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働き方改革により企業関係者からの注目が高まっているテレワーク。しかし、企業で導入しようにも様々な課題があります。特にテレワークを導入するにあたり、新たに導入すべきツールがあります。一体どんなツールが必要なのか、そんな疑問をお持ちの企業関係者の方々に今回はテレワークで必須のツールについてお伝えします。

テレワークにはなぜツールが必要か

働き方改革でも目玉の一つに挙がっているテレワーク。しかし、それを職場で行うには様々なハードルがあります。

 

これまでの働き方とテレワークの最大の違いは、従業員が職場にいるか、いないかという点に尽きます。従業員が業務時間中、職場のデスクにいればいつ・どんな業務に取り組んでいるか管理しやすいのは明確です。また、ちょっとした頼みごとや急なミーティングにも対応しやすくコミュニケーションも容易に取れます。

 

従業員の顔を毎日見れるのもマネージャーとして安心という側面もあるでしょう。過労で働き過ぎていれば、その表情からすぐに察知することも可能です。

 

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(画像引用元:自営型テレワークに関する総合支援サイト

 

しかし、このような働き方も近年は難しくなりつつあります。人手不足の時代、これまで働き手として活躍の場が少なかった子育て中の女性や、親の介護についている人を取り込んで、業務を回していく必要があります。一方で、このような状況の人に毎日オフィスに勤務して仕事をしてもらうのはなかなか現実的ではありません。

 

また、オフィスに出勤しない社員に対しても労務管理の必要はあります。いつ・どんな仕事をしたのか、場合によってはミーティングに参加してもらい会社の方針を共有する必要もあります。加えて、どれくらい働いているか労働時間のチェックも必要です。

 

これらの問題をどう解決すればいいのか。その手段がこれから紹介するITツールです。2000年以降、インターネットの普及によりオフィスのIT化が進められています。また、以前は高価だったモバイルPCも10万円代で購入することができ、普段の業務で使用するには十分なスペックも備えています。

 

またソフトウェアもパッケージを購入してインストールするものから、インターネットを介して使用するSaaS型のソフトが普及し、オフィスソフトなどもSaaSに移行しつつあります。

 

これらのツールを駆使すれば、難しいと考えられていたテレワークの推進も実現できます。

テレワーク導入における3つの課題

テレワークを導入するときには、従業員側にとって便利なことが多い反面、導入する企業側にとっては大きく3つの課題があります。勤怠管理・セキュリティ・コミュニケーション面の3つに分けて課題をご紹介していきます。

1 勤怠管理面|社員の勤務態度が目視できない

まずは目の前で働いてくれている環境から、目の届かないところで働いてもらうことになるため、勤務態度が目視確認できないという不安があります。これまでの働き方は時間管理がメインであったため、きちんと働いているかどうか、勤務態度によっては注意することも可能でした。

 

しかし、今後はテレワークの場合はそれができないため、どのような勤怠管理をするか、もしくは勤怠管理ではなく、成果と報酬が連動するようにするなど、管理・評価制度を見直す必要があります。また、目視ができなくなることによってトラブル防止しにくくなる可能性も。会社でそういったトラブルの種があることにも気が付きにくくなるため、テレワークでその問題をどう解決するか、コミュニケーション方法を再検討する必要があるといえます。

 

2 セキュリティ面|情報が漏洩する危険性が高まる

テレワークの場合、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、会社以外の場所で仕事をする状況になります。会社の場合はセキュリティ万全な環境でID管理をした室内で執務するため、セキュリティ面で非常に安心感のある環境です。

 

しかし、テレワークの場合は通信で使うインターネット回線の脆弱性や紙ベースの文書やデバイス自体の管理など、さまざまなリスクに対してどのように備えるべきか検討しておくこと、そして、従業員自身にもセキュリティに関する対策を知っておいてもらうことも重要です。つまり、ルールによるセキュリティ対策、技術・物理面のセキュリティ対策と3方向からのセキュリティ対策をしておくことが、テレワーク導入前に注意すべき点です。

 

3 コミュニケーション面|対面でコミュニケーションが取れない

社歴がある程度ある従業員であれば問題なくこなせるケースもありますが、まだサポートが必要な若手社員などの場合、テレワーク導入でコミュニケーションに問題が出てくることも考えられます。

 

従来の働き方であれば、上司や先輩にちょっとした相談や雑談を持ちかければ解決していたことも、簡単に解決できなくなる可能性があります。それは、対面のコミュニケーション量が圧倒的に減ることによって仕事が停滞・質が低下するなどの弊害が起こる可能性もあります。

 

うまくICT(情報通信技術)を活用して対策を取るなど、これまでと遜色ないコミュニケーションがとれるよう設計しておくことをおすすめします。



以下の記事では、テレワークをする際のセキュリティ対策をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

 

参考記事:テレワークのセキュリティを高める3つの方法とガイドラインの作成方法

ITツールの活用が働き方を変える

テレワークを導入するためには、場所を限定されずに働けるような環境作りが必要です。具体的には制度・文化・ITツールの3つを整理すること。特にITツールを導入すると、これまで物理的に行なっていた作業をデジタル化することで、テレワークでできる業務範囲が拡大し、パフォーマンスを大きく改善することが可能です。

 

例えば、資料を印刷して保管したりタイムカードで勤怠管理をしていると、必ず出勤しなければ普段通りの業務はできません。資料を安全に管理できるツールや勤怠管理ツールを導入すれば、わざわざ会社に出向かなくても家のPCで完了します。

 

紙での管理はテレワーク導入の面から見ると「共有のしにくさ」が大きなハードルとなります。

 

紙での管理のように物理的な業務がテレワーク導入のネックとなっている場合、ITツールの導入が非常に有効であると言えるでしょう。そこで、ここからはテレワーク導入に欠かせない6つのツールを紹介していきます。

テレワークに欠かせない6つのツール

それでは、テレワークにおいて実際にどのようなツールが必要なのでしょうか。ここでは主に6つのツールをご紹介しましょう。

ノートパソコン

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(画像引用元:PAKUTASO

 

まずは普段の業務に欠かすことができないパソコンです。近年ではノートパソコンの性能も向上し、オフィスでのみ使用する場合もノートパソコンを導入している企業が増えているのではないでしょうか。

 

テレワークを推進する上で、ノートパソコンは欠かせないツールです。IT化が進んだ現代の仕事では、あらゆる作業がパソコン上で行われます。また会社でのみ使用する場合はデスクトップ型のPCでも問題ありませんが、テレワークを推進するならパソコンはノートパソコンが望ましいでしょう。

 

以前は高価だったノートパソコンも近年はデスクトップとほとんど変わらない価格で購入できます。プログラムの実行など計算量が多い処理を実行しないのであれば、ほとんどの場合ノートパソコンで事足ります。

 

また企業によってはタブレット型のPCを使用している企業もあります。タブレットPCだと営業の商談などで簡単なプレゼンも可能になり、メールの送受信程度であればノートパソコンと同様に問題なくできます。またノートパソコンより軽いものもあり、移動が多い営業マンは重宝するでしょう。

 

パソコンは現代のビジネス環境では必要不可欠なツールです。テレワーク推進を契機に見直してみてはいかがでしょうか。

管理ツール

テレワークの推進でハードルになるのが、従業員の労務管理です。いつどこで何をやっているか、職場にいたら容易に把握できますが、テレワークになるとそうはいきません。

 

そこで、テレワークの推進に欠かせないツールがスケジューラーやプロジェクト管理、勤怠管理を行う管理ツールです。スケジューラーを導入すれば、従業員がどの時間帯にどのような業務を行なっているか明示されます。

 

企業によっては「従業員がスケジューラーに予定を書き込まない」と悩むケースもあるようですが、テレワークの実施を機に予定の記入を義務化するのも一つでしょう。従業員も、いつ何をやるか一目でわかるので、業務の生産性向上にもつながります。

 

また業務で発生するプロジェクトを進めるために、プロジェクト管理ツールを導入している企業もあります。例えばサイボウズでは、自社サービスである「ガルーン」を導入してプロジェクトごとのTODOを管理し、進捗をプロジェクトメンバーで共有しています。インターネットさえつながれば利用できるのも大きな利点です。


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(画像引用元:サイボウズ ガルーン

 

いつ業務を始めて、いつ終えたのか。これを管理する勤怠管理ツールも欠かせません。テレワークは勤怠を従業員の自己申告にするケースがほとんどですが、実際の申告も勤怠管理ツールへ毎日行わせることで抜け漏れを防ぐことができるでしょう。

 

また、本当に業務をしているのか把握するためにWebカメラを備えた「在席管理ツール」もあります。こちらはRemottyEasytoworkなどのサービスが提供されており、テレワークの管理を進める上で今後ニーズがさらに増すのではないでしょうか。


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(画像引用元:Remotty

チャットツール

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(画像引用元:Slack

 

社内のコミュニケーションツールとして「メール」を使用している企業も多いですが、テレワークではいわゆる「チャットツール」を導入するとコミュニケーションがより円滑になります。

 

チャットと名前がついているように、まるでお喋りするような感覚でリアルタイムのコミュニケーションもやりやすいのが特徴で、テレワークを推進している企業は「Slack」や「Chatwork」などを導入してケースが多いです。


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(画像引用元:Chatwork

 

メールだと件名を入れたり、何かと手間になってしまいがちなやり取りもチャットツールならより気軽にできます。またチャットツールの中でグループを作り、その中でアイデアをぶつけ合うことも可能です。

 

チャットツールは無料版から使用することもできます。ツール選定の前に、トライアル版で検証することをおすすめします。

会議ツール

チャットツールがテキストでのやり取りなら、テレビ会議やWeb会議システムと呼ばれるツールは表情や声のトーンを読み取れて、よりコミュニケーションの幅が広がるというメリットがあります。

 

会議システムを導入する上でポイントになるのが、実際の使用人数やネットワーク環境です。ツールごとに接続数や表示可能な参加者の映像数が決まっており、求められるネットワークの性能も異なります。せっかく導入したのに使えない、このようなことがないよう事前に検討した上でツールを選定しましょう。

 

高品質なクラウド型Web会議システム「V-CUBE ミーティング」

 

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(画像引用元:V-CUBE

 

サービス名V-CUBE ミーティング

対象企業:小規模企業~大手企業、自治体、大学など規模や業界問わずさまざま

価格: オープン価格

 

特長

  • 50人が同時にWeb会議に参加可能。招待メールを1クリックするだけで参加可能。
  • 国内Web会議市場12年連続シェアNo.1(株式会社シード・プランニング調査)
  • 映像・音声がテレビ会議システム並に高品質
  • 国際間会議でも途切れない通信品質

実績:日本航空、東京ガス、JR東日本グループ、札幌医科大学他多数

 

提供元:株式会社ブイキューブ

 

※V-CUBEミーティングについての詳しい資料は、「V-CUBE ミーティング」から無料でダウンロードができます。

 

 

VPNなどのセキュリティツール

PacketiX VPN

(画像引用元:PacketiX VPN

 

IT機器の使用で最も気をつけたいのが「セキュリティ」です。どんな便利にツールでも、その使い方を誤ると大惨事になります。個人情報や機密情報が詰まったモバイルパソコンや会社用のスマートフォンなども、セキュリティ対策を怠ると重大なインシデントに。それだけに、社外から社内システムに接続する際は安全にアクセスできる専用線を用いるのが理想です。

 

しかし、専用線を用いるのは多額のコストが発生します。そこで、この問題を解決するためによく用いられるのが「VPN」です。VPNは「Virtual Private Network」の略語で、日本語で「仮想専用線」呼ばれています。

 

VPNを使用することで、ネットワーク上に仮想的な専用線を構築して、そこを経由して社内システムへアクセスが可能になります。物理的な専用線に比べ低コストで、かつ無料Wi-Fiなどの回線を暗号化してセキュアな通信が実現できるのです。

 

VPNにはソフトイーサ株式会社の「PacketiX VPN」などが数多くのサービスが提供されています。価格などを踏まえて自社に適したVPNを選ぶようにしましょう。

ペーパーレス化ツール

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(画像引用元:G Suite

 

テレワークを推進しようとすると、これまでのように紙を使ったやり取りが困難になります。稟議書や会議資料なども電子化して、「ペーパーレス化」を進める必要があるのです。

 

近年はSaaSの登場で文書作成ソフトや表計算ソフトもインターネットを介して使用できるようになりました。WordやExcel、PowerPointなどを提供するマイクロソフトも近年は「Office365」という形態でクラウドでソフトを提供しています。

 

またグーグルが提供する「Google Suite」も数多くの企業で導入されています。これらのツールを活用すれば、資料の共有も容易にでき、業務が円滑に進むようになるのです。

 

さらに稟議の電子化も近年は進んでおり、「X-point Cloud」などの導入が進んでいます。稟議を電子化することで申請が円滑になること、紙を使用しないことによるコスト削減などが期待できます。テレワークの導入を機に、紙文化の見直しを進めてみてはいかがでしょうか。

テレワーク用ツールの導入を成功させる3つのポイント

ここまでテレワークに欠かせないツールをご紹介しましたが、ツールを導入すればテレワークが成功するとは限りません。ツールを使いこなすには、組織としてやるべきことがあるのです。

 

そこで、ここではツールを導入する際に欠かせない3つのポイントをご紹介しましょう。

テレワークを適用できる業務を明確にする

企業によって、テレワークを適用できる業務とそうでない業務があります。例えば、簡単なデータ入力や資料作成などは会社がノートパソコンを従業員に提供していればすぐにテレワークに移行できます。一方で、工場での組み立てや店舗などの接客業務など物理的なオペレーションが必要な業務はテレワークに移行するのがほぼ不可能といえるでしょう。また、これまで顔を合わせて行っていた会議や紙で行っていた稟議は、ツールを導入しないとテレワークに移行できません。

 

このように業務によってテレワークに即移行できるものもあれば、ツールの導入が不可欠な業務、テレワークに移行不可能な業務など様々です。ツールを導入する際は、まずこの切り分けを行い、テレワーク推進にあたりツールの導入が必要な業務を洗い出します。これにより、不要なツールを購入することもなく、無駄なくテレワークを進められるのです。

社内でトライアルを実施する

会議ツールの紹介でも触れましたが、ツールを導入する際は必ず社内でトライアルを実施して運用上問題ないかチェックするようにしましょう。ツールが業務上、使い勝手が悪いと従業員も使用頻度が減り、テレワークの推進に支障をきたします。

 

特に、セキュリティツールや会議システムは十分な調査・検討が必要です。特に、セキュリティツールは万が一問題が発生すると重大なインシデントにつながり、社内外の関係者に大きな損失を負わせる可能性があります。テレワークの導入を焦らず、慎重に行うためにも抜け漏れなく取り組みましょう。

サポート体制の把握

ツールに問題が発生した際の保守サービスも調べておきましょう。テレワークの場合、ツールが使えない事態が発生すると、業務が完全にストップするリスクがあります。チャットツールが使えなくなると社外で業務を行っている人とのコミュニケーションが取れなくなり、VPNが機能しないと社内システムにアクセスできず業務が進められなくなってしまいます。

 

100%問題が発生しないツールはこの世に存在しないと言っても過言ではありません。だからこそ、各ベンダーが提供するサポート体制について予め調べておきましょう。

テレワーク用のツール導入には国の補助金が適用されるケースも

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(画像引用元:テレワーク相談センター

 

「テレワークを推進したい、しかしツールを導入する費用がネックだ」

こう考える中小企業の経営者もいらっしゃるかもしれません。しかし、働き方改革を進める政府はそんな企業に対して手厚い補助金制度を用意しています。

 

それが厚生労働省の「職場意識改善助成金(テレワークコース)」です。テレワークを新規で導入する中小企業を対象に、導入経費の1/2〜3/4(上限額:150万円)を助成します。なお、支給対象は以下の通りです。

  • テレワーク用通信機器の導入・運用
  • 保守サポート料、通信費
  • クラウドサービス使用料
  • 就業規則・テレワーク勤務規程、労使協定などの作成・変更
  • 労務管理担当者や労働者に対する研修、周知・啓発
  • 外部専門家(社会保険労務士など)による導入コンサルティング

 

最終的にどれくらい支給されるかは達成状況に応じて決まりますので、企業内でツールを運用できる体制を整えておきましょう。詳細は「テレワーク相談センター」へお問い合わせください。

まとめ|ITツールで働き方を変える

今回はテレワークで必要なツールを中心にお伝えしました。ITの進化により便利なツールが増える一方で、それを使うのはあくまで人間です。より効果的な使い方ができるかどうかは、社内でテレワークを推進しようという機運を高めるのが一番です。ツール導入を合わせて、このことを念頭に置いておきましょう。

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