Web会議の手軽さや利便性を活かして、会場型セミナーよりもお手軽・低コストでセミナーや研修をすることができる “Webセミナー（インターネット上でセミナーや説明会を開催すること：オンラインセミナー、ウェビナーと呼ぶ場合も）”。メリットはその手軽さだけではありません。実際にWebセミナーを運用する企業にとってどのような点が便利なのか、詳しく解説しましょう。
複数の講師モードログイン機能でセミナーを充実させよう
会場型セミナーではひとりの講師への負担が大きくなりがちです。説明をしながらプレゼンテーションスライドを動かし、会場の来場者へ問いかけ、質疑応答にも対応します。対してWebセミナーでは“講師権限”でログインできる複数のスタッフで分担して同時に対応することができ、講師の負担は軽減されます。
「カメラに向かって講演を担当する人（メイン講師）」、「スライド送りや資料画面の指さし、即時アンケートの表示・集計操作をする人」「テキストチャットで受講者の質問に対応する人」など、本来ひとりの講師が担う役割をそれぞれのスペシャリストが分担することで、負担を軽減しながらもWebセミナーの内容を濃く充実したものにできるのです。
また、講師権限で複数人がログインしておけば、配信を担当しているメイン講師のパソコンに万が一不具合が起きた場合に、他の“講師権限”で動いているパソコンがバックアップ機となり、Webセミナーを中断することなく、配信を続行でき、オンライン配信では致命的な配信停止のリスクも回避できるのです。
さらに、もしも講師が遠隔地にいる場合でも、講師は自分がいる場所からプレゼンテーションを行い、一方オフィスではその講師をサポートすることができる運営側の遠隔開催ができます。
ほかにも、出演者が複数人となるパネルディスカッションや討論スタイルなどでは、複数人の出演予定者に“講師権限”でそれぞれの場所からログインしてもらい、メインの配信を受け持つ講師を操作画面上で切り替えるだけで、同じ場所に集まっていなくても、移動なしで講演ができるようになります。遠隔地を繋いで臨場感のあるコミュニケーションが可能なWebセミナーの特性を活かした利便性だと言えるでしょう。
主催者の権限で講師と参加者のコミュニケーションを管理しよう
Webセミナーには参加している受講者にも、発言を許可したり、チャットで質問を入力してもらったりと、フィードバックを得られる便利な機能がありますが、その管理もWebセミナーの運営者が柔軟にコントロールすることができます。
例えば、Webセミナーの画面には公演中は講師の映像が表示されますが、質疑応答の場面には必要に応じて質問をする受講者の映像に切り替える可能です。広い会場でセミナーを行うと、質問者の発言内容が他の受講者には聞き取りづらくなるため、質疑応答で質問者にマイクをリレーさせることがありますが、どうしてもタイムロスが増えて、貸し会場などでは終了時間の延長も難しく、その制約から質問回数が少なくなります。Webセミナーの場合には、講師と質問者の距離は関係なく、瞬時に映像が切り替わるため、タイムロスもなく、聞き取りづらさも解消されます。
講演中に受講者のニーズを把握できるテキストチャット機能も、運営者はリアルタイムに設定することができ、受講者のテキストチャット入力できるタイミングで許可/不許可を切り替えたり、受講者の質問内容を全体へ公開/非公開したりと、効果的に運用できます。講師だけに受講者の質問が見えるように設定し、講演中に都度返答を入れるなど、受講者を待たせない対応をすることも可能です。
リアルタイムに受講者の期待に応えよう
リアルタイムに受講者からのフィードバックを得たり、受講者のニーズに応えたりできる機能は、これだけではありません。
アンケート機能は、理解度の把握や会場の意見をリアルタイムにまとめることができ、会場の意見・総意を把握できることで、運営者や講師の一方通行にならない民主的なセミナー開催が可能になります。プレゼンテーションスライド資料には必要に応じて講師が手書き入力をして強調するポイントを明示できるほか、ホワイトボードのように手書きで図形や表を使って説明することもできます。また、受講者は資料をファイルデータとしてダウンロード保存することもできるため、後から見直して理解を深めることができます。
もちろん、資料は講演中に随時データで配布することも可能であるため、プレゼンテーション資料以外に講演の内容を補足する補助資料や関連資料の配布が可能に。受講者のリクエストがセミナー中に講師まで届くからこそ、受講者が真に必要としている情報を最適なタイミングで配布することができます。
さらに、資料のデータ配布は参加者からもニーズが高い機能であるだけでなく、講師は配布用に印刷する手間がなく、Webセミナーの開催直前まで資料に必要な手直しをすることもできます。ペーパーレスなセミナーは、講師にとっても、運営者にとっても、受講者にとっても大きなメリットがあるのです。
後編でも、Webセミナーの運営者メリットをご紹介していきます。
