リモートワークの導入は、必ずしも企業にメリットだけをもたらす訳ではありません。従業員同士でコミュニケーションを円滑に取ることができずに、かえって企業全体の生産性が低下してしまうケースもあります。
総務省が行なった調査では、リモートワーク（テレワーク）の導入を実施している企業は、2018年現在で19.1%に留まります。年々、導入をする企業を増えていますが、いまだに全体の約5社に4社はリモートワーク未導入という実情があります。
出典：総務省 「令和元年版 通信情報白書」
リモートワークの導入の障壁となっているのが、「情報漏えいのリスク」や「社員のコミュニケーション不足」といったリモートワークのもたらすデメリット面です。
しかし、これらの障壁は、企業がリモートワークに対して正しい理解をし、事前に対策を行うことによって取り除くことができます。
今回はそんなリモートワークのデメリットに着目し、制度に導入にあたり、どのような準備をすれば失敗しないのか解説していきます。
リモートワークのメリット
まずはリモートワークのメリットについて簡単に解説をしていきます。リモートワークの主なメリットは4つあります。
- 従業員の通勤時間の削減
- オフィスコストの削減
- 育児や介護による離職率の低下
- 新たな人材の確保
特に効果が出やすいのが、従業員の通勤時間の削減による生産性の向上やストレスの軽減です。満員電車での通勤や長時間の通勤が不要になり、その時間を家事や趣味といった他のことに充てることができるようになります。
また、在宅勤務を許可することによって、育児や介護をしながらでも仕事を続けやすくなります。育児・介護による離職を防ぐことによって、業界や社内の知見やノウハウを持った人材が長く会社に留まるようになるでしょう。
この他にも、オフィスコストの削減や新たな人材の確保など様々なメリットを期待することができます。
リモートワークのデメリット
リモートワークの導入にあたり、あまり語られないのがデメリット面です。リモートワークを成功に導くために、導入前に予想されるデメリットや課題についても必ず理解しておく必要があります。
実際に総務省の行なった「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究（平成29年）」によるとリモートワークを導入した企業や、今度導入を予定している企業の多くが「情報セキュリティの確保」「適切な人事労務管理」「社員同士のコミュニケーション」に関して、非常に課題感を感じていることがわかります。
出典：総務省「平成29年版 情報通信白書｜テレワーク普及の可能性と課題」
情報漏洩のリスクが高まる
リモートワークの導入に躊躇する理由として多く挙げられるのが、情報漏洩のリスクです。リモートワークは、社内オフィスではなく従業員が外部で作業を行うので、機密情報が第三者の目に触れるリスクが高まります。
実際に、PCやタブレット端末を紛失したことによって、社内の個人情報が盗まれてしまったというケースが発生しています。
情報漏えいは、企業価値を大きく損ねる可能性もあるので、セキュリティソフトのインストールの義務付けや従業員のセキュリティ意識の徹底といった対策が必要になってきます。
従業員の適切な労務管理や人事評価ができない
セキュリテイ確保の次に、企業が課題と感じているのが従業員の適切な労務管理と人事評価です。
リモートワークは直接、社員を管理できないので法定労働時間を超える長時間労働を防ぎにくい傾向にあります。2019年4月から順次施行が開始された働き方改革関連法案では、事業主に対して、客観的な方法での労働時間の把握が義務付けられています。
勤怠管理ツールを導入することによって、始業時刻や終業時刻などを遠隔でも管理しましょう。
また人事評価に関しても、従来の評価基準を見直す必要があります。オフィスで勤務を行わないため、仕事に対する姿勢などは評価の対象として判断がしにくくなります。そのため成果物への評価がそのまま人事評価となるシステムを構築する必要があります。
リモートワークに関する労務管理や人事評価の方法に関しては、厚生労働省から明確なガイドライン「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」が出されていますので、そちらも参考にすると良いでしょう。
コミュニケーション不足に陥りやすい
対面で同僚や上司とコミュニケーションを取る機会が減ります。業務を遂行するにあたり必要な情報が従業員同士でうまく共有されずに、誤った判断を招いてしまう場合があります。チャットツールなどを活用し、リモートでも十分な情報共有ができる仕組みを構築する必要があるでしょう。
またリモートワークを実施している企業の従業員から聞かれることが多いのが、「日中一人で作業をするので、孤独感を感じる」ということです。
リモートワークを行うと、社内の人と会話をする機会が圧倒的に減ります。人によっては丸一日、外出をせずに自宅で作業をするというケースもあり、精神的に不安定になってしまうことがあります。従業員が抱く孤独感は、退職の原因にもつながります。従業員のメンタルケアも含めて、事前に対策を講じる必要があるでしょう。
リモートワークの導入を成功に導く3つのポイント
1．初期段階では、部分的に導入を行う
リモートワークの導入段階では、全職種・全従業員に制度を適用させるのではなく、一部の従業員を対象として試験的に導入するのが理想です。例えば、育児や介護が必要な従業員に限定して導入することによって、運用していく上での課題を洗い出すことができます。
リモートワークの導入を希望する従業員の中にも、週の半分はオフィスへ出社してコミュニケーションを取りたいといった要望を持っている従業員もいます。
限定的に導入し、従業員から詳細にヒアリングを行うことによって、制度の改善へと繋げましょう。
2．ツールを活用し、積極的なコミュニケーションを促す
リモートワークには、チャットツールやWeb会議ツールといった外部ツールの導入が欠かせません。しかし、これらのツールを導入しただけでは、リモートワークのコミュニケーション問題は解決されません。
業務の依頼や進捗確認はもちろんのこと、些細な業務の疑問や日頃のモチベーションに関しても、社員同士が気軽に雑談ができる環境を作ることが大切です。
リモートワークの導入に必要なツールに関しては、「テレワークを成功に導く、企業担当者が導入するべきITツール21選」で詳しく解説していますので、そちらも参考にしてください。
完璧なビデオ、クリアな音声。インスタント共有「Zoomミーティング」
出典：Zoom公式ページ
Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。
通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。
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投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。
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※「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」調べ
Zoomの有料版を使うべきメリットとは？
Web会議ツールZoomの有料版を使うべきメリットについては、「Zoomの有料版を使うべきメリットとは？無料プランとの違いや決済方法を解説」のページでも詳しく紹介しています。ぜひあわせてお読みください。
3．セキュリティ対策によって情報漏洩を防ぐ
情報漏洩を防ぐためには、外部で作業を行うためのルールをしっかりと決める必要があります。例えば、従業員の私物の端末での作業を禁止することや、セキュリティソフトのインストールを義務付けるといった決まりを作ることです。
具体的には以下のようなルールが挙げられます。
- 会社支給の端末のみでの作業を許可
- セキュリティソフトのインストールを義務化
- 公共Wi-Fiの使用を禁止
- 端末のパスワード設定の義務化
- プライバシーフィルターの装着
- データの暗号化
企業の機密情報や顧客情報を外部に流出させないためにも、しっかりとガイドラインを作り、従業員に徹底しましょう。
また万が一、PCやタブレット端末を紛失・盗難した場合でもパスワードを厳重に管理することやデータを暗号化することによって、第三者に重要な情報がわたるのを防ぐことができます。
具体的なガイドラインの策定方法やセキュリティ対策に関しては、別記事「テレワークのセキュリティを高める3つの方法とガイドラインの作成方法」で解説をしていますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ｜テレワークの成功は、担当者のデメリットへの理解と十分な対策が鍵になる
リモートワークを自社に導入する際には、デメリットについて深く理解をして事前に対策を講じることが大切です。
特に円滑なコミュニケーションとセキュリティ対策はリモートワークを成功に導く重要なポイントです。
従業員と密にコミュニケーションを取りながら、どのようなルール作りをすれば、効果的に制度が運用できるかをしっかりと議論していく必要があるでしょう。
