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テレワークで働き方改革!導入メリットと成功させるためのポイントを解説【事例付き】

テレワークで働き方改革!導入メリットと成功させるためのポイントを解説【事例付き】

近年、「テレワーク」の需要が急速に増えてきています。

テレワークは対面での接触を避けたワークスタイルのため、2020年2月より世界的に蔓延した感染症への対策として既に知られている方も多いかと思います。

テレワークが広く知られるようになったもう一つの背景には、「働き方改革」が挙げられます。

テレワークは「働き方改革」を推し進める重要な取り組みの一つであり、上手く活用すれば、従業員のワークライフバランスの実現、移動時間の短縮といったメリットを得られます。

一方で、テレワークを導入している企業はまだまだ多くありません。

しかし今後、感染症の影響が落ち着いた後でも、オフィスから離れた場所で働くスタイルはITツールの発展により一般的となっていくでしょう。

そのような時に、自社にとって最適なテレワークのスタイル叶える情報を得られていないと、経営層だけでなく現場でも混乱が起きてしまう可能性があります。

そこで本記事では、テレワークの基本的な知識や社会的背景、メリット・デメリット、導入事例などについて解説します。

これからは、働き方改革を行い、ビジネス環境の変化に対応できなけれは、競争上の優位性を確立できないでしょう。これからテレワークで働き方改革を行いたいと思われているご担当者様は、ぜひご一読ください。

テレワークは政府が推進する「働き方改革」のひとつ

そもそも「働き方改革」が、働く人々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようにするための改革のことで、中でもテレワークは、重要な項目の一つに位置付けられており、政府では「一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ」と定義されています。

参考:働き方改革の実現 | 首相官邸ホームページ

2014年に内閣府により公表された「世界最先端IT国家創造宣言」では、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(「仕事と生活の調和」)の実現」という項目において以下のような目標が定められています。

若者や女性、高齢者、介護者、障がい者を始めとする個々人の事情や仕事の内容に応じて、クラウドなどのITサービスを活用し、外出先や自宅、さらには山間地域等を含む遠隔地など、場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するとともに、テレワークを社会全体へと波及される取組を進め、労働者のワーク・ライフ・バランスを実現する。

※引用:『世界最先端IT国家創造宣言』、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(「仕事と生活の調和」)の実現」

また最終的には、日本に住む労働可能な全ての労働者がワーク・ライフ・バランスを実現するために、全労働人口の10%をテレワーカーにするという目標を政府は掲げています。

まずは基本情報として、テレワークの定義や、働き方改革との関連性について解説していきます。

テレワークの定義

「テレワーク」とは、「離れた(Tele)」と「仕事(Work)」を掛け合わせた造語で、情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。

PCやスマホなどのICTツールを活用しながら、1週間のうち8時間以上オフィスから離れた場所で仕事をしていれば、テレワークをしている状態であるとされます。

自宅で袋詰めをしたり部品を組み立てたりする仕事(内職)は家内労働であり、ICTツールを活用していないので、テレワークの定義には当てはまりません。

テレワークには3つの種類があり、それぞれ異なる特徴を持っています。

テレワークの定義

在宅勤務

決められたの場所(オフィス)に出勤せず、自宅で就業する働き方です。

モバイルワーク

勤務先に出勤せず、場所や時間にとらわれず働くスタイルのことです。近年では、ノートPCやタブレット型端末などのモバイル機器を活用して、勤務先以外で仕事をすることを指します。

サテライトオフィス勤務

勤務先以外のオフィススペースや特定の場所で働くスタイルのことです。

テレワークの社会背景と普及率

ここまで説明したことからもお分かりのように、テレワークは感染症の影響を受けてから注目された訳ではなく、以前より政府主体でその構想は出来上がっていました。

ここでは、その主な社会背景と現状をまとめて説明します。

テレワークが広がる社会背景

①働き方改革の推進

先述の通り、テレワークが普及するようになった最も大きな背景の一つは、政府が進めている働き方改革です。

2012年に発足した安倍政権が掲げた「アベノミクス」の成長戦略の中にテレワークが含まれており、そこから助成金制度の整備といった具体的な施策も始まっています。

感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度を分かりやすく解説

テレワークに関する助成金の最新情報については、関連記事「感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度を分かりやすく解説」を合わせてご覧ください。

②女性の活躍

働き方改革を行う根本的な理由として、日本国内における生産年齢人口の減少、労働力の低下、という問題があります。

中でも多くの女性はキャリアの途中であっても、出産や育児・介護といったライフイベントを理由に、離職せざるを得ないという状況下にあります。

そのため、テレワークによって女性が育児中、および介護中にも働ける環境があることは、企業にとって人材不足を解消する手段と考えられています。

育児中の社員にテレワークを導入するメリットやデメリットと成功事例

育児中の社員が多い企業に検討していただきたいテレワーク活用例は、別記事「育児中の社員にテレワークを導入するメリットやデメリットと成功事例」で解説しています。合わせてご覧ください。

③ICT環境の整備

テレワークの導入が進む昨今では、在宅でも、オフィスで勤務している場合とほとんど変わらない環境を作ることができるICTツールの普及が進んでいます。

例えば、オンラインでいつでも・どこでも会議に参加できるWeb会議システムテレビ会議システムといったツールの活用ができます。

また最近では、導入コストも低くなってきているため、大手企業だけでなく中小企業にとっても導入のハードルは下がってきたといえます。

現在テレワークの普及率は19.1%

では、様々な要因に普及の後押しをされているテレワークですが、現在どの程度浸透しているのでしょうか。

総務省が日本の企業2,106社を対象とした通信利用動向調査(令和元年5月30日発表)によると、企業におけるテレワークの導入状況は19.1%と、約5社に1社がすでに何かしらの形でテレワークを導入しています。

それに加えて7.2%の企業がテレワークを導入予定があると回答しており、この数値は年々増加しています。中でも情報通信業や金融・保険業は全体の4割近くの企業が導入済みとなっており、これらの業界における関心の高さが伺えます。

テレワークの導入状況

出典:総務省|平成30年通信利用動向調査ポイント

しかし、これだけ多くの企業へ導入が進んでいるテレワークとはいえ、すべての企業がその効果を実感しているかといえば決してそうではありません。 

独立行政法人労働政策研究・研修機構が平成28年3月31日に発表した「労働時間管理と効率的な働き方に関する調査」によると、ICTの活用に伴う従業員の総実労働時間数の変化についての質問に対し「変わらない」とする回答が72.3%を占めています。

働き方改革におけるテレワークの活用は、現状、まだ伸び代があるといえます。

テレワークのメリット・デメリットとは

ここまでテレワークの社会的背景や現状について述べました。

では、テレワークは企業の働き方改革において、具体的にどのような恩恵をもたらすのでしょうか。また反対に、起こり得るデメリットとは何でしょうか

その両面を確認しながら、自社の課題解決にとって優先するべきことは何かを考えてみましょう。

テレワーク導入のメリット4つ

メリット1:交通費・出張費などの経費削減

テレワークを行う従業員は、通勤そのものが必要なくなるため、自宅・オフィス間の交通費が不要となります。また、環境さえ整えば全国どこでも業務を行うことが可能です。これにより交通費や出張費などの従業員の移動コストが削減できます。

例えば、月2回の東京本社での打ち合わせに、全国4つの支社から各1名のメンバーが集まるとします。名古屋、大阪、仙台からは新幹線で、福岡からは飛行機を利用して移動し、さらに各メンバーが1泊ずつ宿泊すると、半年で約198万円のコストがかかります。

メリット1:交通費・出張費などの経費削減出典:V-CUBE ミーティング


もしWeb会議を導入すれば、初期費用・月額費用を含めても、大幅なコスト削減が見込めるでしょう。

さらに、移動時間が無くなることから時間を有効に活用することもでき、 業務効率のアップも期待することができます。

厚生労働省が委託し運営しているテレワーク相談センターによると、テレワークによるオフィスコスト削減の事例として年間約1,500万円のオフィスコスト及び年間約3,000万円の時間外手当コストを削減した企業もあるほどです。

メリット2:企業イメージの向上

テレワーク導入による働き方改革を進める企業は、いわゆるホワイト企業と見られることが多くあります。

一般財団法人 日本次世代企業普及機構が主催する2020年第5回ホワイト企業アワードでは、「猛暑テレワーク」や「ふるさと帰省テレワーク」など独自のテレワーク制度が受賞となるなど、各社が積極的に働き方改革への取り組みをアピールしており、テレワークの導入がイメージ向上に一役買っていることが伺えます。

また、ワーク・ライフ・バランスが重視される採用時のブランディングとしてもテレワークは有効な手段と言えるでしょう。

実際に20代専門転職サイト「Re就活」が527名の求職者を対象に行った「テレワーク推奨を受けた、転職志向に関する緊急アンケート」(2020年4月)では、「IT・通信・インターネット」業界への転職意向が顕著になっています。

理由としては「テレワークに適応している業界だから」「テレワークの環境整備が進んでいるイメージがあるから」といった、働き方に関する声が多く上がりました。

メリット2:企業イメージの向上出典:Re就活|テレワーク推奨を受けた、転職志向に関する緊急アンケート

「テレワークを導入している」ことが、求職者へのアピールポイントになり、ひいては優秀な人材の確保に繋がることは容易に想像できます。

メリット3:災害時のリスクを分散

万が一大規模災害が発生して本社や支社が壊滅的な被害を受けた場合でも、被害のない地域で働くテレワーカーにより経営への影響を最小限にとどめることが出来ます。

システムの負荷分散と同様に、人的リソースの負荷分散を行えるということです。また総務省では、新型コロナウイルスなど感染症への対応策としても有効だと判断されています。

メリット4:離職率の低下

時間や場所にとらわれない柔軟な働き方であるテレワークは、従業員にとってワークライフバランスを実現するために欠かせない制度です。ワークライフバランスを実現すると従業員は会社に対する不満が減少し、「長くこの会社で働きたい」と考えるようになります。

実際に総務省主催の平成29年度テレワーク先駆者百選に選ばれた「株式会社ガイアックス」では、テレワークの導入によって従業員幸福度・満足度が上昇し、2015年度に38%あった離職率が、翌年2016年度には8%にまで下がったとのことです。

参考:総務省「テレワーク先駆者百選」

テレワーク導入のデメリット3つ

テレワークには数々のメリットがある一方で、実際に働き方改革の枠組みの中で運用していく際には、デメリットも理解しておく必要があります。

デメリット1:情報漏洩のリスクが高まる

テレワークを行う際には、情報漏洩にリスクについて気をつけなければいけません。

テレワークは文字通り、「遠隔地で働く」ことです。業務を行う場所は自宅やオフィスに限らず、カフェやなどのパブリックスペースで業務を行うケースもあるでしょう。

このような場所では、社員以外の他人の目があったり、社外ネットワークを使わざるを得ない状況であったりと、情報漏洩のリスクが高まる可能性はいうまでもありません。

また、不注意による盗難で機密情報を紛失してしまう事件も各地で発生しており、パソコンを外部に持ち出すことの危険性も指摘されています。

デメリット2:従業員のマネジメントが難しくなる

テレワークで働く従業員の目線では、上長の目が届かない環境で働くことは、ある意味でサボりやすい環境にあるともいえます。管理職側にとって、部下の行動が可視化されないと、細かくマネジメントをしすぎてしまうなど、お互いのコミュニケーションが機能しなくなってしまう可能性もあります。

株式会社リクルートマネジメントソリューションズが2020年4月に発表した「テレワーク緊急実態調査」によると、管理職618名中の約6割が「部下がさぼっていないか考えている」と回答しており、多くの企業がテレワーク下のマネジメントにおいて苦労していることがわかります。

デメリット2:従業員のマネジメントが難しくなる出典:株式会社リクルートマネジメントソリューションズ|テレワーク緊急実態調査

デメリット3:従業員間のコミュニケーションの総量が減る

テレワークはお互いが直接顔を合わせて作業することがなくなるため、従業員間のコミュニケーション不足が起こりがちになります。

管理職層のマネジメントが難しくなるだけでなく、現場のメンバー同士であっても「聞いていない」「やってくれると思っていた」といった状況が生まれてしまいます。

対策としては、ビジネスチャットを導入したり、テレビ会議システムを常にオンの状態で仕事をしている従業員同士をつなげる、など現場でのコミュニケーションが途切れない工夫が必要でしょう。

テレワークに必要なICTツール完全比較ガイド

テレワークにおけるコミュニケーションを円滑にするために必要なICTツールを徹底的に比較した、ブイキューブ社オリジナルの「テレワークに必要なICTツール完全比較ガイド」では、目的別に活用できるツールを多数ご紹介しています。ダウンロードは無料です。ぜひ、合わせてご覧ください。

テレワーク活用で働き方改革を成功させるためのポイント3つ

それでは、テレワークのデメリットを理解しつつ安全な運用を行っていくために、企業担当者として注意すべき点は何でしょうか。

本章では、テレワークを活用して働き方改革を成功させるためのポイントを3つご紹介します。

ポイント①:Web会議ツールを導入・充実させる

テレワークを自社に導入するために最も重要なポイントは、テレワーク環境を整備することです。具体的には、自社に最適なWeb会議ツールテレビ会議ツールWebカメラなどを導入・充実させることです。

もし中途半端な設備や環境でテレワークを行なってしまうと、従業員間の業務連携だけでなく、顧客とのコミュニケーションにおいても、リスクとなります。

またWeb会議システムのようなコミュニケーションツールの他、プレゼンス管理ツール、スケジュール管理ツールなどを組み合わせて運用することが大切です。

あわせて、仮想デスクトップ環境やクラウドアプリ、セキュアなPCの貸与など、ハード面の整備も並行して行うべきといえます。

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ポイント②:効果が高い部門・人に限定的に導入する

テレワークを初めて導入するという企業は、いきなり全社一斉に適用するのではなく、最初は部門や対応可能な職種に限定してテレワークを試験的に行うことをおすすめします。

例えば育休(産休)対象の社員に限定する、あるいは人事や総務などの管理部門に限定するといった具合に、比較的テレワークに馴染みやすい部門や人から順次制度を適用していくとよいでしょう。

また、働き続けることが難しい、今後不安に感じている従業員を対象にしても良いでしょう。

ポイント③:テレワーク導入を成功させるには、経営陣の意思が重要

テレワークを行う上で特に重要なのが、経営陣が自社においてどのような働き方のビジョンを持っているか、という点です。

会社や事業をどうしていきたいのか、そのために、従業員にはどのようなワークスタイルでどのように活躍してもらいたいのか。場当たり的に、「流行っているからテレワークを導入してみよう」「働き方改革になるらしいからやってみよう」。

興味を持つきっかけとしては問題ありませんが、テレワークで働き方改革を実現すると決めたら、そのために必要な情報を従業員にシェアし、経営層が旗振り役とならなければ、丸投げされた現場は混乱してしまうでしょう。

実現したい未来を描きつつ、現場目線で進めることがテレワーク導入においては重要です。

テレワークにおすすめのWeb会議ツール

以下では、テレワークを効果的に運用するためのお役立ちツールを紹介します。紹介するツールはどれも多くの企業で導入されているICTツールの中では代表的なものであり、高い機能性を期待できます。

テレワークにおけるコミュニケーション課題にお悩みの方は、ぜひ導入をご検討ください。

V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティング出典:V-CUBE  ミーティング

「V-CUBE ミーティング」は、どなたでも安心して活用できるHD対応の映像と高い接続性を誇る、高品質のクラウド型Web会議サービスです。

サービスはグローバル対応しており、翻訳機能や7ヶ国語以上で海外専用のネットワーク環境が用意されているため、海外展開している企業にも向いています。

テレワークによる働き方改革は、環境整備から始まります。まずは無料トライアルを活用し、自社での活用可能性を確かめてみましょう。

▼サービス詳細
V-CUBE  ミーティング

Zoom ミーティング

Zoom ミーティング

出典:Zoom ミーティング

Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。

通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、音声の途切れがほとんどありません。

Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加できます。

13年連続Web会議の国内シェアNo.1(※)を獲得しているブイキューブが提供するZoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことが可能です。

投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。

また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。

※「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」調べ

▼サービス詳細
Zoom ミーティング

テレワークで働き方に成功した3つの企業事例

最後に、テレワークの導入により働き方改革に成功した企業の事例を3つご紹介します。

株式会社ワーク・ライフバランス:“働き方改革をリードする企業”でWeb会議が浸透

株式会社ワーク・ライフバランス:“働き方改革をリードする企業”でWeb会議が浸透出典:株式会社ワーク・ライフバランス

▼事業概要

ワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座や働き方改革コンサルティングなど、ワーク・ライフバランスの実現を支援するためのサービスを提供。

▼対策のポイント(課題)

・無料の個人向けWeb会議サービスでの会議を試みたが、4人以上だと音声や映像が途切れてコミュニケーションが満足にとれなかった。
・必ずしもITリテラシーが高いスタッフだけではないため、操作が難しいと結局は使われないツールになってしまう。
・音声だけの電話では、同じ資料を共有しているはずでも、違う箇所を見ていたり、伝えたいことが伝えにくい。

▼取り組みの結果

・V-CUBEミーティングを活用することで、外出中や在宅勤務のスタッフと、オフィスにいる複数のスタッフがWeb会議が可能に。またオフィスのスタッフもそれぞれのPCでアクセスし、外からのアクセス同様「1対1対1対1…」の対等の立場でWeb会議に参加するため、大人数でもスムーズに会議ができるように。
・特に詳細な使い方の説明をしたりマニュアルを用意しなくても、誰もが簡単にWeb会議を開催したり参加してコミュニケーションを取ることができるように。
・社内スタッフ間の電話のやり取りはほとんどなくなり、「ではブイキューブで!」というように気軽にWeb会議を開催。必要に応じて資料共有を行えるため、社内コミュニケーションインフラのメインに。

▼事例詳細

“働き方改革をリードする企業”でWeb会議が浸透 コンサルタント養成講座や育休女性向けセミナーなど活用の幅が拡大中

宮崎市役所:本庁舎と支庁を遠隔会議で接続して業務効率化

宮崎市役所:本庁舎と支庁を遠隔会議で接続して業務効率化

出典:宮崎市

▼概要

宮崎県のほぼ中央に位置し、東は約 47 kmの風光明媚な砂浜と波状岩の海岸線に接している。 平成18年1月に佐土原町・田野町・高岡町、平成22年3月に清武町と合併。各地域の特色を生かしつつ、魅力ある都市づくりを目指し、さまざまな施策や事業に取り組んでいる。

▼対策のポイント(課題)

・定期的な幹部会議のたびに、毎回各支庁から本庁への移動が発生。遠くは20km離れた拠点から参集する必要がある。
・万が一の災害時に、市役所の専用ネットワークがダウンすると、現場の情報収集が困難になったり、参集できない職員との情報が途絶えたりする問題がある。
・業務を委託している外部民間業者とのミーティングにおいて、実際に集まる以外に手段がなく、忙しい現場を離れることで負担がかかる。

▼取り組みの結果

・本庁に設置された「V-CUBE Box」と支庁の「V-CUBE ミーティング」 で遠隔会議を実施。書類を画面共有することで、共通認識の向上も目指す。
・自治体の専用ネットワークとは別に、インターネット回線で遠隔会議を接続するため、仮に専用ネットワークに不具合があっても情報共有が可能。
・手元のPCなどから遠隔で、移動せずに会議に参加できるので、本来の業務にかかる負担を軽減。

▼事例詳細

『本庁舎と支庁を遠隔会議で接続して業務効率化 フレキシブルに利用可能な情報ツールとして環境を整備』

システージ株式会社:離れた拠点と“同じ部屋にいる感覚”での業務を実現

システージ株式会社:離れた拠点と“同じ部屋にいる感覚”での業務を実現

出典:システージ株式会社

▼事業概要

官公庁や教育機関、民間企業などの情報システムを構築するネットワークシステムソリューション企業。ネットワーク構築やセキュリティ対策を専門に、環境調査から設計、保守メンテナンスサービスなど、ITに係わる幅広いサービスをワンストップで提供している。

▼対策のポイント(課題)

・チャットやメールといった文字ベースのコミュニケーションでは、話題のニュアンスが伝わりづらい。
・離れた拠点で仕事をしていると、話しかけたい相手がどのような状態かわからず、コミュニケーションが取りにくい。
・顔をあわせて打ち合わせをするにも、拠点が離れていると移動時間や交通費がかさんでしまう。

▼取り組みの結果

・「V-CUBE Box」でテレビ会議越しに対面で話すことで、文字だけでコミュニケーションを取るよりも齟齬が生まれにくくなった。また、タイムラグがないのでスムーズに業務を進めることが可能に。
・オフィス間をテレビ会議で常時接続することで、連絡を取りたい相手の状況がすぐわかるように。
・拠点間を移動することなく打ち合わせに参加できるので、移動時間や交通費の節約に。打ち合わせだけでなく、ちょっとした相談もしやすくなった。

▼事例詳細

『テレビ会議の常時接続による「空間共有」で離れた拠点と“同じ部屋にいる感覚”での業務を実現』

まとめ|テレワークから働き方改革をはじめよう

テレワークは働き方改革へと通じる第一歩です。新型コロナウイルスの感染拡大によって、私たちは否応なしに新しい働き方について考え直さなければならなくなりました。

これをピンチではなくチャンスと捉え、自社の働き方改革を推進していく必要があります。

本文でも述べましたが、テレワークを実施するにあたっては、メリットとデメリットの両方の側面が存在します。

まずは自社の従業員の働き方の中で何が課題となっていて、どのように解決するべきかを明確にすることが先決でしょう。

それらが明確になったら、安定的な性能を持つWeb会議システムや、ツール、ハードウェアなどの環境を整え、経営陣と現場が一体となってテレワークの取り組みをまずは限定的に進めていくのが良いでしょう。

ただ一方で、「何から始めて良いのか分からない」「まずは誰かに相談したい」という方もいらっしゃるかと思います。

そのような時は、ぜひブイキューブにご相談ください。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

テレワークの導入で時代に取り残されない働き方改革を

2019年4月から開始された働き方改革の影響を受け、多くの企業が様々な取り組みをはじめています。

しかしその一方で、「ワークライフバランスの拡充や健康経営など、実際にやるべきことが多すぎて何から手をつけて良いかが分からない...」そうお困りの企業担当者さまもいらっしゃることでしょう。

そこでまずはじめに取り組みたいのが、テレワークの導入です。

テレワークとは、パソコンやスマートフォンなどICT技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方です。

テレワークを導入することにより、以下のような利点があります。

  • 介護や育児を理由に退職をせざるをおえなかった従業員など、多様な働き方を希望する社員を持続的に雇用できるため、優秀な働き手の採用・確保が可能
  • 感染症対策や自然災害などオフィスに出社が困難な状況でも、持続的に仕事ができる
  • 従業員満足度の向上や定着率、生産性の向上など、経営課題に大きなメリットがある

 

働き方改革をはじめよう、そうお考えの方はぜひテレワークの導入からはじめてみましょう。資料は無料で忙しい方でもすぐに読むことができます。

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