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カメラやマイクからの映像・音声によって、遠隔でもスムーズにコミュニケーションが取れるテレビ会議システム。

一言でテレビ会議システムと言っても、接続型やコストなどによって様々な違いがあります。

 

導入に失敗しないためには、テレビ会議システムの特徴をしっかりと理解した上で、自社のニーズに合ったサービスを選ぶ必要があるでしょう。

 

そこで今回は、テレビ会議システムの基本や導入方法について解説します。

 

テレビ会議システムとは?今さら聞けない6つの基本

テレビ会議システムとは、専用回線と専用機材を使って遠隔で会議を行うシステムです。まずは、システムの概要や仕組みについて確認してみましょう。

 

Web会議システムとの違いは?

テレビ会議システムは、大人数の打ち合わせや国際会議など、高いレベルのコミュニケーションに適した遠隔コミュニケーションツールです。

 

一方のWeb会議システムは、専用機材が不要で手軽に利用できるというメリットがあり、例えば少人数でのコミュニケーションや、頻繁な移動を伴う営業職などの社員との打ち合わせに適しています。

 

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より詳細な違いは、別記事「Web会議とテレビ会議とは? それぞれの違いと機能、効果を徹底比較」で詳しく紹介しています。ぜひ、合わせてご覧ください。

 

必要な機材は?

テレビ会議システムを活用するには、会議の接続場所に、カメラ、マイク、スピーカー、そして操作のための専用リモコンの専用機材を設置する必要があります。

 

ここが、手軽に始められるWeb会議システムと異なる点でもあります。

可動式のテレビ会議システムの導入を検討している場合には、キャスター付きのモニターラックも揃えましょう。

 

データはどうやって送信されるの?

 

映像や音声がR(赤)・G(緑)・B(青)の3種類に分解されて電気信号に変換される点は、テレビ会議システムも地上波テレビ放送と何ら変わりません。ただし、一度にやり取りできるデータのサイズが異なります。

 

テレビ会議システムでは、テレビ放送のように膨大なデータをネットワーク回線に乗せることができません。そのため情報を圧縮してから、ネットワーク回線で送信し、相手側のシステムで解凍して読み取る仕組みとなっています。

 

映像や音声のクリアさや臨場感は、使用するネットワーク回線の速度や圧縮技術によって左右されてしまうポイントですので、テレビ会議システムを比較・検討する際は必ずチェックするようにしましょう。

 

導入形態は?(オンプレミス型 vs クラウド型)

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テレビ会議システムの導入形態は、やり取りするデータをどこに保存しておくのかによって、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

 

クラウド型の場合

クラウド型の最大のメリットは、社外に設けられたサーバを利用することで、クライアントソフトのインストール作業や面倒なネットワーク設定・メンテナンスが不要となる点です。

 

月額課金で、時間や回数を気にせず必要に応じて使うことができる他、専用IDでログインをすれば常に最新の状態で利用することができるため、自社でメンテナンスをする必要もありません。

 

ただし、運用にあたっての固定費はかかります。

 

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の利点は、活用スタイルやイントラネット環境、また自社のセキュリティポリシーに応じて自由にカスタマイズできる点です。

 

月額費用はかかりませんが、初期導入費用がクラウド型と比べて高額になります。また、別途、保守費用が必要となるケースもあります。

 

導入予算の目処はどのくらい?

テレビ会議システムの導入予算は、機材を自前で揃えるか、接続タイプをクラウド型にするかオンプレミス型にするかによっても変動します。

 

▼導入価格例(V-CUBE Box)

月々11,000円〜/ ポート※1

ローカルプラン

 

<使用可能ハードウェア(3年間の保証つき)>

・テレビ会議システム本体

・カメラ

・マイク/スピーカー

・リモコン

 

3年間の想定運用コスト:396,000円〜

※1 ポートとは、接続拠点のことです。例えば東京・大阪・名古屋・シンガポールで同時接続をしたい時には、4ポートを導入する必要があります。テレビ会議システムの本体価格や、周辺機器の料金は含みません。

 

セキュリティ対策はどうなっているの?

どこまでテレビ会議システムのセキュリティに注意すべきかは、取り扱う情報の重要度や、フォーラムや役員会議といった利用用途など、自社の判断によって変わります。

 

しっかりとセキュリティ対策をしたい場合は、主に下記のセキュリティ機能のポイントが重要になります。

 

  • ・SSL暗号化がされているか
  • ・セキュリティコードは二段階認証になっているか
  • ・専用IPアドレスがあるか
  • ・自動ログアウト機能を実装できるか

 

ただし、いかにセキュリティ問題に気を配っていたとしても、送受信するデータが100%安全だと言い切れる確証はそのサービスでもありません。

 

もし、絶対に外部漏えいさせてはならない機密情報を頻繁に扱うのであれば、そもそもインターネット回線を介したテレビ会議システム・Web会議システムが不適切ということもあるでしょう。

 

もしくは、自社内に専用のサーバーを立ち上げ、サーバからの情報流出を防ぐ方法もあります(オンプレミス型)。ただし導入時には莫大な初期費用がかかる他、 メンテナンス費用などのコストが発生するデメリットも生じます。

失敗しないためのテレビ会議システムの導入ステップ

それでは、実際にテレビ会議システムを自社で導入するためのステップについて確認してみましょう。

 

「安いから」「人気だから」といった安易な理由で、やみくもにWeb会議ツールを選定・導入するのではなく、必ず下記のステップを踏み、後々後悔しないようなシステム導入を検討してください。

 

STEP1:自社ニーズを洗い出す

最初に行っていただきたいことは、自社ニーズの特定です。具体的には、下記のポイントを書き出して整理します。

 

  • ・何の職種が(営業職・管理職など)
  • ・どういったシチュエーションで(移動中なのか会議室からなのか)
  • ・何のデバイスから(PC、モバイル、タブレットなど)
  • ・何人体制で(1対1、大人数など)
  • ・どの頻度で(毎日、毎週など)

 

数人規模で月に一度行われるような管理職・役員会議では、通信の安定性や、操作のしやすさが重要となります。場合によっては、同時翻訳機能や、録音機能が備わっている方が望ましいかもしれません。また、より大規模は国際カンファレンスや研修といったイベントでは、クリアな音声と解像度の高さが無視できないでしょう。

 

一方で、営業職が移動中に公共の場所から会議に参加するためのシステム構築であれば、てデビ会議システムではなく、Web会議システムの方が適切である場合も考えられます。回数制限のない契約タイプや、モバイル端末からの資料共有・画面共有・チャット機能などに強いツールが望ましいでしょう。

 

このように、どのようなシステムの導入が最適かを見極めるために、自社にとってのマストポイントを確認しておきましょうまた、この時に大体の導入予算も組んでおきます。

 

STEP2:導入場所をチェック

利用頻度や予算を確認できたら、自社でテレビ会議システムを導入するスペースも確認をしておきましょう。導入例としては、会議室やオープンスペースだけでなく、教室や工事現場なども考えられます。

 

システム自体を固定させるか、キャスター付きの台に乗せて移動式にするかなど、実際の活用デモンストレーションも行い、導入に備えましょう。

 

STEP3:見積もりをとる

自社にテレビ会議システムの導入目処がたったら、ここでやっと、見積もりを取ります。自社のニーズを明確化しないまま相見積もりをとってしまうと、メーカーの企業ブランドやイメージが先行したり、不要な機能まで契約してしまう可能性があります。

 

ポイントは、複数の業者から、3年ほどのスパンで見積もりを出してもらうことです。既存の会議頻度や規模感、今後の事業計画から想定される利用人数(ID拠点数)などを鑑み、それぞれの利用料を比べてみましょう。

 

STEP4:必要なツールを確認する

導入ツールの選定時には、候補となるテレビ会議システムを活用するに当たって必要なツールを確認しておきましょう。

大人数での打ち合わせには、音声を収集できる高機能なマイクの設置が望ましいですが、サービスによっては自社で別購入しなければならないこともあります。

 

また、社内のIT部門に負担をかけないよう、操作方法が簡単なツールを選ぶという選択方法もあります。

運用費用が安くても、設備工事やサポート体制で値が張る可能性もありますので注意しましょう。

 

STEP5:社内での告知・運用マニュアル作成

導入やツールが決まったら、社内に告知をします。

 

テレビ会議システムを使用する社員が悩むことのないよう、例えば「システム利用の際は当日2時間前までに申請をする」といった社内利用ルールや、「リモコンの操作方法」といった運用マニュアルは準備しておきましょう。

 

ビジネスシーンでのテレビ会議システム活用シーン3選

それでは最後に、実際にテレビ会議システムが導入されているビジネスシーンをご紹介します。

 

一口に「テレビ会議システム」といっても、その導入目的や使い道は非常に多様であることがわかると思います。ぜひ、自社の参考にしてみてください。

 

テレビ会議の常時接続による「空間共有」で、離れた拠点と“同じ屋にいる感覚”での業務を実現|システージ株式会社様

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官公庁や教育機関、民間企業などの情報システムを構築するシステージ株式会社は、北九州市に本社を置き、福岡県を中心にさまざまな企業へネットワークシステムソリューションを提供しています。

 

離れたところにいる社員同士やクライアントとの、メールや電話のみでのコミュニケーションに限界を感じ、お互いの様子を常に知ることができるテレビ会議システムの導入に至ったと言います。

 

画面越しでお互いの職場状況がわかるため社内コミュニケーションが活性化されただけでなく、以前は車で1時間〜1時間半かかっていたオフィス間の移動コスト削減にも成功しました。

 

▼事例詳細

テレビ会議の常時接続による「空間共有」で、離れた拠点と“同じ屋にいる感覚”での業務を実現|システージ株式会社様

 

テレビ会議システムを活用しランチ会を遠隔で実施|株式会社あしたのチーム様

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(画像引用元:株式会社あしたのチーム

 

人事評価システムの導入支援や運用コンサルティングを手掛ける株式会社あしたのチームは、全国各地に支社やサテライトオフィスを構え、日常的にテレビ会議システムを活用しています。

 

中でも徳島県三好市や福井県鯖江市、秋田県大館市をはじめとした、雇用が少なく人口減に苦しむ自治体からの依頼を受け、自然豊かな環境でテレワークを行う雇用創出型のサテライトオフィスの開設に力を入れています。テレビ会議システムは、今やなくてはならない経営インフラの一つだとか。

 

同社のテレビ会議システムは、打ち合わせや研修といった業務上の用途の他に、全拠点をつないだ朝礼や遠隔で実施するランチ会に活用されています。

 

同社のように拠点が全国にある場合、拠点間のコミュニケーションが希薄になりがちです。テレビ会議システムを社内コミュニケーションに活用することにより、各地のサテライトオフィスの実情や意見を交換する機会を持つことができ、距離を感じさせることなく相互の親睦を深めることができると好評です。

 

▼事例詳細

テレビ会議システムを活用しランチ会を遠隔で実施|株式会社あしたのチーム様

 

新商品の社内研修をオンライン化し、3ヵ月で延べ400名以上が参加。 移動時間やコストを大幅に削減|株式会社宮崎銀行様

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九州を中心に96拠点を展開している宮崎銀行では、全行での情報共有のために、新商品に関する勉強会を10地区に分け、ほぼ毎月開催していました。

 

一時期はテレビ会議システムの導入も検討したものの、拠点数が多いことからコスト面で断念。またWeb会議システムでも、音声や画像が途切れるという課題を感じており、なかなか満足に運用できるシステムがなかったと言います。

 

そこで拠点の人数に応じて、低コストのテレビ会議システム「V-CUBE Box」と、高音質・高画質のWeb会議「V-CUBE ミーティング」を使い分けることで研修の遠隔開催を実現。

 

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移動の手間が省けるため、勉強会への参加者は3ヵ月で400名にまで昇りました。勉強会に出席するための交通費、宿泊費といったコストや、移動時間の大幅削減という効果も実感できているそうです。

 

▼事例詳細

新商品の社内研修をオンライン化し、3ヵ月で延べ400名以上が参加。 移動時間やコストを大幅に削減|株式会社宮崎銀行様

まとめ|自社のニーズに合ったテレビ会議システムで快適なワークライフを

テレビ会議システムは、導入をしただけで効果が発揮できるものではありません。導入後に社内での利用を定着させていくという運用面まで考えておく必要があります。

 

そのためにも、自社にとって本当に必要なテレビ会議システムを選ぶことが重要となってきます。

コスト面や使い勝手など、同じテレビ会議システムでもメーカー毎に特徴が異なりますので、導入の際は焦らず慎重に自社ニーズから検討していきましょう。

 

約5,000社以上の導入実績を誇るV-CUBEによるテレビ会議システム「V-CUBE Box」は、今だけ無料体験キャンペーンを行っています。最小限のリスクで導入を試すことができるため、ぜひご検討ください。

 

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空いたワークスペースを会議室として有効活用できる「テレキューブ」

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もしも今現在、自社で以下のような課題をお持ちであれば「テレキューブ」の導入を検討してみましょう。

  • 評価面談や1on1ミーティングなど、個人間の対話に適した場所が少ない
  • 誰にも話しかけられずに、業務に集中できるスペースが欲しい
  • 機密性が保たれたスペースで、周囲に聞かれずにWeb会議や電話がしたい

テレキューブは、オフィスの空きスペースを活用しあらゆる場所に設置ができるスマートワークブースです。Web会議が利用できるPCが設置されており、セキュリティが保たれた静かな環境で業務に集中できます。

また、大掛かりな設置工事の必要がなく最短1ヶ月〜から契約可能です。設置場所や利用シーンを問わず自社のオフィスに合わせた活用を検討しましょう。

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