株主総会議事録の記載事項や注意点について。議事録の特殊ケースやひな形を紹介

2023.02.13

株式会社における最高意思決定機関である株主総会。株主総会終了後には議事録の作成が必須となります。株主総会議事録と言っても、何から手をつけて良いのかわからず不安に思われる方もいるのではないでしょうか。

株主総会議事録は、法令に基づき作成する必要があり、さらに株主や債権者も閲覧可能な文書であるため、抜け漏れなく正確に作成したいところです。

本記事では、株主総会議事録の記載事項や注意点について、会社法に基づき解説していきます。書面決議やバーチャル株主総会の場合などの特殊ケースもあるため、通常の議事録とどのように違うのか、記載イメージなどあわせてご紹介します。

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株主総会議事録の基本をおさらい

まずは、株主総会の議事録について、基本をおさらいしておきましょう。

株主総会の議事録とは

株主総会を開催したら、内容を記録に残すため、書面または電磁的記録として議事録を作成します。株式会社の意思決定機関の行ったことを後日確認できるよう、また、株主総会終了後に「言った」「言わない」のトラブルが発生しないようにするため、誰がどのような意思決定をしたのか明らかにする必要があります。

株主総会議事録の記載内容としては、法務省令に定めるところに従って作成していきます。

議事録の作成は必須？

株主総会の議事録は、会社法の定めにより必ず作成しなければいけません。作成した議事録は、株主や債権者が会社に対して閲覧または謄写の請求ができることから、本店に10年間保管しておく必要があります。（会社法318条）議事録の作成を怠った場合、100万円以下の過料に処せられる可能性があります。（会社法976条8項）

また、株主総会の決議に基づき登記申請が必要になった場合は、登記の添付資料として議事録が必須となるため、抜け漏れなく必ず作成しましょう。

株主総会議事録はいつまでに作成すればいい？

株主総会の議事録の作成期限について、法律では定められていません。しかし、登記事項に変更がある場合は、株主総会終了後から2週間以内に登記申請する必要があります。登記申請には、株主総会の議事録の添付が必須となるため、申請に間に合うよう議事録を作成する企業がほとんどです。（商業登記法46条2項・4項）期間に余裕を持って、株主総会終了後から1週間以内には作成しておくようにしましょう。