個室ブースとはWeb会議や仕事をするための1人〜少人数用のブースで、「Web会議ブース」「集中ブース」など多くの呼び方があります。中でも防音性の高い個室ブースは、Web会議用のスペースに最適です。
2020年から感染症の影響でWeb会議の利用が増加し、個室ブースへのニーズが高まりました。首都圏の大手企業以外にも、中小企業や地方企業でも個室ブースの導入数が増えており、今後もさらに市場拡大が見込まれるという予測もあります。
取引先のオフィスで個室ブースを見かけて、「自社にも取り入れてみたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Web会議用の個室ブースについて詳しく紹介します。個室ブースを選ぶときのポイントやおすすめ製品などを紹介しているので、Web会議用に個室ブースを導入したいと考えている方は、ぜひチェックしてみてください。
Web会議用の個室ブースとは
Web会議用の個室ブースとは、個室ブースのなかでも特に防音性に優れたもので、主にWeb会議を利用目的としたものです。周囲にWeb会議の音が漏れず、外の雑音も入りづらいため、快適なWeb会議が行えます。Web会議用の会議室としてオフィスに導入するケースのほか、テレワークや集中作業用に駅やショッピングセンター、大学などに設置されていることもあります。
Web会議用個室ブースの導入目的
Web会議室用個室ブースの導入目的として、主に次の3つが挙げられます。
- Web会議の音の問題を解決
- 会議室不足の解消
- 集中ブースとして
それぞれの導入目的について詳しく解説します。
Web会議の音の問題を解決
Web会議はパソコンがあればどこでも行えるため、自席や休憩スペースからでも会議に参加できます。しかし、個室空間以外の場所でWeb会議を行う際には、音に注意しなければなりません。Web会議の音の問題として、主に「Web会議の声が周囲に漏れる」「Web会議に周囲の雑音が入り込む」という2つが挙げられます。
Web会議の会話が周囲に漏れていると周囲の人の集中力低下につながりますし、Web会議のマイクに雑音が入ると会議の相手に迷惑がかかります。周囲に人がいる場所でWeb会議を行うと、会議の声を「うるさい」と感じてしまう人がいる可能性があります。
株式会社ブイキューブの「ニューノーマルな働き方におけるWeb会議の実態調査」によると、「周囲の人がWeb会議をしていて「うるさい」と感じたことがあるか？」という質問に対して、約半数の人が「ある」と回答しました。この結果からも、自席でのWeb会議はなるべく控えるべきだと言えます。
そこで、おすすめなものが防音性の高いWeb会議用の個室ブースです。個室ブースがあればブースの外にWeb会議の音が漏れる心配がないため、周囲に迷惑をかけません。会議内容を聞かれることもないためセキュリティ面でも安心です。
また、個室ブースの中は防音となっていてマイクが雑音を拾わないため、会議の相手に不快な思いをさせることもありません。
会議室不足の解消
Web会議をする人が増えたことで、会議室不足に悩んでいる企業もあるでしょう。先ほど紹介した株式会社ブイキューブの調査では、自席でWeb会議をする理由のトップは「会議室が足りないから」でした。「Web会議のために大人数用の会議室を1人で使う」といったケースもあり、限られた会議室のスペースを有効活用できていない可能性もあります。
個室ブースは1人〜少人数用で狭いスペースにも設置しやすく、複数台設置すれば会議室不足の解消につながります。感染症対策で大人数での会議を行う頻度が下がっているなら、大きな会議室を複数の個室ブースに置き換えてみるのもひとつの方法でしょう。また、複数人が入れるブースなら対面での打ち合わせにも利用でき、簡易的な会議室としても使えます。
集中ブースとして
防音性が高い個室ブースは、Web会議だけでなく集中して作業したいときの作業スペースとしても活用できます。
仕事に集中できない理由として、「体調に問題がある」「プライベートに気をとられている」に次いで、「音が気になる」という回答が3位になっているアンケート調査もあります。
自席では周囲の音が気になったり突然話しかけられたりして、集中力持続が難しいケースもあるでしょう。従業員の集中力が低下すると作業時間の割に成果が上がらず、生産性の低下や無駄な残業代がかかるおそれもあります。
そこで、個室ブースで作業ができれば、周囲の音が気にならず、緊急性の低い用件で話しかけられる機会も減らせるようになるでしょう。
Web会議用の個室ブース選定ポイント
Web会議用の個室ブースにもさまざまな種類があります。自社で個室ブースを導入したいと考えているときには、以下のようなポイントを基に選んでください。
防音性
先述したWeb会議の音の問題を解決するには、防音性が重要です。
より高い防音性を求めるなら、フルクローズ型のブースを選びましょう。フルクローズ型は床・天井・四方の壁に覆われた完全な個室型のブースで、防音性に優れています。天井や背面がオープンになっているセミクローズ型や、パーティションで区切るだけのオープン型などは防音性が劣るため、Web会議での利用をメインに考えている場合はあまり適しません。
消防法への対応
天井や壁に覆われた個室ブースは、消防法の制限を受けます。消防法が適用される防火対象物はスプリンクラー設備や自動火災報知機の設置が義務付けられていますが、個室ブースについては以下の要件を満たせば設置が免除されます。
- 床面積が3㎡以下
- 天井及び壁に不燃材料を使用している
- ブース外部からブース内部の火災を目視等で確認できる
- ブース内に住宅用下方放出型自動消火装置が設置されている
- ブース内の消火設備が適切に維持管理されている
このように、個室ブース導入時には消防法に違反しないよう細かな対応・確認が必要です。しかし、上記の消防法の特例が適用された製品を選べば、消防法に適切に対応しながら導入時の手間を減らせます。
居住性
快適にWeb会議や作業を行えるよう、ブース内の家具や換気設備など居住性に関わる部分もチェックしましょう。
ブース内の家具は長時間の会議や作業でも集中力が保てるように、疲れにくく快適に利用できるような製品を選んでください。また、空間の広さ・照明の明るさ・換気性能なども、居住性を左右するポイントです。
中で多少動いても壁にぶつからない程度の広さや、室内が十分に明るくパソコン画面を見続けていても目が疲れにくいような環境は必要でしょう。換気システムがしっかりとしていて、常に新鮮な空気を取り入れているかどうかも確認してください。
居心地が悪く長時間の滞在が負担になる設備では、導入してもあまり利用されない、もしくは従業員からの不満が出てくる可能性があります。
契約形態
個室ブースは、製品や取り扱い企業によって契約形態が異なり、買取・リース・サブスクリプションなどさまざまです。
リースやサブスクリプションは、契約期間中に一定の料金を支払って個室ブースを利用する契約形態で、契約が終了したらブースは返却します。ただし、サブスクリプションは基本的に契約期間を設けず、いつでも解約可能であるのに対し、リースは長期間の利用を前提としている点に違いがあります。
リースの場合は契約中に途中解約すると違約金がかかることもあるため、事前に契約期間や解約条件などを確認しておきましょう。
「なるべく初期費用を抑えたい」「お試しで1台導入して、性能に満足できたら追加導入したい」といった場合は、リースやサブスクリプションの利用がおすすめです。一方、個室ブースを自社の所有物としたい場合は、買取契約を選びましょう。また、「サブスクリプション利用で性能に満足できたら、契約期間終了後に買取する」といった対応が可能な製品もあります。
このようにさまざまな契約方法が考えられるため、自社の予算や導入計画に合わせた契約方法が選択できる製品を選びましょう。
導入時のサポート
製品自体の品質も大切ですが、導入時のサポートの有無も製品選びの重要なポイントです。個室ブースを設置する際は消防法や建築基準法などに従う必要があるため、これらの知識を持った企業の製品を選ぶと安心です。
企業によっては導入や搬入に関する対応だけでなく、消防署への申請代行を実施している場合もあります。このようなサポートの手厚い企業の製品なら、導入時の不安を解消しながら手続きの手間も軽減できます。
Web会議用の個室ブース製品例
最後に、Web会議におすすめのフルクローズ型ブースを3つ紹介します。導入検討時の参考にしてください。
テレキューブ
「テレキューブ」は、Web会議ツールやライブ配信ツールを提供するブイキューブと、オフィス家具メーカーのオカムラが共同開発した個室ブースです。オカムラ製の高品質な家具を使用していて居住性が高く、消防法や建築基準法にも準拠しています。
1人用から2〜4人用までラインナップが豊富なので、用途に合わせて製品を選んだり、異なる広さの製品を複数導入したり、柔軟な対応が可能です。サブスクリプション契約で気軽に導入でき、契約期間終了後は延長・返却・購入のいずれかが選べるのも魅力です。
ワークブース（富士フイルム株式会社）
「ワークブース」は、エントリーモデル・スタンダードモデル・ハイエンドモデル・2人用ブースの4種類のラインナップが用意されています。消防法に対応しており、消防署への申請を代行する「消防申請代行オプション」や、予約・施錠管理などブース活用のための各種ソリューションも提供している、サポートが手厚い製品です。
WORK POD（コクヨ株式会社）
「WORK POD」は、ソファータイプやスタンディングタイプ、ワイド電動昇降デスクタイプなど、さまざまなタイプが用意されているのが特徴です。優れた換気性能で内部の空気循環と温度上昇抑制を行い、常に過ごしやすい環境を保ちます。オプションで、ディスプレイ設置用の金具やLAN用コンセント、会議予約システム端末などの取り付けも可能です。
まとめ
会議室が足りないために、仕方なく自席でWeb会議をしている人もいるでしょう。しかし、自席でのWeb会議は周囲の人や会議の相手の迷惑になっている可能性があり、Web会議をしている本人も周囲の視線や音が気になって集中できません。
防音性に優れた個室ブースは、Web会議の音の問題や会議室不足を解消できます。Web会議用の個室ブースを導入して、Web会議をする人もそうでない人も快適に働ける環境を整えましょう。本記事で紹介した個室ブースの選定ポイントを参考に、自社に合った製品を探してみてください。
