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0から知るテレビ会議システム!3つのおすすめツールや注意点を解説

0から知るテレビ会議システム!3つのおすすめツールや注意点を解説

カメラやマイクからの映像・音声によって、遠隔でもスムーズにコミュニケーションが取れるテレビ会議システム。

しかし、一言でテレビ会議システムといっても、接続型やコストなどによってさまざまな違いがあります。

導入に失敗しないためには、テレビ会議システムの特徴をしっかりと理解した上で、自社のニーズに合ったサービスを選ぶ必要があるでしょう。

そこで今回は、テレビ会議システムの基本や導入方法、またおすすめのITツールについて解説します。

テレビ会議システムとは、遠く離れた場所ともコミュニケーションを取れるITツール

テレビ会議システムとは、専用回線と専用機材を使って遠隔で会議や打ち合わせを行うITツールです。主にテレビ画面越しでの会議になるので、会議室に据え置きするものが従来は主流でしたが、最近ではスマートフォンなどからも参加可能なテレビ会議システムの登場もあり、活用できる幅は拡大しています。

一般的にはテレビやスピーカー、カメラなど専門機材を用意した会議室に設置して運用を行うので、大人数での打ち合わせや国際会議など、高いレベルのコミュニケーションに適したものであるといえます。

遠隔会議のそのほかの形態「Web会議」と「テレビ会議」と比較すると導入コストは高めです。しかし、国内外を問わず安定した通信環境下で、対面と変わらないコミュニケーションが取れる、というのは他の2つにはない最大のメリットだといえます。

遠隔会議の形態はさまざまですが、その中でもテレビ会議システムは「接続の安定性」が抜群に高いといえるでしょう。

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今さら聞けない、テレビ会議システム導入前に知っておきたい6つの基本

テレビ会議システムは、対面でのコミュニケーションを長い間当たり前としていた企業にとっては未知のものでしょう。そのため、テレビ会議システムを運用する際に、知っておくべき基本事項を6つ紹介します。

Web会議システムとの違いは?

テレビ会議システムは、前述した通り、大人数の打ち合わせや国際会議など、高いレベルのコミュニケーションに適した遠隔コミュニケーションツールです。遠く離れていても、まるで実際に会って会議を行っているかのような臨場感を出すことができます。

一方のWeb会議システムは、専用機材が不要で、テレビ会議よりも低いコストで手軽に利用できるというメリットがあります。

例えば少人数でのコミュニケーションや、頻繁な移動を伴う営業職などの社員との打ち合わせに適しています。

テレビ会議とは?Web会議との違いやよくある疑問を徹底解説

テレビ会議とWeb会議のより詳細な違いは、関連記事「テレビ会議とは?Web会議との違いやよくある疑問を徹底解説」で詳しく紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。

必要な機材は?

テレビ会議システムを活用するには、会議の接続場所に、カメラ、マイク、スピーカー、そして操作のための専用リモコンの専用機材を設置する必要があります。

ここが、手軽に始められるWeb会議システムと異なる点でもあります。

可動式のテレビ会議システムの導入を検討している場合には、キャスター付きのモニターラックも揃えましょう。

データはどうやって送信されるの?

映像や音声がR(赤)・G(緑)・B(青)の3種類に分解されて電気信号に変換される点は、テレビ会議システムも地上波テレビ放送と何ら変わりません。ただし、一度にやり取りできるデータのサイズが異なります。

テレビ会議システムでは、テレビ放送のように膨大なデータをネットワーク回線に乗せることができません。そのため情報を圧縮してから、ネットワーク回線で送信し、相手側のシステムで解凍して読み取る仕組みとなっています。

映像や音声のクリアさや臨場感は、使用するネットワーク回線の速度や圧縮技術によって左右されてしまうポイントなので、テレビ会議システムを比較・検討する際は必ずチェックするようにしましょう。

導入形態は?(オンプレミス型 vs クラウド型)

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テレビ会議システムの導入形態は、やり取りするデータをどこに保存しておくのかによって、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型の場合

クラウド型の最大のメリットは、社外に設けられたサーバを利用することで、クライアントソフトのインストール作業や面倒なネットワーク設定・メンテナンスが不要となる点です。

月額課金で、時間や回数を気にせず必要に応じて使うことができる他、専用IDでログインをすれば常に最新の状態で利用することができるため、自社でメンテナンスをする必要もありません。

ただし、運用にあたっての固定費はかかります。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の利点は、活用スタイルやイントラネット環境、また自社のセキュリティポリシーに応じて自由にカスタマイズできる点です。

月額費用はかかりませんが、初期導入費用がクラウド型と比べて高額になります。また、別途、保守費用が必要となるケースもあります。

「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いについて

自社の規則やニーズによって、どちらのタイプを導入すべきかも異なってきます。関連ページ「『クラウド型』と『オンプレミス型』の違いについて」で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

導入予算の目処はどのくらい?

テレビ会議システムの導入予算は、機材を自前で揃えるか、接続タイプをクラウド型にするかオンプレミス型にするかによっても変動します。また、言うまでもないことですが、サービスによってもその価格は十人十色。利用するカメラやマイクなどによっても、トータルの予算はかなり異なってくるでしょう。

以下は導入予算の一例です。

▼導入価格例(V-CUBE Box)
月々11,000円〜/ ポート※1
ローカルプラン

<使用可能ハードウェア(3年間の保証つき)>
・テレビ会議システム本体
・カメラ
・マイク/スピーカー
・リモコン

3年間の想定運用コスト:396,000円〜

※1 ポートとは、接続拠点のことです。例えば東京・大阪・名古屋・シンガポールで同時接続をしたい時には、4ポートを導入する必要があります。テレビ会議システムの本体価格や、周辺機器の料金は含みません。

実際にテレビ会議システムを導入するとなれば、予算の見積は3年前後のスパンで行いましょう。2~3年以上であれば連用保証がついてくるベンダーが多いためです。

しかし、昨今は無料トライアルを実施しているツールも数多いとはいえ、「有料のツールを導入したいが、コスト面に不安がある」という企業も少なくないでしょう。

そこで、中小企業を対象として、ITツールを新しく取り入れようとしている企業の導入費用を援助するために、経済産業省による「IT導入補助金」を活用するのも視野の一つに入れてみるといいかもしれません。

IT導入補助金やその他の助成金制度についてもっと詳しく

詳しい最新情報は公式サイト、もしくは中小企業向けにテレワークの助成金・補助金制度を解説した関連記事「感染症対策にも役立つ、テレワーク助成金制度をわかりやすく解説」をご覧ください。

セキュリティ対策はどうなっているの?

どこまでテレビ会議システムのセキュリティに注意すべきかは、取り扱う情報の重要度や、フォーラムや役員会議といった利用用途など、自社の判断によって変わります。

しっかりとセキュリティ対策をしたい場合は、主に下記のセキュリティ機能のポイントが重要になります。

  • SSL暗号化がされているか
  • セキュリティコードは二段階認証になっているか
  • 専用IPアドレスがあるか
  • 自動ログアウト機能を実装できるか

ただし、いかにセキュリティ問題に気を配っていたとしても、送受信するデータが100%安全だと言い切れる確証はそのサービスでもありません。

もし、絶対に外部漏えいさせてはならない機密情報を頻繁に扱うのであれば、そもそもインターネット回線を介したテレビ会議システム・Web会議システムが不適切ということもあるでしょう。

もしくは、自社内に専用のサーバーを立ち上げ、サーバからの情報流出を防ぐ方法もあります(オンプレミス型)。ただし導入時には莫大な初期費用がかかる他、 メンテナンス費用などのコストが発生するデメリットも生じます。

自社で導入を検討したい、おすすめのテレビ会議システム3選

テレビ会議システムの概要が理解できたところで、以下では実際に導入を検討したいおすすめツールを3つ紹介します。

どれも国内外にユーザーを数多く持ち、多機能が活用できる高品質なツールなため、「自社で導入するテレビ会議システムを参考にしたい」という方はご参考にしてください。

遠隔会議システムではトップクラスのベンダーによるツール。低コスト・高品質な「V-CUBE ボックス」

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商品名:V-CUBE Box
対象企業:業種・規模問わず
価格帯:オープン価格

「V-CUBE Box」は、情報漏えい対策機能も搭載されたテレビ会議システム。会議室に据え置きできるタイプのツールですが、パソコンやスマートフォン、タブレットからの接続も可能。接続場所を会議室に限らず柔軟に対応できるので、テレワーカーや取引先の相手など、複数人相手だけではないテレビ会議も実現できるでしょう。

通信が安定しているため、多拠点での同時開催や国外からの会議参加も。リモコン1つで簡単に操作ができる仕様になっており、誰でも使いやすいという長所があります。

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持ち運びも可能、Web会議システムとしても使えるポータブル型 「RICOH Unified Communication System P3500」

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商品名RICOH Unified Communication System P3500
対象企業:業種・規模問わず
価格帯:1年間の無料保証付き:268,000円(税抜)

     1年間の無料保証+2年間の保守:293,000円(税抜)

「RICOH Unified Communication System P3500」は、テレビ会議システムとしてもWeb会議システムとしても利用できるツールです。軽量のポータブル型端末になっていることが最大の特徴で、カメラ・マイク・スピーカーなどが内蔵されているため、別途準備する必要はありません。

オフィス内部だけでなく、さまざまな場所に持ち運んで会議を行いたい方におすすめです。

今までにこのツールが導入された実績は約3,000社。映像や音声が暗号化されるセキュリティ機能が搭載されているため、安全性の高さも信頼できるテレビ会議システムであるといえます。

ニーズに合わせた数種類のタイプを選び、どこよりも柔軟なテレビ会議を実現「Cisco TelePresence SXシリーズ」

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商品名Cisco TelePresence SXシリーズ
対象企業:中小~大企業まで幅広く
価格:オープン価格

世界最大級のコンピュータ機器開発元であるシスコシステムズ。「Cisco TelePresence SXシリーズ」は、特徴や機能がそれぞれ違った3つのモデルからなるテレビ会議システムです。

複数人での遠隔会議にふさわしい画質・音質の高さと、モデルに付属しているカメラで、自社に合ったテレビ会議をカスタマイズできます。小さな会議スペースから大きな会議室までさまざまな規模に対応できるのが嬉しい点です。

失敗しないためのテレビ会議システムの導入ステップ

それでは、実際にテレビ会議システムを自社で導入するためのステップについて確認してみましょう。

「安いから」「人気だから」といった安易な理由で、やみくもにWeb会議ツールを選定・導入するのではなく、必ず下記のステップを踏み、後々後悔しないようなシステム導入を検討してください。

STEP1:自社ニーズを洗い出す

最初に行っていただきたいことは、自社ニーズの特定です。具体的には、下記のポイントを書き出して整理します。

  • 何の職種が(営業職・管理職など)
  • どういったシチュエーションで(移動中なのか会議室からなのか)
  • 何のデバイスから(PC、モバイル、タブレットなど)
  • 何人体制で(1対1、大人数など)
  • どの頻度で(毎日、毎週など)

数人規模で月に一度行われるような管理職・役員会議では、通信の安定性や、操作のしやすさが重要となります。場合によっては、同時翻訳機能や、録音機能が備わっている方が望ましいかもしれません。また、より大規模な国際カンファレンスや研修といったイベントでは、クリアな音声と解像度の高さが無視できないでしょう。

一方で、営業職が移動中に公共の場所から会議に参加するためのシステム構築であれば、テレビ会議システムではなく、Web会議システムの方が適切である場合も考えられます。回数制限のない契約タイプや、モバイル端末からの資料共有・画面共有・チャット機能などに強いツールが望ましいでしょう。

このように、どのようなシステムの導入が最適かを見極めるために、自社にとってのマストポイントを確認しておきましょうまた、この時に大体の導入予算も組んでおくことをおすすめします。

Web会議システムとは?今さら聞けない仕組みや注意点を徹底解説

Web会議システムに関しては、関連記事「Web会議システムとは?今さら聞けない仕組みや注意点を徹底解説」にて概要を説明しています。こちらもあわせてご覧ください。

STEP2:導入場所をチェック

利用頻度や予算を確認できたら、自社でテレビ会議システムを導入するスペースも確認をしておきましょう。導入例としては、会議室やオープンスペースだけでなく、教室や工事現場なども考えられます。

システム自体を固定させるか、キャスター付きの台に乗せて移動式にするかなど、実際の活用デモンストレーションも行い、導入に備えましょう。

STEP3:見積もりをとる

自社にテレビ会議システムの導入目処がたったら、ここでやっと、見積もりを取ります。自社のニーズを明確化しないまま相見積もりをとってしまうと、メーカーの企業ブランドやイメージが先行したり、不要な機能まで契約してしまう可能性があります。

ポイントは、複数の業者から、3年ほどのスパンで見積もりを出してもらうことです。既存の会議頻度や規模感、今後の事業計画から想定される利用人数(ID拠点数)などを鑑み、それぞれの利用料を比べてみましょう。

STEP4:必要なツールを確認する

導入ツールの選定時には、候補となるテレビ会議システムを活用するに当たって必要なツールを確認しておきましょう。

大人数での打ち合わせには、音声を収集できる高機能なマイクの設置が望ましいですが、サービスによっては自社で別購入しなければならないこともあります。

また、社内のIT部門に負担をかけないよう、操作方法が簡単なツールを選ぶという選択方法もあります。

運用費用が安くても、設備工事やサポート体制で値が張る可能性もありますので注意しましょう。

高性能なカメラ・マイクで、さらに生産性の高いテレビ会議の実現を

関連記事「Web会議におすすめのカメラ6選!抑えておきたい3つのポイントと選び方を解説」「おすすめのWeb会議用マイクスピーカー7選|製品選びのポイントとは?」で、テレビ会議に必要なマイクやカメラについて、おすすめツールを含めて詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

STEP5:社内での告知・運用マニュアル作成

導入やツールが決まったら、社内に告知をします。

テレビ会議システムを使用する社員が悩むことのないよう、例えば「システム利用の際は当日2時間前までに申請をする」といった社内利用ルールや、「リモコンの操作方法」といった運用マニュアルは準備しておきましょう。

ビジネスシーンでのテレビ会議システム活用シーン3選

それでは最後に、実際にテレビ会議システムが導入されているビジネスシーンをご紹介します。

一口に「テレビ会議システム」といっても、その導入目的や使い道は非常に多様であることがわかると思います。ぜひ、自社の参考にしてみてください。

テレビ会議の常時接続による「空間共有」で、離れた拠点と“同じ屋にいる感覚”での業務を実現|システージ株式会社様

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官公庁や教育機関、民間企業などの情報システムを構築するシステージ株式会社は、北九州市に本社を置き、福岡県を中心にさまざまな企業へネットワークシステムソリューションを提供しています。

離れたところにいる社員同士やクライアントとの、メールや電話のみでのコミュニケーションに限界を感じ、お互いの様子を常に知ることができるテレビ会議システムの導入に至ったと言います。

画面越しでお互いの職場状況がわかるため社内コミュニケーションが活性化されただけでなく、以前は車で1時間〜1時間半かかっていたオフィス間の移動コスト削減にも成功しました。

▼事例詳細
テレビ会議の常時接続による「空間共有」で、離れた拠点と“同じ屋にいる感覚”での業務を実現|システージ株式会社様

テレビ会議システムを活用しランチ会を遠隔で実施|株式会社あしたのチーム様

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人事評価システムの導入支援や運用コンサルティングを手掛ける株式会社あしたのチームは、全国各地に支社やサテライトオフィスを構え、日常的にテレビ会議システムを活用しています。

中でも徳島県三好市や福井県鯖江市、秋田県大館市をはじめとした、雇用が少なく人口減に苦しむ自治体からの依頼を受け、自然豊かな環境でテレワークを行う雇用創出型のサテライトオフィスの開設に力を入れています。テレビ会議システムは、今やなくてはならない経営インフラの一つだとか。

同社のテレビ会議システムは、打ち合わせや研修といった業務上の用途の他に、全拠点をつないだ朝礼や遠隔で実施するランチ会に活用されています。

同社のように拠点が全国にある場合、拠点間のコミュニケーションが希薄になりがちです。テレビ会議システムを社内コミュニケーションに活用することにより、各地のサテライトオフィスの実情や意見を交換する機会を持つことができ、距離を感じさせることなく相互の親睦を深めることができると好評です。

▼事例詳細
テレビ会議システムを活用しランチ会を遠隔で実施|株式会社あしたのチーム様

新商品の社内研修をオンライン化し、3ヵ月で延べ400名以上が参加。 移動時間やコストを大幅に削減|株式会社宮崎銀行様

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九州を中心に96拠点を展開している宮崎銀行では、全行での情報共有のために、新商品に関する勉強会を10地区に分け、ほぼ毎月開催していました。

一時期はテレビ会議システムの導入も検討したものの、拠点数が多いことからコスト面で断念。またWeb会議システムでも、音声や画像が途切れるという課題を感じており、なかなか満足に運用できるシステムがなかったと言います。

そこで拠点の人数に応じて、低コストのテレビ会議システム「V-CUBE Box」と、高音質・高画質のWeb会議「V-CUBE ミーティング」を使い分けることで研修の遠隔開催を実現。

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移動の手間が省けるため、勉強会への参加者は3ヵ月で400名にまで昇りました。勉強会に出席するための交通費、宿泊費といったコストや、移動時間の大幅削減という効果も実感できているそうです。

▼事例詳細
新商品の社内研修をオンライン化し、3ヵ月で延べ400名以上が参加。 移動時間やコストを大幅に削減|株式会社宮崎銀行様

まとめ|自社のニーズに合ったテレビ会議システムで快適なワークライフを

テレビ会議システムは、導入をしただけで効果が発揮できるものではありません。導入後に社内での利用を定着させていくという運用面まで考えておく必要があります。

そのためにも、自社にとって本当に必要なテレビ会議システムを選ぶことが重要となってきます。

コスト面や使い勝手など、同じテレビ会議システムでもメーカー毎に特徴が異なりますので、導入の際は焦らず慎重に自社ニーズから検討していきましょう。

約5,000社以上の導入実績を誇るV-CUBEによるテレビ会議システム「V-CUBE Box」は、今だけ無料体験キャンペーンを行っています。最小限のリスクで導入を試すことができるため、ぜひご検討ください。

ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

国内Web会議市場で13年連続シェアNO.1!はじめてのテレビ会議は実績と安心の「V-CUBE Box」で

場所や時間にしばられない働き方がより一層求められる時代になってきた昨今、働き方の一つとしてテレワークが今大きな注目を浴びています。

テレワークの導入検討は進んでいるものの、「自社に合うツールが見つからない...」そのようなことでお困りではないですか。そんな企業担当者さまに導入をおすすめするのが、V-CUBE Boxです。

V-CUBE Boxとは、国内Web会議市場で13年連続シェアNO.1を獲得した、東証一部上場企業であるブイキューブ※1が販売する、テレビ会議システムです。

V-CUBE Boxは、

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ぜひこの機会にV-CUBE Boxの導入を検討してみましょう。

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