社内での情報共有は、迅速であるに越したことはありません。社内コミュニケーションの円滑化は生産性の向上にも大きく関わります。
そこで現在、企業にも取り入れ始めているのが、動画による社内コミュニケーションです。
従来はエンターテインメント要素の強いサービスや、コンシューマー向けの製品・サービスで利用されることの多かった動画配信ですが、ビジネスの規模の大小を問わず、社内の情報共有や研修、コミュニケーションに取り入れる動きが広がっています。
ここでは、社内における動画活用のケースとともに、動画ツールの選び方、最適なツールを解説します。
動画活用ツールの目的
社内で動画活用ツールが効果を発揮するのは、主に以下のようなシーンです。
- 研修やスキルアップセミナー
- 社内全体を対象にした経営陣のメッセージやプレゼンテーション
- 全国の支店・店舗を対象にした本社からの情報共有
いずれのケースも、従来は紙に印刷された社内報やイントラネットWebサイトで、テキスト形式の資料を使って行われるのが一般的でした。
ところが、文章や画像だけのコミュニケーションでは、話し手・情報の送り手の意図や意志が正確に伝わらないことがあります。また、受け手側が誤った理解をすることも少なくありません。
その確率は、伝える相手が多くなればなるほど（組織が大きくなればなるほど）大きくなります。
その点、動画と音声によるコミュニケーションは、テキスト形式の資料などと比べて非常に濃密なコミュニケーションを図ることができます。
人間のコミュニケーションの大部分は、そうした言語化されない要素、いわゆる「ノンバーバルコミュニケーション」によって成り立っていると言われます。
これまで文章や画像によって伝えてきた内容を動画で配信することで、文字では表現しにくいノンバーバルな要素－－動きや仕草、声のトーンや大きさ、表情などもそのまま伝えることができます。
特に、メッセージやプレゼンテーションなどは、動画で伝えることで、より中身の濃い情報を伝達でき、緊密なコミュニケーションを図ることができると言えるでしょう。
参考：コトバンク「メラビアンの法則」
研修やスキルトレーニング
動画配信は、社内研修やスキルトレーニングのケースでも以下のようなメリットが期待でき、効果的です。
- 研修実施に関わる時間や経費のコストカットできる
- 場所や時間帯を問わずに受講できる
- 講師による内容やクオリティの変化がない（均一化）
- 文章と画像だけの場合よりも高い学習効果
研修による社員教育は、どんな業種の企業にも必要な非常に重要な要素です。しかし、講師を招いたり、スケジュールを調整したり、その他にも会場の確保や謝金など、研修を実施するには金銭的なコストに加えて、担当者の時間的なコストも多くかかります。
全国各地に支店や店舗を持つ企業ならば、必然的に会場は複数になり、その分コストも時間も増加していくことは容易に想像できます。
そうした研修を動画配信に置き換えることで、大きなコストカットにつながることがメリットの一つです。
また、時間や場所を選ばなくて済むため、研修の受講者も自分の都合がよい時間にデスクなどで視聴することもできます。分からない部分を繰り返し視聴できることも、学習効果の向上につながる要素です。
加えて、講師による教育の質を均一化する効果も、重要な要素です。同じテキストを使って同じ内容の研修を行っても、講師の教え方によって受講の効果に差が出ることは珍しくありません。
プロの講師ではなく社員が教育を行う場合には、より差は大きくなるでしょう。
一度制作すれば何度でも配信できる動画であれば、そうした差を均質化し、いつでも高いクオリティの教育を提供することができます。
社内全体を対象にした経営陣のメッセージやプレゼンテーション
社員の数が増えるほど、経営トップのメッセージを浸透させることは難しくなっていきます。「社長と直接話したことはない」「声を聞いたのは入社式だけ」という人も珍しくはないでしょう。
一方で、経営トップが描くビジョンや理念を全社員と共有することの重要性は、専門家の言を俟ちません。
企業のミッションや価値、目標は、プレゼンテーション資料のみで共有されるよりも、そのプレゼンテーション資料を使って経営トップが直接語りかける動画配信のほうが、より強くメッセージを伝えることができます。
また、そうした内容をいつでも・どこでも・何度でも視聴できるので、その場限りのプレゼンテーションやメッセージで終わらせることなく、訴求効果を高めることにも繋がります。
加えて、社員の数がどれほど増えても、動画配信によるメッセージやプレゼンテーションは常に均質に内容を伝えることができ、全社員を集める必要がないので、より気軽に、頻繁にビジョンや理念を共有することができます。
全国の支店・店舗を対象にした本社からの情報共有
業務連絡やノウハウの共有といった内容でも動画配信は有効です。
特に支店が各地に開設されている場合や、複数の店舗が点在している企業には大きなメリットがあります。
飲食チェーンにおける新メニューの調理方法や営業におけるセールスノウハウといった内容は、文字資料では伝えにくい部分がありますが、動画であれば情報を受け取る側も具体的にイメージすることができます。
長時間の動画を撮影する必要はなく、数分の動画でも効率的に情報共有することが可能です。
動画活用ツールの選び方
こうした動画配信を行うには、どのようなツールが必要なのでしょうか。さまざまなツールがありますが、選び方の基本となる点を解説します。
視聴可能人数
まず確認すべき点の一つが、どれほどの人数を対象にして動画を配信するのか、という点です。
専用ツールの料金設定は、各社がさまざまなプランやサービスを用意していますが、視聴者数に上限が設定されているものもあります。
また、「上限」の規定の中にも、ある特定の時間内にアクセスできる上限数、同時に接続して操作できる上限などが設定されているサービスもあります。
加えて、導入に際して初期費用がかかる場合やレンタルサービス、完全月額のサービスなど、各社の提供するプランは様々です。
まずは、自社で導入した場合に何人程度が視聴するのかを確認しておきましょう。
ライブ配信機能
視聴数を考える場合に併せて検討する必要のある点が、動画は「ライブ」で配信するのか「録画」で配信するのか、ということです。
「ライブ配信」は、生放送と同様に、時間を特定して配信する形式。つまり、視聴者はいつでも動画を見れるわけではなく、指定された時間にサーバーにアクセスして動画を閲覧します。
ライブ配信はリアルタイムに情報を共有できるため、緊急で伝えたい事がある場合などには有効的ですが、100人の視聴者は全員指定された時間に同時にサーバーに接続することになります。
先述の通り、動画配信ツールによっては同時接続数が限られるものもあり、どのような形式での動画配信を念頭に置くのかは、動画配信ツールの導入前に確認しておく必要があります。
視聴解析・レポーティング
ツールによっては、動画を配信するだけではなく、配信後にいつ・どこで・何人の視聴者が閲覧したか、といった情報を解析するサービスを提供しているものもあります。
レポートとしてそうした情報を収集・解析することで、どのような情報を社員がより必要としているのか、どういった内容であれば理解しやすいのか、といったフィードバックを得ることができます。
解析やレポートをメインプランに付属するサービスとしているツールや、オプションサービスとしているツールもありますので、必要に合わせて検討したほうがいいでしょう。
セキュリティ
ここまで読んでお気づきの方もいるかも知れません。上記のような動画の配信は、YoutubeやDailymotionをはじめとするコンシューマー向け動画サイトや動画配信プラットフォームと技術的にはほとんど変わりません。それらを流用することでも、事実上配信は可能です。
ただし、セキュリティの面での不安は拭えません。
経営トップからのメッセージ、本店から各店舗への指示、研修内容といった情報は、ほとんどの場合社外秘の情報であり、高いセキュリティ環境下で配信・管理・保護される必要があります。
コンシューマー向けサービスの中には、視聴者をURLリンクの保持者などに限定する機能を持つものもありますが、利用規約において機密の保持は保証されていません（例：Youtube利用規約「保証に関する免責条項」2019年12月10日改定）。
外部に情報が流出した際の危機管理、という観点から見ると、コンシューマー向けサービスを社内コミュニケーションのツールに用いるのは避けるべきです。
やはり専用に設計、セキュリティが確保されたツールの利用をおすすめします。
使いやすさ
すでに社内イントラネットサイトが構築済みの場合には、そのデータベースに動画をアップロードすることで「配信」を代用する形も考えられます。
しかし、イントラネットサイトの多くはサイト内で動画の視聴を想定していません。そのため、ファイルやフォルダの管理といった一般的なシステムを流用することになりますが、その場合、動画のサムネイルを日付順、あるいは優先順に並び替えたり、検索やマルチデバイスへの対応という点で機能面での使いにくさが残ります。
特にイントラネットサイトにアクセスできるデバイスが限定されていることが多く、その場合、たとえば各店舗や支店に常設されたPCでしかサーバーにはアクセスできず、スタッフ各自のスマホやタブレットからの動画閲覧ができない、ということもあります。
アクセスのしにくさ、使いにくさが閲覧数の低下につながれば、コミュニケーションという本来の意図すら果たせません。使いやすさという観点からも、社内コミュニケーションにおける動画配信には専用ツールの導入を検討すべきだといえるでしょう。
動画活用ツールの紹介
動画活用ツールには、さまざまな製品・サービスがありますが、社内での情報共有機能やセキュリティ、使いやすさという点を踏まえて、代表的な3つをご紹介します。
動画活用ツール例1「Qumu」
株式会社ブイキューブが提供する「Qumu」は、先述の経営トップのメッセージ発信や社員研修・トレーニング、社内向けコンテンツの配信などにも対応した動画配信プラットフォーム。導入事例も豊富です。
セキュリティ面では、動画の視聴に権限設定が可能。営業、人事、サポートなどの部門ごとに視聴制限や作成権限などを設定することもできます。また、社内の認証サーバー（ActiveDirectory）と連携してユーザー認証を行うことも可能です。
操作性も直感的で分かりやすく、サムネイルなどから効率よく目的のビデオを探し、視聴できる動画ポータルサイトを簡単に構築できます。また、コメントやお気に入りのほか、「いいね！」などインタラクティブなコミュニケーションツールも搭載。動画を編集するツールも標準装備しています。
マルチデバイス対応なので、PCはもちろん、AndroidやiOSにも対応し、特別なアプリをインストールする必要なくデバイスに標準実装されたブラウザで視聴可能。
加えて、「スピーチサーチ」機能は、音声の中からキーワードを検索できるすぐれもの。長時間のスピーチやプレゼンテーション映像から最適なポイントを検索して、頭出しすることもできます。
すべての動画にタイトルやメタデータが登録されていない場合に、適切な動画を迅速に見つけ出すことができる非常に効率的な機能です。
動画活用ツール例2「ブライトコーブ」
出典：ブライトコーブ
マネタイズやエンタープライズに加えて、社内コミュニケーションを目的とした動画テクノロジーも提供しています。日本法人は2008年に設立。オンライン動画に関しては世界的な導入事例があります。
生配信ができる「ライブストリーミング」機能は、最も手軽に導入できる「スタータープラン」から可能。同プランでは、組織内での最大視聴者数が50人となっています。
セキュリティに関しては、IP制限、URLのトークン化、シングルサインオン（SSO）といった機能を提供しています。
動画活用ツール例3「ソーシャルキャスト」
株式会社アジャストが開発・販売する動画配信ツールが「ソーシャルキャスト」です。
動画の販売システムも提供しているので、独自の動画販売プラットフォームを運営でき、月額見放題やセット販売、といったシステムを構築することもできます。
アカウントやIPベースなどで動画の視聴やサイトへのアクセスを制限したうえで、動画の共有ができるため、視聴コードを発行したうえでの動画の限定公開や、データファイルの配布機能なども充実しています。
プランは「レンタルプラン」と「パッケージプラン」の2種類を用意。各プランに「基本性能」と「ストレージ」の月額費用が設定されており、10分間のアクセス上限数が200ユーザー、ストレージが100GBといったようにニーズに合わせて料金を細かく設定することができます。
まとめ
動画配信ツールにはこのほかにもさまざまなツールやサービスがありますが、どのようなツールも「伝えたいことを適確に・効果的に伝える」ことによって社内のコミュニケーションを円滑化することが活用の目的です。
コンシューマー向けサービスの流用などによって技術的には代用することも一部では可能ですが、コミュニケーションの円滑化とセキュリティをトレードオフするようなことにならないよう、いずれの要素も兼ね備えた専用ツールの利用をおすすめします。
そのうえで、ニーズや規模に合わせた適切なツールを選んで頂ければと思います。
