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近年、個人のライフスタイルに合わせた働き方に注目が集まっています。

 

育児や介護といったライフイベントと仕事の両立や、出社・退社の時間を自らの希望にカスタマイズできるフレックス制など、一人ひとりのワークライフバランス(仕事とプライベートの調和)に重きをおく企業も増えてきました。

 

遠隔コミュニケーションを上手く取り入れることは、従業員はもちろん企業にとっても大きなメリットを得ることができます。経費の削減や離職率の低下、さらには人材不足が嘆かれる昨今において優秀な人材の確保に繋がります。

 

このように、多様化する働き方を実現する方法の一つである「遠隔コミュニケーション」ですが、ただやみくもに制度やツールを導入して成り立つものではありません。

 

そこで本記事では、遠隔コミュニケーションを円滑に進めるために知っておくべきメリット・懸念点とともに、意識したいポイント、さらには企業の導入におすすめのツールをまとめました。

 

遠隔コミュニケーションとは、ツールを活用し離れた場所にいる相手とやり取りすること

遠隔コミュニケーションとは、物理的に離れたところにいる相手と、ツールを活用することによって音声や映像を通じたコミュニケーションを取ることを言います。

 

チャットであれ電話であれ、パソコンやモバイル端末などのデバイスを使って、今目の前にいない人とやり取りを交わすことを指します。 仕事のメール送受信も、顔が見えない相手とのやり取りですので、同様に遠隔コミュニケーションと言えるでしょう。

 

また、私たちが普段使用しているLINEやFacebookも、遠隔コミュニケーションツールということができます。実際に、自社で下記のようなツールを導入している企業は少なくないかもしれません。

 

【目的別】主な遠隔コミュニケーションツール一覧

 

目的

ツール名

Web会議

V-CUBE ミーティング、zoom、Skype、Whereby など

チャット機能

Chatworks、slack、LINE Worksなど

情報共有

Qiita:Team、Confluenceなど

企業にとって遠隔コミュニケーションを導入するメリットとは?

本章では、遠隔コミュニケーションが企業にとってどのようなメリットをもたらすのか、その目的や背景について詳しく見ていきましょう。 

遠隔コミュニケーション導入のメリット① 十分な人材の確保

従来対面で行なっていた採用面接に遠隔コミュニケーションを導入することによって、求職者の金銭的・スケジュール的な負担を減らすことができ、結果的に十分な人材の確保につながります。

 

就職活動支援サービスを運営するサポーターズが発表した「就職活動に関する調査結果(2019年)」によると、調査対象者(2019年卒業見込みの大学生560名)が実際に就職活動(以下、就活)で大変だった事柄のトップが「就活費用(34.1%)」、次いで「スケジュールの過密さ(33.6%)」という結果がわかりました。

 

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出典:サポーターズ|就職活動に関する調査結果(2019年)

 

なお同調査では、就活にかかった費用の総額を全国平均で16万1,312円とも公開しています。

 

こうした状況の中にいる求職者が、できるだけ金銭的そしてスケジュール的に負担の軽い選考プロセスを選ぶであろうことは容易に想像できるでしょう。いかにその企業に興味関心を持っていたとしても、応募を躊躇してしまうかもしれず、これでは企業にとって非常にもったいない機会損失となってしまいます。

 

そこで遠隔コミュニケーションによる採用が制度化されていれば、場所や資金に起因する転職希望者の不安を取り除くことができます。また遠方にいる人材や、家庭の都合により頻繁な外出が難しい優秀な人材の積極的な採用を期待することでき、より多くの人材の確保を図ることができる可能性が高くなるのです。

 

▼関連記事

遠隔コミュニケーションツールを活用したWeb面接について知りたい方は、別記事「5分でわかるWeb面接!メリットやお役立ちツール、導入事例を解説」も合わせてご覧ください。

 

遠隔コミュニケーション導入のメリット② コスト削減

次に考えられるメリットは、企業のコスト削減です。

 

オフィスにいる社員と遠隔でコミュニケーションを取れるようになると、全員が必ずしも出社する必要がないので、必然的に企業の経費削減に繋がります。

 

例えば、下記のような項目です。

  • ・社内の備品
  • ・会議室予約
  • ・紙・コピー機・印刷費
  • ・オフィス設備や維持費
  • ・通勤コスト(交通費)
  • ・光熱費
  • ・家賃(賃貸スペースを抑えられるため)

 

一般的に、企業経営において人件費の次に大きなコストは、オフィス賃料などの固定費と言われています。

 

遠隔コミュニケーションを推進し、オフィスに固定席を設けず、フリーアドレス化することによって、在籍人数以下の席数でオフィスを設けることも可能です。

 

1日に出社する社員の人数ベースでオフィス選びができるので、今よりも面積が小さく賃料の安いテナントでも、十分オフィス機能を維持できます。

 

遠隔コミュニケーション導入のメリット③ 生産性の向上

遠隔コミュニケーションを導入することで、これまで会議や打ち合わせにかけていた時間を大幅に圧縮することが可能になります。会議場所への移動や準備時間を削減できることはもちろんですが、遠隔コミュニケーションツールは、会議時間そのものも短縮させるメリットを持っています。

 

例えば国内IT企業大手では、紙の資料を代わりに前もって資料のファイルを送付し、内容を把握して会議に出席してもらうことで、会議にかける時間を大幅に短縮したケースがあります。このことで、業務時間の効率化が図られ、生産性の向上はもとより、残業時間の短縮にもつながるなどの相乗効果が期待できるのです。

 

さらに営業職やリサーチ業務など、いつ顧客企業から連絡をもらうか想定できない職種の場合は、遠隔コミュニケーションツールを活用することで迅速なクライアント対応を実現することで生産性の向上に貢献します。

 

遠隔コミュニケーション導入のメリット④ 働き方改革への貢献

遠隔コミュニケーションを導入すると、育児をしながら、あるいは介護をしながら在宅で勤務することが可能になります。

 

ここ数年では優秀な人材が、介護離職などで会社を去るケースが増えていると言います。大和総研の調査によると、2017年の介護離職者数は約9万人ですが、これは2007年の2倍の数です。遠隔コミュニケーションの活用し、自宅で介護をしながらでも仕事ができる環境を整備することで、このような人材の損失を減らすことが期待できます。

 

また、通勤時間などを遠隔コミュニケーションで減らし、家庭環境の充実することによって健康でストレスの少ない生活を送ることができます。

 

近年、こうした「仕事と生活の調和」を目指したワークライフバランスの推進が活発化していることもあり、通勤に対するストレスの軽減や労働環境の改善などに対して企業には対策が求められています。

 

さらに詳しく従業員が働きやすい労働環境作りを学びたい方は、別記事「ワークライフバランスに取り組む15の企業事例から学ぶ、成功の法則」もあわせてお読みください。

 

遠隔コミュニケーション導入のメリット⑤ 事業継続性の確保

事故や災害などが発生した際に、自社の事業を継続させること、また事業の一時中断がなされたとしても、いかに素早く再開させることができるかは極めて重要です。

 

災害時には交通手段や水道・電気の供給が閉ざされることにより、業務を遂行できなくなることが想定されます。

遠隔コミュニケーションが導入されていれば、社員は自宅など安全性が確保された場所で、引き続き企業情報へのアクセスを確保することができます。

 

災害時の対応を社内拡散するための意思決定会議や、重要な経営会議も、いざという時にはWeb会議や通話システムで乗り切ることも可能です。

遠隔コミュニケーション導入のメリット⑥ 助成金を受け取れる

遠隔コミュニケーションによるリモートワークに取り組むことで、「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」や「ふるさとテレワーク推進事業」といった助成金を受け取ることができます。

 

▼関連記事

助成金の詳細については、関連記事「テレワークとは?取り組みの背景と目的を分かりやすく解説」を合わせてご確認ください。

遠隔コミュニケーション導入の注意点

遠隔コミュニケーションを運用することは、企業にとって大きなメリットがあることがわかりました。

 

しかし、遠隔コミュニケーションにも目的や種類が多数ある中で、どれでも良いからとりあえず導入するといった見切り発車は確実に失敗の元となります。

 

本章では、自社にとって有益となる遠隔コミュニケーションの活用のために、導入担当者が注意すべき点について整理します。

 

1. セキュリティ対策は怠らない

遠隔コミュニケーション導入の際に生ずる大きな問題は、社員が社外の端末を用いて仕事をすることで、内部情報の漏えいのリスクに晒される点です。社員の端末がウィルス感染や覗き見といった被害に合わないよう、システムのセキュリティ強度を高めておく必要があるでしょう。

 

最近では、自社情報を蓄積したサーバを自社内システムに置くオンプレミスが主流であった時代とは異なり、情報格納先を外部ベンダーに委託したクラウドが一般的になりました。

 

そのため自社内システムが外部からの攻撃対象となったとしても、情報が漏れにくく、以前ほどセキュリティの心配はなくなったと言えます。とはいえ、セキュリティシステムについての勉強会や研修をあらかじめ行い、従業員に意識づけをしてもらうことなども安全に遠隔コミュニケーションを行う上では大切なことです。

2. 採用人材を正しく見極める

遠隔コミュニケーションは、採用面接の場においても、ますます活用されるようになることが今後は想定されています。その際は、応募者と直接話すことができないので、いかに有能な人材と判断することが難しくなります。

 

通常の面接であれば、応募者の立ち振る舞いや表情の変化などから、活躍人材であるか否かを判定できることもあるでしょう。しかしながら遠隔コミュニケーションを用いた画面越しの面接の場合、そうしたヒントは最小限に止まり察知することが非常に困難です。

 

採用側がより詳細で多くの情報を得るためには、遠隔コミュニケーションでも高品質・高音声で通信が安定したWeb会議のシステム等を用いることで、対面の面接とのギャップをなくす取り組みが大切になるでしょう。

 3. 社内コミュニケーションの活性化

何度か顔を合わせた人同士でも、遠隔コミュニケーションを行った際のコミュニケーションに違和感を覚える場合があるとの意見もあります。特にチャットツールのように相手の顔が見えない手段の場合、互いの些細な言葉に反応してしまい、関係に軋轢が生じるといった問題点が指摘されています。

 

そのような場合は、定期的に短い時間のWeb会議などの顔の見える遠隔コミュニケーションをチームメンバーと行い、顔の見えない状態でのコミュニケーションで発生する齟齬の調整、軋轢が発生しても心の距離を近づける努力を意識的にする、そのようなことが大切です。

 

▼関連記事

社内コミュニケーションをうまく取れていないとお悩みの方は、対策のポイントやおすすめツールをご紹介している関連記事「社内コミュニケーションの課題と改善した事例5選」も合わせてご覧ください。

4. 指示系統や報告ラインを明確にしておく

遠隔コミュニケーションは勤務する時間帯を自分で決めることができるというのも大きな魅力ですが、複数のメンバーとプロジェクトを組むなどという場合には、ミーティングを設定しにくいというデメリットがあります。

 

メンバー全員の勤務スケジュールを常にカレンダーで確認、社内の知識を特定のツールに蓄積することによって、勤務時間外の人に依存しないで働ける状況を作る必要があります。

5. KPIを明確化しておく

KGIを達成するための中間達成目標的な位置づけのKPIですが、お互い顔を合わせて勤務しているのであれは、折に触れて上長などからのチェックが入ることもあり、ことさらKPIを意識する局面はそれほどないでしょう。

 

一方で、遠隔コミュニケーションにおいてはKPIを各メンバーまで落とし込んで、明確化及び「見える化」しないとその達成が危ぶまれることが少なからずあると思われます。

 

定期的にKPIの達成状況を確認することを管理職へ意識づけ、今までとは異なった管理能力を習得してもらう必要にが出てきます。

目的別!遠隔コミュニケーションおすすめのツール

最後に、導入する場合にどのようなツールを選べばよいか判断する材料として、おすすめのツールをご紹介します。シンプルで使いやすいものや機能性が高いものなど円滑な遠隔コミュニケーションをサポートするツールを厳選しています。ぜひ参考にしてください。

 

ウェブ会議ツール

ウェブカメラがウェブ会議に必要なハードであり、視覚的な遠隔コミュニケーションを行うにはソフトウェアも必要になります。最近のパソコンではカメラやソフトが内蔵されているものが多くなってきましたが、やはり専門ツールには敵いません。

 

ウェブ会議ツールにも様々な特徴があり、シンプルなインターフェースや、通信の圧縮技術、ウェブ会議に入ることのできる人数など様々な違いがあり、自社の抱える課題に基づいた要件定義を行い、選定することが大切です。

 

V-CUBE ミーティング

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株式会社ブイキューブの「V-CUBEミーティング」は、最大の特徴は操作ボタンを極力少なくしたシンプルな画面で、誰でも簡単に操作できるという点が特徴です。

 

画質は世界最高レベル。資料やPC画面も共有することにより、リアルな会議さながらの議論を行うことができます。

 

さらに詳しくV-CUBE ミーティングを知りたい方は、「V-CUBE ミーティングのご紹介」もあわせてお読みください。本資料のダウンロードは無料で行えます。

Zoom

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Zoom Video Communications, Inc,が提供している「Zoom」は、インストール後スムーズに利用することができるというのが大きな特徴で、非常に高品質な画像と通信スピードなどを高い技術力が強みです。また、無償版もあることから気軽にWeb会議を始めることができるのもその特徴です。

 

チャットツール

遠隔コミュニケーションに欠かすことのできないのがチャットツールです。

 

では、遠隔コミュニケーションを実現するおすすめチャットツールにはどのようなツールがあるでしょうか。

 

Chatwork

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Chatwork株式会社が手掛ける「chatwork」は簡易化されたチャット機能に加えて、タスク管理やビデオ機能なども実装されているツールです。

 

対象企業は非常に幅広く、2019年3月段階で約22万社の企業に愛用され、企業の効率的なコミュニケーションの実現を後押しされています。 

 

slack 

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アメリカのSlack Technologies社がリリースしている「slack」は、他のサービスとの連携が多岐渡り可能で自由にカスタマイズできるという点が特徴です。

 

CRMやマーケティングソフトウェア、Googleスプレッドシートなどとのツール連携が簡単に可能で、社内コミュニケーションが非常に効率化され、組織のコミュニケーションのハブとしてコミュニケーション改善に繋がります。

 

 

LINE WORKS

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ワークスモバイルジャパン株式会社のサービスであるLINE WORKSは、多くの人が利用しているLINEとさほど変わらぬ操作で使用可能であるという点が人気を呼んでいます。

 

ボット機能が搭載されており、社内の人からの質問などにも自動応答してくれ、不明事項の解決にも非常に役にたつ機能が実装されています。

 

情報共有ツール

遠隔コミュニケーションで発生しがちな、誰が今何をしているかわからない状況。最適な人にいつのタイミングで質問すれば捕まるか、などのコミュニケーション円滑性に問題を起こします。

 

そのような状況を避けるために、情報共有ツールなどを適切に用いて、人に依存しなくても自身の仕事を進めることが可能な状況を作ることも大切です。そのような場を作ることを可能にしてくれる情報共有ツールにはどのようなものがあるでしょうか。

Qiita:Team

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「Qiita:Team」はIncrements株式会社が2013年にリリースしたツールです。

 

日報や議事録をテンプレート機能で簡単に作成でき、他のツールとの連携機能も充実しているため、技術に関する込み入った用件等も共有しやすいのが特徴です。そのため、主にエンジニアの多い組織で利用されているようです。

 

Confluence

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「Confluence」は豪企業Atlassianが2004年にリリースしたツールです。多種多様なドキュメントを共有し、社内のWikipediaのような利用をすることが可能です。

 

また、Atlassianには他のサービスもあり、開発やデザインを行うためのプロジェクト管理ツール「JIRA」や、ここの従業員が自身のタスク管理でも利用できる「Trello」との連携などができることが大きな強みです。

 

ウェブカメラツール

個人でWeb会議に入る場合は、パソコン内蔵のカメラで基本的には問題はありません。一方で、専用のカメラを用いることによってカメラが写す角度が異なったり、マイクの集音範囲が異なるなど様々な違いが出てきます。

 

会議室や、重要なウェブ商談などを行う場合、専用のウェブカメラツールなどを用いることでストレスなく遠隔コミュニケーションを実現することができます。

 

BRIO

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ロジクール社の高性能Webカメラの「BRIO」は、解像度に優れかつ様々な照明環境に対応できる性能を装備しています。よってウェブ商談等を頻繁に行う企業にとってはおすすめのツールです。

 

 

VC520+

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アバー・インフォメーション株式会社のオールインワンモデルである「VC520+」は高品質な光学ズームと広範囲の撮影を行うことが可能で、通常のカメラでは映らないような広い範囲を捉えてウェブ会議を行うことができます。

 

まとめ|遠隔コミュニケーションはリモートワーク成功のカギを担っている

ここまでお読みいただけば、遠隔コミュニケーションがリモートワーク成功のカギを握っていることはお分かりいただけたと思います。

 

しかし、遠隔コミュニケーションは万能な方法ではなく経費節減や生産性の向上といった多くのメリットがある一方で、コミュニケーションやチーム内の権限管理の難しさなどのデメリットも存在していることも確かなのです。

 

いきなり全社的に導入するのはハードルが高いのであれば、部署を限定して導入するなど、段階的導入を試みましょう。

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