directed-by-vcube

昨今、育児や介護に携わりながら仕事をするなど、私たちの労働を取り巻く環境は大きく変化しています。企業としても、経費を削減しながら生産性を高める必要性に迫られている時代にあって、遠隔コミュニケーションを利用したリモートワークの存在感は増しています。


そんな中、政府が進める「働き方改革」にも「リモートワークの推進」が挙げられ、遠隔にて働く様式の一般化が一層加速している感があります。日本国全体での労働人口の低下に伴う労働力の減少が叫ばれる中、活用できていない労働人口を効果的に労働力として用いることは国としても企業としても今後死活問題になることでしょう。

 

その様な状況を見据えて、多様化する働き方を実現する方法の一つである「遠隔コミュニケーション」を導入する上で考えなければならないことは一体どのようなものなのでしょうか。

遠隔コミュニケーションとは?ニーズの高まりとその背景

ここではそもそも「遠隔コミュニケーション」とは何かという点と、冒頭でも軽く触れたニーズの高まりの背景にあるものについて解説します。 

遠隔コミュニケーションとは?

遠隔コミュニケーションとは、物理的に離れた相手(達)と音声や映像を通じて行うコミュニケーション手段のことです。

 

例えば、私たちが普段使用しているLINEやSkypeやスマホなどによるコミュニケーションも「遠隔コミュニケーション」の1つです。

 

遠隔コミュニケーションの必要性が高まってきた背景

この遠隔コミュニケーションを用いたリモートワークに対するニーズの高まりの背景には、育児・介護をしながら業務を行う人が増えていることがあることは冒頭でも触れました。この動きは、オフィスが業務にとって本当に集中できる環境にあるのかを疑問視する声の高まりも、ニーズを後押ししているという点も看過できません。

 

興味深いことに2017年に「FlexJobs」が行った調査によると、「社外のほうが生産性が上がる」と回答した従業員が76%にも上ったといいます。皆さんも経験があるかもしれませんが、ちょっとした雑踏の中や、ちょうど良い雑音の入る喫茶店の方が仕事が捗る、というものもその一つです。

 

社外で働くということは企業側にも大きなメリットがあります。従業員の集中力が高まり業務に集中できることで、人件費に対する費用対効果の改善や、オフィスの規模を縮小できるなどの経費削減の観点からでもメリットがあります。さらには、通勤ラッシュ・長時間勤務が従業員の心身に与える悪影響から従業員を守る、という効果も期待できます。

遠隔コミュニケーション導入のメリット

遠隔コミュニケーションが次第に認知されてきているという現状ですが、実際に、企業・従業員にとってどのようなメリットがあるのかを詳しく見ていきましょう。 

企業側のメリット

コスト削減

遠隔コミュニケーション導入により全国各地のオフィスの数を減らすことが可能となるため、家賃・光熱費・機材などオフィスの維持費が大幅に圧縮が期待できます。一般的に、企業経営において人件費の次に大きなコストはオフィス賃料などの固定費と言われています。遠隔コミュニケーションを推進し、オフィスに固定席を設けず、フリーアドレス化することによって、在籍人数以下の席数でオフィスを設けることも可能です。

 

例えば、アメリカのあるソフトウェア会社PGiでは、遠隔コミュニケーションを積極的に導入することよって従業員1人当たり年にして1,000ドルもの経費を削減できたと言います。

 

応募人材数の増加

遠隔コミュニケーションを就労条件に盛り込むことで、地域にこだわらず求人できるため場所に起因する転職希望者の絞り込みを行う必要が減ります。特に、東京以外の大都市圏にいる人材や、家庭の都合により郊外で生活している優秀な人材の積極的な採用を期待することでき、より多くの人材の確保を図ることができる可能性が高まります。

 

遠隔コミュニケーションを活用し国をまたぐ採用は日本では一般的でありませんが、後述している米国企業のBaseCampなどは複数カ国から優秀な人材を採用し、急激な成長をしている企業の一つです。

 

業務時間の効率化

遠隔コミュニケーションを導入することで、これまで会議や、打ち合わせ、出張している社員とのコミュニケーション等にかけていた時間を大幅に圧縮することが可能になります。往復の時間は省くことはできるが、会議時間を圧縮できるのか?とお思いの方もいらっしゃるでしょう。

 

国内IT企業大手の楽天では、紙の資料を配るのではなく、前もって資料のファイルを送り内容を把握して会議に出席してもらうことで、会議にかける時間が1時間から10分に短縮したといいます。このことで、業務時間の効率化が図られ、生産性の向上はもとより、残業時間の短縮にもつながるなどの相乗効果が期待できます。

 

従業員側のメリット

通勤時間の「無駄」からの開放

首都圏の会社員で、毎日の通勤時間が1時間以上という人は珍しくないでしょう。地方都市の会社員の場合はこれほどではないにしろ、往復の通勤時間がもったいないと感じている人は多いでしょう。遠隔コミュニケーションの導入は、この通勤時間の無駄をなくしてしてくれるのです。

 

業務時間の効率化

特にクリエイティブな業務に従事している方が口を揃えて言うのは「電話がかかって来ると、集中力が削がれる」ということのようです。遠隔コミュニケーションを導入し集中できる環境で業務を行うことで、本来の職責への集中をし、業務時間の効率化が可能になります。

 

生活の充実

遠隔コミュニケーションを導入すると、育児をしながら、あるいは介護をしながら在宅で勤務することが可能になります。ここ数年では優秀な人材が、介護離職などで会社を去るケースが増えていると言います。大和総研の調査によると、2017年の介護離職者数は約9万人ですが、これは2007年の2倍の数です。遠隔コミュニケーションの活用で、このような人材の損失を減らすことが可能となります。

 

また、それだけではなく家庭環境やプライベートを充実させることによって仕事への好循環をもたらすことが実証されています。通勤時間などを遠隔コミュニケーションで減らし、家庭環境の充実することによって健康でストレスの少ない生活を可能にすることが可能なのです。

遠隔コミュニケーション導入のデメリット

メリットとともにデメリットも冷静に見ておかないと思わぬ問題点が生じる原因となります。ここでは、メリットと同様に企業・従業員双方の立場からのメリットについて述べていきます。

 

企業側のデメリット

KPIの明確化の必要性

KGIを達成するための中間達成目標的な位置づけのKPIですが、お互い顔を合わせて勤務しているのであれは、折に触れて上長などからのチェックが入ることもあり、ことさらKPIを意識する局面はそれほどないでしょう。一方で、遠隔コミュニケーションにおいてはKPIを各メンバーまで落とし込んで、明確化及び「見える化」しないとその達成が危ぶまれることが少なからずあると思われます。

 

定期的にKPIの達成状況を確認することを管理職へ意識づけ、今までとは異なった管理能力を習得してもらう必要にが出てきます。

 

セキュリティ

遠隔コミュニケーションの導入の際に生ずる大きな問題点としては、社員それぞれが社外の端末を用いて仕事をするために、社内の情報を外部に持ち出すことになり得るという点です。社員の端末がウィルスの被害を受けてしまうと、社内情報の漏洩にもつながりかねないので、システムのセキュリティ強度を高める必要があるでしょう。

 

オンプレミスが主流であった時代とはことなりクラウドが一般化、クラウドベンダーが常に改善させていることもあり、以前ほどセキュリティの心配はなくなりました。とはいえ、セキュリティシステムについての勉強会や研修をあらかじめ行い、従業員に意識づけをしてもらうことなども安全に遠隔コミュニケーションを行う上では大切なことです。

 

採用人材の見極め

リモートワーク枠社員の採用面接も遠隔コミュニケーションを用いて行われるようになることが今後は想定されます。その場合問題になるのは遠隔コミュニケーションを用いた面接で、いかに有能な人材を獲得し、戦力として活躍してもらえる状態まで成長してもらうかです。

 

通常の面接であれば、応募者の立ち振る舞いから、質問に対する受け答えや表情の変化などから、活躍人材であるか否かは判定していることがありました。しかしながら、遠隔コミュニケーションを用いた面接の場合、より多くの情報を採用側が得るために、遠隔コミュニケーションでの時差が生じない、画像が止まらない、などの適切なWeb会議のシステム等を用いたり、オンラインツールを用いて遠隔のコミュニケーションスキルなどを測る判断を追加することが大切になるでしょう。

 

従業員側のデメリット

コラボレーションの難易度

何度か顔を合わせた人同士でも、遠隔コミュニケーションを行った際のコミュニケーションに違和感を覚える場合があるとの意見もあります。特にチャットツールのように相手の顔が見えない手段の場合、互いの些細な言葉に反応してしまい、関係に軋轢が生じるといった問題点が既に指摘されています。

 

そのような場合は、定期的に短い時間のWeb会議などの顔の見える遠隔コミュニケーションをチームメンバーと行い、顔の見えない状態でのコミュニケーションで発生する齟齬の調整、軋轢が発生しても心の距離を近づける努力を意識的にする、そのようなことが大切です。

 

業務時間のすれ違い

遠隔コミュニケーションは勤務する時間帯を自分で決めることができるというのも大きな魅力ですが、複数のメンバーとプロジェクトを組むなどという場合には、ミーティングを設定しにくいというデメリットがあります。メンバー全員の勤務スケジュールを常にカレンダーで確認、社内の知識を特定のツールにためて勤務時間外の人に依存しないで働ける状況を作る必要があります。

 

責任の所在の明確化

特に「社内チーム」を立ち上げてプロジェクトにあたる場合には、会社組織のような明確な権限の割り当てがないため、プロジェクトの責任の所在が不明確になりがちです。これは、プロジェクト内の権限をあらかじめ決めておくことで割と簡単に解消できるデメリットでもあります。

遠隔コミュニケーションを効果的に実現する方法とそのステップ

多くのメリットがある遠隔コミュニケーションですが、導入の方法を誤れば、デメリットの方が顕在化しかねません。ここでは、効果的な実現方法について解説していきます。

 

1. プロジェクトやチーム単位で役割の言語化を行う

遠隔コミュニケーションの難しさの一つに、誰が何をしているかが目に見えない、という問題があります。オフィスなどで就労する場合、隣のデスクの人が何をしているかは視覚的に確認できたり、雑談などから自然と誰が何をしているかを理解することができます。

 

一方で、遠隔コミュニケーションではそのように無意識に誰が何をしているかを感じ取ることが難しくなります。そのような場合は、プロジェクトやチーム単位での役割を言語化し、誰が何をしており、誰に何を聞くのが最短の解決策を見つける方法なのか、を明確化しておくことで職責を推敲しやすくなります。

 

その手法の一つに「RACI」があります。「RACI 」とはResponsible(実行責任者)、Accountable(説明責任者)、Consulted(協業先)、Informed(報告先)の頭文字を取ったものです。RACIによって割り振られた権限を、遠隔コミュニケーションツールを行う際にメンバーに理解してもらい、徹底することが理想的です。

 

2. 最小限の人数で濃いMTGを行う

これを行うには、プロジェクトの業務フローチャートを共有し、フローの階層ごとにミーティングを行うという方法が挙げられます。例えば、複数のチームが組まれている場合には、チーム内でミーティングを行うようにすれば最小限の人数で行えます。その際、アジェンダ(協議内容)を明確にし、前もってチームメンバー全員で共有することにより短時間で濃いミーティングが行えると思います。

 

遠隔コミュニケーションに限ったことではありませんが、「知っておいても損はない」という考えのもと本来の職責とは関係のない人間をMTGなどに招待してしまうことです。そのようなことを避けるためにも「RACI」モデルを活用し、濃いMTGを行うことも大切です。

 

3. 進捗を全員で共有する

KPIの見える化の重要性については先に述べましたが、それをさらに細かく具体的に落とし込んだメンバー毎の業務の進捗を全員で共有することも重要です。Googleのスプレッドシートなどのツールを用いてプロジェクトの最新の進行状況を常に確認できる状態にする、などは非常に大切です。

 

4. 実行時間の確保に務める

これまで述べてきたことから、遠隔コミュニケーションツールの便利さはご理解頂けたと思います。しかし、便利なツールでも十分に活用しなければ、そのメリットを享受することはできないでしょう。とはいえ、新しいツールに慣れるということは言うほど簡単でないという問題点はあります。マニュアルやサポート体制の構築も重要であると考えられます。

遠隔コミュニケーションおすすめのツール

ここでは、導入する場合にどのようなツールを選べばよいか判断する材料として、おすすめのツールをご紹介します。

 

チャットツール

遠隔コミュニケーションに欠かすことのできないのがチャットツールです。今では一般的になったチャットツールも、黎明期にはEメールとの違いを理解されていない....そのようなことも多くありました。チャットツールの特徴は、気軽にサクサク連絡できること、です。

 

では、遠隔コミュニケーションを実現するおすすめチャットツールにはどのようなツールがあるでしょうか。

 

Chatwork

Chatwork株式会社が手掛ける「chatwork」は簡易化されたチャット機能に加えて、タスク管理やビデオ機能なども実装されているツールです。対象企業は非常に幅広く、2019年3月段階で約22万社の企業に愛用され、企業の効率的なコミュニケーションの実現を後押しされています。 

 

slack 

アメリカのSlack Technologies社がリリースしている「slack」は、他のサービスとの連携が多岐渡り可能で自由にカスタマイズできるという点が特徴です。CRMやマーケティングソフトウェア、Googleスプレッドシートなどとのツール連携が簡単に可能で、社内コミュニケーションが非常に効率化され、組織のコミュニケーションのハブとしてコミュニケーション改善に繋がります。

 

LINE WORKS

ワークスモバイルジャパン株式会社のサービスであるLINE WORKSは、多くの人が利用しているLINEとさほど変わらぬ操作で使用可能であるという点が人気を呼んでいます。ボット機能が搭載されており、社内の人からの質問などにも自動応答してくれ、不明事項の解決にも非常に役にたつ機能が実装されています。

 

 

情報共有ツール

遠隔コミュニケーションで発生しがちな、誰が今何をしているかわからない状況。最適な人にいつのタイミングで質問すれば捕まるか、などのコミュニケーション円滑性に問題を起こします。そのような状況を避けるために、情報共有ツールなどを適切に用いて、人に依存しなくても自身の仕事を進めることが可能な状況を作ることも大切です。

 

そのような場を作ることを可能にしてくれる情報共有ツールにはどのようなものがあるでしょうか。

 

Qiita:Team

「Qiita:Team」はIncrements株式会社が2013年にリリースしたツールです。日報や議事録をテンプレート機能で簡単に作成でき、他のツールとの連携機能も充実しているため、技術に関する込み入った用件等も共有しやすいのが特徴です。そのため、主にエンジニアの多い組織で利用されているようです。

 

Confluence

「Confluence」は豪企業Atlassianが2004年にリリースしたツールです。多種多様なドキュメントを共有し、社内のWikipediaのような利用をすることが可能です。また、Atlassianには他のサービスもあり、開発やデザインを行うためのプロジェクト管理ツール「JIRA」や、ここの従業員が自身のタスク管理でも利用できる「Trello」との連携などができることが大きな強みです。

 

 

ウェブカメラツール

個人でWeb会議に入る場合は、パソコン内蔵のカメラで基本的には問題はありません。一方で、専用のカメラを用いることによってカメラが写す角度が異なったり、マイクの集音範囲が異なるなど様々な違いが出てきます。会議室や、重要なウェブ商談などを行う場合、専用のウェブカメラツールなどを用いることでストレスなく遠隔コミュニケーションを実現することができます。

 

BRIO

ロジクール社の高性能Webカメラの「BRIO」は、解像度に優れかつ様々な照明環境に対応できる性能を装備しています。よってウェブ商談等を頻繁に行う企業にとってはおすすめのツールです。

 

VC520+

アバー・インフォメーション株式会社のオールインワンモデルである「VC520+」は高品質な光学ズームと広範囲の撮影を行うことが可能で、通常のカメラでは映らないような広い範囲を捉えてウェブ会議を行うことができます。

 

 

ウェブ会議ツール

ウェブカメラがウェブ会議に必要なハードであり、視覚的な遠隔コミュニケーションを行うにはソフトウェアも必要になります。最近のパソコンではカメラやソフトが内蔵されているものが多くなってきましたが、やはり専門ツールには敵いません。

 

ウェブ会議ツールにも様々な特徴があり、シンプルなインターフェースや、通信の圧縮技術、ウェブ会議に入ることのできる人数など様々な違いがあり、自社の抱える課題に基づいた要件定義を行い、選定することが大切です。

 

V-CUBE(ブイキューブ)

株式会社ブイキューブの「V-CUBEミーティング」は、最大の特徴は操作ボタンを極力少なくしたシンプルな画面で、誰でも簡単に操作できるという点が特徴です。画質は世界最高レベル。資料やPC画面も共有することにより、リアルな会議さながらの議論を行うことができます。

 

Zoom

Zoom Video Communications, Inc,が提供している「Zoom」は、インストール後スムーズに利用することができるというのが大きな特徴で、非常に高品質な画像と通信スピードなどを高い技術力が強みです。また、無償版もあることから気軽にWeb会議を始めることができるのもその特徴です。

優れた遠隔コミュニケーションを実行している海外企業の事例2つ

遠隔コミュニケーションが積極的に導入されているのは、やはりアメリカを含めた海外の企業のようです。ここでは先進的に遠隔コミュニケーション取り入れている3社の事例をご紹介します。

 

BaseCamp

米国企業である「Basecamp」社はウェブベース上で動作するプロジェクト管理ツールであBasecampを開発販売している企業です。CEOのジェイソン・フリード氏は「昼間のオフィスは仕事に集中できない」「通勤は人生の無駄使い」との結論に達し、遠隔コミュニケーションによる働き方の実践を開始したとのこと。チームにはデンマーク在住のメンバー、米国で散り散りに在住するメンバーなど様々なスタイルで勤務を行なっています。Basecampがなぜ遠隔コミュニケーションを通じて成長してきたかを紹介している「強いチームはオフィスを捨てる:37シグナルズが考える「働き方改革」」もおすすめです。

 

HubSpot

HubSpotはマーケティングソフトウェア、CRM、サービスソフトウェア「HubSpot」を開発販売する企業です。HubSpotで全従業員に対して「在宅勤務」の自由が与えられており、マーケティング、セールス、サポート、サービスやバックオフィスの従業員が場所を選ばずに勤務しています。その礎となっているのがHubSpotの特徴でもあるカルチャーコード。会社の社風とも言える決まりの中に、自律性と責任感を持って結果を出すことの大切さ、勤務時間の長さや場所は大切ではない、と明記されています。

 

優れた遠隔コミュニケーションを実行している日本企業の事例2つ

海外企業だけでなく、日本企業でも遠隔コミュニケーションを駆使して革新的事業を行っている企業があります。ここでは、そのような企業2社をご紹介します。

 

SanSan

SanSan株式会社は名刺管理のクラウドサービス「SanSan」を提供する企業ですが、2010年というかなり早い時期から、遠隔コミュニケーションに取り組んでいたことで知られています。サテライトオフィスの神山ラボでは、Skypeを常時オンラインにして双方の映像を流し、コミュニケーションを図っているそうです。メンバーからは「能率が上がった」との声が続々と上がるなど、成果は上々のようです。

 

チームスピリット

チームスピリットは働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」を提供しています。勤怠管理・経費精算・SNSなどリモートワークをサポートする機能がそろっているTeamSpiritを用いて、自社でもリモートワークを推奨する「CloudWork1(クラウド・ワーク・ワン)」という制度を2014年から実施し、在宅勤務を週一回社内制度として浸透させているとのことです。

まとめ

ここまでお読みいただけば、遠隔コミュニケーションがリモートワーク成功のカギを握っていることはお分かりいただけたと思います。しかし、遠隔コミュニケーションは万能な方法ではなく経費節減や生産性の向上といった多くのメリットがある一方で、コミュニケーションやチーム内の権限管理の難しさなどのデメリットも存在していることも確かなのです。

 

しかし、新しい試みには改善点がつきものです。いきなり全社的に導入するのはハードルが高いのであれば、部署を限定して導入するなど、段階的導入を試みるのも一つの方法です。