オフィス勤務と異なり、社員それぞれの就業状況が見えづらいテレワークでは、その特徴に合わせたマネジメントや評価の方法が必要です。
働き方改革や感染症拡大防止策として急遽テレワークを導入したものの、評価制度については手つかずのままな企業もあるかもしれません。あるいは、長期的にテレワークを継続する可能性が高まってきて、どのような評価制度を導入すべきなのかを検討している企業もあるでしょう。
今回は、テレワークで評価制度を見直すべき理由と、テレワーク下での評価ポイントを解説します。
テレワークの特徴
改めてテレワークの特徴をおさらいしてみましょう。経営者や人事担当者がテレワークを検討・導入する際には、メリットとデメリットにわけて特徴を押さえておくことが大切です。
ここではテレワークのメリットとデメリットを簡単に紹介します。それぞれ洗い出すことで、評価制度を見直さないといけない理由も浮き彫りになってくるはずです。
テレワークのメリットは、人材確保・移動コスト削減
テレワークを導入すれば、社員が効率的な働き方ができるようになったり、仕事と子育て・介護などの両立ができるようになったりと、社員のワークライフバランスが充実しやすくなります。これにより、優秀な社員の確保にも繋がります。
また、テレワークであれば通勤や移動にかかる時間的、金銭的コストを削減できます。通勤にかけていた時間を業務にあてたり、通勤手当が不要になったりと、双方の負担を減らせます。
他にも、緊急時の事業継続計画という観点でもテレワークは有効ですし、新型コロナウイルスをはじめとした感染症やパンデミック対策にも効果的です。
テレワークのデメリットは、セキュリティリスク増大・コミュニケーション不足
メリットのあるテレワークですが、セキュリティを確保できるかは重要です。オフィス内であればネットワークやセキュリティシステムで守ることができましたが、テレワーク環境下では一定の安全性を担保することが難しくなります。結果的に、端末の紛失や盗難、情報漏洩のリスクが高まります。
また、対面でのコミュニケーションが難しくなるため、コミュニケーションの質と量が下がります。雑談によって生まれていたアイデアが生まれにくくなったり、オンラインでの連絡のハードルが上がって報告や相談が滞ったりと、業務に支障が出る可能性も少なくないでしょう。
こうした状態が続けば、マネジメント層が部下を管理しづらくなることも容易に想像できます。オフィスであれば部下の勤務状態を直接目で見れば把握できましたが、テレワークではそうはいきません。
既存の管理・評価体制のままでは、テレワーク環境下での勤怠管理や人事評価などが難しくなるのです。
テレワークにおける評価の課題
一体どのような観点でテレワークにおける評価が難しく感じられるのでしょうか。より詳しく見ていきます。
ここでは、株式会社あしたのチームの調査リリース「テレワークと人事評価に関する調査」をもとに、課題を整理してみます。
勤務態度が見えない
テレワークにおける評価が難しい理由に「勤務態度が見えないから」と回答したのが72.6%。これが最も多い回答です。
テレワーク環境では、上司が部下の業務中の様子や作業過程を直接目で見ることができません。「仕事をサボっているのではないか」と不安に感じる上司が32.7%いたことからも、勤務態度が見えないと評価しづらいことが分かります。
成果につながる行動を細かく把握しづらい
次に多い理由が「成果につながる行動を細かく把握しづらいから」で、67.1%の回答でした。これはアクションや内容など、部下が成果につながる行動として何を行ったのかが見えにくくなっていることを指しています。
通常、人事評価においては「成果」だけでなく「過程・プロセス」も評価対象に入っており、大きく反映されるポイントです。肝心の「仕事の過程」を細かく把握しづらいとなかなか評価できないのです。
勤務時間を正確に把握しづらい
そして「勤務時間を正確に把握しづらい」ことも、評価が難しい理由として45.2%も占めています。
タイムカードの代わりに勤怠管理システムを導入していたとしても、実際の勤務時間よりも短すぎたり長すぎたりする社員がいても気付くことは難しいです。上司から見えないからこそ、サボっていたり長く働きすぎたりする可能性があります。
このような評価の課題がある中で、テレワーク環境下での評価方法・評価基準が定まっていなければ、適切に評価することは困難です。共通の基準がなければ、チームの上司によって評価方法・基準にばらつきが生まれ、社員間での不公平感も生まれやすくなります。
テレワークにおける評価制度のポイント
では、どのような評価制度にすればテレワーク環境下でも適切に評価することが可能になるのでしょうか。
ポイントは「評価項目」「評価方法」を明確に定め、「目標管理制度を導入する」ことです。
評価項目を明確化する
まずは、評価項目を明確にするところから始めましょう。テレワークでは、上司が部下と対面で話す機会が減るため、目に見える成果と実績で評価しようとしがちです。
しかし、テレワークであったとしても、Web会議ツールを使って個別に1対1の「1on1ミーティング」を実施して、定期的に部下の仕事ぶりを確認できれば、成果に至るまでの過程も把握できるでしょう。
過程を含めた評価を行う場合は、事前に「いつまでに、何をするのか」を明確に設定しておく必要があります。この目標に対しての進捗を確認することで評価できます。
評価方法を統一する
次に、評価方法を統一することが大切です。評価方法にばらつきが出てしまっては、部下が不公平感を抱く原因にもなります。
評価項目や基準を明確にし、上司によって評価方法に偏りが出ないような仕組みをつくることが重要です。
この仕組みづくりにおける一つの手法として、人事評価システムを導入し、人事評価の評価項目の明確化、評価方法の統一を図ることもおすすめです。クラウド上に評価の情報を一元管理することもできるので、慣れないテレワーク間でも上司がスムーズに人事評価を行うことができるようになります。
人事評価は複数の管理者や人事担当者が関わることが多く、人事評価を行う担当者自身がテレワークをしている場合にも、オンラインで情報共有しながら人事評価ができるように環境を整えることも大切です。
目標管理制度を取り入れる
そしてテレワーク環境下での人事評価において、目標管理制度を導入することがおすすめです。
目標管理制度とは、個別またはグループごとに目標を設定し、それに対する達成度合いで評価を決める制度です。組織・グループと個人の目標をリンクさせた上で、社員が組織貢献と自己成長の療法を達成できる個人目標を立て実行します。一般的に「Management by Objectives」、略して「MBO」と呼ばれます。
期間内に達成したい目標を定め、実現するための取り組みや行動目標を設定し、それにもとづいて振り返りや評価を行います。事前に行動内容を決めた上で評価を行うため、テレワーク環境下であっても適切な評価を行いやすくなります。
まとめ｜部下とのMBO面談で適正な人事評価を
テレワークにおける評価は難しいと感じるかもしれませんが、課題をおさえて対策することができれば、適正な評価を行うことができるようになります。
「部下の仕事ぶりが見えない」と感じた場合には、定期的にWeb会議で面談をし、業務の進捗・プロセスを確認してみてください。
テレワーク導入前に目標管理制度を導入し、事前に目標を設定できている場合には、その達成度を確認して上司が進捗をサポートしていきます。
ここでポイントなのは、「評価」に囚われすぎずに、部下がスムーズにテレワークでも業務遂行できるよう、課題や困っていることを引き出して適切な指示やアドバイス、サポートをしていくことです。
いくら評価制度が整い、適正な評価ができるようになったとしても、テレワークが原因で業務が滞っていては意味がありません。部下とコミュニケーションを取って、働きやすい環境をつくることも意識してくださいね。
