新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を取り入れた一方で、徐々に訪問営業などを再開し始めた企業もあるのではないでしょうか。
外出が増えると課題となってくるのが、移動時間のムダが発生すること。このタイミングでモバイルワークも導入することで、さらなる生産性向上に繋がります。
今回はこのモバイルワークがどんな働き方なのか、いま注目されている理由、モバイルワークに向いている職種、メリット・デメリット、導入時のポイント、導入事例をご紹介します。
モバイルワークとは
モバイルワークとは、ノートPCやスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末を活用して、カフェや移動中の電車内、顧客先、出張先などを就業場所として働くことです。
ICTを活用して場所や時間にとらわれずに働く「テレワーク」の種類の一つです。テレワークには「モバイルワーク」「在宅勤務」「サテライトオフィス」という種類の働き方があり、モバイルワークと在宅勤務は区別されています。
モバイルワークを導入すれば、業務効率がアップするというメリットがある一方で、セキュリティリスクが高まるなどのデメリットもあります。
在宅勤務、サテライトオフィス勤務との違い
モバイルワークと、在宅勤務・サテライトオフィス勤務の違いをご説明します。
在宅勤務との違いは、モバイルワークはどこでも業務ができるのに対して、在宅勤務は自宅でのみ働くという点です。
モバイルワークと比べて、在宅勤務の方が情報漏洩などセキュリティリスクを抑えられますが、外出先や移動中に業務できません。
サテライトオフィス勤務との違いは、働くための施設・場所で働くのがサテライトオフィスで、モバイルワークは働く場所を意味していないという点です。
サテライトオフィスとは本社以外の働く場所のことで、小規模オフィスや遠隔勤務用の施設を指します。安定した通信環境で働く必要のあるコールセンターやSEの業務などを、本社とは分離して設置することが多いです。
モバイルワークが注目されている理由
モバイルワークが注目されている背景には、新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を導入した企業の中で、出先やカフェで仕事をする機会が増えてきた、という状況があります。
これまで在宅勤務で丸一日仕事をしていた状態から、緊急事態宣言が解かれ外出自粛の動きが収まってきた流れで、訪問営業など会社・自宅以外の場所で働くことが増えてきました。訪問営業などで外出した従業員がより生産性高く働くためにも、新たにモバイルワークも導入したほうがよいのではないか、と検討し始めている企業がいるのです。
その他にも、モバイルワークを含めたテレワークが、より柔軟な働き方が可能になるとして注目されていることも一つの要因です。
労働人口が減っている中で、自社にいる従業員がより業務効率を高めて働けるようにしたり、多様な働き方ができることを打ち出して優秀な人材が確保したりする一つの手段として、モバイルワークが注目されています。
モバイルワークに向いている職種
モバイルワークは、カフェや移動中の電車内、顧客先、出張先などで働く機会の多い、営業職などに向いています。
営業職にモバイルワークを取り入れれば、ノートPCやスマートフォン、タブレットなどの端末を使って、移動中や外出先で顧客と商談を進めたり、議事録・見積書などを作成したり、外出先から社内のデータにアクセスしたりして、細切れの時間を有効活用して業務を進めることができます。
ただ、営業職などがモバイルワークを取り入れることが多いですが、基本的にはモバイルワークは「外出時の移動時間などでの業務」を指すため、特定の職種に限る必要はありません。顧客先にSEが訪問することもあると思いますが、その際に電車内で業務を進めようと思うとモバイルワークの導入が必要になります。
モバイルワークを導入するメリット・デメリット
モバイルワークを導入するメリット・デメリットをご紹介します。
メリットは、生産性向上・コスト削減
モバイルワーク導入のメリットは、大きく分けて2つ。業務効率が上がることと、コスト削減に繋がることがメリットです。
１．生産性・業務効率アップ
モバイルワークは、在宅勤務やサテライトオフィスとは違い、時間や場所に縛られずに仕事ができ、移動時間などに発生する細切れの時間も有効活用できます。
営業職であれば、移動中や外出先でノートPCやスマートフォン、タブレットなどの端末を使って、顧客と商談を進めたり、議事録・見積書などを作成したり、外出先から社内のデータにアクセスしたりできます。急な問い合わせにも、帰社せずに迅速に対応可能です。
こうして細切れの時間を活用して作業を進めた分、時間が生まれ、新たな顧客対応や訪問にあてることができるようにもなり、生産性や業務効率が向上します。
生産性・業務効率が上がることで、残業時間などの削減にも繋がります。従業員にとっても、ワーク・ライフ・バランスを取りやすくなるでしょう。
２．コスト削減（ムダな移動の削減も含む）
モバイルワーク導入により、大幅なコスト削減が可能になります。具体的には、営業職の外回りとオフィスの行き来する交通費、ムダな移動時間、広いオフィスの維持などに関わるコスト面です。
営業職は特にオフィスと顧客先などを行き来する回数が多くなります。その分、交通費もかかりますし、移動時間もかかります。もちろんモバイルワークをするための貸与端末やカフェ代がコストとしてかさみますが、移動にかけている時間を業務にあてられれば生産性が高まって、結果的に残業代が減ることも考えられます。
コスト削減だけでなく、ムダな移動がなくなることで身体的不安も軽減するでしょう。
デメリットは、セキュリティリスクや勤怠把握、コミュニケーション不足
メリットの多いモバイルワークですが、デメリットもあります。外出先で仕事をしているからこそ、部外者との接点が増える一方で社内メンバーとの関わりが薄れ、デメリットが発生しています。
１．情報漏洩リスクがある
セキュリティリスクが高まりやすいのがモバイルワークです。移動中の電車内やカフェ、出張先など社外で働くことで、情報や端末管理においてセキュリティ上のリスクが発生します。
ノートPCやスマートフォン、タブレットなどの端末を外出先で紛失したり、無料WiFiを使用したりすることで、情報漏洩リスクが高まるでしょう。
セキュリティ対策を行うことと、社員にセキュリティ教育を実施することが必要になります。
２．勤怠管理・業務管理が難しい
モバイルワークを行うと、上司やチームメンバーの目が届かない場所で業務をすることになり、労働時間や業務内容を把握・共有することが難しくなります。
モバイルワークを実施している従業員自らが、時間の使い方や仕事の優先度について考え、チームや上司に共有して業務を進めることが大切です。
３．コミュニケーション不足になりがち
会社のオフィスで業務を行う時間が減ってしまうモバイルワークでは、必然的に上司やチームメンバーとのコミュニケーションが不足しがちです。在宅勤務やサテライトオフィス勤務出会っても同様に発生します。
メールや電話、チャットツールなどを活用して、コミュニケーションが滞らないような対策が必要です。
モバイルワーク導入時に用意すべき制度・ツール
モバイルワークを導入する際に、用意しておくべき制度・ツールをご紹介します。先ほどのデメリットに対応するものです。
セキュリティ対策
モバイルワークを導入する際、セキュリティ対策を徹底しましょう。
例えば、端末の紛失や盗難に備えて、ノートPCなどの端末へのパスワードロック設定を行ったり、紛失時に場所を検索できる機能を有効にしておいたりします。
また、端末自体に情報を残さずにクラウドやサーバ内にデータを置いておくことで、情報漏洩リスクを軽減できます。
ポケットWiFiやテザリング機能付きのスマートフォンを活用し、公共の無料WiFiなどに接続しないようにすることも大切です。インターネット環境によってウイルス感染のリスクが高まってしまうため、通信環境を自前で整えると同時に、最新のウイルス対策をしておきましょう。
さらには、のぞき見防止フィルターをノートPC画面に貼って、カフェや移動中の車内で、部外者に機密情報を見られないようにしておきます。
これらのセキュリティ対策を行うことが、モバイルワーク導入の第一歩です。詳細なセキュリティガイドラインは、厚生労働省が発表しているガイドラインを参照してください。
モバイルワークに対応した勤怠管理
モバイルワーク導入後、勤怠管理は複雑化しがちです。例えば、移動中の業務を勤務中とカウントするかどうか等、細かな決め事が発生します。
自由度の高いモバイルワークで従業員がより生産性高く働きやすくするためにも、以下のようなポイントに注意してモバイルワークに対応した勤怠管理へと移行していきましょう。
- 業務時間中の「中抜け」をフレックス制で管理する
- 休憩時間の付与には、労使協定を結んで柔軟性をもたせる
- 時間外労働・休日労働の把握（報告）を徹底する
- 事業場外みなし労働時間制を適用する
モバイルワークに対応した勤怠管理のルールを策定することができれば、稼働時間の管理は「勤怠管理システム」を活用すると便利です。
フレックス制に基づいた勤務時間の入力がしやすいように、カスタマイズできるシステムもあります。勤怠管理システムに都度記入していれば、時間外労働や休日労働に月中で気付いて、上司が働き方について助言することもできます。
コミュニケーション
上司やチームメンバーの近くで働く時間が減ると、コミュニケーションが希薄化しがちです。モバイルワークを行う場合は、以下のようなITツールを活用するとよいでしょう。
- Web会議システム
- ビジネスチャットツール
- グループウェア
Web会議システムがあれば、社員同士でいつでも打ち合わせや情報共有が簡単にできます。テキストのみのコミュニケーションよりも、顔が映った状態で話すので語弊がなく伝わりやすいです。
ビジネスチャットツールやグループウェアでは、テキストでのコミュニケーションや、プロジェクトに必要な資料の共有を行いやすくなります。遠隔にいようとも、素早く情報共有ができるようになるところがポイントです。
また、ツールを導入するだけでなく、定期的な1on1を設けることも大切です。いくらチャット上でうまく会話ができていたとしても、モバイルワークを実施している社員は意外に困ったことや課題を抱えていることがあります。
業務内容だけでなく、カジュアルな内容についても気軽に話せるような環境を整えておきましょう。
まとめ｜リスクを抑えたモバイルワークで生産性向上を
今回は、モバイルワークが注目されている背景やメリット・デメリット、導入時のポイントを解説しました。
在宅勤務やサテライトオフィスと並んで、モバイルワークを導入して従業員の生産性を高めたいと考えている場合、セキュリティ対策や勤怠管理のルールづくり、社員同士のコミュニケーション施策を考えてみてください。
より効率的で自由度の高い働き方を実現できれば、社員のエンゲージメントも高まることを期待できます。準備できるところから整えていきましょう。
