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最近は「会議はテレカンで」「面接はテレカンになります」というように、若い人を中心にテレカンという言葉が気軽に使われるようになってきました。これまでは外資系企業や海外進出企業などで使われることが多い言葉でしたが、オンライン会議が浸透してきたためか一般的な用語になりつつあるようです。

とはいえ、人によってテレカン=電話会議と思っている場合もあれば、Web会議、テレビ会議などをテレカンと言う場合もあるため、実はテレカンが何なのかよくわからないという方もいると思います。本記事では、テレカンについて解説します。

テレカンとは?

実は「テレカン」という言葉は以下の複数の英語から派生した略語です。

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  • teleconference
    一つ目はteleconferenceの略です。Tele(離れている)+conference(会議)という言葉が元になっているので意味合いとしては離れて会議すること全般をさし、テレビ会議、Web会議、電話会議ほかすべての遠隔会議が該当します。

  • telephone conference
    こちらは単純にtelephone conference(電話会議)の略語のテレカンです。文字通り「電話会議」を意味します。声だけの会議なので「音声会議」と呼ばれることもあります。

  • television conference
    television conference(テレビ会議)の略でテレカンとなります。
  •  

テレカンの意味としてはどれも正しいため、使う人によってテレカンの定義が違うという前提で、わからない場合は遠隔会議の種類を確認したほうが安全です。 ただし、今のところは電話会議の歴史の長さも影響してか「テレカン=電話会議」という認識の人が多数派のようです。

 

本記事でも、以下、テレカン=電話会議という定義で紹介していきます。

テレカン(電話会議)の現状 

テレカン(電話会議)とは、固定電話、スマートフォン、携帯電話などを使って複数人で行う会議のことです。多拠点同時開催の会議が可能なので、昔から外資系企業、グローバル企業などで会議、ミーティング、面接などの手段として活用されています。

固定電話を使う人が少なくっている今の時代に、テレカンは時代遅れの印象があるかもしれません。

しかし、市場調査を行う株式会社シード・プランニングが発表している「2019ビデオ会議/Web会議の最新市場とクラウドビデオコミュニケーションの現状」を見ると、音声会議(テレカン)の市場規模は10年間一定の規模を保ち続けており、むしろ近年は若干ですが伸びています。

 

また、総務省の「平成30 年度デジタル化による生活・働き方への影響に関する調査研究成果報告書」の以下のグラフを見ると、外資系企業(黄色)は直近でも電話会議(テレカン)を、テレビ会議、Web会議に近い比率で活用しているようです。

 

今さらきけないテレカン1.図3-82 日系・外資別導入状況

 

業種別グラフをみると情報通信業界、製造業などで特に活用されています。

 

今さらきけないテレカン2.図表3-70 業種別情報共有・コミュニケーションのためのシステム

 

画像引用元:総務省

 

ビジネスシーンではいろいろな会議がありますが、顔を合わせる必要がない会議もあります。報告や業務連絡がメインの会議や既知のメンバー同士のミーティング、緊急会議などにテレカンは特に適しています。

 

現状では製造業、外資系など古くからテレカンを使っている業界、最先端のITツールに詳しい情報通信業界での活用がめだちますが、テレカンのメリットを知る人が増えれば活用の幅が広がって いく可能性は十分あるでしょう。

テレカン(電話会議)のメリット

 テレカンは非常に長所、短所がはっきりした遠隔会議です。まず、テレカンのメリットをご紹介します。

 

初期投資コストもランニングコストも低価格

テレカンは導入コストがほかの遠隔会議と比較するとあまりかかりません。専用機も10万円弱の価格の製品がかなり出ています。専用機が不要な従量課金制のサービスもあります。いずれもテレカンを行わない限りランニングコストが発生しないところがメリットです(月の基本料がかかるプラン、定額制プランを提供するサービスもあります)。

 

通信が安定しているので海外とのテレカンでも音声明瞭

テレカンは電話回線を使用するサービスが主流です。電話回線は通信が安定しておりかつ通信網が世界中に張り巡らされているため、国内はもちろん海外各国との遠隔会議でも明瞭な音声で会議ができます。同じ遠隔会議でもインターネット回線を使うWeb会議は相手の国によっては通信が安定せず、会議の際に画像が乱れたり音が途切れたりするときがあります。

 

国内であっても企業のインターネット回線の容量によっては、大勢が一斉にWeb会議を使用すると通信速度が遅くなる場合があります。通信が安定していることはテレカンの特徴であり、ほかの遠隔会議より優れている点です。


今さらきけないテレカン3.世界中から利用できる

画像引用元:株式会社ブイキューブ

 

導入の準備が簡単

テレカンは導入するときに社内インフラを整える必要がありません。手持ちの固定電話、携帯電話、スマートフォン、電話回線などを活用して遠隔会議を始めることができます。Web会議を企業に導入する際はインターネット環境を整備する必要があります。テレビ会議の場合は専用工事が必要です。テレカンならあまり時間をかけずに導入可能です。

 

リテラシーがなくても遠隔会議ができる

テレカンは固定電話やスマートフォン、携帯電話などで行う会議なので難しい操作は何もありません。パソコンをまったく使わないようなITリテラシーが低い層でも遠隔会議ができますので、高齢者が多い企業などには特に適しているでしょう。

 

会議もすぐ開始可能、インストールなど不要

テレカンは会議の始め方が簡単です。電話をかけてパスコードを入力するあるいは主催者からかかってくる電話に出るだけなど簡単な手順が一般的です。特別な設定やアプリのインストールなどは必要ありません。

(例)

 

今さらきけないテレカン4.3ステップで会議開始

 

画像引用元:株式会社ブイキューブ

スピーディな会議進行が可能

テレカンでは発言しているときにほかのメンバーの表情や仕草を確認することができないので自然に簡潔でわかりやすい発言を心がけるようになります。Webで検索すると「テレカンで発言する際のマナーやコツ」がノウハウとして出回っているほどです。参加者が簡潔に話すためテレカンはスピーディに進みます。

 

Web会議やテレビ会議ではお互いの顔を見せ合うため、参加者は自然に会話の間合いに気を配りながら発言します。司会者も会議をすぐ始めてすぐ終了と運びにくいときがあります。会議によってはそれでもよいのですが、業務連絡が目的の会議ならムダに時間を使わないテレカンのほうが生産性は向上するかもしれません。

 

大人数での拠点間会議も可能

会議室にテレカン用の専用機、マイクやスピーカーフォンを設置すれば、大勢が会議室に集まり拠点同士のテレカンを行うことが可能です。オプションの録音機能を活用すれば、全員の発言を保存できるので議事録作成も容易です。

 

緊急連絡手段として有効

テレカンは一斉に大勢に電話をかけることができるため、会議だけでなく緊急連絡時の手段としても適しています。災害時の帰宅指示、事故が発生したときの緊急連絡、緊急ミーティングの際に役立ちます。大人数への情報共有がスピーディに行えます。

最後に、テレカンだけではなく遠隔会議すべてに言えることですが、会議室に集まって行う会議のように移動時間や移動費用がかからないためコストが削減できます。遠隔会議の中でも導入コストが低く、トラブルも少なく時間を有効活用できるテレカンは、よりコストパフォーマンスに優れていると言えるでしょう。 

テレカン(電話会議)のデメリット

次に、テレカン(電話会議)のデメリットを紹介します。テレカンは音声だけの会議なので会議の目的によっては適さないこともあります。また、コミュニケーション上の限界もあります。

 

通話料金が発生する

テレカンは導入コストは低いのですが、会議をするたびに通話料金が発生します。海外との会議の場合は国によって通話料金が異なります。固定電話からかけるかスマートフォンからか、サービスにある接続方法のどれを選ぶかでも料金は変動します。

 

昨今の通話料金はそれほど高くはありませんが、テレカンでは会議時間が長くならないように意識する必要はあります。近年はインターネット回線で行う電話会議サービスも登場していますがその場合は定額制となりランニングコストが発生します。また、電話回線を使うテレカンほどは通信が安定していません。

 

司会者にテクニックが必要

テレカンは音声だけで会議を行うため、お互いをよく知っているメンバーなら問題ありませんが、新しいメンバーが多い会議では、誰がどの発言をしたかわかりづらくなりがちです。また、自分の発言が終わったあとに緊張感がなくなる社員がいても映像がないため気づくことができません。

 

司会者には、できるだけ全員を指名して意見を促したり、参加者の意見をまとめて要約するなど、メンバー全員に会議に集中してもらうためのファシリテーション力が必要になります。

 

資料や画像の共有ができない

Web会議やテレビ会議と違いテレカンは資料や画像の画面共有ができません。事前に配布した資料を見ながら打ち合わせたり、共有ドキュメントを参加者で確認しながらテレカンを行うことは可能ですが、多少の不便さはあります。一部、パソコンと連携できる電話会議システムも登場していますがまだ少数です。

 

重要事項、センシティブな内容の会議には不向き

人は情報の約80%を視覚から得ているそうです。相手の顔を見ることができないテレカンでは、人の本音がつかみづらいというデメリットがあります。自分の発言に対する反応が賛同か反対か判断しづらいため、相手が納得していないまま物事を進めてしまうリスクもあるでしょう。

 

重要事項や相手に何かしらの不利益が発生するような内容について話し合うときはテレカンは不向きだと言えます。

 

コミュニケーション、コラボレーション促進にも不向き

新しいアイデアを出すためのブレインストーミングでは、笑顔やポジティブな言葉のフィードバックがあると会議が盛り上がります。営業戦略を決める会議などでも、いろいろな情報を見極めながら、意見を交わしつつ決めていく必要があります。スピードよりも思考を深めたり、話を広げて何かを生み出したりすることが目的の会議にはテレカンは適していないと言えるでしょう。

 

体調やメンタルヘルスの調子が分からない

昨今は、在宅ワークや地方勤務の部下をマネジメントする管理職の方も多いと思います。仕事自体はネット環境とパソコンがあればどこでもできますが、チャットやテレカン主体のコミュニケーションだけでは相手の心身の不調になかなか気づくことができないかもしれません。完全リモートワークの場合はたまにWeb会議なども行い顔を合わせることが大切です。

 

英語でのテレカンは難易度が高い

外資系企業に就職するTOEIC高得点の方でも、英語でのテレカンを難易度が高いと感じる人は少なくないそうです。アメリカ英語だけでも大変ですが、近年はグローバル化が進みインド、シンガポール、オーストラリアの方と英語でコミュニケーションをとる必要がある場合も多く、独自のお国なまりの発音をすぐ理解できない場合も想定できます。

 

もちろん、日本人の英語も海外の方にとっては聞き取りにくいので、社員の英語力が高くない場合はテレカンよりWeb会議、テレビ会議のほうが適しているかもしれません。

テレカン(電話会議)システムの2タイプ

2種類のおすすめ電話会議システムを紹介します。

 Polycom

今さらきけないテレカン5.Polycom soundstation2

 

商品名:商品名:Polycom SoundStation2

提供元:Plantronics, Inc.

価格:オープン価格

特徴:会議室に設置して使用するタイプの電話会議システム(専用機)です。電話のように手軽に操作できます。

 

V-CUBEボイス

 

今さらきけないテレカン6.V-CUBE VOICE

 

商品名:V- CUBEボイス

提供元:株式会社ブイキューブ

特徴: 初期費用0円、月額基本料0円、電話会議の分数に応じサービス使用料金と通話料金が発生する電話会議サービスです。専用機や回線の購入は不要です。

まとめ

ビジネスにおいてスピードは非常に重要です。昨今は働き方改革が進むなか、多くの企業で会議の生産性が厳しく問われるようになりつつもあります。

 

テレカンは、すぐに会議を開始してスピーディに進行することができるため情報共有がスムーズにできます。会議中の音声トラブルもあまり発生せず、業務効率という観点から見ればかなり優れたコミュニケーション手段だと言えるでしょう。

 

何より低コストで操作が簡単という大きな魅力があります。今後はテレワークをする人が増えるなか、さまざまな企業でテレカンは気軽に活用されていくでしょう。

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