意見交換が活性化されるだけれなく、昼休みも他校とテレビ会議を繋ぎ、画面の前に集まってテレビの向こうの同級生たちと会話を楽しむようになりました。

往復2時間以上かけて教職員が出席していた研修や会議も、それぞれの学校にいながら参加できるようになったことで移動負荷が低減。勤務時間が長時間化しがちな教職員の働き方が大幅に改善されました。

今後は市内小中学校の教育環境充実や、東京都港区の学校始め市外との連携も視野に入れて活動しているそうです。

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21世紀型教育の実践!オンライン授業のメリットとおすすめツール4選」では、Web会議システムを使ったオンライン授業の事例を多数ご紹介しています。ぜひ、合わせてご覧ください。

まとめ|テレビ会議システムとWeb会議システムを上手く使いこなそう

テレビ会議システムやWeb会議システムは、全社的なコミュニケーションを効率的に進めるために、今や企業や団体にとって必要不可欠なツールとなっています。

しかし、テレビ会議システムとWeb会議システムは、同じ遠隔コミュニケーションツールでありながら、活用場面やコストなどで大きく異なります。

テレビ会議システムは、国際会議や役員会議、大人数でのカンファレンスなど、Web会議システムよりも利用シチュエーションの規模が大きいことが特徴の一つでした。

機能面もWeb会議システムより優れていることが多く、そのため無料版での導入は不可能と言っても過言ではありません。

そこで、導入前にシステムの性能を正しく評価するために、体験セミナーへの参加もおすすめします。実際に機器に触れることで使い勝手を確かめ、導入後のギャップを減らすことができるからです。

自社に最適なシステム導入のため、ぜひご検討ください。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

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