働き方改革にともない「少ない従業員で長時間働いてもらう」、「サービス残業は当たり前」といったこれまでの働き方に対する考え方を見直す必要性が出てきました。そのなかでよく焦点となるのが労働時間の短縮です。ですが、時間を短くすることはあくまでも手段で、本来の目的は労働者にとって働きやすい環境を整えることにあります。

 

そこで今回は、働き方改革を行い、働きやすい職場づくりに成功した企業例などをもとに、どのように中小企業が働きやすい職場づくりを行えばよいかについて考えていきます。

働きやすい職場づくりの前に考えるべきは?

時間外労働の上限規制や同一労働・同一賃金制度など、2019年4月から働き方改革関連法案が順次施行されています。関連法案に対応することが、直近の課題という企業も多いのでは、と思います。法改正によって今後は、課題として取り上げられることの多かった長時間労働や休日出勤、また雇用形態による待遇差別といった問題は是正される方向に向かうはずです。

 

一方で、法改正に対応するのみでは、働きやすい職場づくりをする上では十分といえません。労働時間が短縮したからといってその分個々人が自分の業務に集中するあまりコミュニケーションが不足したり、生産性だけに重きが置かれて1人ひとりの存在意義が尊重されなくなったりすれば、職場環境は改善するどころか悪化する恐れもあるでしょう。

 

対応が急がれる法改正や、生産性のみに目を向けるのではなく、働きやすい職場づくりにおいては実際に働くひとを観察しながら対応していく必要があります。

働きやすい職場づくりの第一歩は「雇用管理」

働くひと個人を尊重し、やりがいを持って働いてもうために鍵となるのはまず「雇用管理」です。厚生労働省が行った調査では、非常に興味深い結果が報告されています。

 

青色の棒グラフは、雇用管理が「実施されている」場合に、「働きやすい」「どちらかといえば働きやすい」と回答した人の割合です。

 

一方で、灰色の棒グラフは、雇用管理が「実施されていない」場合に、「働きやすい」「どちらかといえば働きやすい」と回答した人の割合です。

 

Empoyment-management

 

(参照元:「職場の働きやすさ・働きがいに関するアンケート」by 厚生労働省)

 

このように、一般的な休暇の充実、労働時間、給与や賞与額以外にも労働条件が良好な企業の方が「働きやすさ」の意識が高い傾向があります。また、青字のように相談できる体制や福利厚生も人気です。

 

これらの要素は、従業員に対して透明性を持って経営を行うなど、リソースに制限がある中小企業でも資金に影響を受けない要素のため取り組むことが簡単です。また、採用後、適切な人材配置を行い、配属された職場で最大限のパフォーマンスが発揮できるように適正な評価や、本人の希望や将来について定期的に話し合う必要も出てくるでしょう。

 

では以下では雇用管理において、取り組むべき要素を具体的に紹介していきます。

 

希望を尊重する人材配置

社員の適正に合った人材配置は、労働者1人あたりのパフォーマンスを最大限に高め、引いては企業全体の目標達成につながり、社員にとっても働きやすい職場となります。一方で企業側が適正をもとに行った人材配置であったとしても、社員自身が納得するとは限りません。企業側の合理的な判断と、社員の意思とが乖離する場合もあるのです。能力はもちろん、モチベーションの向上が生産性に寄与する部分もあるため、こういった企業側の判断と個人の意思が異なる場合は、希望を尊重した上での人材配置を行う必要性も出てきます。

 

一方で、社員の希望を重んじて人材配置を行った結果、十分に能力を発揮できないといった問題が生じ、配置転換を考える必要性も出てくるでしょう。このような「本人がやりたいことと、得意なことが一致しない」ケースの場合、企業側は「成果が出ていないから」という理由ではなく、「なぜ配置転換を行うのか」という理由を説明し、社員のモチベーションを過度に下げない配慮をしながら働きやすい職場づくりをする必要になってきます。

 

希望に応じた勉強機会の提供

現在の配置先で必要、もしくは将来的に必要となる知識を得たいという場合は、企業側が勉強機会を提供する必要も出てくるでしょう。勉強機会と聞くと、複数の社員が出席する勉強会などがあります。

 

しかしこういった勉強会は希望とは言いながらも上司や同僚が参加するからと半強制的になる側面もあるため、かえってモチベーションの低下を招く恐れがあります。そこで就業時間内で本人が希望する社外セミナーへの参加を認める、またその費用を負担する、もしくは必要な知識を得るための書籍購入費用を月いくらまで会社側が負担する、といった制度の導入も働きやすい職場づくりを後押ししてくれます。

 

職責の意義と重要性の周知

先の配置転換の話でも触れましたが、社員に十分な説明のない人材配置は、不満を募らせる原因にもなります。そこで「なぜその配置先なのか?」、「なぜその業務をやるべきか?」などの理由を十分に説明する必要が出てきます。企業都合の理由ではなく、個人に当てはまる理由を説明することで、より納得感を持って仕事に取り組めるようになるはずです。

 

とくに最近の若い人を中心に、仕事に対して「なぜやるのか?」、仕事への取り組む理由を求める声が多くなっていると聞きます。「黙ってやれ」ではなく、理由もセットで説明する必要性は、働きやすい職場づくりにも直結してくるでしょう。

安全・安心の働きやすい職場づくりとは?

雇用管理以外に働きやすい職場づくりを行うためには、社員に安全・安心を感じてもらう必要性も出てきます。ここでは物理的な面と心理的な面に分けて、紹介していきます。

 

物理的な安全を実感してもらい、働きやすい職場づくりを行うには?

職場の安全衛生に関する研修

製造業などの一部の業種においては、避難訓練等の防災に関する研修のほか、仕事中の肩こりや腰痛に効くストレッチ、インフルエンザの予防策など社員の健康に配慮した研修を行っている企業も存在します。こういった社員の安全・衛生に配慮した研修につい ても、自社の職場環境にあわせて導入したいところです。

 

ホテルの利用補助など休暇の支援

従業員やその家族の休暇を支援する施設として保養所が一般的ですが、一方で現在は「行き先が限定されてしまう」「職場の人と顔を合わせる」などの理由から、福利厚生の手段としては従業員の要望と合致しない現状もあるようです。実際、少し前の資料になりますが「エン・ジャパン」が行った調査によると、なくてもいい福利厚生として保養所は2位にランクインしています。

 

そこで新たな福利厚生の手段として、ホテルが注目されています。チェーンホテルと提携を行い、宿泊費用の一部を会社側が負担するなども検討しましょう。チェーンホテルであれば全国各地にあるため、行き先が限定されることはありません。また会社側にとっても、保養所に必要な維持や管理コストを抑えることができます。

 

近年は「ベネフィット・ステーション」や「リロクラブ」など、福利厚生をアウトソーシングできるサービスも登場しています。こういったサービスを導入して、休暇の支援する働きやすい環境づくりを整備するのも1つの方法です。

 

職場の作業環境を改善

労働者は3分の1を職場で過ごすといいます。作業環境を少しでも快適にするためには、空気清浄機を設置し空気の汚れを取り除く、上司の判断で調整できないように冷暖房を一定の温度に保つ、集中しやすい明るさに調整する、スタンディングデスクの導入などの工夫も積極的に取り入れていきましょう。

 

心理的な安心を実感してもらい、働きやすい職場づくりを行うには?

上司以外の先輩担当者(メンター)との相談

若手社員の退職理由の1つとして、人間関係の悪さに絡む働きづらい職場が挙げられることがあります。そこで人間関係について、少しでも居心地の良さを感じてもらうためには、若手社員1人に対して、必ず1人の年の近い先輩社員を付けるなど、メンター制度の導入も有効といえるでしょう。気軽に相談できる先輩社員が身近にいることで、働きやすい職場づくりを行い、社員の離職防止にもつながります。

 

提案制度など従業員の意見の吸い上げ

職場環境や業務等に不満や改善の余地があったとき、それを聞き入れてもらえない状態に、社員は居心地の悪さを感じます。そこで社員が上層部対して意見を言いやすくなるように提案制度を設けるのも、心理的な安全を実感してもうらい、働きやすい職場づくりを行うためには必要となるでしょう。

 

お客様もしくはクライアントとより近い社員や現場の声が届くことで、商品やサービスの改善につながり、その結果業績の向上も考えられます。

 

もちろんただ「会社に対して意見してくれ」では、浸透は難しいはずです。そこで業績に貢献するような提案をした者に対して一定の報酬を用意したり、はじめは簡単なアンケートから始めてみたりなど、導入にあたっては浸透させるための工夫も必要になってきます。

働きやすい職場づくりを雇用管理から作った先進事例の紹介3つ

では実際に働きやすい職場づくりをした先進事例について、厚生労働省が事例として取り上げている働きやすい職場づくりに成功した企業のなかから、3社を抜粋してご紹介していきます。

 

株式会社ソフトウェアプロダクツ:健康経営の推進でブランディングにも成功

静岡県浜松市に拠点を構える、常用労働者数48人(2017年10月1日現在)のIT企業「株式会社ソフトウェアプロダクツ」は、「惚れる会社になる」という目標のもと健康経営を推進しています。

 

システム開発などの受託をメインとする同社は、従業員の稼働時間がそのまま売上に直結。つまりは従業員が働けなくなることがそのまま売上の減少につながると考えた社長は、健康経営を推進するための制度の導入に至ったといいます。

 

例えば、健康診断の項目追加や再検査の対象となる従業員の把握・受診推進、健康な体づくりをサポートするためにスポーツクラブの月会費補助などを行っています。そのほかメンタルヘルス研修など肉体だけでなく心のケアもサポート。その結果健康診断の受診率は100%に達し、導入当初は約40%だった喫煙率も約20%に減少したそうです。

 

また健康経営の推進は、ブランディングにも貢献。健康経営に関する制度の導入後、地元テレビからのインタビューや、商工会議所の機関紙に取材・取り上げてもらうことも増えたといいます。

 

株式会社龍乃湯:属人的業務の可視化で効率化と公休日増加を実現

山形県鶴岡市で奥湯野浜温泉を展開する、常用労働者数42人(2017年10月1日現在)の企業「株式会社龍乃湯」はもともと人手不足に悩まされており、1人当たりの生産性を向上させたいと考えていました。また多数在籍する女性従業員が、介護や育児等を理由に辞めてしまうことから、そういった人でも長く安心して働ける環境へと整備することを検討していたといいます。

 

そこでまず生産性向上のために取り組んだのが、属人的な業務の可視化です。その上でオペレーションの改善や業務の配分の見直しを行い、1人当たりの労働時間の短縮ならびに生産性の向上を図りました。結果、1人のフロアスタッフが対応できる顧客数は、30人から45人までに増加したといいます。

 

効率化によってシフトに余裕が生まれたことで、10時間の勤務間インターバル制度も導入。あわせて全館休業日を増やすことで従業員の公休日も年87日から年92日、また年96日へと年々増加させるに至ったそうです。

 

株式会社あぶらや燈千:人事制度の見直しで評価基準を明確化

長野県で温泉旅館を展開する、常用労働者数50人(2017年10月1日現在)の企業「株式会社あぶらや燈千」は、複数の業務に対応可能な新卒からの勤続者と、そうではない中途からの勤続者との処遇が同一という課題がありました。つまり処遇は同じでも、新卒からの勤続者の業務負担が増加傾向にあったのです。そこで各人の能力や業務内容を適正に評価するために、人事制度の根本的な見直しを行いました。

 

まず賃金制度については、能力や対応できる業務に応じて再格付けを行い、位に応じた適正な賃金を定めました。位に応じた賃金については、透明性を確保するために従業員に公開したといいます。

 

そのほか従来の旅館業務に加え、会社方針の理解度合いや必須タスクではないが今後改善したほうがいい取り組みへの達成度合いを評価項目に追加。必須業務ではない改善活動の評価については、各従業員全員で議論し合いながら各々を評価し、公平性を保ちました。その結果従業員からは、「評価基準が明確になった」という声が聞かれるようになったそうです。

働きやすい職場づくりの次の手は「環境整備」

働きやすい職場づくりの次の手は環境整備でしょう。働き方関連法案にもあるように、柔軟な働き方が法令により施行され始めました。中小企業に関しては、2020年4月からの施行となりますが、その時間は迫っている状況です。

 

具体的には、国の推奨する働きやすい職場づくりとはどのようなことを指すのでしょうか?働きやすい環境は大きく分けて2つ。

 

  • 1. テレワークを導入し、働き方に多様性を持たせること
  • 2. 副業兼業を許可し、イノベーションを促すこと

 

となります。大きく分けて、企業がテレワークを導入することや、副業兼業の許可をし、場所や時間の制限からの解放、外部から自社への新しい知見を持ち込みオープンイノベーションをもたらすことが目的です。

 

とはいうものの、両方を同時進行することは大変難しいのが現実かと思います。既存の従業員がおこなっている業務をテレワークなどに部分的に切り分け、業績に大きな影響なくもっとも取り組みやすい環境整備ということができるかもしれません。

 

では、なぜ中小企業に働きやすい職場づくりの一環としてテレワークのような環境整備が必要なのでしょうか。

 

転職サービス大手のエン・ジャパンが実施したテレワーク実態調査によると、テレワーク未経験者の40%が「テレワークで働いてみたい」と答えています。そのほか経験者については、「今後もテレワークで働きたい」と思う人が77%。そのように、従業員から非常に高い割合で前向きな意見がでる働き方だからなのです。

 

smb-situation(参照元:ITメディア

 

ご覧の通り、平成30年の都内の中小企業の勤続年数は平均して10年強、平均年齢は42歳弱、収入の10%が時間外労働から発生しています。平成28年の一般的の結婚年齢は男性で31.1歳、女性で29.4歳と言われ、日本の生涯未婚率から逆算すると日本の男性の生涯結婚率は男性で約75%、女性で約85%と考えることができるでしょう。

 

つまり、中小企業に属する従業員の多くが結婚などのライフステージが変化する時期を企業内で過ごしていることを示唆していると考えることができるかもしれません。また、40歳を超える方には介護というライフステージの変化が待ち受けているかもしれません。

 

中小企業の経営者が抱える人材にまつわる課題トップ5
1. 優秀な人材が集まらない
2. 社員が定着しない
3. 残業を減らしたくても人員が足りない

4. 技術の継承が進まない

5. 出産を機に女性社員が辞めてしまう

(参照元:DIAMOND online

 

その一方、中小企業の経営者が抱える人材に関わる悩みは上記のような状態です。優秀な人材が集まらない、定着しない、出産を機に女性社員がやめてしまう、など。常時、兼任業務や人材・人手不足に悩む中小企業であればあるほど、この現実を見つめなおし働きやすい職場づくりのために、テレワークなどを積極的に導入し、知識を蓄えている人材を社内に止める経営努力を進める必要があるのではないでしょうか。

 

国も中小企業の状況を考慮し、「時間外労働等助成金(テレワークコース)」などを提供し積極的に仕事と生活の調和、働きやすい環境の整備に勤めています。このような制度を活用することも働きやすい環境を作るためにはよいアプローチとなるでしょう。

働きやすい職場づくりをテレワークから始めた先進事例の紹介3つ

では実際にテレワークによって働きやすい職場づくりを行った先進事例について、総務省が「テレワーク先駆者百選事例のご紹介」事例として取り上げています。そこから3社を抜粋してご紹介していきます。

 

株式会社ガイアックス:人材の定着と優秀人材の確保

東京都に拠点を構える、「株式会社ガイアックス」は従業員数175人(2018年12月現在111名)のIT企業です。「一人ひとりが自分らしく活躍できる」をゴールにテレワークを導入しています。

 

テレワーク導入の結果、従業員の幸福度・満足度が上昇し、該当部門では離職率が25%まで低下、リファラル採用(社員紹介採用)が75%にまで増加し、優秀な人材の確保につながり、人材の定着度が大幅に改善。また、業務連携の効率が上がり、事業成長を中長期的視点で考えられるようになったそうです。

 

それだけではなく、テレワークが容易にできる環境を整備する一方、出社もしたくなるようなコワーキングスペースを意識した内装にし、テレワークと出社、両方に対して意欲を高めてもらうため創意工夫を行い、テレワークを普及させるには興味を持った部署からボトムアップで行い、従業員が当事者意識を持って取り組むようにしているようです。

 

株式会社イーライフ:育児や介護によりキャリアの断念をする女性の減少

東京都でサービス業を行う「株式会社イーライフ」は従業員数58名のマーケティング、コンサルティング業務を行う企業です(2019年4月現在69名)。創業時からテレワークを行っており、社員全員がテレワークを実践しているとのことです。

 

在宅勤務を取り入れることによって女性のキャリアの断念を減らすことに成功。在宅勤務になったことにより戦力減には全くならず、採用コストを下げることに成功し、58人中育児をしている女性が16名とのことです。

 

また、就業規則にテレワークを明文化することにより、一部の特権としてではなく、社員全ての権利として制度を普及させ、パートナーの転勤にも左右されずに地方勤務の従業員もおり、58名の社員に対してオフィススペースは45人分、3つの会議室と、経費削減にも貢献しているとのことです。

 

有限会社Willさんいん:対面業務と変わらない円滑な在宅勤務制度を実現

島根県で人材育成、キャリアコンサルティング、地域づくり支援を行う「有限会社Willさんいん」は従業員数13名の企業です(2019年1月現在)。2016年から全社員を対象にした在宅勤務の試験実施を開始し、3ヶ月後に就業規則を規定したとのことです。

 

家庭の事情により長期間出社がむずかしくなった従業員や、子供の看病などで在宅しなくてはいけない従業員などが積極的にテレワークを利用されているとのこと。また、大雪により交通機関が乱れ、当時40%の社員が終日テレワークを行ったこともあるようですが一切業務支障は出なかったとのことです。

 

併せて、ふるさとテレワーク事業を推進しており、島根県内の別の市が開設しているテレワークセンターでも業務を行い、さらには福岡県、岡山県、東京都の小平市、北海道などの各団体が運営する拠点と連携しテレワーク事業を運営し仕事と人材を流通することを推進しています。

  

いかがでしょうか。働きやすい職場づくりのイメージは持てましたでしょうか。このように雇用管理を行い環境の整備を行うことによって中小企業であっても人を大切にする「働きやすい職場づくり」をすることは可能です。

働きやすい職場づくりが企業利益につながる

今回紹介した雇用管理の改善、また安全・安心の体制づくりを行うこと、環境の整備を積極的に行うことは、従業員にとって働きやすい職場につながることはもちろん、その結果仕事への意識の高まりや離職防止、優秀な人材の獲得にもつながります。

 

働くひと一人ひとりの生産性向上、また定着率の増加により採用コストを抑えることができれば、企業側の業績向上にもつながるはずです。今回紹介した内容・事例をもとに、自社にとって働きやすい職場づくりとは何か、今一度考えてみましょう。

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