コロナ禍で出社人数は制限しているものの、社外への往訪が減り、Web会議の機会が増えたことで会議室はまだ足りない状況が続いている企業も多いのではないでしょうか。
カレンダーやグループウェアを活用して会議室の予約管理をしていても、会議室を有効活用できていないこともあるでしょう。そんな課題を解決できるのは、会議室予約システムです。
社内の会議室の利用を効率化するため、予約システムの導入を検討している総務担当者のために、会議室予約システムの機能や解決できる課題、選定ポイントなどをご紹介します。
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室の予約管理・入退室管理ができるツールです。
予約管理・入退室管理では、会議室の利用時間が他の利用者と被らないように、予約・入退室時間を調整・管理できます。それだけではなく、より効率的に会議室が利用できるように、誰も使わずに会議室が空いた状態になっていることを把握する機能もあります。
会議室予約システムが解決する課題
会議室予約システムを活用すると、以下のような課題が解決できます。
＜会議室の稼働率把握・向上＞
会議室予約システムがあれば、予約や利用状況をひと目で把握できるため、稼働率を把握するだけでなく向上させることが可能です。会議室不足の解消にも繋がります。
＜ダブルブッキングの防止＞
人力で管理していると、会議室の利用予約が他の利用者と被ってしまうこともありますが、システムを活用すれば発生しません。予約やキャンセル、変更も即時反映されるため、会議室の予約に無駄がなくなります。
＜会議室の予約・キャンセルの手間を簡略化＞
予約やキャンセル、変更といった手続きも、会議室予約システムを活用して簡単に行うことができます。PCやスマートフォン、タブレットからもアクセスでき、スケジュール状況は即時反映されます。
会議室予約システムの機能
具体的に会議室予約システムの機能をご紹介します。予約や入退室の管理機能だけではありません。
- 会議室の予約管理
- 入退室管理による利用状況の可視化
- 会議前、終了前のリマインド機能
- 自動キャンセル機能
- 受付システムとの連携
- グループウェアとの連携
以上のように、会議室管理に特化した専門的な機能が多く搭載されています。中でも、会議前や終了前のリマインド機能、自動キャンセル機能があれば、会議室が使用されていないのに予約されたままの状態が続くこともありません。より効果的に会議室を活用できます。
また、受付システムやグループウェアと連携もできるため、来客時の会議室の確認や社内でのミーティングの日程調整とあわせた会議室の予約・確認もスムーズにできます。
グループウェアの会議室予約機能との違い
ここまで読んだ方の中には、「グループウェアを使えば会議室の管理もできるので、会議室予約システムはいらないのではないか？」と考えた方もいると思います。グループウェアと会議室予約機能の違いは何でしょうか？
会議室予約システムは、「リアルタイムに利用状況を反映・可視化」できることが大きな特徴であり、グループウェアとの違いです。
各部屋にタブレット端末等を設置して利用するケースが多く、会議室のその場で入退室管理が可能になります。たとえば利用者が会議の終了時に端末上の退出ボタンをタップすれば、その会議室は瞬時に開放されて他の利用者が予約できるようになります。
また、予約されている会議室が時間になっても利用されていない場合は自動キャンセルされます。会議室が足りないといった課題を解消できますし、より正確な利用率の把握が可能になります。
このように、グループウェアでは予約や管理ができたとしても、利用状況を踏まえたより効率的な管理が難しく、根源的な「会議室が足りなくなる」問題を解消することは難しいでしょう。会議室を有効活用したい場合は、会議室予約システムがおすすめです。
会議室予約システムの選定ポイント
数多くの会議室予約システムがありますが、どのような点で選定すればよいのかご紹介します。システム選定時にお役立てください。
グループウェアとの連携
グループウェアと連携すれば、普段利用しているカレンダーアプリ等から予約管理が可能になります。会議室と参加者の空きスケジュールを一括で確認できるようになり、すぐに会議室を予約できます。
グループウェアとの連携方法には、2つの手法があります。API連携のように密連携する方法の場合、小規模〜中堅企業で会議室が30室以下といった規模の企業におすすめです。もう一つのicsファイルによって間接的に連携する方法では、中堅〜大手企業で会議室が30室以上ある企業にぴったりです。
会議室予約システムとグループウェアが連携できるかどうか、は重要な選定ポイントです。
受付システムとの連携
受付システムと連携すれば、来客時の会議室への通知などの機能でスムーズな案内が可能になります。電話やコミュニケーションツールでの取り次ぎは不要で、受付から会議室まで手間もかからず案内できます。
受付システムとの連携が可能かどうか、事前に確認しておきましょう。
導入目的に沿った機能
自社の状況に合わせてカスタマイズできるシステムも多くある中で、導入目的に沿った機能があるシステムを選びましょう。
たとえば会議室が足りないといった課題を解決するなら入退室管理が必要です。中にはタブレット端末を併用できないシステムもあるので注意しましょう。
会議室予約システムの紹介
さいごに、会議室予約システムを6つご紹介します。簡単に特徴も紹介しますので、自社に合うシステムを見つけてみてください。
予約ルームズ
予約ルームズは、会議室や集中席、商談ルームなど様々なスペースを一元管理できる会議室予約システムです。GoogleカレンダーやOutlookなどと連携でき、会議室の予約も簡単です。
オンライン受付システムの「RECEPTIONIST」の提供会社のサービスのため、すでにRECEPTIONISTを活用しているのであればさらに連携もスムーズでしょう。
https://rooms.receptionist.jp/
SmartRooms
SmartRoomsは、主要なグループウェアとリアルタイムに連携できる会議室予約システムです。会議室の前に設置するシステムと、すべての会議室の情報を集約したモニターのようなシステムと、フロアマップのようなシステムの3つのラインナップがあるのが特徴です。
日本語と英語モードが搭載されているため、外資系企業でも使いやすいでしょう。Microsoft 365やサイボウズなどとの連携もスムーズです。
https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、業界・業種を問わず「予約」に関する課題を抱える企業のための会議室予約システムです。複数店舗の管理や会員連携などもできます。様々な利用実績があることも安心です。
スマートフォンやタブレットからも利用でき手軽な上、細かな分析や他サービスとの連携など機能が豊富です。
ROOM CONCIER
ROOM CONCIERは、人感センサーによって利用状況を把握する機能が特徴の会議室予約システムです。会議室前のシステムで利用状況の確認や、会議室一覧表示で全体の利用状況も把握できます。
Microsoft 365やサイボウズとの連携が可能です。
https://www.ubiteq.co.jp/service-product/roomconcier/
BRoomHubs
BRoomHubsは、会議室の予約、来訪者管理を一元化できる会議室予約システムです。ユーザ数や部屋数に依存せず、月額5万円から利用でき、組織の権限に応じた会議室ごとの設定や課金設定なども可能です。
グループ企業とも連携しながら会議室を管理でき、オプション機能やカスタマイズも充実しています。
ROOMLEAD™
ROOMLEAD™は、部屋前モニタを設置せずとも利用できる会議室予約システムです。クラウド型で費用を抑えて導入できます。スマートフォンから遠隔操作できるため、感染症対策の一環でモニタに触れずに操作可能です。
分析機能も充実しており、全体モニタの表示や細かな稼働率のデータなどを活用して改善もできます。
https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/
まとめ｜企業規模や使用目的に合わせてシステムを選ぼう
今回は会議室予約システムの特徴や選び方をご紹介しました。
会議室予約システムを活用すれば、会議室の予約やキャンセルが手間なくできるようになり、稼働率も向上します。会議室が足りなくて悩んでいる方は検討してみてください。
幅広い業界で導入されているシステムやオフィスの会議室に特化したシステムもあります。利用できる機能やオプションの種類にも関わってくるため、企業規模や使用目的に合わせて機能を確認していくことがポイントです。
